Hogyan kell adóbevallást készíteni S corporationként: gyakorlati útmutató saját kezűleg

Az S corporationként történő adózás csökkentheti az önfoglalkoztatási adókat, és a megfelelő vállalkozó számára jelentős megtakarítást eredményezhet. Az ár azonban a bonyolultság. Egy egyéni vállalkozáshoz vagy egyetlen tagú, figyelmen kívül hagyott entitásként adózó LLC-hez képest az S corp több mozgó elemet, több nyomtatványt és több határidőt jelent.

Ez azonban nem jelenti azt, hogy a folyamatnak túlterhelőnek kell lennie. A megfelelő felállással, rendezett nyilvántartásokkal és fegyelmezett bérszámfejtéssel sok tulajdonos magabiztosan kezelheti a napi S corp adózási feladatait. A kulcs az, hogy az S corpot egyszerre jogi struktúraként és bérszámfejtésen alapuló adózási struktúraként kezelje.

Ez az útmutató végigvezet az S corp adóbevallási folyamatán az induló választástól az év végi nyomtatványokig. Emellett elmagyarázza a legfontosabb fogalmakat is, beleértve a megfelelő javadalmazást, a béradót, az előlegfizetéseket és a gyakori benyújtási hibákat.

Miben különböznek az S corp adók?

Az S corporation szövetségi jövedelemadó szempontjából átfolyó entitás. Ez azt jelenti, hogy a vállalkozás maga általában nem fizet szövetségi társasági adót ugyanúgy, mint egy C corporation. Ehelyett a vállalkozás jövedelme átszáll a tulajdonosokra, és a személyes adóbevallásukban jelenik meg.

A fő adóelőny abból adódik, ahogyan a tulajdonosi jövedelmet kezelik.

• A tulajdonos-alkalmazottnak fizetett munkabér után bérjárulékot kell fizetni.
• Az osztalékszerű nyereségkifizetésekre általában nem vonatkozik önfoglalkoztatási adó.
• A tulajdonosnak ugyanakkor továbbra is jövedelemadót kell fizetnie az átfolyó üzleti nyereség után.

Ez a struktúra csökkentheti az összes foglalkoztatási adóterhet, ha a vállalkozás elég nyereséges ahhoz, hogy indokolt legyen a megfelelő fizetés és a kifizetések kombinációja. Nem minden vállalkozásnak megfelelő, és nem ideális az alacsony vagy nulla nyereségű cégek számára. Az előny jellemzően akkor erősebb, ha a vállalkozás bevétele stabil, és a tulajdonos aktív szerepe indokolja a bérszámfejtést.

1. lépés: A megfelelő jogi entitás létrehozása vagy az S corp adózási státusz választása

Két gyakori módja van annak, hogy adózási szempontból S corpként működjön egy vállalkozás.

1. Hozzon létre egy társaságot, majd válassza az S corp adózást.
2. Hozzon létre egy LLC-t, majd válassza az S corpként történő adózást.

Sok kisvállalkozó számára az a rugalmasabb út, ha először LLC-t alapít, majd később benyújtja az S corp választást. Az LLC egyszerűséget és működési rugalmasságot nyújthat, míg az S corp választás segíthet csökkenteni a béradó-kitettséget, amint a vállalkozás elég nyereséges lesz.

Ha még az alapítás szakaszában tart, érdemes már korán átgondolni a hosszú távú adózási és megfelelőségi stratégiát. Zenind támogatja az Egyesült Államokban LLC-t vagy társaságot alapító vállalkozókat, ami megkönnyítheti, hogy már az elején a megfelelő struktúrával induljon, mielőtt az IRS felé benyújtják az S corp választást.

Az S corp adózás választásához a vállalkozás általában benyújtja az IRS 2553-as űrlapot. A választást időben kell benyújtani, és a vállalkozásnak meg kell felelnie az IRS jogosultsági követelményeinek. Ezek a követelmények jellemzően a részvényesek számára és típusára vonatkozó korlátokat, valamint a megfelelő tulajdonosi struktúra meglétét foglalják magukban.

Ha a választást nem megfelelően nyújtják be, vagy elmulasztják a határidőt, előfordulhat, hogy a vállalkozás nem kapja meg az S corp kezelést a tervezett adóévre.

2. lépés: Bérszámfejtési és foglalkoztatási adószámlák beállítása

Miután a vállalkozás adózási szempontból S corpként működik, a tulajdonos általában a cég alkalmazottjává válik, és bérszámfejtésen keresztül kell fizetést kapnia. Ez olyan béradó-kötelezettségeket hoz létre, amelyek egyéni vállalkozás esetében nem ugyanígy merülnek fel.

Előfordulhat, hogy be kell állítani vagy ellenőrizni kell az alábbi számlákat:

• Szövetségi béradó
• Állami forrásadó
• Állami munkanélküli-járulék
• Szövetségi munkanélküli-járulék
• Minden helyi foglalkoztatási adószámla, amely az Ön joghatóságában alkalmazandó

A pontos beállítás az államtól és a használt bérszámfejtési rendszertől függ. Egyes bérszámfejtési szolgáltatók a regisztrációt és a bevallást is a teljes körű csomag részeként kezelik. Mások csak kiszámítják a bért, a benyújtást és a befizetést pedig Önre bízzák.

A bérszámfejtés elindítása előtt győződjön meg arról, hogy tudja, mely nyomtatványokat, befizetéseket és negyedéves bevallásokat kell benyújtania a vállalkozásnak. A bérszámfejtési határidők elmulasztása gyorsan bírságokhoz vezethet, ezért ezen a területen a gondos előkészítés különösen megtérül.

3. lépés: Válasszon bérszámfejtési rendszert

Az S corp tulajdonosoknak nem szabad mellékes kérdésként kezelniük a bérszámfejtést. A bérszámfejtés központi eleme a megfelelő S corp adókezelésnek.

A bérszámfejtést elvégezheti manuálisan is, de ez az út ritkán éri meg a kockázatot vagy az időráfordítást. Általában jobb választás egy dedikált bérszámfejtési rendszer, különösen, ha figyelembe vesszük a bérek kiszámítását, az adóbefizetéseket, a negyedéves bevallásokat és az év végi nyomtatványokat.

A legtöbb vállalkozás két fő bérszámfejtési modell közül választ:

• Az alap bérszámfejtés kiszámítja a béreket és az adókat, de a benyújtást és a befizetéseket Önre bízza.
• A teljes körű bérszámfejtés kiszámítja, benyújtja, és gyakran be is fizeti az adókat az Ön nevében.

A teljes körű szolgáltatás drágább, de csökkentheti a megfelelési kockázatot és az adminisztratív terheket. Egy elfoglalt tulajdonos számára ez a kompromisszum gyakran megéri.

A bérszámfejtés beállításakor készüljön fel az alábbi adatok megadására:

• A vállalkozás hivatalos neve és EIN-száma
• A tulajdonos és az alkalmazottak adatai
• Kifizetési gyakoriság
• Állami adómértékek és számlaszámok
• Juttatások és levonások
• Bankszámlaadatok közvetlen utaláshoz és adóbefizetésekhez

A beállítás után az első időszakban minden bérszámfejtést gondosan ellenőrizzen. A kisebb hibák később adózási jelentési problémákhoz vezethetnek.

4. lépés: Határozza meg a megfelelő javadalmazást

Az egyik legfontosabb S corp szabály a megfelelő fizetés követelménye.

Ha Ön dolgozik a vállalkozásban, az IRS elvárja, hogy olyan fizetést adjon magának, amely tükrözi a munkája értékét. Nem veheti ki egyszerűen az összes nyereséget kifizetésként, és nem kerülheti el teljesen a béradót.

Az IRS nem közöl egyetlen képletet a megfelelő javadalmazásra. Ehelyett a tényeket és körülményeket vizsgálja. A fontos szempontok gyakran a következők:

• Az Ön szerepe és felelősségi köre
• A vállalkozásban eltöltött idő
• Az iparági szokásos bérek
• Bevétel és jövedelmezőség
• Tapasztalat, végzettség és készségszint
• Mennyit keresne egy hasonló munkavállaló a piacon

Gyakorlati kiindulópontként érdemes olyan összehasonlítható béreket kutatni, amelyek hasonló munkát végző, hasonló vállalkozásban dolgozó személyekre jellemzők. Ezt követően hasonlítsa össze az eredményt azzal, hogy ténylegesen mennyi munkát végez a cégben.

A túl alacsony fizetés auditkockázatot jelenthet. A túl magas, indokolatlan fizetés viszont csökkentheti az S corp választás adóelőnyét. A megfelelő összeg az, amely kellően alátámasztott és védeni lehet.

Tervezési szempontból sok tulajdonos legalább évente egyszer felülvizsgálja a bérszintre vonatkozó feltételezéseket, és akkor is újraértékeli azokat, ha a bevétel vagy a feladatkör jelentősen változik.

5. lépés: Folyamatosan, rendszeresen fizesse magát bérszámfejtésen keresztül

Miután meghatározta a megfelelő javadalmazást, kezdje el magát rendszeres ütemezés szerint bérszámfejtésen keresztül fizetni.

Az IRS nem ír elő minden S corp tulajdonos számára egyetlen konkrét bérfizetési gyakoriságot, de a gyakori ütemezések a következők:

• Heti
• Kéthetente
• Havi két alkalommal
• Havi

A rendszeres bérfizetési ütemezés segít a cash flow tervezésében, tisztán tartja a nyilvántartásokat, és csökkenti az év végi meglepetések esélyét. Emellett megkönnyíti az adók időben történő kiszámítását és befizetését.

Minden bérfizetési ciklusnak dokumentálnia kell:

• Bruttó bért
• Munkavállalói adólevonásokat
• Munkáltatói bérjárulékokat
• Nettó kifizetést
• Minden juttatást vagy levonást
• A kifizetés dátumát és az érintett béridőszakot

Őrizze meg a bérjegyzékek, bérszámfejtési jelentések, befizetési visszaigazolások és adóbevallások másolatait. A jó nyilvántartás elengedhetetlen, ha később egyeztetni kell az adatokat, vagy ha az IRS megkeresést küld.

6. lépés: Fizesse meg az előlegadókat az átfolyó jövedelem után

A béradó a bérekre vonatkozik, de nem minden olyan dollárra, amelyet az S corp termel.

A fennmaradó nyereség általában Önre száll át, és szövetségi valamint állami jövedelemadó-kötelezettséget vonhat maga után. Az Ön teljes adóhelyzetétől függően előfordulhat, hogy negyedéves adóelőleget kell fizetnie az alulfizetési bírság elkerüléséhez.

Az előlegfizetés különösen fontos, ha:

• A vállalkozás nyereséges
• A fizetés csak a teljes jövedelmének egy része
• Más jövedelemforrásból nem vonnak le elegendő adót
• Jelentős év végi adófizetési kötelezettségre számít

Ha nem biztos benne, hogy szükség van-e előlegfizetésre, tekintse át az előző évi adóbevallását és az idei profit-előrejelzést. Sok tulajdonos CPA-val vagy adószakértővel dolgozik együtt a megfelelő összeg becsléséhez.

7. lépés: Nyújtsa be a szükséges év végi adóbevallásokat

Az S corp tulajdonosoknak általában két fő szövetségi benyújtási kötelezettségük van év végén:

1. Az S corporation benyújtja a 1120-S nyomtatványt.
2. Minden tulajdonos megkapja a K-1 mellékletet, és a jövedelmet a személyes bevallásán, általában a 1040-es nyomtatványon tünteti fel.

Ezen felül az év során és év végén bérszámfejtési bevallásokra is szükség lehet.

A pontos benyújtási csomag tartalmazhat a szövetségi béradó-befizetésekhez, a negyedéves bérjelentésekhez és az állami foglalkoztatási adókhoz kapcsolódó nyomtatványokat is. A szükséges űrlapok a bérszámfejtési rendszerétől, az alkalmazottak számától és az állami előírásoktól függenek.

Mivel az S corp bevallás tájékoztató jellegű, a tulajdonosi bevallás pedig személyes, kulcsfontosságú a bérszámfejtési nyilvántartások, a könyvelés és az adóbevallások összhangja. Ha a számok nem egyeznek, a problémák később sokkal nehezebben tisztázhatók.

Gyakori hibák, amelyeket érdemes elkerülni

Sok S corp megfelelési probléma néhány elkerülhető hibára vezethető vissza.

1. Csak kifizetéseket venni magának

Ez az egyik legnagyobb hiba. Ha aktívan dolgozik a vállalkozásban, általában bérszámfejtésen keresztül kell fizetést kapnia, nem csak kifizetéseket.

2. Indokolatlanul alacsony fizetés megállapítása

Ha a fizetés túl alacsony az Ön által végzett munkához képest, az IRS átminősítheti a kifizetések egy részét bérként.

3. A béradó-befizetések vagy bevallások elmulasztása

A bérszámfejtési bírságok gyorsan felhalmozódhatnak. Használjon emlékeztetőket, automatizálást vagy teljes körű bérszámfejtést, hogy tartsa a határidőket.

4. A vállalkozási és a személyes pénzeszközök keverése

Tartson külön vállalkozási számlákat, és kerülje a laza, rendszertelen átvezetések használatát. A rendezett könyvelés jelentősen megkönnyíti az adózási előkészítést.

5. Az állami adószabályok figyelmen kívül hagyása

Az állami bér- és jövedelemadó-kötelezettségek eltérnek. A szövetségi megfelelés csak a teljes kép egyik része.

6. A könyvelés év végéig történő halogatása

Ha megvárja az adószezont a nyilvántartások rendezésével, nagyobb az esélye annak, hogy elmulaszt költségeket, hibásan sorol be tételeket, vagy pontatlanul állapítja meg a bevételt.

Mikor érdemes S corpot választani?

Az S corp választás gyakran akkor éri meg fontolóra venni, ha:

• A vállalkozás már nyereséges
• A tulajdonos érdemi, folyamatos munkát végez a vállalkozásban
• A fizetés és kifizetés aránya egyértelműen dokumentálható
• A vállalkozás elbírja a plusz megfelelési terheket

Kevésbé lehet vonzó, ha a vállalkozás még kicsi, a cash flow ingadozó, vagy nem termel elég profitot ahhoz, hogy a bérszámfejtés és a benyújtási többletkomplexitás megérje.

Az adómegtakarítást a adminisztratív költségekkel is össze kell vetni. A bérszámfejtő szoftver, az adóbevallás elkészítésének díja és a megfelelésre fordított idő mind befolyásolják a választás valós értékét.

Hogyan illeszkedik ebbe a folyamatba a Zenind?

Zenind segíti a vállalkozókat LLC-k és társaságok alapításában az Egyesült Államokban, ami gyakran az első lépés az S corp választás előtt.

Sok alapító számára a gyakorlati út a következő:

1. Alapítsa meg megfelelően a vállalkozást.
2. Hozza létre a működési struktúrát.
3. Válassza az S corp adózást, ha az megfelel a vállalkozásnak.
4. Végezze a bérszámfejtést, és maradjon naprakész a benyújtási kötelezettségekkel.

A megfelelő jogi entitás kiválasztása megkönnyíti a későbbi adózási teendőket. Ha most épít vállalkozást, az alapítás helyes elvégzése időt takaríthat meg, és elkerülheti az utólagos javítási munkát, amikor már arról dönt, hogyan adózzon a cég.

Záró gondolatok

Az S corporationként történő adóbevallás kezelhető, ha ismeri a sorrendet: alapítsa meg a vállalkozást, tegye meg a választást, állítsa be a bérszámfejtést, fizessen megfelelő fizetést, kövesse nyomon a kifizetéseket, teljesítse az előlegfizetéseket, és nyújtsa be a megfelelő éves bevallásokat.

A legnagyobb hiba az, ha az S corpot passzív struktúraként próbálja kezelni. Aktív bérszámfejtést és fegyelmezett nyilvántartást igényel. Cserébe jelentős adómegtakarítást kínálhat a nyereséges vállalkozások számára.

Ha új céget alapít, vagy meglévő vállalkozását átszervezi, Zenind segíthet lefektetni az alapokat, hogy az adóstratégiája szilárd kiindulási pontról induljon.