Ako podať dane ako S corp: Praktický DIY sprievodca

Podávanie daní ako S corporation môže znížiť dane zo samostatnej zárobkovej činnosti a pri správnom nastavení priniesť významné úspory. Nevýhodou je zložitosť. V porovnaní so živnostníkom alebo jednočlennou LLC zdaňovanou ako disregarded entity má S corp viac krokov, viac formulárov a viac termínov.

To však neznamená, že proces musí byť zahlcujúci. So správnym nastavením, prehľadnými záznamami a disciplinovaným payroll procesom môžu mnohí vlastníci zvládať každodenné daňové povinnosti S corp s istotou. Kľúčom je vnímať S corp zároveň ako právnu štruktúru aj ako daňovú štruktúru založenú na payroll.

Tento sprievodca vás prevedie celým procesom podania daní ako S corp, od úvodnej voľby zdaňovania až po formuláre na konci roka. Vysvetľuje aj najdôležitejšie pojmy vrátane primeranej odmeny, payroll daní, odhadovaných daní a častých chýb pri podávaní.

Čo robí dane S corp odlišnými?

S corporation je pre účely federálnej dane z príjmu pass-through subjekt. To znamená, že samotný podnik spravidla neplatí federálnu daň z príjmu na úrovni entity tak, ako C corporation. Namiesto toho príjem podniku prechádza na vlastníkov a vykazuje sa v ich osobných daňových priznaniach.

Hlavná daňová výhoda vyplýva zo spôsobu, akým sa rieši odmeňovanie vlastníka.

• Mzdy vyplatené vlastníkovi-zamestnancovi podliehajú payroll daniam.
• Ziskové distribúcie spravidla nepodliehajú dani zo samostatnej zárobkovej činnosti.
• Vlastník však stále musí platiť daň z príjmu z prechádzajúceho podnikateľského zisku.

Táto štruktúra môže znížiť celkové zaťaženie zamestnaneckými daňami, keď je podnik dostatočne ziskový na to, aby podporil primeraný plat aj distribúcie. Nie je určená pre každý podnik a nie je ideálna pre firmy s nízkym alebo nulovým ziskom. Výhoda býva silnejšia vtedy, keď má podnik stabilný príjem a aktívna úloha vlastníka odôvodňuje mzdové odmeňovanie.

Krok 1: Založte správny subjekt alebo si zvoľte zdaňovanie ako S corp

Existujú dva bežné spôsoby, ako fungovať ako S corp z daňového hľadiska.

1. Založiť corporation a zvoliť zdaňovanie ako S corp.
2. Založiť LLC a zvoliť zdaňovanie ako S corp.

Pre mnohých malých podnikateľov je najflexibilnejšou cestou najprv založiť LLC a potom urobiť voľbu S corp. LLC môže ponúknuť jednoduchosť a prevádzkovú flexibilitu, zatiaľ čo voľba S corp môže pomôcť znížiť expozíciu voči payroll daniam, keď sa podnik stane dostatočne ziskovým.

Ak ste ešte vo fáze zakladania, oplatí sa vopred premyslieť dlhodobú daňovú a compliance stratégiu. Zenind podporuje podnikateľov pri zakladaní LLC a corporation v Spojených štátoch, čo môže uľahčiť začať so správnou štruktúrou ešte pred podaním voľby S corp na IRS.

Na voľbu zdaňovania ako S corp sa podnik spravidla prihlasuje prostredníctvom formulára IRS Form 2553. Voľba musí byť podaná načas a podnik musí spĺňať požiadavky IRS na oprávnenosť. Tieto požiadavky zvyčajne zahŕňajú limity na počet a typ akcionárov a požiadavku na oprávnenú vlastnícku štruktúru.

Ak voľba nie je podaná správne alebo zmešká termín, podnik nemusí získať za daný daňový rok zaobchádzanie ako S corp.

Krok 2: Zaregistrujte payroll a účty pre zamestnanecké dane

Keď podnik funguje ako S corp na daňové účely, vlastník sa zvyčajne stáva zamestnancom spoločnosti a musí dostávať mzdu cez payroll. To vytvára povinnosti v oblasti payroll daní, ktoré pri živnosti neexistujú rovnakým spôsobom.

Možno budete musieť nastaviť alebo overiť účty pre:

• Federálne payroll dane
• Štátnu zrážkovú daň
• Štátnu daň z nezamestnanosti
• Federálnu daň z nezamestnanosti
• Všetky miestne účty pre zamestnanecké dane, ktoré sa vzťahujú vo vašej jurisdikcii

Presné nastavenie závisí od štátu a od payroll systému, ktorý používate. Niektorí poskytovatelia payroll služieb zabezpečujú registráciu a podávanie ako súčasť full-service balíka. Iní iba vypočítajú payroll a ponechajú podanie a platby na vás.

Pred spustením payroll si overte, ktoré formuláre, platby a štvrťročné výkazy bude musieť váš podnik podať. Zmeškanie payroll termínov môže rýchlo viesť k sankciám, preto sa táto oblasť oplatí nastaviť veľmi dôsledne.

Krok 3: Vyberte si payroll systém

Majitelia S corp by nemali považovať payroll za vedľajšiu záležitosť. Payroll je ústredný prvok správneho daňového zaobchádzania so S corp.

Mzdy si môžete počítať aj manuálne, ale tento prístup málokedy stojí za riziko alebo čas. Zvyčajne je lepšou voľbou špecializovaný payroll systém, najmä ak vezmete do úvahy výpočet miezd, daňové odvody, štvrťročné výkazy a formuláre na konci roka.

Väčšina podnikov si vyberá medzi dvoma základnými modelmi payroll:

• Základný payroll, ktorý vypočíta mzdy a dane, ale podanie a platby necháva na vás.
• Full-service payroll, ktorý vypočíta, podá a často aj uhradí dane vo vašom mene.

Full-service payroll je drahší, ale môže znížiť riziko nesúladu a administratívnu záťaž. Pre zaneprázdneného vlastníka býva táto výmena často rozumná.

Pri nastavovaní payroll si pripravte informácie, ako napríklad:

• Právny názov firmy a EIN
• Údaje o vlastníkovi a zamestnancoch
• Frekvenciu výplat
• Štátne daňové sadzby a čísla účtov
• Benefity a zrážky
• Bankové údaje pre priamy vklad a daňové platby

Po nastavení prvé mzdové výplaty dôkladne kontrolujte. Malé chyby sa môžu neskôr premietnuť do problémov pri daňovom výkazníctve.

Krok 4: Stanovte primeranú odmenu

Jedným z najdôležitejších pravidiel S corp je požiadavka na primeraný plat.

Ak v podniku pracujete, IRS očakáva, že si budete vyplácať mzdu zodpovedajúcu hodnote vašej práce. Nemôžete si jednoducho vybrať celý zisk ako distribúcie a vyhnúť sa payroll daniam.

IRS nezverejňuje jediný vzorec na výpočet primeranej odmeny. Posudzuje sa podľa okolností. Medzi často zohľadňované faktory patria:

• Vaša rola a zodpovednosti
• Čas strávený prácou v podniku
• Zvyklosti v odvetví
• Výnosy a ziskovosť
• Skúsenosti, vzdelanie a úroveň zručností
• To, čo by na trhu zarobil porovnateľný zamestnanec

Praktický východiskový bod je preskúmať porovnateľné mzdy pre človeka, ktorý vykonáva podobnú prácu v podobnom podniku. Potom to porovnajte s objemom práce, ktorý pre firmu skutočne vykonávate.

Príliš nízky plat môže vytvoriť riziko auditu. Neprimerane vysoký plat môže znížiť daňový prínos voľby S corp. Správna suma je tá, ktorá je obhájiteľná a podložená dôkazmi.

Z plánovacieho hľadiska mnohí vlastníci prehodnocujú plat aspoň raz ročne a vždy, keď sa výrazne zmenia tržby alebo pracovné povinnosti.

Krok 5: Vyplácajte mzdu v pravidelnom cykle

Keď nastavíte primeranú odmenu, začnite si vyplácať mzdu cez payroll v konzistentnom harmonograme.

IRS nevyžaduje pre každého vlastníka S corp konkrétnu frekvenciu výplat, no bežné harmonogramy zahŕňajú:

• Týždenne
• Každé dva týždne
• Dvakrát mesačne
• Mesačne

Pravidelný payroll pomáha pri cash flow plánovaní, udržiava prehľadné záznamy a znižuje riziko prekvapení na konci roka. Navyše uľahčuje včasný výpočet a odvádzanie payroll daní.

Každý payroll cyklus by mal dokumentovať:

• Hrubú mzdu
• Zrážky zamestnanca
• Payroll dane zamestnávateľa
• Čistú mzdu
• Akékoľvek benefity alebo zrážky
• Dátum výplaty a obdobie, za ktoré bola mzda vyplatená

Uschovajte kópie výplatných pások, payroll reportov, potvrdení o platbách a daňových podaní. Dobré záznamy sú nevyhnutné, ak budete niekedy potrebovať zosúladiť čísla alebo reagovať na dopyt IRS.

Krok 6: Plaťte odhadované dane z prechádzajúceho príjmu

Payroll dane sa vzťahujú na mzdy, nie však na každý dolár zisku, ktorý vaša S corp vytvorí.

Zvyšný zisk vám zvyčajne prechádza a môže podliehať federálnej aj štátnej dani z príjmu. V závislosti od vašej celkovej daňovej situácie možno budete musieť platiť štvrťročné odhadované dane, aby ste sa vyhli sankciám za nedoplatok.

Odhadované dane sú obzvlášť dôležité, keď:

• Je podnik ziskový
• Plat tvorí len časť vašich celkových príjmov
• Nemáte dostatočné zrážky dane z iného zdroja príjmu
• Očakávate vysokú daňovú povinnosť na konci roka

Ak si nie ste istí, či sú odhadované platby potrebné, prejdite si daňové priznanie za predchádzajúci rok a projekcie zisku na aktuálny rok. Mnohí vlastníci spolupracujú s CPA alebo daňovým poradcom, aby odhadli správnu sumu.

Krok 7: Podejte požadované daňové priznania na konci roka

Vlastníci S corp zvyčajne majú na konci roka dve hlavné federálne povinnosti pri podaní:

1. S corporation podáva Form 1120-S.
2. Každý vlastník dostane Schedule K-1 a vykáže príjem v osobnom priznaní, zvyčajne na Form 1040.

Okrem toho môžu byť počas roka aj na konci roka potrebné payroll výkazy.

Presný balík podaní môže zahŕňať formuláre súvisiace s federálnymi payroll daňovými platbami, štvrťročným vykazovaním miezd a štátnymi zamestnaneckými daňami. Potrebné formuláre závisia od vášho payroll nastavenia, počtu zamestnancov a štátnych požiadaviek.

Keďže priznanie S corp je informačné a osobné priznanie vlastníka je samostatné, kľúčová je zhoda medzi payroll záznamami, účtovníctvom a daňovými priznaniami. Ak sa čísla nezhodujú, neskôr sa to rieši omnoho ťažšie.

Bežné chyby, ktorým sa vyhnúť

Mnohé problémy s compliance pri S corp vyplývajú z malého počtu ľahko predchádzateľných chýb.

1. Vyplácanie iba distribúcií sebe samému

Toto je jedna z najväčších chýb. Ak v podniku aktívne pracujete, spravidla potrebujete mzdové vyplácanie cez payroll, nie iba distribúcie.

2. Nastavenie neprimerane nízkeho platu

Ak je plat príliš nízky vzhľadom na prácu, ktorú vykonávate, IRS môže časť distribúcií preklasifikovať na mzdy.

3. Zmeškanie payroll platieb alebo podaní

Sankcie za payroll sa môžu rýchlo hromadiť. Používajte pripomienky, automatizáciu alebo full-service payroll, aby ste držali termíny.

4. Miešanie firemných a osobných financií

Udržiavajte oddelené firemné účty a vyhýbajte sa neformálnym prevodom. Prehľadné účtovníctvo výrazne uľahčuje prípravu daní.

5. Ignorovanie štátnych daňových pravidiel

Požiadavky na štátne payroll dane a daň z príjmu sa líšia. Federálny súlad je iba časť príbehu.

6. Ignorovanie účtovníctva až do konca roka

Ak budete záznamy organizovať až v daňovej sezóne, ľahšie prehliadnete odpočty, zle zaradíte výdavky alebo nesprávne vykážete príjem.

Kedy S corp dáva zmysel

Voľba S corp sa často oplatí zvážiť, keď:

• Je podnik už ziskový
• Vlastník vykonáva v podniku významnú priebežnú prácu
• Rozdelenie medzi mzdou a distribúciami sa dá jasne zdokumentovať
• Podnik unesie dodatočnú záťaž spojenú s compliance

Menej atraktívna môže byť vtedy, keď je podnik stále malý, má kolísavý cash flow alebo negeneruje dosť zisku na to, aby sa ospravedlnila dodatočná zložitosť payroll a podaní.

Daňové úspory by sa mali porovnať aj s administratívnymi nákladmi. Payroll softvér, príprava daní a čas potrebný na compliance všetko ovplyvňujú reálnu hodnotu voľby.

Ako do toho zapadá Zenind

Zenind pomáha podnikateľom zakladať LLC a corporation v Spojených štátoch, čo je často prvý krok pred zvážením voľby S corp.

Pre mnohých zakladateľov vyzerá praktický postup takto:

1. Správne založiť podnik.
2. Nastaviť prevádzkovú štruktúru.
3. Zvoliť zdaňovanie ako S corp, ak to dáva zmysel.
4. Viesť payroll a zostať aktuálny v plnení podávacích povinností.

Začiatok so správnym právnym subjektom uľahčuje neskoršie daňové nastavenie. Ak budujete firmu už teraz, správne zvládnutie zakladania môže ušetriť čas a odstrániť dodatočnú prácu, keď budete pripravení rozhodnúť o spôsobe zdanenia podniku.

Záverečné myšlienky

Podávanie daní ako S corp je zvládnuteľné, ak rozumiete postupu: založiť podnik, urobiť voľbu, nastaviť payroll, vyplácať primeraný plat, sledovať distribúcie, platiť odhadované dane a podať správne ročné priznania.

Najväčšou chybou je pokúsiť sa správať k S corp ako k pasívnej štruktúre. Vyžaduje aktívny payroll a disciplinované vedenie záznamov. Na oplátku môže priniesť významné daňové úspory pre ziskové podniky.

Ak plánujete novú spoločnosť alebo reštrukturalizáciu existujúcej, Zenind vám môže pomôcť vytvoriť pevný základ pre založenie, aby vaša daňová stratégia začínala na stabilnom základe.