Әрбір стартап пен шағын бизнеске қажет 20 негізгі құрал

Бизнес бастау тек дұрыс атауды таңдаудан, қажетті құжаттарды тапсырудан және алғашқы клиентті табудан тұрмайды. Бұл сонымен бірге тәртіпті сақтауға, анық қарым-қатынас орнатуға, төлемді уақытында алуға және өскен сайын дұрыс шешім қабылдауға көмектесетін қарапайым операциялық жүйе құру деген сөз.

Көптеген құрылтайшылар үшін ең қиыны құрал табу емес. Ең қиыны - дұрыс құралды таңдау. Нарық толы, функциялар бір-біріне ұқсас, ал әсерлі көрінгенімен нақты мәселені шешпейтін бағдарламалық жасақтамаға ақша жұмсау оңай. Ең тиімді жинақ әдетте ықшам, сенімді және бизнестің күнделікті жұмысына бейімделген болады.

Төменде әрбір стартап пен шағын бизнес ескеруі тиіс 20 негізгі құралға арналған практикалық нұсқаулық берілген. Мақсат бәрін бірден сатып алу емес. Мақсат - бизнестің құрылуын, күнделікті жұмысын және ұзақ мерзімді өсуін қажетсіз күрделілік қоспай қолдайтын жүйе құру.

Дұрыс құралдарды қалай таңдау керек

Жүйеңізге жаңа бағдарламаны қоспас бұрын, мына төрт сұрақты қойыңыз:

• Бұл құрал нақты кедергіні шешіп тұр ма?
• Ол уақыт үнемдей ме, қателікті азайта ма, әлде ақшалай ағымды жақсарта ма?
• Ол сіз қазір қолданып жүрген басқа жүйелермен біріге ме?
• Команда оны тез үйреніп, тұрақты қолдана ала ма?

Жақсы құрал тек әдемі көрініп қана қоймайды. Ол бизнесті жүргізуді жеңілдетуі керек.

1. Бухгалтерлік бағдарлама

Әрбір бизнеске кіріс, шығыс, пайда және салық міндеттемелері туралы анық көрініс қажет. Бухгалтерлік бағдарлама ең маңызды сандарды бақылауға көмектеседі және жақсырақ шешім қабылдауға негіз болады.

Мынадай функцияларға назар аударыңыз:

• Кіріс пен шығысты санаттарға бөлу
• Банк операцияларын автоматты синхрондау
• Қаржылық есептер
• Салық есептілігіне қолдау
• Бухгалтерлер немесе серіктестер үшін көп пайдаланушы қолжетімділігі

Кең таралған бухгалтерлік құралдарға QuickBooks Online, Xero және Wave жатады. Нақты таңдаудан гөрі, шынымен қолданып жүретін жүйенің болуы маңыздырақ.

2. Шот-фактура жасау бағдарламасы

Егер сіз жұмыс аяқталғаннан кейін клиентке шот ұсынсаңыз, шот-фактура жасау бағдарламасы өте қажет. Ол кәсіби шоттар жіберуге, төлем мәртебесін қадағалауға және төлемнің кешігу қаупін азайтуға көмектеседі.

Жақсы шот-фактура жүйесі мыналарға мүмкіндік беруі керек:

• Брендтелген шоттарды жылдам жасау
• Төлем шарттары мен мерзімдерін орнату
• Еске салғыштарды автоматтандыру
• Сандық төлем қабылдау
• Қандай шоттардың ашық тұрғанын бірден көру

Қызмет көрсететін бизнестер үшін шот-фактура бағдарламасы ақшалай ағымды айтарлықтай жақсартып, қосымша бақылау уақытын азайта алады.

3. Шығындарды бақылау құралдары

Кішкентай шығындар тез жиналып қалады, әсіресе құрылтайшылар бизнес шығындарын жеке картамен төлесе. Шығындарды бақылау құралдары түбіртектерді тіркеуге, өтемақыларды реттеуге және есеп кітаптарын дәл ұстауға көмектеседі.

Бұл құралдар әсіресе мына жағдайларда пайдалы:

• Іссапар мен жүріс-тұрысты бақылау
• Түбіртек түсіру
• Өтемақылар
• Сатып алуларды жоба немесе бөлім бойынша санаттау

Шығындарды бақылау тұрақты болғанда, бухгалтерия жеңілдейді және қаржылық есептер сенімдірек болады.

4. Бизнес-банк және төлемді өңдеу

Арнайы бизнес-банк шоты және сенімді төлем өңдеу жүйесі кез келген стартап үшін негізгі құралдар болып табылады. Олар бизнес пен жеке қаржыны бөлуге, салыстыруды жеңілдетуге және жұмысыңызды кәсібирек көрсетуге көмектеседі.

Негізгі артықшылықтары:

• Таза есеп жүргізу
• Жылдамырақ түсімдер
• Салық есептілігін жеңілдету
• Клиенттерге ыңғайлы төлем тәсілдері

Егер сіз онлайн сатсаңыз немесе офлайн картамен төлем қабылдасаңыз, сату арнаңызды қолдайтын және шот-фактура немесе бухгалтерлік жүйемен бірігетін төлем өңдегішін таңдаңыз.

5. Еңбекақы бағдарламасы

Қызметкер жалдағаннан кейін немесе мердігерлерге тұрақты төлем жасай бастағанда, еңбекақыны қолмен басқару тым күрделі болады. Еңбекақы бағдарламасы адамдарға дәл төлеуге және салық есептері мен жалақы жазбаларын бақылауда ұстауға көмектеседі.

Пайдалы функциялар:

• Тікелей депозит
• Салықты автоматты есептеу
• Жыл соңындағы формалар
• Мердігерлерге төлем жасау
• Жәрдемақы басқаруын қолдау

Тіпті шағын топтардың өзі автоматтандырылған еңбекақыдан пайда көреді, өйткені ол әкімшілік қателерді азайтып, бағалы уақытты үнемдейді.

6. Өнімділік пакеті

Әрбір стартапқа электрондық пошта, күнтізбе, құжаттар, кестелер және жиналыстар үшін орталық орын қажет. Өнімділік пакеті командаңызды байланыстырып, бөлек қолданбалар арасында ауысу қолайсыздығын азайтады.

Кең таралған қолданулар:

• Ішкі байланыс
• Ортақ күнтізбелер
• Құжаттармен бірлесіп жұмыс істеу
• Бұлтта файлдарды өңдеу
• Виртуалды жиналыстар

Google Workspace немесе Microsoft 365 қолдансаңыз да, құндылық күнделікті жұмысты бір реттелген ортада ұстаудан келеді.

7. Құпиясөз менеджері

Қауіпсіздік шағын командалар үшін де міндетті. Құпиясөз менеджері тіркелгі деректерін қауіпсіз сақтауға, мықты құпиясөздер жасауға және құпия ақпаратты ашпай қолжетімділікті бөлісуге көмектеседі.

Бұл құрал әсіресе мына жағдайларда маңызды:

• Команда кірулері
• Клиент есептері
• Қаржылық платформалар
• Маркетинг есептері
• Веб-сайттар мен домендерге әкімші қолжетімділігі

Көптеген қауіпсіздік бұзушылықтары әлсіз немесе қайталанған құпиясөздерден басталады. Құпиясөз менеджері - әсері үлкен қарапайым жаңарту.

8. Бұлтты сақтау және сақтық көшірме

Файлдар жоғалады, ноутбуктар істен шығады, адам қателігі болады. Бұлтты сақтау және сақтық көшірме құралдары құжаттарыңызды, келісімшарттарыңызды, брендтік материалдарыңызды және операциялық файлдарыңызды қорғайды.

Мынадай мүмкіндіктерге назар аударыңыз:

• Ортақ қалталар
• Қолжетімділік рұқсаттары
• Файл нұсқаларының тарихы
• Автоматты резервтік көшіру
• Мобильді қолжетімділік

Дұрыс сақтау жүйесі құрылғы жоғалса немесе файл қате өшірілсе де, бизнесіңіздің жұмысын жалғастыруға көмектеседі.

9. Клиентпен қарым-қатынасты басқару бағдарламасы

CRM сізге көшбасшыларды, клиенттерді, сөйлесулерді және келесі қадамдарды бір жерден бақылауға көмектеседі. Көптеген бизнес үшін ол сату және клиентті басқарудың негізгі орталығына айналады.

Жақсы CRM мыналарға көмектесе алады:

• Байланыстарды реттеу
• Сату воронкасын қадағалау
• Байланыс тарихын жазу
• Қайта байланыс уақытын жоспарлау
• Түсімді болжау

Егер сіз көшбасшыларды бақылауды жоғалтып жүрсеңіз, қайта байланыстарды ұмытып кетсеңіз немесе клиенттерді кестелер арқылы басқарып жүрсеңіз, CRM бірден тәртіп орната алады.

10. Электрондық пошта маркетингі платформасы

Электрондық пошта көшбасшыларды тәрбиелеудің және клиенттерді сақтап қалудың ең тиімді тәсілдерінің бірі болып қала береді. Электрондық пошта маркетингі платформасы тізімдер құруға, науқандар жіберуге және кейінгі әрекеттерді автоматтандыруға көмектеседі.

Пайдалы мүмкіндіктер:

• Хаттар дайындау
• Аудиторияны сегменттеу
• Автоматтандыру сценарийлері
• Лид жинау формалары
• Нәтижелер туралы есептер

Стартаптар үшін электрондық пошта көбіне алғашқы қайталанатын маркетинг қозғалтқышы болады. Оны ерте орнатуға тұрарлық.

11. Әлеуметтік желіге жоспарлау құралы

Егер аудиторияңыз әлеуметтік желіде уақыт өткізсе, тұрақтылық кездейсоқ белсенділіктен маңыздырақ. Жоспарлау құралы контентті алдын ала дайындауға, тұрақты ырғақты сақтауға және не тиімді екенін өлшеуге көмектеседі.

Бұл құралдар мына жағдайларда пайдалы:

• Посттарды алдын ала жоспарлау
• Контент күнтізбесін сақтау
• Контентті платформалар бойынша қайта пайдалану
• Қатысу деңгейін бақылау
• Бір бақылау тақтасынан бірнеше арнаны басқару

Уақыты тығыз құрылтайшылар үшін жоспарлау - көрінетін болып қалу мен үнсіз қалудың арасындағы айырмашылық.

12. SEO және веб-сайт аналитикасы құралдары

Егер адамдар сіздің бизнесіңізді онлайн таба алмаса, өсу қажетсіз түрде қиындайды. SEO және аналитика құралдары келушілердің сайтыңызды қалай табатынын, қай беттердің жақсы жұмыс істейтінін және контент стратегиясын қайда жақсарту керегін түсінуге көмектеседі.

Бұл құралдар мыналарға көмектесе алады:

• Кілт сөздерді зерттеу
• Веб-сайт трафигін бақылау
• Конверсияны өлшеу
• Ең тиімді беттерді анықтау
• Сайтыңыздағы техникалық мәселелерді табу

Мақсат бос көрсеткіштердің соңынан қуу емес. Мақсат - сапалы трафик пен лидтерді не қозғайтынын түсіну.

13. Ұсыныс пен электрондық қолтаңба құралдары

Егер бизнесіңіз келісімшарттарға, баға ұсыныстарына немесе қызмет келісімдеріне сүйенсе, ұсыныс және электрондық қолтаңба құралдары сату үдерісін жылдамдатады. Олар мәмілені тезірек жабуға және электрондық хат алмасуды азайтуға көмектеседі.

Мынадай мүмкіндіктерге назар аударыңыз:

• Ұсыныс үлгілері
• Өңдеуге болатын баға кестелері
• Электрондық қолтаңбалар
• Бекіту бақылауы
• Төлем қабылдау

Бұл құралдар әсіресе агенттіктерге, кеңесшілерге, мердігерлерге және басқа да қызмет көрсететін компанияларға пайдалы.

14. Жобаларды басқару платформасы

Бизнесіңізде бірнеше тапсырма, мерзім немесе әріптес пайда болысымен, жобаларды басқару маңызды болады. Жобаларды басқару платформасы шашыраңқы міндеттерді көрінетін жұмыс барысына айналдырады.

Мықты платформа мыналарды қолдауы керек:

• Тапсырма бөлу
• Мерзімдер мен еске салғыштар
• Файлдармен бөлісу
• Күйді бақылау
• Командалық ынтымақтастық

Тақта, тізім немесе уақыт шкаласы көрінісін таңдасаңыз да, бастысы - бәрі ұстанатын жүйені қолдану.

15. Уақытты бақылау және жоспарлау құралдары

Уақытты бақылау қызмет көрсету бизнесі, агенттіктер және сағат бойынша есеп айырысатын немесе өнімділікті тапсырма орындалуымен өлшейтін кез келген команда үшін маңызды. Жоспарлау құралдары қызметкерлерді, кездесулерді немесе ауысымдарды үйлестіруге көмектеседі.

Бұл құралдар мынаған көмектеседі:

• Клиентке дәл шот қою
• Қуаттылықты жоспарлау
• Еңбекақыны қолдау
• Күнтізбені үйлестіру
• Ресурстарды басқару

Тіпті сағаттық есеп жасамасаңыз да, уақытты бақылау командаңыздың күші қайда кетіп жатқанын көрсетеді.

16. Клиенттерге қолдау көрсету бағдарламасы

Бизнесіңіз өскен сайын клиент сұрақтары да көбейеді. Қолдау құралы келіп түсетін хабарларды басқаруға, жауап беру уақытын тұрақты ұстауға және ештеңенің ескерусіз қалмауына көмектеседі.

Жақсы қолдау құралдары әдетте мыналарды қамтиды:

• Ортақ кіріс жәшіктері
• Тикет жүйелері
• Білім базалары
• Чат виджеттері
• Автоматты бағыттау

Жылдам әрі реттелген қолдау сенім қалыптастырады және маңызды бәсекелік артықшылыққа айналуы мүмкін.

17. Жалдау және үміткерлерді қадағалау құралдары

Жалдау - өсіп келе жатқан бизнес үшін ең ірі кезеңдердің бірі. Үміткерлерді қадағалау құралдары кандидаттарды реттеуге, сұхбаттарды басқаруға және үдерісті қозғалыста ұстауға көмектеседі.

Бұл құралдар мыналарды қолдай алады:

• Жұмыс жарияланымдары
• Резюмелерді қарау
• Кандидаттарды бағалау
• Сұхбатты жоспарлау
• Ұсыныс кезеңін бақылау

Анық жалдау үдерісі кандидат тәжірибесін жақсартады және үміткерлерді әділ салыстыруды жеңілдетеді.

18. Командалық байланыс құралдары

Электрондық пошта пайдалы, бірақ жедел ішкі байланыс үшін әрдайым ең жақсы құрал емес. Командалық байланыс платформалары топтарға жаңартулармен бөлісуге, сұрақ қоюға және жұмысты нақты уақытта алға жылжытуға көмектеседі.

Артықшылықтары көбіне мыналарды қамтиды:

• Арнаға негізделген талқылаулар
• Тікелей хабар алмасу
• Файлдармен бөлісу
• Іздеуге болатын тарих
• Қолданба интеграциялары

Ең жақсы байланыс құралы - командаңыз шу тудырмай, тұрақты қолданатын құрал.

19. Келісімшарт пен құжаттарды басқару құралдары

Стартаптар келісімдер, саясаттар, onboarding құжаттары, жеткізуші шарттары және ішкі жазбалар жасайды. Құжаттарды басқару құралдары бұл файлдарды реттеуге және қажет кезде оңай табуға көмектеседі.

Мына нәрселерге назар аударыңыз:

• Нұсқаларды басқару
• Үлгілерді сақтау
• Рұқсат параметрлері
• Іздеуге болатын мұрағаттар
• Бекіту үдерістері

Жақсы құжат басқару тәуекелді азайтады және маңызды жазбаларды кездейсоқ кіріс жәшіктері мен жұмыс үстелдерінде сақтаудың алдын алады.

20. Құрылу және сәйкестікке қолдау

Негізгі істер реттелмейінше, бизнес өсуге толық дайын деуге болмайды. Құрылу және сәйкестікке қолдау мемлекеттік талаптарға сай болуға, жақсы мәртебені сақтауға және бизнесті дұрыс бастапқы баптауға көмектеседі.

Бұл санатқа мыналар кіруі мүмкін:

• Бизнес құру
• Тіркелген агент қызметі
• Жылдық есеп еске салғыштары
• Сәйкестікті бақылау
• Ағымдағы бизнес күтімі

Құрылтайшылар үшін осы жерде Zenind маңызды рөл атқара алады. Құрылу мен сәйкестікке қатысты негізгі міндеттерді қолға алып, сіз бизнесті дамытуға көбірек, мерзімдерді өткізіп алу немесе әкімшілік олқылықтар туралы уайымдауға азырақ уақыт жұмсайсыз.

Бизнес түріне қарай практикалық бастапқы жинақ

Сізге алғашқы күні 20 құралдың бәрі қажет емес. Дұрыс жинақ сіздің бизнес моделіңізге байланысты.

Жалғыз құрылтайшы немесе фрилансер

Мыналардан бастаңыз:

• Бухгалтерлік бағдарлама
• Шот-фактура жасау бағдарламасы
• Бұлтты сақтау
• Құпиясөз менеджері
• Электрондық пошта маркетингі платформасы
• Құрылу және сәйкестікке қолдау

Бұл ақша алуға, қауіпсіздікті сақтауға және жазбаларды реттеуге арналған ықшам жүйе береді.

Қызмет көрсету бизнесі немесе агенттік

Мыналардан бастаңыз:

• Бухгалтерлік бағдарлама
• CRM
• Ұсыныс пен электрондық қолтаңба құралдары
• Жобаларды басқару платформасы
• Уақытты бақылау құралдары
• Командалық байланыс бағдарламасы

Бұл жинақ клиенттік жұмысты лид жинаудан бастап жеткізуге дейін қолдайды.

Өнім бизнесі немесе e-commerce бренд

Мыналардан бастаңыз:

• Бухгалтерлік бағдарлама
• Төлемді өңдеу
• Қор немесе тапсырысты басқару
• Электрондық пошта маркетингі платформасы
• Веб-сайт аналитикасы
• Клиенттерге қолдау көрсету бағдарламасы

Бұл жүйе сатылымды бақылауға, жеткізуді басқаруға және клиенттерге жедел жауап беруге көмектеседі.

Қызметкерлері бар өсіп келе жатқан команда

Мыналарды қосыңыз:

• Еңбекақы бағдарламасы
• Жалдау және үміткерлерді қадағалау құралдары
• HR және onboarding үдерістері
• Құжаттарды басқару
• Ортақ күнтізбелер мен өнімділік құралдары

Команда өскен сайын процесс маңыздырақ болады. Дұрыс жүйелер шатасуды азайтып, жауапкершілікті арттырады.

Құралдардың шамадан тыс көбейіп кетуінен қалай сақтануға болады

Стартаптардың ең жиі қателерінің бірі - бизнестің пайдалану қарқынынан жылдамырақ бағдарламалар жинау. Тым көп құрал қайталанатын деректерге, өткізіп алынған хабарламаларға және қосымша шығынға әкеледі.

Сатып алмас бұрын мына сүзгіні қолданыңыз:

• Жүйені мүмкіндігінше шағын ұстаңыз
• Жақсы бірігетін құралдарды стандарттаңыз
• Жазылымдарды тоқсан сайын қарап шығыңыз
• Ешкім қолданбайтын құралдарды алып тастаңыз
• Бизнеспен бірге өсе алатын жүйелерді таңдаңыз

Ең жақсы жүйе - өсуді қолдай отырып, операциялық жүктемені арттырмайтын жүйе.

Қорытынды ой

Дұрыс құралдар мықты бизнес моделінің орнын баспайды, бірақ мықты бизнесті басқаруды жеңілдетеді. Бухгалтерлік есеп пен еңбекақыдан бастап CRM, жобаларды басқару және сәйкестікке дейін, сіздің бағдарламалық жинағыңыз аз қателікпен жылдамырақ қозғалуға көмектесуі керек.

Егер сіз АҚШ-та бизнес құрып жатсаңыз, ең ақылды бастау - берік негіз орнату. Zenind кәсіпкерлерге құрылу мен сәйкестікке қатысты негізгі міндеттерді шешуге көмектеседі, осылайша олар табысқа, клиенттерге және өсуге көбірек назар аудара алады. Бизнес дұрыс орнатылғаннан кейін, дұрыс құралдар сол қарқынды тұрақты операцияға айналдыруға көмектеседі.