Cara Mengajukan Pajak sebagai S Corp: Panduan DIY yang Praktis

Mengajukan pajak sebagai perusahaan S corporation dapat mengurangi pajak wirausaha dan memberikan penghematan yang berarti bagi pemilik bisnis yang tepat. Imbalannya adalah kompleksitas. Dibandingkan dengan usaha perseorangan atau LLC satu anggota yang dikenakan pajak sebagai entitas yang diabaikan, S corp memiliki lebih banyak komponen, lebih banyak formulir, dan lebih banyak tenggat waktu.

Namun prosesnya tidak harus terasa membebani. Dengan pengaturan yang tepat, pencatatan yang jelas, dan proses penggajian yang disiplin, banyak pemilik dapat menangani kewajiban pajak harian S corp dengan percaya diri. Kuncinya adalah memperlakukan S corp sebagai sekaligus struktur hukum dan struktur pajak berbasis payroll.

Panduan ini membahas seluruh proses pengajuan pajak sebagai S corp, mulai dari pemilihan status awal hingga formulir akhir tahun. Panduan ini juga menjelaskan konsep yang paling penting, termasuk kompensasi yang wajar, pajak payroll, pajak estimasi, dan kesalahan umum dalam pelaporan.

Apa yang Membuat Pajak S Corp Berbeda?

S corporation adalah entitas pass-through untuk tujuan pajak penghasilan federal. Artinya, bisnis itu sendiri umumnya tidak membayar pajak penghasilan federal di tingkat entitas seperti yang dilakukan C corporation. Sebagai gantinya, penghasilan bisnis mengalir ke para pemilik dan dilaporkan pada pengembalian pajak pribadi mereka.

Keuntungan pajak utama berasal dari cara kompensasi pemilik ditangani.

• Upah yang dibayarkan kepada pemilik-karyawan dikenai pajak payroll.
• Distribusi laba umumnya tidak dikenai pajak wirausaha.
• Pemilik tetap harus membayar pajak penghasilan atas laba bisnis pass-through.

Struktur ini dapat menurunkan kewajiban pajak ketenagakerjaan secara keseluruhan ketika bisnis cukup menguntungkan untuk mendukung gaji yang wajar sekaligus distribusi. Struktur ini tidak dirancang untuk setiap bisnis, dan tidak ideal untuk bisnis dengan laba sedikit atau tidak ada laba sama sekali. Manfaatnya cenderung lebih kuat ketika bisnis memiliki pendapatan yang stabil dan peran aktif pemilik membenarkan kompensasi payroll.

Langkah 1: Bentuk Entitas yang Tepat atau Pilih Status Pajak S Corp

Ada dua cara umum untuk beroperasi sebagai S corp untuk tujuan pajak.

1. Mendirikan korporasi dan memilih perpajakan S corp.
2. Mendirikan LLC dan memilih dikenai pajak sebagai S corp.

Bagi banyak pemilik usaha kecil, mendirikan LLC terlebih dahulu lalu mengajukan pemilihan S corp adalah jalur yang lebih fleksibel. LLC dapat menawarkan kesederhanaan dan fleksibilitas operasional, sementara pemilihan S corp dapat membantu mengurangi eksposur pajak payroll setelah bisnis cukup menguntungkan.

Jika Anda masih berada pada tahap pendirian, ada baiknya memikirkan strategi pajak dan kepatuhan jangka panjang sejak awal. Zenind mendukung para wirausahawan yang mendirikan LLC dan korporasi di Amerika Serikat, yang dapat memudahkan Anda memulai dengan struktur yang tepat sebelum pemilihan S corp diajukan ke IRS.

Untuk memilih perpajakan S corp, bisnis umumnya mengajukan IRS Form 2553. Pemilihan ini harus diajukan tepat waktu dan bisnis harus memenuhi persyaratan kelayakan IRS. Persyaratan tersebut biasanya mencakup batasan jumlah dan jenis pemegang saham serta kebutuhan akan struktur kepemilikan yang memenuhi syarat.

Jika pemilihan tidak diajukan dengan benar atau melewati tenggat waktu, bisnis mungkin tidak menerima perlakuan S corp untuk tahun pajak yang diinginkan.

Langkah 2: Daftarkan Akun Payroll dan Pajak Ketenagakerjaan

Setelah bisnis beroperasi sebagai S corp untuk tujuan pajak, pemilik biasanya menjadi karyawan perusahaan dan harus menerima upah melalui payroll. Itu menciptakan kewajiban pajak payroll yang tidak ada dengan cara yang sama pada usaha perseorangan.

Anda mungkin perlu menyiapkan atau mengonfirmasi akun untuk:

• Pajak payroll federal
• Pajak pemotongan negara bagian
• Pajak pengangguran negara bagian
• Pajak pengangguran federal
• Akun pajak ketenagakerjaan lokal lain yang berlaku di yurisdiksi Anda

Pengaturan yang tepat bergantung pada negara bagian dan sistem payroll yang Anda gunakan. Beberapa penyedia payroll menangani pendaftaran dan pelaporan pajak sebagai bagian dari paket layanan penuh. Yang lain hanya menghitung payroll dan menyerahkan pengajuan serta pembayaran kepada Anda.

Sebelum menjalankan payroll, pastikan Anda mengetahui formulir, setoran, dan laporan triwulanan apa saja yang harus diajukan bisnis Anda. Melewatkan tenggat payroll dapat dengan cepat menimbulkan denda, jadi ini adalah area yang sangat diuntungkan dari pengaturan yang cermat.

Langkah 3: Pilih Sistem Payroll

Pemilik S corp tidak boleh menganggap payroll sebagai urusan sampingan. Payroll adalah pusat dari perlakuan pajak S corp yang benar.

Anda dapat menghitung payroll secara manual, tetapi pendekatan itu jarang sepadan dengan risikonya atau waktunya. Sistem payroll khusus biasanya menjadi pilihan yang lebih baik, terutama jika mempertimbangkan perhitungan upah, setoran pajak, laporan triwulanan, dan formulir akhir tahun.

Sebagian besar bisnis memilih di antara dua model payroll utama:

• Payroll dasar, yang menghitung upah dan pajak tetapi menyerahkan pengajuan dan pembayaran kepada Anda.
• Payroll layanan penuh, yang menghitung, mengajukan, dan sering kali membayar pajak atas nama Anda.

Payroll layanan penuh lebih mahal, tetapi dapat mengurangi risiko kepatuhan dan beban administrasi. Bagi pemilik yang sibuk, pertukaran ini sering kali sepadan.

Saat menyiapkan payroll, bersiaplah untuk memasukkan informasi seperti:

• Nama hukum bisnis dan EIN
• Data pemilik dan karyawan
• Frekuensi pembayaran
• Tarif pajak negara bagian dan nomor akun
• Tunjangan dan potongan
• Informasi bank untuk setoran langsung dan pembayaran pajak

Setelah pengaturan selesai, tinjau setiap proses payroll dengan cermat pada awalnya. Kesalahan kecil dapat menjalar menjadi masalah pelaporan pajak di kemudian hari.

Langkah 4: Tentukan Kompensasi yang Wajar

Salah satu aturan S corp yang paling penting adalah persyaratan gaji yang wajar.

Jika Anda bekerja di dalam bisnis, IRS mengharapkan Anda membayar diri sendiri gaji yang mencerminkan nilai pekerjaan Anda. Anda tidak dapat begitu saja mengambil semua laba sebagai distribusi dan menghindari pajak payroll sepenuhnya.

IRS tidak menerbitkan satu rumus tunggal untuk kompensasi yang wajar. Sebaliknya, IRS menilai berdasarkan fakta dan keadaan. Faktor yang sering dipertimbangkan meliputi:

• Peran dan tanggung jawab Anda
• Waktu yang dihabiskan bekerja di bisnis
• Norma industri
• Pendapatan dan profitabilitas
• Pengalaman, pendidikan, dan tingkat keterampilan
• Apa yang akan dibayar pasar kepada karyawan yang sebanding

Cara praktis untuk memulai adalah meneliti upah yang sebanding untuk seseorang yang melakukan pekerjaan serupa di bisnis serupa. Lalu bandingkan dengan jumlah pekerjaan yang benar-benar Anda lakukan untuk perusahaan.

Gaji yang terlalu rendah dapat menimbulkan risiko audit. Gaji yang tidak masuk akal tinggi dapat mengurangi manfaat pajak dari pemilihan S corp. Angka yang tepat adalah angka yang dapat dipertahankan dan didukung oleh bukti.

Sebagai langkah perencanaan, banyak pemilik meninjau asumsi gaji setidaknya setahun sekali dan menyesuaikannya setiap kali pendapatan bisnis atau tugas berubah secara material.

Langkah 5: Jalankan Payroll Secara Teratur

Setelah Anda menetapkan kompensasi yang wajar, mulailah membayar diri sendiri melalui payroll dengan jadwal yang konsisten.

IRS tidak mewajibkan frekuensi pembayaran tertentu untuk setiap pemilik S corp, tetapi jadwal yang umum meliputi:

• Mingguan
• Dua mingguan
• Setengah bulanan
• Bulanan

Jadwal payroll yang teratur membantu perencanaan arus kas, menjaga pencatatan tetap rapi, dan mengurangi kemungkinan kejutan di akhir tahun. Ini juga memudahkan perhitungan dan penyetoran pajak payroll secara tepat waktu.

Setiap proses payroll harus mendokumentasikan:

• Upah kotor
• Pemotongan pajak karyawan
• Pajak payroll pemberi kerja
• Gaji bersih
• Tunjangan atau potongan apa pun
• Tanggal pembayaran dan periode kerja yang dicakup

Simpan salinan slip gaji, laporan payroll, konfirmasi setoran, dan pengajuan pajak. Catatan yang baik sangat penting jika Anda perlu merekonsiliasi angka atau menanggapi pertanyaan dari IRS.

Langkah 6: Bayar Pajak Estimasi atas Penghasilan Pass-Through

Pajak payroll berlaku untuk upah, tetapi tidak untuk setiap dolar laba yang dihasilkan S corp Anda.

Sisa laba biasanya mengalir kepada Anda dan dapat dikenai pajak penghasilan federal dan negara bagian. Bergantung pada total situasi pajak Anda, Anda mungkin perlu melakukan pembayaran pajak estimasi triwulanan untuk menghindari denda karena kurang bayar.

Pajak estimasi menjadi sangat penting ketika:

• Bisnis menghasilkan laba
• Gaji hanya merupakan sebagian dari total pendapatan Anda
• Anda tidak memiliki pemotongan pajak yang cukup dari sumber pendapatan lain
• Anda memperkirakan kewajiban pajak besar pada akhir tahun

Jika Anda tidak yakin apakah pembayaran pajak estimasi diperlukan, tinjau pengembalian tahun sebelumnya dan proyeksi laba tahun berjalan. Banyak pemilik bekerja dengan CPA atau profesional pajak untuk memperkirakan jumlah yang tepat.

Langkah 7: Ajukan Pengembalian Pajak Akhir Tahun yang Diperlukan

Pemilik S corp biasanya memiliki dua kewajiban pelaporan federal utama di akhir tahun:

1. S corporation mengajukan Form 1120-S.
2. Setiap pemilik menerima Schedule K-1 dan melaporkan penghasilannya pada pengembalian pribadi, biasanya Form 1040.

Selain itu, laporan payroll juga mungkin diperlukan sepanjang tahun dan pada akhir tahun.

Paket pelaporan yang tepat dapat mencakup formulir terkait setoran pajak payroll federal, pelaporan upah triwulanan, dan pajak ketenagakerjaan negara bagian. Formulir yang Anda perlukan bergantung pada pengaturan payroll, jumlah karyawan, dan persyaratan negara bagian.

Karena pengembalian S corp bersifat informasional dan pengembalian pemilik bersifat pribadi, konsistensi antara catatan payroll, pembukuan, dan pengembalian pajak sangat penting. Jika angkanya tidak cocok, masalah akan jauh lebih sulit diurai di kemudian hari.

Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari

Banyak masalah kepatuhan S corp berasal dari sejumlah kecil kesalahan yang sebenarnya dapat dihindari.

1. Membayar Diri Sendiri Hanya dalam Bentuk Distribusi

Ini adalah salah satu kesalahan terbesar. Jika Anda aktif bekerja di bisnis, Anda umumnya perlu menerima upah melalui payroll, bukan hanya distribusi.

2. Menetapkan Gaji yang Terlalu Rendah secara Tidak Wajar

Jika gaji terlalu rendah dibandingkan dengan pekerjaan yang Anda lakukan, IRS dapat mengklasifikasikan kembali sebagian distribusi sebagai upah.

3. Melewatkan Setoran atau Pengajuan Payroll

Denda payroll dapat menumpuk dengan cepat. Gunakan pengingat, otomatisasi, atau payroll layanan penuh untuk tetap sesuai jadwal.

4. Mencampur Dana Bisnis dan Pribadi

Pertahankan akun bisnis yang terpisah dan hindari transfer kasual. Pembukuan yang rapi memudahkan persiapan pajak.

5. Melupakan Aturan Pajak Negara Bagian

Persyaratan pajak payroll dan penghasilan negara bagian berbeda-beda. Kepatuhan federal hanya merupakan satu bagian dari keseluruhan.

6. Mengabaikan Pembukuan sampai Akhir Tahun

Jika Anda menunggu hingga musim pajak untuk mengatur catatan, Anda lebih mungkin melewatkan pengurangan, salah mengklasifikasikan biaya, atau salah menyatakan pendapatan.

Kapan S Corp Masuk Akal

Pemilihan S corp sering layak dipertimbangkan ketika:

• Bisnis sudah menguntungkan
• Pemilik melakukan pekerjaan berkelanjutan yang berarti di dalam bisnis
• Pembagian gaji dan distribusi dapat didokumentasikan dengan jelas
• Bisnis mampu menanggung beban kepatuhan tambahan

Struktur ini mungkin kurang menarik ketika bisnis masih kecil, arus kas tidak stabil, atau laba tidak cukup untuk membenarkan tambahan kompleksitas payroll dan pelaporan.

Penghematan pajak juga harus dibandingkan dengan biaya administrasi. Perangkat lunak payroll, persiapan pajak, dan waktu untuk kepatuhan semuanya memengaruhi nilai nyata dari pemilihan tersebut.

Bagaimana Zenind Masuk ke dalam Proses Ini

Zenind membantu para wirausahawan mendirikan LLC dan korporasi di Amerika Serikat, yang sering kali menjadi langkah pertama sebelum pemilihan S corp dipertimbangkan.

Bagi banyak pendiri, jalur praktisnya terlihat seperti ini:

1. Bentuk bisnis dengan benar.
2. Siapkan struktur operasional.
3. Pilih perpajakan S corp jika sesuai untuk bisnis.
4. Jalankan payroll dan tetap patuh pada kewajiban pelaporan.

Memulai dengan entitas hukum yang tepat membuat sisi pajak lebih mudah dikelola nanti. Jika Anda sedang membangun bisnis sekarang, menata proses pendirian dengan benar dapat menghemat waktu dan menghindari pekerjaan perbaikan ketika Anda siap memilih bagaimana bisnis akan dikenai pajak.

Penutup

Mengajukan pajak sebagai S corp dapat dikelola ketika Anda memahami urutannya: bentuk bisnis, ajukan pemilihan, siapkan payroll, bayar gaji yang wajar, catat distribusi, lakukan pembayaran estimasi, dan ajukan pengembalian tahunan yang benar.

Kesalahan terbesar adalah mencoba memperlakukan S corp seperti struktur pasif. Struktur ini memerlukan payroll aktif dan pencatatan yang disiplin. Sebagai imbalannya, struktur ini dapat menawarkan penghematan pajak yang berarti bagi bisnis yang menguntungkan.

Jika Anda sedang merencanakan perusahaan baru atau merestrukturisasi bisnis yang sudah ada, Zenind dapat membantu Anda menyiapkan fondasi pendirian sehingga strategi pajak Anda dimulai dari dasar yang kuat.