Как да подадете данъчна декларация като S корпорация: Практическо ръководство за самостоятелно управление

Подаването на данъци като S корпорация може да намали данъците върху самостоятелната заетост и да донесе значителни спестявания за подходящия собственик на бизнес. Компромисът е по-голяма сложност. В сравнение с едноличен търговец или еднолично LLC, облагано като пренебрегвано дружество, S корпорацията има повече детайли, повече формуляри и повече срокове.

Това не означава, че процесът трябва да е претоварващ. С правилна структура, ясна документация и дисциплиниран процес на заплати, много собственици могат уверено да управляват ежедневните данъчни задължения на S корпорация. Ключът е да се възприема S корпорацията едновременно като правна форма и като данъчна структура, основана на заплати.

Това ръководство обяснява целия процес по подаване на данъци като S корпорация, от първоначалния избор до формулярите в края на годината. То разглежда и най-важните понятия, включително разумно възнаграждение, данъци върху заплатите, прогнозни данъци и често срещани грешки при подаване.

С какво данъците на S корпорация се различават?

S корпорацията е транзитно дружество за целите на федералното облагане с доходи. Това означава, че самият бизнес по принцип не плаща федерален корпоративен данък на ниво дружество по същия начин, както C корпорацията. Вместо това бизнес доходът преминава към собствениците и се декларира в техните лични данъчни декларации.

Основното данъчно предимство идва от начина, по който се третира възнаграждението на собственика.

• Заплатите, изплащани на собственик-работник, подлежат на данъци върху заплатите.
• Разпределенията на печалба по принцип не подлежат на данък за самостоятелна заетост.
• Собственикът все пак трябва да плати данък върху дохода от преминалата печалба на бизнеса.

Тази структура може да намали общото задължение за данъци върху труда, когато бизнесът е достатъчно печеливш, за да поддържа разумна заплата плюс разпределения. Тя не е подходяща за всеки бизнес и не е идеална за бизнеси с малка или никаква печалба. Ползата обикновено е по-голяма, когато бизнесът има стабилен доход и активната роля на собственика оправдава възнаграждение през заплати.

Стъпка 1: Създайте правилното дружество или изберете данъчен статут S корпорация

Има два често срещани начина да работите като S корпорация за данъчни цели.

1. Учредете корпорация и изберете облагане като S корпорация.
2. Учредете LLC и изберете да бъде облагано като S корпорация.

За много малки бизнес собственици по-гъвкавият път е първо да учредят LLC и след това да подадат избор за S корпорация. LLC може да предложи простота и оперативна гъвкавост, а изборът за S корпорация може да помогне за намаляване на експозицията към данъци върху заплатите, когато бизнесът стане достатъчно печеливш.

Ако все още сте на етап учредяване, е полезно отрано да обмислите дългосрочната си данъчна и съответствена стратегия. Zenind подпомага предприемачи, които учредяват LLC и корпорации в Съединените щати, което може да улесни започването с правилната структура, преди да бъде подаден изборът за S корпорация към IRS.

За да изберете облагане като S корпорация, обикновено бизнесът подава IRS Form 2553. Изборът трябва да бъде подаден навреме и бизнесът трябва да отговаря на изискванията за допустимост на IRS. Тези изисквания обикновено включват ограничения върху броя и вида на акционерите и необходимост от допустима структура на собственост.

Ако изборът не бъде подаден правилно или се пропусне срокът, бизнесът може да не получи S corp третиране за планираната данъчна година.

Стъпка 2: Регистрирайте се за акаунти за заплати и данъци върху трудовите отношения

След като бизнесът започне да работи като S корпорация за данъчни цели, собственикът обикновено става служител на дружеството и трябва да получава заплата чрез payroll. Това създава задължения за данъци върху заплатите, които не съществуват по същия начин при едноличен търговец.

Може да се наложи да създадете или потвърдите акаунти за:

• Федерални данъци върху заплатите
• Щатски данък при удържане от заплата
• Щатски данък за безработица
• Федерален данък за безработица
• Всички местни акаунти за данъци върху трудовите отношения, които се прилагат във вашата юрисдикция

Точната настройка зависи от щата и системата за payroll, която използвате. Някои доставчици на payroll услуги обработват регистрацията и подаването на данъци като част от пълния пакет. Други само изчисляват заплатите и оставят подаването и плащането на вас.

Преди да стартирате payroll, уверете се, че знаете кои формуляри, вноски и тримесечни декларации ще трябва да подава вашият бизнес. Пропускането на срокове за payroll може бързо да доведе до санкции, така че това е област, в която внимателната настройка се отплаща.

Стъпка 3: Изберете система за payroll

Собствениците на S корпорации не трябва да третират payroll като второстепенна тема. Payroll е централен елемент на правилното данъчно третиране на S корпорация.

Можете да изчислявате payroll ръчно, но този подход рядко си струва риска или времето. Специализирана система за payroll обикновено е по-добрият избор, особено ако вземете предвид изчисляването на заплати, данъчни вноски, тримесечни декларации и формуляри в края на годината.

Повечето бизнеси избират между два основни модела payroll:

• Базов payroll, който изчислява заплатите и данъците, но оставя подаването и плащанията на вас.
• Пълно обслужване на payroll, което изчислява, подава и често плаща данъците от ваше име.

Пълното обслужване е по-скъпо, но може да намали риска от неспазване на изискванията и административната работа. За зает собственик този компромис често си заслужава.

При настройването на payroll бъдете готови да въведете информация като:

• Юридическо име на бизнеса и EIN
• Данни за собственика и служителите
• Честота на изплащане
• Щатски данъчни ставки и номера на акаунти
• Обезщетения и удръжки
• Банкова информация за директен депозит и данъчни плащания

След настройката преглеждайте внимателно всяко изплащане в началото. Малките грешки могат да се натрупат и да доведат до данъчни проблеми по-късно.

Стъпка 4: Определете разумно възнаграждение

Едно от най-важните правила при S корпорация е изискването за разумна заплата.

Ако работите в бизнеса, IRS очаква да си изплащате заплата, която отразява стойността на труда ви. Не можете просто да вземате цялата печалба като разпределения и напълно да избегнете данъци върху заплатите.

IRS не публикува една-единствена формула за разумно възнаграждение. Вместо това оценява фактите и обстоятелствата. Често се вземат предвид фактори като:

• Вашата роля и отговорности
• Времето, което отделяте за работа в бизнеса
• Стандарти в индустрията
• Приходи и рентабилност
• Опит, образование и ниво на умения
• Какво би получил сравним служител на пазара

Практичен начин да започнете е да проучите сравними възнаграждения за човек, който изпълнява сходна работа в подобен бизнес. След това сравнете това с обема работа, който реално вършите за дружеството.

Заплата, която е твърде ниска, може да създаде риск от ревизия. Заплата, която е необосновано висока, може да намали данъчната полза от избора на S корпорация. Правилната сума е тази, която може да бъде защитена и е подкрепена с доказателства.

Като планираща мярка много собственици преглеждат предположенията за заплатата поне веднъж годишно и ги актуализират винаги, когато приходите или задълженията им се променят съществено.

Стъпка 5: Изплащайте заплата по редовен график

След като определите разумно възнаграждение, започнете да си изплащате заплата чрез payroll по постоянен график.

IRS не изисква определена честота на плащане за всеки собственик на S корпорация, но често срещани графици са:

• Седмично
• На всеки две седмици
• Два пъти месечно
• Месечно

Редовният график за payroll помага за планиране на паричните потоци, поддържа ясни записи и намалява риска от изненади в края на годината. Той също така улеснява навременното изчисляване и внасяне на данъците върху заплатите.

Всяко изплащане трябва да документира:

• Брутно възнаграждение
• Удръжки за данъци на служителя
• Данъци върху заплатите за сметка на работодателя
• Нетно плащане
• Всички обезщетения или удръжки
• Дата на плащане и обхванат период

Съхранявайте копия от фишове за заплата, payroll отчети, потвърждения за вноски и данъчни декларации. Добрата документация е от съществено значение, ако някога трябва да сверявате числа или да отговаряте на запитване от IRS.

Стъпка 6: Плащайте прогнозни данъци върху преминаващия доход

Данъците върху заплатите се прилагат към заплатите, но не към всеки долар печалба, който вашата S корпорация генерира.

Останалата печалба обикновено преминава към вас и може да подлежи на федерален и щатски данък върху дохода. В зависимост от общото ви данъчно положение може да се наложи да правите тримесечни прогнозни данъчни плащания, за да избегнете санкции за недостатъчно платен данък.

Прогнозните данъци са особено важни, когато:

• Бизнесът е печеливш
• Заплатата е само част от общите ви доходи
• Нямате достатъчно удържан данък от друг източник на доход
• Очаквате голям данъчен дълг в края на годината

Ако не сте сигурни дали са необходими прогнозни плащания, прегледайте декларацията си за предходната година и прогнозите за печалбата за текущата година. Много собственици работят с CPA или данъчен специалист, за да определят правилната сума.

Стъпка 7: Подайте необходимите годишни данъчни декларации

Собствениците на S корпорации обикновено имат две основни федерални задължения за подаване в края на годината:

1. S корпорацията подава Form 1120-S.
2. Всеки собственик получава Schedule K-1 и отчита дохода в лична декларация, обикновено Form 1040.

Освен това може да се изискват и payroll декларации през годината и в края на годината.

Точният пакет за подаване може да включва формуляри, свързани с федерални данъчни вноски върху заплатите, тримесечно отчитане на заплати и щатски данъци върху трудовите отношения. Необходимите формуляри зависят от вашата payroll настройка, броя на служителите и изискванията на щата.

Тъй като декларацията на S корпорацията е информационна, а личната декларация на собственика е отделна, последователността между payroll записите, счетоводството и данъчните декларации е от критично значение. Ако числата не съвпадат, проблемите стават много по-трудни за разплитане по-късно.

Често срещани грешки, които да избягвате

Много проблеми със съответствието при S корпорация произтичат от малък набор лесно предотвратими грешки.

1. Да си изплащате само разпределения

Това е една от най-големите грешки. Ако активно работите в бизнеса, по принцип трябва да получавате заплата чрез payroll, а не само разпределения.

2. Да определите необосновано ниска заплата

Ако заплатата е твърде ниска спрямо работата, която извършвате, IRS може да прекласифицира част от разпределенията като заплати.

3. Да пропускате данъчни вноски или декларации за payroll

Санкциите за payroll могат бързо да се натрупат. Използвайте напомняния, автоматизация или пълно обслужване на payroll, за да останете в срок.

4. Да смесвате фирмени и лични средства

Поддържайте отделни бизнес сметки и избягвайте неформални трансфери. Чистото счетоводство значително улеснява данъчната подготовка.

5. Да забравяте щатските данъчни правила

Изискванията за щатски данъци върху payroll и доходите варират. Федералното спазване е само част от картината.

6. Да пренебрегвате счетоводството до края на годината

Ако чакате до данъчния сезон, за да организирате записите, е по-вероятно да пропуснете разходи, да класифицирате погрешно разходи или да отчетете неточно доходи.

Кога S корпорацията е подходяща

Изборът за S корпорация често си струва да бъде разгледан, когато:

• Бизнесът вече е печеливш
• Собственикът извършва значима текуща работа в бизнеса
• Разпределението между заплата и дивидент/разпределение може да бъде ясно документирано
• Бизнесът може да понесе допълнителната административна тежест

Може да е по-малко изгодна, когато бизнесът е все още малък, има непостоянен паричен поток или не генерира достатъчно печалба, за да оправдае допълнителната сложност на payroll и подаването.

Данъчните спестявания трябва също да се сравнят с административните разходи. Софтуерът за payroll, данъчната подготовка и времето за съответствие влияят върху реалната стойност на избора.

Как Zenind се вписва в процеса

Zenind помага на предприемачи да учредяват LLC и корпорации в Съединените щати, което често е първата стъпка преди да се обмисли избор за S корпорация.

За много основатели практичният път изглежда така:

1. Учредете бизнеса правилно.
2. Създайте оперативната структура.
3. Изберете облагане като S корпорация, ако това отговаря на бизнеса.
4. Управлявайте payroll и спазвайте задълженията за подаване.

Започването с правилното правно дружество прави данъчната страна по-лесна за управление по-късно. Ако изграждате бизнес сега, правилното учредяване може да ви спести време и да избегне допълнителна работа по корекции, когато сте готови да изберете как ще бъде облаган бизнесът.

Заключителни мисли

Подаването на данъци като S корпорация е управляемо, когато разбирате последователността: учредете бизнеса, направете избора, настройте payroll, изплащайте разумна заплата, следете разпределенията, правете прогнозни плащания и подавайте правилните годишни декларации.

Най-голямата грешка е да се опитвате да третирате S корпорацията като пасивна структура. Тя изисква активен payroll и дисциплинирано водене на записи. В замяна може да предложи значителни данъчни спестявания за печеливши бизнеси.

Ако планирате нова компания или преструктуриране на съществуваща, Zenind може да ви помогне да изградите основата на учредяването, така че данъчната ви стратегия да започне върху стабилна основа.