Какво е аутсорсинг? Практическо ръководство за малки бизнеси в САЩ

Аутсорсингът е един от най-практичните начини растящата компания да спести време, да контролира разходите и да получи достъп до специализирани таланти, без да изгражда всяка функция вътрешно. За много основатели в САЩ това е и умен начин да останат фокусирани върху работата, която наистина носи приходи: обслужване на клиенти, усъвършенстване на продукта или услугата и изграждане на солидна бизнес основа.

Най-просто казано, аутсорсинг означава да наемете външен човек или компания, които да поемат задача, проект или бизнес функция, която вашият вътрешен екип не е нужно да изпълнява директно. Това може да включва счетоводство, обработка на заплати, обслужване на клиенти, маркетинг, IT услуги, графичен дизайн, производство, правна подкрепа или административна работа.

Това ръководство обяснява какво е аутсорсинг, защо бизнесите го използват, къде помага най-много, къде може да създаде риск и как да решите дали е подходящ за вашата компания.

Определение за аутсорсинг

Аутсорсингът е практика, при която бизнес работа се възлага на външен доставчик вместо да се извършва от служители или собственици в рамките на компанията.

Този външен доставчик може да бъде:

• Независим изпълнител
• Специализирана агенция
• Фрийлансър
• Доставчик с дългосрочно споразумение за услуга
• Друга компания, която изпълнява конкретна оперативна функция

Основната идея е, че работата се извършва извън вътрешната структура на заплащане и ежедневното управление на компанията.

Често срещани видове аутсорсинг

Аутсорсингът не се ограничава до една индустрия или един вид работа. Бизнесите го използват по много начини.

Административен аутсорсинг

Стартираща компания може да възложи административна работа като планиране, управление на входящата поща, въвеждане на данни, подготовка на документи или подкрепа от виртуален асистент.

Финансов аутсорсинг

Много малки бизнеси възлагат счетоводство, обработка на заплати, данъчна подготовка или финансови услуги на ниво контролер.

Маркетингов аутсорсинг

Бизнесите често наемат външна помощ за SEO, платени реклами, социални мрежи, брандинг, копирайтинг, имейл маркетинг и поддръжка на уебсайт.

Технологичен аутсорсинг

IT поддръжка, разработка на приложения, киберсигурност, внедряване на софтуер и услуги за help desk често се възлагат външно.

Аутсорсинг на обслужване на клиенти

Някои компании възлагат live chat, поддръжка на кол център, техническа поддръжка или покритие за отговори извън работно време.

Аутсорсинг на производство и изпълнение на поръчки

Производство, складиране, печат, опаковане и доставка също са често срещани области за аутсорсинг.

Защо бизнесите използват аутсорсинг

Повечето собственици на бизнес не възлагат работа външно, защото искат по-малко контрол. Те го правят, защото това им помага да работят по-ефективно.

1. По-ниска цена от наемането на служители на пълен работен ден

Наемането на служител често означава заплата или почасово възнаграждение, данъци върху заплатите, придобивки, оборудване, въвеждане в работата, надзор и време за управление. Аутсорсингът може да намали тези фиксирани разходи, особено когато работата е периодична или силно специализирана.

Например, ако ви е нужна помощ само за тримесечно счетоводство или сезонно обслужване на клиенти, може да не е разумно да наемате служител на пълен работен ден за тази функция.

2. Достъп до специализирана експертиза

Някои задачи изискват умения, които са скъпи за развиване вътрешно. Аутсорсингът дава на бизнеса достъп до професионалисти, които вече познават инструментите, регулациите или работните процеси.

Това е особено ценно за основатели, които се нуждаят от висококачествена работа бързо, без да прекарват месеци в обучение на вътрешен екип.

3. Повече време за основната бизнес работа

Малките собственици на бизнес често прекарват твърде много време в задачи с ниска стойност. Аутсорсингът им позволява да се съсредоточат върху най-важното, като затваряне на продажби, подобряване на операциите или подготовка за растеж.

4. Гъвкавост и мащабируемост

Аутсорсингът улеснява увеличаването или намаляването на подкрепата, когато бизнесът се променя. Компанията може да започне с малък договор и да разшири отношенията, ако натоварването се увеличи.

Тази гъвкавост е полезна за стартъпи, сезонни бизнеси и компании, които тестват нови услуги.

5. По-лесен достъп до инструменти и системи

Някои външни доставчици носят собствения си софтуер, работни процеси и оборудване. Това може да намали нуждата бизнесът да купува скъпи инструменти, преди да е готов да ги използва в пълен мащаб.

Недостатъци на аутсорсинга

Аутсорсингът е полезен, но не е универсално решение. Собствениците на бизнес трябва да разбират компромисите, преди да делегират важна работа.

По-малък пряк надзор

Когато работата се извършва вътрешно, мениджърите често могат да следят напредъка по-отблизо. Възложената външно работа може да изисква по-структурирана комуникация, по-ясни очаквания и по-целенасочено управление на проекта.

Забавяния в комуникацията

Ако доставчикът работи по друг график или обслужва много клиенти, времето за отговор може да е по-бавно от това на вътрешен член на екипа, който е наблизо.

Проблеми с контрола на качеството

Аутсорсингът работи най-добре, когато бизнесът има ясни стандарти. Ако обхватът, сроковете и резултатите са неясни, качеството може да пострада.

Зависимост от договора

За разлика от обичайните отношения със служител, аутсорсингът обикновено се урежда с договор. Това означава, че условията за прекратяване, резултатите, графиците на плащане, конфиденциалността и правата на собственост трябва да са ясни от самото начало.

Риск от неподходящ доставчик

Най-евтиният доставчик не винаги е най-добрият. Лошото съответствие може да доведе до повече повторна работа, повече забавяния и повече стрес, отколкото ако задачата се изпълнява вътрешно.

Аутсорсинг срещу наемане на служители

Аутсорсингът и наемането не са едно и също.

Служителят е част от вътрешната работна сила на компанията и обикновено се управлява чрез заплати, HR политики и трудово законодателство.

Външният доставчик обикновено е отделен бизнес или изпълнител, който предоставя определена услуга по отделно споразумение.

Практическата разлика е следната:

• Наемайте служители, когато работата е постоянна, е основна за бизнеса и изисква близък надзор
• Възлагайте външно, когато работата е специализирана, временна, сезонна или извън основния ви фокус

Една компания може да използва и двата подхода едновременно. Например, фирмата може да има търговски екип на заплата, докато възлага счетоводството и уеб разработката външно.

Кога аутсорсингът е най-подходящ

Аутсорсингът често е силен избор, когато едно или повече от следните са верни:

• Задачата е важна, но не е ежедневна
• Работата изисква нишова експертиза
• Цената на наемането би била твърде висока спрямо обема работа
• Проектът има ясен начало и край
• Бизнесът иска да се движи по-бързо без да разширява заплатния фонд
• Собственикът иска да остане фокусиран върху дейности, които носят приходи

Стартъпите и ранните етапи на бизнесите често първо възлагат външно, защото се нуждаят от професионална помощ, без да поемат разходите за голям вътрешен екип.

Какво да възложите първо

Ако сте нови в аутсорсинга, започнете със задачи, които са важни, но не са в сърцето на вашето конкурентно предимство.

Подходящи първи кандидати често са:

• Счетоводство
• Обработка на заплати
• Базов графичен дизайн
• Поддръжка на уебсайт
• Настройка на имейл маркетинг
• Административна подкрепа
• Рутинно обслужване на клиенти
• Планиране на публикации в социалните мрежи

Тези задачи могат да отнемат много време, без да изискват пряко участие на основателя.

Какво да остане вътрешно

Някои функции е по-добре да останат близо до бизнеса, особено в ранните етапи.

Може да искате да запазите вътрешно следните неща в началото:

• Основна стратегия и вземане на решения
• Посока на продукта
• Отговорности на основателския екип
• Чувствителни одобрения от клиенти или за финанси
• Силно конфиденциално оперативно ноу-хау

Ако дадена задача влияе върху идентичността на компанията, ценообразуването, правния риск или стратегическата посока, помислете внимателно, преди да я възложите.

Как да възлагате ефективно външно

Аутсорсингът работи най-добре, когато процесът е обмислен. Целта не е просто да делегирате работа. Целта е да я делегирате добре.

1. Определете обхвата

Бъдете конкретни за това какво трябва да се направи, как ще се измерва успехът и какво е извън отговорностите на доставчика.

2. Определете срокове и резултати

Поставете графиците в писмен вид. Ясните етапи намаляват объркването и помагат на всички да останат отговорни.

3. Изберете правилния доставчик

Търсете опит, препоръки, качество на комуникацията, отзивчивост и ясно разбиране на вашата индустрия.

4. Използвайте писмено споразумение

Договорът трябва да покрива обхвата, условията за плащане, конфиденциалността, интелектуалната собственост, правото на прекратяване и собствеността върху финалните резултати.

5. Създайте комуникационен процес

Решете колко често ще се срещате за проверка, какви инструменти ще използвате и как ще се обработват ревизиите.

6. Преглеждайте резултатите редовно

Дори когато работата е възложена външно, трябва да следите качеството. Добрият контрол предотвратява малките проблеми да се превърнат в скъпи.

Аутсорсинг и създаване на бизнес в САЩ

За нови бизнеси в САЩ аутсорсингът често става по-полезен, след като компанията е правилно учредена и организирана. След като юридическото лице е създадено, основателите могат да прекарват по-малко време в административна подготовка и повече време в изграждане на операции.

Точно тук партньор за учредяване като Zenind може да се впише в процеса. Zenind помага на предприемачите да учредяват и поддържат бизнес структури в САЩ, докато те се фокусират върху работата, която искат да запазят вътрешно. С уредената основна бизнес структура основателите могат да вземат по-добри решения за това какво да възложат външно след това.

Често срещани грешки при аутсорсинг

Аутсорсингът може да спести време и пари, но само ако се управлява правилно. Избягвайте тези често срещани грешки:

• Възлагане на основна функция, преди да разберете бизнес процеса
• Избор на доставчик само по цена
• Липса на документиран обхват на работата
• Пренебрегване на условията за конфиденциалност и собственост
• Очакване външната работа да функционира точно като служител
• Непроверяване на резултатите след предаването

Най-добрите отношения при аутсорсинг са ясни, структурирани и реалистични.

Често задавани въпроси за аутсорсинга

Аутсорсингът само за големи компании ли е?

Не. Малките бизнеси и стартъпите често имат най-голяма полза, защото се нуждаят от гъвкавост и контрол на разходите.

Аутсорсингът същото ли е като наемане на изпълнител?

Отношенията с изпълнител са една от често срещаните форми на аутсорсинг, но аутсорсингът може да включва и агенции, и други външни доставчици на услуги.

Аутсорсингът винаги ли е по-евтин?

Не винаги. Често е по-евтин от наемането за нисък обем или специализирана работа, но качеството, скоростта и разходите за управление също са важни.

Може ли един бизнес да възложи външно няколко функции?

Да. Много компании възлагат няколко функции едновременно, като счетоводство, IT поддръжка и маркетинг.

Заключение

Аутсорсингът е практичен начин за американските бизнеси да делегират работа, да намалят режийните разходи и да получат достъп до експертиза без да увеличават постоянния персонал. Той е особено ценен, когато дадена задача е важна, но не е в центъра на основната мисия на компанията.

Най-добрите решения за аутсорсинг са обмислени, документирани и свързани с реални бизнес нужди. Когато се използва правилно, аутсорсингът може да помогне на един бизнес да остане ефективен, да се движи по-бързо и да запази основателя фокусиран върху растежа.

За предприемачи, които изграждат компания в САЩ, Zenind може да помогне с учредяването и текущата бизнес подкрепа, за да можете да прекарвате повече време върху задачите, които имат най-голямо значение.