Cara Menyusun Perjanjian Operasional LLC untuk Properti Real Estat

Sebuah LLC real estat dapat menjadi struktur yang efektif untuk memegang properti, membatasi tanggung jawab, dan mengatur banyak investor. Namun, LLC hanya berfungsi sebaik perjanjian operasional yang mendasarinya. Bagi pemilik properti real estat, perjanjian operasional adalah dokumen yang mengubah entitas hukum dasar menjadi pengaturan bisnis yang dapat dijalankan.

Apakah Anda membeli satu properti sewa, mengembangkan tanah, atau menyusun usaha investasi dengan banyak anggota, perjanjian operasional harus menjelaskan siapa memiliki apa, siapa yang mengambil keputusan, bagaimana uang dibagikan, bagaimana pendanaan di masa depan bekerja, dan apa yang terjadi jika para anggota berselisih.

Perjanjian yang samar menciptakan gesekan yang sebenarnya bisa dihindari. Perjanjian yang disusun dengan baik dapat mengurangi sengketa, mendukung pembiayaan, dan membantu mempertahankan perlindungan tanggung jawab yang sejak awal membuat LLC menarik.

Mengapa perjanjian operasional LLC penting dalam real estat

Transaksi real estat melibatkan periode kepemilikan yang panjang, belanja modal, pinjaman, masalah penyewa, alokasi pajak, dan tujuan kepemilikan yang dapat berubah. Jika para anggota tidak membahas hal-hal ini secara tertulis, mereka mungkin akhirnya bergantung pada aturan hukum negara bagian yang default dan tidak pernah dirancang untuk kesepakatan yang sebenarnya mereka inginkan.

Perjanjian operasional membantu Anda:

• menetapkan persentase kepemilikan dan hak suara
• mendokumentasikan kontribusi modal awal dan lanjutan
• menetapkan aturan untuk pengelolaan properti dan keputusan besar
• menjelaskan bagaimana laba, rugi, dan item pajak dialokasikan
• melindungi perusahaan dari sengketa tentang keluar, pengalihan, dan wanprestasi
• membuat proses penyelesaian kebuntuan sebelum merusak proyek

Untuk LLC real estat, ini bukan sekadar formalitas. Ini adalah buku panduan operasional untuk aset tersebut.

Mulailah dari ekonomi kesepakatan

Sebelum menyusun bahasa hukum, tentukan terlebih dahulu ketentuan bisnis dari transaksi tersebut. Perjanjian harus mencerminkan ekonomi properti yang sebenarnya dan harapan para anggota.

Ajukan pertanyaan-pertanyaan berikut terlebih dahulu:

• Siapa yang menyumbang uang tunai, properti, atau jasa?
• Siapa yang akan mengelola operasional harian?
• Apakah distribusi akan dilakukan secara berkala, atau hanya setelah cadangan terpenuhi?
• Apakah salah satu anggota diharapkan menjamin utang atau menandatangani dokumen pemberi pinjaman?
• Bagaimana kebutuhan modal tambahan di masa depan akan ditangani?
• Berapa periode kepemilikan yang direncanakan dan strategi keluarnya?

Jika pertanyaan-pertanyaan ini tidak jelas, perjanjian operasional kemungkinan juga akan tidak jelas.

Ketentuan utama yang harus ada dalam setiap perjanjian operasional LLC real estat

1. Kepentingan kepemilikan dan kelas anggota

Perjanjian harus mengidentifikasi setiap anggota dan menyatakan persentase atau unit yang dimiliki oleh masing-masing peserta. Jika kesepakatan menggunakan kelas ekuitas yang berbeda, seperti kepentingan preferen dan biasa, struktur itu harus dijelaskan dengan tepat.

Bagian ini juga harus memperjelas apakah kepemilikan terkait dengan kontribusi modal awal, tenaga kerja sebagai imbalan, atau pembagian yang dinegosiasikan lainnya. Jika para pihak bermaksud memberikan alokasi khusus untuk sponsor, manajer, atau pengembang, hal itu harus dinyatakan dengan jelas.

2. Kontribusi modal

Usaha real estat sering memerlukan lebih dari dana penutupan awal. Perjanjian harus menyatakan:

• jumlah dan bentuk setiap kontribusi awal
• tenggat waktu untuk melakukan kontribusi
• apakah kontribusi berupa uang tunai, properti, atau jasa
• apa yang terjadi jika seorang anggota gagal berkontribusi tepat waktu

Jika satu anggota menyumbangkan properti itu sendiri, perjanjian harus membahas apakah pengalihan tersebut merupakan peristiwa kena pajak, bagaimana properti dinilai, dan apakah anggota yang menyumbang menerima kredit atas ekuitas yang sudah ada.

3. Wewenang pengelolaan

Perjanjian operasional harus menyatakan apakah LLC dikelola oleh anggota atau oleh manajer.

Untuk real estat, struktur yang dikelola manajer umum digunakan karena dapat menyederhanakan penyewaan, perbaikan, kontrak vendor, dan administrasi pinjaman. Bahkan dalam LLC yang dikelola manajer, perjanjian tetap harus mengatur keputusan besar yang memerlukan persetujuan anggota.

Keputusan umum yang mungkin memerlukan persetujuan mencakup:

• membeli atau menjual properti
• melakukan refinancing atau mengambil utang baru
• menyetujui perbaikan modal besar
• membuat sewa jangka panjang
• menyelesaikan litigasi
• menerima anggota baru
• membubarkan perusahaan

4. Wewenang atas pinjaman dan urusan pemberi pinjaman

LLC real estat sering bergantung pada pembiayaan. Perjanjian harus mengatur siapa yang dapat menandatangani dokumen pinjaman, siapa yang dapat menyetujui refinancing, dan apakah perusahaan dapat memberikan jaminan atas properti atau aset perusahaan.

Jika seorang anggota diharapkan menandatangani penjaminan pribadi, kewajiban tersebut harus diakui dalam perjanjian operasional atau dalam perjanjian terpisah yang terkait. Dokumen juga harus menjelaskan apakah penjamin menerima kompensasi, distribusi prioritas, atau hak ganti rugi atas risiko tambahan tersebut.

5. Distribusi dan cadangan

Arus kas adalah salah satu isu terpenting dalam LLC real estat. Perjanjian harus menetapkan aturan kapan uang dapat didistribusikan dan kapan harus tetap berada di perusahaan.

Ketentuan distribusi yang baik harus membahas:

• pembayaran biaya operasional dan layanan utang terlebih dahulu
• persyaratan cadangan untuk perbaikan, kekosongan, pajak, dan asuransi
• waktu distribusi, misalnya bulanan, triwulanan, atau tahunan
• distribusi prioritas, imbal hasil preferen, atau waterfall jika berlaku
• apakah distribusi pajak akan dilakukan meskipun kas lainnya ditahan

Perjanjian harus memperjelas bahwa distribusi dapat ditunda jika dana dibutuhkan untuk melindungi properti atau memenuhi perjanjian pemberi pinjaman.

6. Alokasi pajak dan distribusi pajak

LLC real estat sering menghasilkan pendapatan kena pajak, depresiasi, dan item pajak lainnya yang tidak selalu sejalan dengan arus kas. Ketidaksesuaian ini dapat menimbulkan masalah jika anggota memiliki kewajiban pajak tanpa menerima cukup uang untuk membayarnya.

Perjanjian harus:

• menyatakan bagaimana laba dan rugi akan dialokasikan
• membahas alokasi pajak berdasarkan aturan pajak kemitraan yang berlaku
• menyediakan distribusi pajak ketika anggota memiliki kewajiban pajak pass-through
• mengonfirmasi anggota mana yang menerima informasi pelaporan pajak dan kapan

Hal ini sangat penting ketika satu anggota menyumbang jasa atau menjamin utang sementara anggota lain menyumbang uang tunai atau properti.

7. Permintaan modal tambahan dan remedinya jika terjadi wanprestasi

Properti dapat memerlukan perbaikan darurat, peningkatan untuk penyewa, atau dana tambahan untuk memenuhi persyaratan cadangan pemberi pinjaman. Perjanjian harus menjelaskan apa yang terjadi ketika modal tambahan dibutuhkan.

Pendekatan yang mungkin mencakup:

• permintaan modal wajib secara proporsional dengan kepemilikan
• kontribusi sukarela dengan dilusi bagi yang tidak ikut serta
• pinjaman anggota kepada perusahaan sebagai pengganti kontribusi ekuitas
• sanksi wanprestasi bagi anggota yang gagal mendanai bagiannya

Remedinya harus realistis dan dapat ditegakkan. Jika dokumen hanya mengatakan bahwa anggota harus berkontribusi tetapi tidak menjelaskan konsekuensi jika gagal membayar, klausul tersebut mungkin tidak membantu dalam sengketa yang sebenarnya.

8. Pembatasan pengalihan

Investor real estat umumnya tidak ingin memiliki mitra yang tak terduga. Perjanjian operasional harus membatasi pengalihan kepentingan keanggotaan tanpa persetujuan.

Perjanjian harus mencakup:

• pengalihan sukarela kepada pihak luar
• pengalihan karena kematian, perceraian, insolvensi, atau kebangkrutan
• hak penawaran pertama atau hak beli-jual
• metode penilaian untuk pembelian paksa
• apakah anggota keluarga atau afiliasi dapat menjadi anggota

Pembatasan pengalihan sangat penting dalam usaha patungan dan entitas real estat milik keluarga karena kepemilikan dapat menjadi rumit seiring waktu.

9. Kebuntuan dan penyelesaian sengketa

Jika LLC memiliki dua anggota dengan kepemilikan sama atau kelompok pengendali kecil, kebuntuan adalah kemungkinan nyata. Perjanjian tidak boleh berpura-pura bahwa perselisihan tidak akan pernah terjadi.

Alat yang berguna meliputi:

• eskalasi ke para prinsipal sebelum prosedur sengketa formal
• mediasi sebelum litigasi
• ketentuan beli-jual untuk kebuntuan yang tidak dapat diselesaikan
• manajer penentu atau penasihat untuk keputusan tertentu
• ketentuan forum pengadilan atau arbitrase

Pendekatan terbaik bergantung pada ukuran transaksi dan tingkat kepercayaan di antara para anggota, tetapi memiliki mekanisme kebuntuan lebih baik daripada tidak sama sekali.

10. Pembukuan, catatan, dan akuntansi

LLC real estat membutuhkan catatan yang rapi untuk pemberi pinjaman, investor, dan pelaporan pajak. Perjanjian harus menentukan:

• siapa yang menyimpan pembukuan
• di mana catatan disimpan
• bagaimana anggota dapat memeriksa dokumen perusahaan
• metode akuntansi apa yang akan digunakan
• bagaimana penilaian, akun cadangan, dan laporan valuasi ditangani

Pencatatan yang kuat juga mendukung keberadaan LLC yang terpisah, yang penting untuk perlindungan tanggung jawab.

11. Ganti rugi dan pembatasan tanggung jawab

Perjanjian operasional harus mendefinisikan kapan perusahaan akan memberikan ganti rugi kepada manajer atau anggota yang bertindak atas nama LLC. Perjanjian juga harus memperjelas bahwa ganti rugi tidak mencakup penipuan, pelanggaran yang disengaja, atau perilaku lain yang mendiskualifikasi.

Bagian ini membantu mendorong pengelolaan yang tepat sambil tetap menjaga akuntabilitas.

12. Pembubaran dan peristiwa keluar

Setiap LLC real estat harus memiliki akhir yang jelas. Perjanjian harus menjelaskan apa yang terjadi ketika proyek selesai, properti dijual, perusahaan bangkrut, atau para anggota memutuskan untuk menghentikan usaha.

Klausul pembubaran harus membahas:

• likuidasi properti dan pembayaran kepada kreditur
• distribusi hasil bersih yang tersisa
• pengajuan pajak akhir dan akuntansi
• wewenang untuk menandatangani dokumen pasca-penutupan
• peristiwa yang memicu penjualan paksa atau likuidasi

Pertimbangan khusus untuk LLC satu properti

Banyak pemilik real estat menggunakan satu LLC per properti untuk mengisolasi risiko. Pendekatan ini dapat masuk akal ketika properti memiliki pemberi pinjaman, investor, atau profil risiko yang berbeda.

LLC terpisah untuk setiap aset dapat membantu:

• membatasi klaim pada satu properti
• menyederhanakan keputusan kepemilikan dan pembiayaan
• memudahkan penjualan satu aset tanpa memengaruhi aset lainnya

Beberapa negara bagian juga mengizinkan struktur series LLC, yang dapat menawarkan efisiensi administratif untuk memegang banyak aset di bawah satu entitas induk. Namun, aturannya berbeda-beda menurut negara bagian, pemberi pinjaman, dan jenis transaksi, sehingga strukturnya harus ditinjau dengan cermat sebelum digunakan.

Cara menyusun perjanjian secara efektif

Proses penyusunan yang praktis menjaga dokumen tetap selaras dengan kesepakatan.

Langkah 1: Peta transaksi

Daftarkan properti, anggota, rencana pembiayaan, dan exit yang diharapkan. Satu lembar term sheet sederhana dapat mencegah banyak kebingungan di kemudian hari.

Langkah 2: Tentukan siapa mengendalikan apa

Pisahkan pengelolaan rutin dari keputusan besar. Manajer harus dapat menjaga properti tetap berjalan tanpa perlu persetujuan untuk setiap perbaikan, tetapi transaksi besar tetap harus memerlukan persetujuan anggota.

Langkah 3: Atur pendanaan sejak awal

Sebagian besar sengketa dalam LLC real estat bermula dari uang. Jelaskan sebelum tagihan pertama datang bagaimana permintaan modal tambahan, cadangan, dan wanprestasi akan bekerja.

Langkah 4: Cocokkan bahasa pajak dengan struktur kepemilikan

Transaksi real estat sering melibatkan alokasi khusus, distribusi pajak, dan pertimbangan depresiasi. Perjanjian operasional harus konsisten dengan perlakuan pajak yang dimaksudkan.

Langkah 5: Tinjau mekanisme transfer dan keluar

Anggap saja seorang anggota mungkin ingin keluar lebih cepat dari yang diharapkan. Perjanjian harus membuat proses keluar dapat diprediksi, bukan diimprovisasi.

Langkah 6: Minta penasihat meninjau draf akhir

Platform pembentukan dapat membantu Anda mengatur entitas, tetapi perjanjian operasional tetap harus ditinjau untuk properti tertentu, ketentuan pembiayaan, dan hukum negara bagian yang berlaku sebelum ditandatangani.

Kesalahan umum yang harus dihindari

• menggunakan template umum tanpa menyesuaikannya dengan properti
• membiarkan permintaan modal tambahan tidak didefinisikan
• mengabaikan distribusi pajak
• gagal membatasi pengalihan
• memberi manajer terlalu banyak wewenang tanpa pengawasan
• lupa tentang persyaratan cadangan dan batasan pemberi pinjaman
• tidak mendokumentasikan apa yang terjadi jika seorang anggota meninggal, bercerai, atau wanprestasi
• menganggap perjanjian lisan tambahan akan bertahan di kemudian hari

Kesalahan-kesalahan ini dapat mengubah investasi sederhana menjadi masalah tata kelola.

Daftar periksa praktis untuk perjanjian operasional LLC real estat

Sebelum dokumen final, pastikan dokumen menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Siapa yang memiliki LLC dan dalam persentase berapa?
• Siapa yang mengelola properti?
• Tindakan apa yang memerlukan persetujuan anggota?
• Bagaimana kontribusi modal dan permintaan modal tambahan ditangani?
• Bagaimana laba, rugi, dan distribusi kas dialokasikan?
• Apakah distribusi pajak disertakan?
• Apa yang terjadi jika seorang anggota ingin mengalihkan atau menjual kepentingannya?
• Apa yang terjadi jika para anggota mengalami kebuntuan?
• Bagaimana pembukuan, catatan, dan rekening bank dipelihara?
• Peristiwa apa yang memicu pembubaran atau pembelian kembali?

Jika salah satu item ini hilang, perjanjiannya mungkin terlalu tipis untuk transaksi real estat.

Kesimpulan

Perjanjian operasional LLC untuk real estat seharusnya lebih dari sekadar memenuhi persyaratan pengajuan. Dokumen ini harus menjelaskan hubungan bisnis secara cukup rinci untuk memandu pendanaan, pengelolaan, distribusi, pengalihan, pajak, dan hak keluar.

Perjanjian terbaik bersifat spesifik untuk properti dan para pihak yang terlibat. Perjanjian tersebut mengantisipasi konflik, melindungi operasional perusahaan, dan mengurangi kemungkinan bahwa masalah pembiayaan atau sengketa kepemilikan akan menggagalkan proyek.

Jika Anda sedang membentuk LLC real estat, Zenind dapat membantu Anda membentuk entitas dengan efisien. Namun, perjanjian operasional tetap harus disusun dengan mempertimbangkan transaksi yang sebenarnya dan ditinjau dengan cermat sebelum ditandatangani.