Cara Memberhentikan Seorang Pejabat dalam Korporasi Delaware: Prosedur Dewan, Anggaran Dasar, dan Kepatuhan

Memberhentikan seorang pejabat dari korporasi Delaware adalah tindakan tata kelola perusahaan yang umum, tetapi tetap harus ditangani dengan hati-hati. Para pejabat mengelola operasional sehari-hari, melaksanakan arahan dewan direksi, dan sering menandatangani kontrak, dokumen perbankan, serta pengajuan kepatuhan. Ketika bisnis berubah arah, merestrukturisasi kepemimpinan, atau perlu menanggapi masalah kinerja atau hukum, dewan mungkin perlu memberhentikan seorang pejabat dan menunjuk pengganti.

Prosesnya biasanya cukup sederhana, tetapi langkah yang tepat bergantung pada Certificate of Incorporation, anggaran dasar perusahaan, persetujuan dewan, perjanjian kerja, dan setiap pengaturan ekuitas atau kompensasi yang terkait dengan peran pejabat tersebut. Karena itu, penting untuk memisahkan tindakan korporasi untuk memberhentikan seorang pejabat dari konsekuensi ketenagakerjaan atau kontraktual yang mungkin menyusul.

Panduan ini menjelaskan bagaimana pemberhentian pejabat biasanya berjalan dalam korporasi Delaware, dokumen apa yang perlu ditinjau, bagaimana tindakan dewan biasanya disetujui, dan langkah praktis apa yang harus dilakukan setelah keputusan diambil.

Apa yang Dilakukan Seorang Pejabat dalam Korporasi Delaware

Dalam korporasi Delaware, para pejabat bertanggung jawab mengelola operasional perusahaan di bawah kewenangan dewan direksi. Jabatan pejabat yang umum mencakup President, Chief Executive Officer, Chief Financial Officer, Secretary, dan Treasurer, meskipun korporasi dapat membuat peran pejabat lain sesuai kebutuhan.

Pejabat tidak sama dengan direktur. Direktur menetapkan kebijakan korporasi utama dan mengawasi manajemen. Pejabat menjalankan keputusan dewan dan menangani urusan operasional. Karena pejabat bertugas atas arahan dewan, dewan biasanya memiliki kewenangan untuk mengangkat dan memberhentikan mereka.

Mulai dari Dokumen Pengatur

Sebelum mengambil tindakan, tinjau dengan cermat dokumen pengatur korporasi:

• Certificate of Incorporation
• Anggaran dasar perusahaan
• Setiap perjanjian pemegang saham atau voting agreement yang dapat memengaruhi kendali
• Perjanjian kerja untuk pejabat tersebut
• Dokumen rencana insentif ekuitas, perjanjian opsi, atau perjanjian restricted stock

Anggaran dasar sering menjelaskan bagaimana pejabat diangkat, diberhentikan, dan diganti. Dalam banyak korporasi, anggaran dasar secara tegas memberi dewan kewenangan atas pengangkatan dan pemberhentian pejabat. Bahkan ketika anggaran dasar kurang spesifik, dewan umumnya tetap memegang kewenangan pengawasan atas posisi manajemen.

Anda juga harus memastikan apakah anggaran dasar menetapkan jumlah pejabat, jabatan yang harus ada, dan apakah ada peran pejabat yang harus selalu terisi. Beberapa perusahaan memerlukan jabatan tertentu untuk keperluan perbankan, pajak, atau kepatuhan, sementara yang lain dapat membiarkan suatu jabatan kosong sementara.

Tentukan Apakah Akan Menggunakan Rapat Dewan atau Persetujuan Tertulis

Dewan Delaware biasanya dapat bertindak melalui rapat atau persetujuan tertulis, tergantung pada dokumen pengatur korporasi dan Delaware General Corporation Law. Bagi banyak perusahaan, persetujuan tertulis adalah pilihan yang lebih cepat dan lebih rapi.

Rapat dewan

Rapat dewan mungkin lebih tepat ketika isu tersebut sensitif, diperdebatkan, atau kemungkinan memerlukan diskusi. Rapat harus dipanggil dan diberi pemberitahuan sesuai dengan anggaran dasar. Risalah rapat harus mencerminkan tindakan dewan.

Persetujuan tertulis

Persetujuan tertulis sering kali menjadi opsi paling sederhana ketika dewan sepakat. Para direktur menandatangani tindakan tertulis yang menyetujui pemberhentian dan, jika sesuai, pengangkatan pengganti. Ini menghindari penjadwalan rapat dan dapat diselesaikan dengan cepat.

Anggaran dasar atau certificate perusahaan harus diperiksa untuk menentukan apakah persetujuan tertulis harus bulat atau apakah persetujuan dengan mayoritas yang dipersyaratkan sudah cukup.

Siapkan Tindakan Dewan

Tindakan dewan harus spesifik dan lengkap. Biasanya perlu mencantumkan:

• Nama pejabat yang diberhentikan
• Tanggal efektif pemberhentian
• Apakah pemberhentian dilakukan dengan atau tanpa penunjukan pengganti
• Nama dan jabatan setiap pejabat baru yang diangkat
• Pejabat atau karyawan mana yang diberi wewenang untuk melakukan langkah lanjutan

Jika pengganti akan diangkat, tindakan dewan dapat mencakup pengangkatan tersebut pada saat yang sama. Jika perusahaan ingin menunggu, dewan dapat memberhentikan pejabat terlebih dahulu dan mengangkat pengganti kemudian.

Tindakan tersebut harus disimpan dalam catatan perusahaan bersama risalah atau persetujuan tertulis dewan. Ini adalah catatan korporasi internal dan tidak diajukan ke Delaware Division of Corporations.

Tangani Masalah Ketenagakerjaan dan Kontrak Secara Terpisah

Memberhentikan seseorang sebagai pejabat tidak otomatis menyelesaikan urusan ketenagakerjaan atau kontrak. Orang tersebut juga bisa menjadi karyawan, konsultan, pendiri, atau penyedia jasa berdasarkan perjanjian terpisah. Dokumen-dokumen itu mungkin mensyaratkan pemberitahuan, pesangon, penetapan sebab, masa perbaikan, atau prosedur lain.

Tinjau dengan cermat untuk:

• Ketentuan pemutusan hubungan kerja
• Kewajiban pesangon
• Klausul change-in-control
• Kewajiban noncompetition, nonsolicitation, dan kerahasiaan
• Percepatan vesting ekuitas atau hak pembelian kembali
• Hak atas bonus atau komisi
• Persyaratan persetujuan dewan atau pemegang saham untuk perubahan kompensasi

Jika pejabat tersebut menerima stock options, restricted stock, atau penghargaan ekuitas lainnya, rencana dan dokumen pemberiannya dapat menentukan apa yang terjadi saat pemutusan. Hasilnya dapat berbeda tergantung apakah pemutusan dilakukan karena cause, tanpa cause, secara sukarela, atau karena kematian, cacat, atau peristiwa lain.

Jika ragu, tindakan korporasi dan konsekuensi ketenagakerjaan atau ekuitas harus diperlakukan sebagai analisis yang terpisah. Dewan dapat memberhentikan seseorang dari jabatan pejabat sambil tetap perlu mengikuti prosedur kontraktual untuk mengakhiri hubungan kerja atau mengubah kompensasi.

Beri Pemberitahuan kepada Pejabat dan Perbarui Catatan Internal

Setelah dewan bertindak, perusahaan harus memberi pemberitahuan kepada pejabat tersebut sesuai dengan anggaran dasar, perjanjian kerja, dan prosedur SDM internal apa pun. Jika orang tersebut tetap menjadi karyawan dalam kapasitas lain, pemberitahuan harus dirumuskan dengan hati-hati agar secara jelas menjelaskan perubahan jabatan dan kewenangan.

Catatan internal juga harus diperbarui, termasuk:

• Buku risalah perusahaan
• Daftar pejabat
• Kartu tanda tangan bank
• Matriks otoritas internal
• Sistem akuntansi dan penggajian
• Kalender kepatuhan dan tanggung jawab pelaporan
• Profil biografi di situs web, jika berlaku

Jika pejabat tersebut memiliki akses ke sistem perusahaan, perusahaan harus meninjau hak akses, termasuk email, perbankan, akuntansi, dan layanan cloud.

Perbarui Otorisasi Perbankan dan Pihak Ketiga

Perubahan pejabat dapat menimbulkan masalah praktis jika bank dan vendor tidak segera diberi tahu. Jika pejabat yang diberhentikan memiliki wewenang untuk menandatangani cek, membuka rekening, menyetujui wire transfer, atau mengelola merchant services, izin tersebut harus diperbarui segera.

Perusahaan mungkin perlu menyediakan:

• Resolusi dewan
• Salinan tersertifikasi dari persetujuan tertulis atau risalah rapat
• Incumbency certificate yang diperbarui
• Identifikasi untuk pejabat baru

Pihak ketiga mungkin memerlukan formulir mereka sendiri sebelum mereka mengakui penandatangan baru. Jika pejabat tersebut menangani akun pajak, penggajian, asuransi, atau lisensi, akun-akun tersebut juga harus ditinjau untuk diperbarui.

Jangan Lupakan Informasi Laporan Tahunan Delaware

Korporasi Delaware tidak mengajukan perubahan pejabat langsung ke negara bagian sebagai bagian dari proses pemberhentian. Namun, korporasi Delaware harus mengajukan annual report dan membayar franchise tax yang terkait.

Annual report biasanya mencakup informasi direktur saat ini dan setidaknya satu pejabat. Artinya, perusahaan harus memastikan catatannya diperbarui jauh sebelum annual report disiapkan.

Meskipun pemberhentian itu sendiri merupakan tindakan korporasi internal, pelaporan tahunan perusahaan tetap harus mencerminkan informasi kepemimpinan yang terbaru.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Pemberhentian pejabat sering menjadi rumit ketika perusahaan terburu-buru menjalankan prosesnya. Kesalahan umum meliputi:

• Gagal meninjau anggaran dasar terlebih dahulu
• Menganggap pemberhentian juga mengakhiri semua kewajiban ketenagakerjaan
• Lupa menunjuk pengganti ketika diperlukan
• Tidak mendokumentasikan tindakan dewan dengan benar
• Menunda pembaruan catatan bank dan vendor
• Mengabaikan hak atas ekuitas atau pesangon
• Gagal menyimpan persetujuan tertulis dan risalah dalam catatan korporasi

Proses yang rapi melindungi perusahaan dan dewan dengan menciptakan jejak dokumentasi yang jelas.

Daftar Periksa Praktis untuk Memberhentikan Seorang Pejabat

Gunakan daftar periksa ini sebagai alur kerja dasar:

1. Tinjau Certificate of Incorporation dan anggaran dasar.
2. Pastikan siapa yang berwenang memberhentikan dan mengangkat pejabat.
3. Periksa apakah tindakan dewan akan dilakukan melalui rapat atau persetujuan tertulis.
4. Tinjau dokumen ketenagakerjaan, ekuitas, dan kontrak.
5. Setujui pemberhentian dan penggantian apa pun melalui tindakan korporasi yang tepat.
6. Beri pemberitahuan kepada pejabat sesuai prosedur perusahaan.
7. Perbarui catatan internal, kewenangan bank, dan akun pihak ketiga.
8. Simpan seluruh dokumentasi dalam buku catatan korporasi.
9. Pastikan annual report perusahaan dan catatan kepemimpinan internal sudah mutakhir.

Kapan Perlu Mencari Dukungan Hukum atau Kepatuhan Korporasi

Meskipun pemberhentian pejabat sering kali rutin, proses ini bisa menjadi lebih rumit ketika pejabat tersebut juga merupakan pendiri, investor utama, karyawan, atau anggota dewan. Perhatian tambahan mungkin diperlukan ketika perusahaan menghadapi perselisihan, ancaman klaim, perjanjian pembatasan, atau pengaturan ekuitas yang kompleks.

Sebaiknya juga mencari dukungan ketika dokumen korporasi perusahaan sudah usang, tidak lengkap, atau tidak konsisten. Proses yang jelas dan terdokumentasi mengurangi risiko konflik internal dan membantu perusahaan mempertahankan kepatuhan.

Bagi korporasi Delaware, administrasi korporasi yang baik itu penting. Anggaran dasar yang dirancang dengan baik, catatan yang akurat, dan tindakan dewan yang dieksekusi dengan benar dapat membuat transisi kepemimpinan jauh lebih mudah dikelola.

Poin Utama

Memberhentikan seorang pejabat dalam korporasi Delaware biasanya merupakan tindakan tingkat dewan yang dipandu oleh anggaran dasar perusahaan dan dokumen pengatur lainnya. Keputusan korporasi itu sendiri sering kali sederhana, tetapi tugas terkait ketenagakerjaan, ekuitas, perbankan, dan kepatuhan memerlukan perhatian cermat.

Jika ditangani dengan benar, korporasi dapat melakukan perubahan kepemimpinan secara efisien sambil menjaga catatan yang kuat dan tetap selaras dengan persyaratan korporasi Delaware.