Como remover um diretor em uma Delaware corporation: procedimento do conselho, bylaws e conformidade

Remover um diretor de uma Delaware corporation é uma ação rotineira de governança corporativa, mas ainda assim precisa ser tratada com cuidado. Os diretores executivos administram as operações do dia a dia, implementam as diretrizes do conselho e, muitas vezes, assinam contratos, documentos bancários e registros de conformidade. Quando uma empresa muda de direção, reestrutura a liderança ou precisa lidar com questões de desempenho ou jurídicas, o conselho pode precisar remover um diretor e nomear um substituto.

O processo geralmente é simples, mas as etapas exatas dependem do Certificate of Incorporation da corporação, dos bylaws, das aprovações do conselho, dos contratos de trabalho e de quaisquer acordos de participação acionária ou remuneração vinculados à função do diretor. Por isso, é importante separar o ato corporativo de remover um diretor das consequências trabalhistas ou contratuais que possam surgir depois.

Este guia explica como a remoção de diretores normalmente funciona em uma Delaware corporation, quais documentos revisar, como a ação do conselho costuma ser aprovada e quais etapas práticas devem ser seguidas após a decisão.

O que um diretor faz em uma Delaware corporation

Em uma Delaware corporation, os diretores são responsáveis por administrar as operações da empresa sob a autoridade do conselho de administração. Os cargos comuns de direção incluem Presidente, Chief Executive Officer, Chief Financial Officer, Secretário e Tesoureiro, embora a corporação possa criar outras funções de direção conforme necessário.

Diretores não são o mesmo que conselheiros. Os conselheiros definem as principais políticas corporativas e supervisionam a gestão. Os diretores executam as decisões do conselho e cuidam de assuntos operacionais. Como os diretores atuam sob a direção do conselho, normalmente o conselho tem autoridade para nomeá-los e removê-los.

Comece pelos documentos de governança

Antes de tomar qualquer medida, revise cuidadosamente os documentos de governança da corporação:

• Certificate of Incorporation
• Bylaws
• Quaisquer acordos de acionistas ou acordos de voto que possam afetar o controle
• Contratos de trabalho do diretor
• Documentos de planos de incentivo em equity, acordos de opções ou acordos de restricted stock

Os bylaws geralmente descrevem como os diretores são nomeados, removidos e substituídos. Em muitas corporações, os bylaws concedem expressamente ao conselho autoridade sobre nomeações e remoções de diretores. Mesmo quando os bylaws são menos específicos, o conselho geralmente mantém a autoridade de supervisão sobre cargos de gestão.

Você também deve confirmar se os bylaws especificam o número de diretores, os títulos que devem existir e se algum cargo de direção precisa estar preenchido em todos os momentos. Algumas empresas precisam de um cargo específico por motivos bancários, fiscais ou de conformidade, enquanto outras podem deixar uma função vaga temporariamente.

Decida se será usada reunião do conselho ou consentimento por escrito

Um conselho de Delaware normalmente pode agir em reunião ou por consentimento por escrito, dependendo dos documentos de governança da corporação e do Delaware General Corporation Law. Para muitas empresas, o consentimento por escrito é o caminho mais rápido e simples.

Reunião do conselho

Uma reunião do conselho pode ser preferível quando o tema é sensível, contestado ou provavelmente exigirá discussão. A reunião deve ser convocada e notificada de acordo com os bylaws. As atas devem registrar a ação do conselho.

Consentimento por escrito

O consentimento por escrito costuma ser a opção mais simples quando o conselho está alinhado. Os conselheiros assinam uma deliberação por escrito aprovando a remoção e, se apropriado, a nomeação de um sucessor. Isso evita agendar uma reunião e pode ser concluído rapidamente.

Os bylaws ou o certificate da corporação devem ser verificados para determinar se o consentimento por escrito precisa ser unânime ou se a aprovação pela maioria exigida é suficiente.

Prepare a deliberação do conselho

A deliberação do conselho deve ser específica e completa. Em geral, ela deve indicar:

• O nome do diretor que está sendo removido
• A data de vigência da remoção
• Se a remoção ocorrerá com ou sem nomeação de substituto
• O nome e o cargo de qualquer novo diretor que esteja sendo nomeado
• Quais diretores ou empregados estão autorizados a executar as etapas subsequentes

Se um substituto estiver sendo nomeado, a deliberação do conselho pode incluir a nomeação ao mesmo tempo. Se a empresa quiser aguardar, o conselho pode remover o diretor primeiro e nomear um sucessor depois.

A deliberação deve ser mantida nos registros da empresa, junto às atas ou aos consentimentos por escrito do conselho. Trata-se de um registro corporativo interno e não é apresentado ao Delaware Division of Corporations.

Trate separadamente as questões trabalhistas e contratuais

Remover alguém do cargo de diretor não resolve automaticamente questões de emprego ou contrato. O diretor também pode ser empregado, consultor, fundador ou prestador de serviços sob acordos separados. Esses documentos podem exigir aviso prévio, indenização, constatações de justa causa, períodos de cura ou outros procedimentos.

Revise com atenção:

• Cláusulas de rescisão de contrato de trabalho
• Obrigações de indenização rescisória
• Cláusulas de mudança de controle
• Obrigações de não concorrência, não solicitação e confidencialidade
• Vesting acelerado de equity ou direitos de recompra
• Direitos a bônus ou comissões
• Requisitos de aprovação do conselho ou dos acionistas para alterações de remuneração

Se o diretor recebeu opções de ações, restricted stock ou outros prêmios em equity, o plano e os documentos de concessão podem definir o que acontece em caso de desligamento. O resultado pode variar dependendo de a rescisão ser por justa causa, sem justa causa, voluntária ou em razão de morte, incapacidade ou outro evento.

Em caso de dúvida, a ação corporativa e as consequências trabalhistas ou de equity devem ser tratadas como análises separadas. O conselho pode remover um diretor do cargo e, ainda assim, precisar seguir procedimentos contratuais para encerrar o vínculo empregatício ou alterar a remuneração.

Notifique o diretor e atualize os registros internos

Depois que o conselho agir, a empresa deve notificar o diretor de acordo com os bylaws, o contrato de trabalho e quaisquer procedimentos internos de RH. Se a pessoa continuar como empregada em outra função, o aviso deve ser redigido com cuidado para descrever claramente a mudança de cargo e autoridade.

Os registros internos também devem ser atualizados, incluindo:

• Livro de atas da corporação
• Lista de diretores e executivos
• Cartões de assinatura bancária
• Matrizes internas de autoridade
• Sistemas de contabilidade e folha de pagamento
• Calendários de conformidade e responsabilidades de filing
• Biografias no site, se aplicável

Se o diretor tinha acesso aos sistemas da empresa, a empresa deve revisar os direitos de acesso, incluindo e-mail, banco, contabilidade e serviços em nuvem.

Atualize autorizações bancárias e de terceiros

Alterações na diretoria podem causar problemas práticos se bancos e fornecedores não forem informados prontamente. Se o diretor removido tinha autoridade para assinar cheques, abrir contas, aprovar transferências ou gerenciar serviços de adquirência, essas permissões devem ser atualizadas imediatamente.

A empresa pode precisar fornecer:

• Uma resolução do conselho
• Uma cópia certificada do consentimento por escrito ou das atas da reunião
• Um incumbency certificate atualizado
• Identificação do novo diretor

Terceiros podem exigir seus próprios formulários antes de reconhecer um novo signatário. Se o diretor administrava contas fiscais, de folha de pagamento, seguro ou licenças, essas contas também devem ser revisadas para atualização.

Não se esqueça das informações do annual report de Delaware

Uma Delaware corporation não informa diretamente ao estado as alterações de diretores como parte do processo de remoção. No entanto, as Delaware corporations devem apresentar um annual report e pagar o franchise tax correspondente.

O annual report normalmente inclui informações atuais dos conselheiros e pelo menos um diretor. Isso significa que a corporação deve garantir que seus registros estejam atualizados bem antes da preparação do annual report.

Embora a remoção em si seja uma ação corporativa interna, o relatório anual da empresa ainda deve refletir as informações atuais de liderança.

Erros comuns a evitar

A remoção de diretores frequentemente se complica quando a empresa apressa o processo. Erros comuns incluem:

• Não revisar primeiro os bylaws
• Assumir que a remoção também encerra todas as obrigações trabalhistas
• Esquecer de nomear um substituto quando isso é necessário
• Não documentar corretamente a ação do conselho
• Atrasar a atualização dos registros bancários e de fornecedores
• Ignorar direitos de equity ou indenização rescisória
• Não preservar consentimentos por escrito e atas nos registros corporativos

Um processo bem organizado protege tanto a empresa quanto o conselho, criando uma trilha documental clara.

Lista prática para remover um diretor

Use esta lista como fluxo básico de trabalho:

1. Revise o Certificate of Incorporation e os bylaws.
2. Confirme quem tem autoridade para remover e nomear diretores.
3. Verifique se a ação do conselho será tomada em reunião ou por consentimento por escrito.
4. Revise documentos de trabalho, equity e contratos.
5. Aprove a remoção e qualquer substituição por meio de ação corporativa adequada.
6. Notifique o diretor de acordo com os procedimentos da empresa.
7. Atualize registros internos, autorizações bancárias e contas de terceiros.
8. Preserve toda a documentação no livro de registros corporativos.
9. Confirme que o annual report e os registros internos de liderança estão atualizados.

Quando buscar suporte jurídico ou de conformidade corporativa

Embora a remoção de diretores seja muitas vezes rotineira, ela pode se tornar mais complexa quando o diretor também é fundador, investidor relevante, empregado ou membro do conselho. Pode ser necessário cuidado adicional quando a empresa está lidando com disputas, ameaças de ação judicial, cláusulas restritivas ou estruturas complexas de equity.

Também é prudente buscar apoio quando os documentos da corporação estiverem desatualizados, incompletos ou inconsistentes. Um processo claro e documentado reduz o risco de conflitos internos e ajuda a empresa a manter a conformidade.

Para Delaware corporations, uma boa organização societária faz diferença. Bylaws bem elaborados, registros precisos e deliberações do conselho corretamente executadas podem tornar as transições de liderança muito mais fáceis de administrar.

Principais conclusões

Remover um diretor em uma Delaware corporation é geralmente uma ação do conselho orientada pelos bylaws da empresa e por outros documentos de governança. A decisão corporativa em si costuma ser simples, mas as tarefas relacionadas de emprego, equity, banco e conformidade exigem atenção cuidadosa.

Quando feito corretamente, a corporação pode realizar mudanças de liderança com eficiência, mantendo registros sólidos e permanecendo alinhada aos requisitos corporativos de Delaware.