Πώς να υποβάλετε φόρους ως S Corp: Ένας πρακτικός οδηγός DIY

Η υποβολή φόρων ως S corporation μπορεί να μειώσει τους φόρους αυτοαπασχόλησης και να δημιουργήσει ουσιαστική εξοικονόμηση για τον κατάλληλο ιδιοκτήτη επιχείρησης. Η αντιστάθμιση είναι η πολυπλοκότητα. Σε σύγκριση με μια ατομική επιχείρηση ή μια single-member LLC που φορολογείται ως disregarded entity, μια S corp έχει περισσότερα κινούμενα μέρη, περισσότερες φόρμες και περισσότερες προθεσμίες.

Αυτό δεν σημαίνει ότι η διαδικασία πρέπει να είναι υπερβολική. Με τη σωστή οργάνωση, ξεκάθαρα αρχεία και μια πειθαρχημένη διαδικασία μισθοδοσίας, πολλοί ιδιοκτήτες μπορούν να διαχειρίζονται με αυτοπεποίθηση τις καθημερινές φορολογικές υποχρεώσεις μιας S corp. Το κλειδί είναι να αντιμετωπίζετε την S corp τόσο ως νομική δομή όσο και ως φορολογική δομή που βασίζεται στη μισθοδοσία.

Αυτός ο οδηγός παρουσιάζει ολόκληρη τη διαδικασία υποβολής φόρων ως S corp, από την αρχική εκλογή έως τις φόρμες τέλους έτους. Εξηγεί επίσης τις έννοιες που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία, όπως η εύλογη αμοιβή, οι φόροι μισθοδοσίας, οι εκτιμώμενοι φόροι και τα συνηθισμένα λάθη κατά την υποβολή.

Τι κάνει τους φόρους μιας S Corp διαφορετικούς;

Μια S corporation είναι pass-through οντότητα για ομοσπονδιακούς σκοπούς φόρου εισοδήματος. Αυτό σημαίνει ότι η επιχείρηση γενικά δεν πληρώνει ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος σε επίπεδο οντότητας με τον ίδιο τρόπο που το κάνει μια C corporation. Αντίθετα, το επιχειρηματικό εισόδημα περνά στους ιδιοκτήτες και δηλώνεται στις προσωπικές τους φορολογικές δηλώσεις.

Το βασικό φορολογικό πλεονέκτημα προκύπτει από τον τρόπο με τον οποίο αντιμετωπίζεται η αμοιβή του ιδιοκτήτη.

• Οι μισθοί που καταβάλλονται σε έναν ιδιοκτήτη-εργαζόμενο υπόκεινται σε φόρους μισθοδοσίας.
• Οι διανομές κερδών γενικά δεν υπόκεινται σε φόρο αυτοαπασχόλησης.
• Ο ιδιοκτήτης εξακολουθεί να πληρώνει φόρο εισοδήματος στα κέρδη της pass-through επιχείρησης.

Αυτή η δομή μπορεί να μειώσει τη συνολική υποχρέωση σε φόρους απασχόλησης όταν η επιχείρηση είναι αρκετά κερδοφόρα ώστε να στηρίξει έναν εύλογο μισθό μαζί με διανομές. Δεν είναι σχεδιασμένη για κάθε επιχείρηση και δεν είναι ιδανική για επιχειρήσεις με μικρό ή καθόλου κέρδος. Το όφελος τείνει να είναι ισχυρότερο όταν η επιχείρηση έχει σταθερό εισόδημα και ο ενεργός ρόλος του ιδιοκτήτη δικαιολογεί αμοιβή μέσω μισθοδοσίας.

Βήμα 1: Δημιουργήστε τη σωστή οντότητα ή επιλέξτε φορολόγηση ως S Corp

Υπάρχουν δύο συνηθισμένοι τρόποι λειτουργίας ως S corp για φορολογικούς σκοπούς.

1. Δημιουργία corporation και εκλογή φορολόγησης ως S corp.
2. Δημιουργία LLC και εκλογή φορολόγησης ως S corp.

Για πολλούς μικρούς επιχειρηματίες, η δημιουργία πρώτα μιας LLC και στη συνέχεια η υποβολή της εκλογής S corp είναι η πιο ευέλικτη διαδρομή. Μια LLC μπορεί να προσφέρει απλότητα και λειτουργική ευελιξία, ενώ η εκλογή S corp μπορεί να βοηθήσει στη μείωση της έκθεσης σε φόρους μισθοδοσίας όταν η επιχείρηση γίνει αρκετά κερδοφόρα.

Αν βρίσκεστε ακόμη στο στάδιο της σύστασης, είναι χρήσιμο να σκεφτείτε από νωρίς τη μακροπρόθεσμη φορολογική και συμμορφωτική στρατηγική σας. Η Zenind υποστηρίζει επιχειρηματίες που ιδρύουν LLCs και corporations στις Ηνωμένες Πολιτείες, κάτι που μπορεί να κάνει ευκολότερο το να ξεκινήσετε με τη σωστή δομή πριν υποβληθεί η εκλογή S corp στην IRS.

Για να επιλέξει μια επιχείρηση φορολόγηση ως S corp, συνήθως υποβάλλει στη IRS το Form 2553. Η εκλογή πρέπει να υποβληθεί εγκαίρως και η επιχείρηση πρέπει να πληροί τις προϋποθέσεις επιλεξιμότητας της IRS. Αυτές οι προϋποθέσεις συνήθως περιλαμβάνουν όρια στον αριθμό και το είδος των μετόχων και την ανάγκη για επιλέξιμη δομή ιδιοκτησίας.

Αν η εκλογή δεν υποβληθεί σωστά ή χάσει την προθεσμία, η επιχείρηση ενδέχεται να μην λάβει τον χαρακτηρισμό S corp για το επιθυμητό φορολογικό έτος.

Βήμα 2: Εγγραφείτε για λογαριασμούς μισθοδοσίας και φόρων απασχόλησης

Μόλις η επιχείρηση λειτουργεί ως S corp για φορολογικούς σκοπούς, ο ιδιοκτήτης συνήθως γίνεται εργαζόμενος της εταιρείας και πρέπει να λαμβάνει μισθό μέσω μισθοδοσίας. Αυτό δημιουργεί υποχρεώσεις φόρων μισθοδοσίας που δεν υπάρχουν με τον ίδιο τρόπο σε μια ατομική επιχείρηση.

Ενδέχεται να χρειαστεί να δημιουργήσετε ή να επιβεβαιώσετε λογαριασμούς για:

• Ομοσπονδιακούς φόρους μισθοδοσίας
• Κρατική παρακράτηση φόρου
• Κρατικό φόρο ανεργίας
• Ομοσπονδιακό φόρο ανεργίας
• Τυχόν τοπικούς λογαριασμούς φόρων απασχόλησης που ισχύουν στη δικαιοδοσία σας

Η ακριβής ρύθμιση εξαρτάται από την πολιτεία και το σύστημα μισθοδοσίας που χρησιμοποιείτε. Ορισμένοι πάροχοι μισθοδοσίας χειρίζονται την εγγραφή και την υποβολή φόρων ως μέρος ενός πλήρους πακέτου υπηρεσιών. Άλλοι απλώς υπολογίζουν τη μισθοδοσία και αφήνουν σε εσάς την υποβολή και την πληρωμή.

Πριν ξεκινήσετε τη μισθοδοσία, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε ποιες φόρμες, καταθέσεις και τριμηνιαίες δηλώσεις θα χρειαστεί να υποβάλει η επιχείρησή σας. Η παράλειψη προθεσμιών μισθοδοσίας μπορεί να δημιουργήσει γρήγορα πρόστιμα, επομένως αυτό είναι ένα σημείο όπου η προσεκτική προετοιμασία αποδίδει.

Βήμα 3: Επιλέξτε σύστημα μισθοδοσίας

Οι ιδιοκτήτες S corp δεν πρέπει να αντιμετωπίζουν τη μισθοδοσία ως δευτερεύον θέμα. Η μισθοδοσία είναι κεντρική για τη σωστή φορολογική αντιμετώπιση μιας S corp.

Μπορείτε να υπολογίζετε τη μισθοδοσία χειροκίνητα, αλλά αυτή η προσέγγιση σπάνια αξίζει τον κίνδυνο ή τον χρόνο. Ένα ειδικό σύστημα μισθοδοσίας είναι συνήθως η καλύτερη επιλογή, ειδικά αν λάβετε υπόψη τους υπολογισμούς μισθών, τις φορολογικές καταθέσεις, τις τριμηνιαίες δηλώσεις και τις φόρμες τέλους έτους.

Οι περισσότερες επιχειρήσεις επιλέγουν ανάμεσα σε δύο βασικά μοντέλα μισθοδοσίας:

• Βασική μισθοδοσία, η οποία υπολογίζει μισθούς και φόρους αλλά αφήνει την υποβολή και τις πληρωμές σε εσάς.
• Πλήρως διαχειριζόμενη μισθοδοσία, η οποία υπολογίζει, υποβάλλει και συχνά πληρώνει τους φόρους εκ μέρους σας.

Η πλήρως διαχειριζόμενη μισθοδοσία είναι ακριβότερη, αλλά μπορεί να μειώσει τον κίνδυνο μη συμμόρφωσης και το διοικητικό φόρτο. Για έναν απασχολημένο ιδιοκτήτη, αυτή η αντιστάθμιση συχνά αξίζει τον κόπο.

Κατά τη ρύθμιση της μισθοδοσίας, να είστε έτοιμοι να εισαγάγετε πληροφορίες όπως:

• Επίσημη επωνυμία επιχείρησης και EIN
• Στοιχεία ιδιοκτήτη και εργαζομένων
• Συχνότητα πληρωμής
• Κρατικούς φορολογικούς συντελεστές και αριθμούς λογαριασμών
• Παροχές και κρατήσεις
• Τραπεζικές πληροφορίες για άμεση κατάθεση και πληρωμές φόρων

Μετά τη ρύθμιση, ελέγχετε προσεκτικά κάθε κύκλο μισθοδοσίας στην αρχή. Τα μικρά λάθη μπορούν να προκαλέσουν αργότερα προβλήματα στη φορολογική αναφορά.

Βήμα 4: Καθορίστε εύλογη αμοιβή

Ένας από τους σημαντικότερους κανόνες μιας S corp είναι η απαίτηση εύλογου μισθού.

Αν εργάζεστε στην επιχείρηση, η IRS αναμένει να πληρώνετε στον εαυτό σας μισθό που αντανακλά την αξία της εργασίας σας. Δεν μπορείτε απλώς να παίρνετε όλο το κέρδος ως διανομές και να αποφεύγετε πλήρως τους φόρους μισθοδοσίας.

Η IRS δεν δημοσιεύει έναν ενιαίο τύπο για την εύλογη αμοιβή. Αντίθετα, αξιολογεί τα πραγματικά περιστατικά και τις συνθήκες. Συχνά λαμβάνονται υπόψη παράγοντες όπως:

• Ο ρόλος και οι αρμοδιότητές σας
• Ο χρόνος που αφιερώνετε στην επιχείρηση
• Τα πρότυπα του κλάδου
• Τα έσοδα και η κερδοφορία
• Η εμπειρία, η εκπαίδευση και το επίπεδο δεξιοτήτων
• Το τι θα κέρδιζε ένας αντίστοιχος εργαζόμενος στην αγορά

Ένας πρακτικός τρόπος εκκίνησης είναι να ερευνήσετε συγκρίσιμους μισθούς για κάποιον που εκτελεί παρόμοια εργασία σε παρόμοια επιχείρηση. Στη συνέχεια, συγκρίνετε αυτό το ποσό με το εύρος της εργασίας που πραγματικά κάνετε για την εταιρεία.

Ένας μισθός που είναι υπερβολικά χαμηλός μπορεί να δημιουργήσει κίνδυνο ελέγχου. Ένας μισθός που είναι υπερβολικά υψηλός μπορεί να μειώσει το φορολογικό όφελος της εκλογής S corp. Το σωστό ποσό είναι εκείνο που μπορεί να υποστηριχθεί επαρκώς και να τεκμηριωθεί με στοιχεία.

Ως θέμα προγραμματισμού, πολλοί ιδιοκτήτες επανεξετάζουν τις υποθέσεις για τον μισθό τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο και τις αναθεωρούν όποτε τα έσοδα ή τα καθήκοντα της επιχείρησης αλλάζουν ουσιαστικά.

Βήμα 5: Εκτελείτε μισθοδοσία σε τακτικό πρόγραμμα

Αφού καθορίσετε την εύλογη αμοιβή, αρχίστε να πληρώνετε τον εαυτό σας μέσω μισθοδοσίας σε σταθερό πρόγραμμα.

Η IRS δεν απαιτεί συγκεκριμένη συχνότητα πληρωμής για κάθε ιδιοκτήτη S corp, αλλά συνηθισμένα προγράμματα περιλαμβάνουν:

• Εβδομαδιαία
• Δεκαπενθήμερη
• Δύο φορές τον μήνα
• Μηνιαία

Ένα σταθερό πρόγραμμα μισθοδοσίας βοηθά στον προγραμματισμό ταμειακών ροών, διατηρεί καθαρά τα αρχεία και μειώνει την πιθανότητα εκπλήξεων στο τέλος του έτους. Επίσης, διευκολύνει τον έγκαιρο υπολογισμό και την απόδοση των φόρων μισθοδοσίας.

Κάθε κύκλος μισθοδοσίας θα πρέπει να τεκμηριώνει:

• Ακαθάριστους μισθούς
• Παρακρατήσεις εργαζομένου
• Φόρους μισθοδοσίας εργοδότη
• Καθαρή πληρωμή
• Τυχόν παροχές ή κρατήσεις
• Ημερομηνία πληρωμής και περίοδο μισθοδοσίας που καλύπτεται

Κρατήστε αντίγραφα από εκκαθαριστικά μισθοδοσίας, αναφορές μισθοδοσίας, αποδείξεις καταθέσεων και φορολογικές υποβολές. Τα καλά αρχεία είναι απαραίτητα αν χρειαστεί ποτέ να συμφωνήσετε αριθμούς ή να απαντήσετε σε έλεγχο της IRS.

Βήμα 6: Πληρώστε εκτιμώμενους φόρους για τα pass-through κέρδη

Οι φόροι μισθοδοσίας εφαρμόζονται στους μισθούς, αλλά όχι σε κάθε δολάριο κέρδους που παράγει η S corp σας.

Το υπόλοιπο κέρδος συνήθως περνά σε εσάς και μπορεί να υπόκειται σε ομοσπονδιακό και κρατικό φόρο εισοδήματος. Ανάλογα με τη συνολική φορολογική σας κατάσταση, ενδέχεται να χρειαστεί να κάνετε τριμηνιαίες πληρωμές εκτιμώμενου φόρου για να αποφύγετε πρόστιμα για ανεπαρκή προκαταβολή.

Οι εκτιμώμενοι φόροι είναι ιδιαίτερα σημαντικοί όταν:

• Η επιχείρηση είναι κερδοφόρα
• Ο μισθός αντιπροσωπεύει μόνο μέρος του συνολικού σας εισοδήματος
• Δεν παρακρατείται αρκετός φόρος από άλλη πηγή εισοδήματος
• Αναμένετε σημαντική φορολογική υποχρέωση στο τέλος του έτους

Αν δεν είστε βέβαιοι αν χρειάζονται πληρωμές εκτιμώμενου φόρου, εξετάστε τη φορολογική σας δήλωση του προηγούμενου έτους και τις προβλέψεις κερδοφορίας για το τρέχον έτος. Πολλοί ιδιοκτήτες συνεργάζονται με CPA ή φοροτεχνικό για να υπολογίσουν το σωστό ποσό.

Βήμα 7: Υποβάλετε τις απαιτούμενες δηλώσεις τέλους έτους

Οι ιδιοκτήτες S corp συνήθως έχουν δύο βασικές ομοσπονδιακές υποχρεώσεις υποβολής στο τέλος του έτους:

1. Η S corporation υποβάλλει το Form 1120-S.
2. Κάθε ιδιοκτήτης λαμβάνει Schedule K-1 και δηλώνει το εισόδημα σε προσωπική δήλωση, συνήθως στο Form 1040.

Επιπλέον, ενδέχεται να απαιτούνται και δηλώσεις μισθοδοσίας κατά τη διάρκεια του έτους και στο τέλος του έτους.

Το ακριβές πακέτο υποβολών μπορεί να περιλαμβάνει φόρμες που σχετίζονται με ομοσπονδιακές καταθέσεις φόρων μισθοδοσίας, τριμηνιαία αναφορά μισθών και κρατικούς φόρους απασχόλησης. Οι φόρμες που χρειάζεστε εξαρτώνται από τη ρύθμιση της μισθοδοσίας σας, τον αριθμό των εργαζομένων και τις απαιτήσεις της πολιτείας σας.

Επειδή η δήλωση της S corp είναι ενημερωτική και η προσωπική δήλωση του ιδιοκτήτη είναι ξεχωριστή, η συνέπεια μεταξύ των αρχείων μισθοδοσίας, των λογιστικών βιβλίων και των φορολογικών δηλώσεων είναι κρίσιμη. Αν οι αριθμοί δεν ταιριάζουν, τα προβλήματα γίνονται πολύ πιο δύσκολα να ξεμπλεχτούν αργότερα.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

Πολλά ζητήματα συμμόρφωσης για S corp προκύπτουν από ένα μικρό σύνολο αποφεύξιμων λαθών.

1. Να πληρώνετε τον εαυτό σας μόνο με διανομές

Αυτό είναι ένα από τα μεγαλύτερα λάθη. Αν εργάζεστε ενεργά στην επιχείρηση, γενικά χρειάζεστε μισθούς μέσω μισθοδοσίας, όχι μόνο διανομές.

2. Να ορίζετε υπερβολικά χαμηλό μισθό

Αν ο μισθός είναι πολύ χαμηλός σε σχέση με την εργασία που προσφέρετε, η IRS μπορεί να επαναχαρακτηρίσει μέρος των διανομών ως μισθούς.

3. Να χάνετε προθεσμίες καταθέσεων ή υποβολών μισθοδοσίας

Τα πρόστιμα μισθοδοσίας μπορούν να αυξηθούν γρήγορα. Χρησιμοποιήστε υπενθυμίσεις, αυτοματοποίηση ή πλήρως διαχειριζόμενη μισθοδοσία για να παραμένετε εντός προθεσμιών.

4. Να αναμειγνύετε επαγγελματικά και προσωπικά κεφάλαια

Διατηρείτε ξεχωριστούς επαγγελματικούς λογαριασμούς και αποφεύγετε τις πρόχειρες μεταφορές χρημάτων. Τα καθαρά βιβλία κάνουν την προετοιμασία φόρων πολύ ευκολότερη.

5. Να ξεχνάτε τους κρατικούς φορολογικούς κανόνες

Οι απαιτήσεις για φόρους μισθοδοσίας και εισοδήματος διαφέρουν από πολιτεία σε πολιτεία. Η ομοσπονδιακή συμμόρφωση είναι μόνο ένα μέρος της εικόνας.

6. Να αγνοείτε την τήρηση βιβλίων μέχρι το τέλος του έτους

Αν περιμένετε μέχρι την περίοδο υποβολής φόρων για να οργανώσετε τα αρχεία, είναι πιο πιθανό να χάσετε εκπτώσεις, να ταξινομήσετε λάθος δαπάνες ή να δηλώσετε λανθασμένα έσοδα.

Πότε έχει νόημα μια S Corp

Η εκλογή S corp συχνά αξίζει να εξεταστεί όταν:

• Η επιχείρηση είναι ήδη κερδοφόρα
• Ο ιδιοκτήτης εκτελεί ουσιαστική και συνεχή εργασία στην επιχείρηση
• Το σχήμα μισθού/διανομών μπορεί να τεκμηριωθεί καθαρά
• Η επιχείρηση μπορεί να υποστηρίξει το πρόσθετο βάρος συμμόρφωσης

Μπορεί να είναι λιγότερο ελκυστική όταν η επιχείρηση είναι ακόμη μικρή, έχει ασταθείς ταμειακές ροές ή δεν παράγει αρκετό κέρδος ώστε να δικαιολογεί την πρόσθετη πολυπλοκότητα μισθοδοσίας και υποβολών.

Η φορολογική εξοικονόμηση πρέπει επίσης να σταθμίζεται έναντι του διοικητικού κόστους. Το λογισμικό μισθοδοσίας, η προετοιμασία φόρων και ο χρόνος συμμόρφωσης επηρεάζουν όλα την πραγματική αξία της εκλογής.

Πώς η Zenind εντάσσεται στη διαδικασία

Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες να ιδρύσουν LLCs και corporations στις Ηνωμένες Πολιτείες, κάτι που συχνά είναι το πρώτο βήμα πριν εξεταστεί μια εκλογή S corp.

Για πολλούς ιδρυτές, η πρακτική πορεία μοιάζει ως εξής:

1. Ιδρύστε σωστά την επιχείρηση.
2. Θέστε σε ισχύ τη λειτουργική δομή.
3. Επιλέξτε φορολόγηση S corp, αν ταιριάζει στην επιχείρηση.
4. Εκτελείτε μισθοδοσία και παραμένετε συνεπείς στις υποχρεώσεις υποβολής.

Το να ξεκινήσετε με τη σωστή νομική οντότητα κάνει την πλευρά της φορολογίας πιο εύκολη στη διαχείριση αργότερα. Αν χτίζετε τώρα μια επιχείρηση, η σωστή διαδικασία σύστασης μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και να αποτρέψει επιπλέον διορθωτικές εργασίες όταν θα είστε έτοιμοι να επιλέξετε πώς θα φορολογείται η επιχείρηση.

Τελικές σκέψεις

Η υποβολή φόρων ως S corp είναι διαχειρίσιμη όταν κατανοήσετε τη σειρά: ιδρύστε την επιχείρηση, κάντε την εκλογή, ρυθμίστε τη μισθοδοσία, πληρώστε έναν εύλογο μισθό, παρακολουθείτε τις διανομές, κάντε εκτιμώμενες πληρωμές και υποβάλετε τις σωστές ετήσιες δηλώσεις.

Το μεγαλύτερο λάθος είναι να προσπαθείτε να αντιμετωπίσετε μια S corp σαν παθητική δομή. Απαιτεί ενεργή μισθοδοσία και πειθαρχημένη τήρηση αρχείων. Σε αντάλλαγμα, μπορεί να προσφέρει ουσιαστική φορολογική εξοικονόμηση για κερδοφόρες επιχειρήσεις.

Αν σχεδιάζετε μια νέα εταιρεία ή αναδιαρθρώνετε μια υπάρχουσα, η Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να βάλετε τα θεμέλια της σύστασης, ώστε η φορολογική σας στρατηγική να ξεκινήσει από σταθερή βάση.