Шағын бизнестерге арналған вебинарлар мен виртуалды кездесулерді жақсартудың 5 кеңесі

Вебинарлар мен виртуалды кездесулер қазір заманауи бизнестің стандартты жұмыс құралдарының бір бөлігіне айналды. Олар құрылтайшыларға инвесторлармен кездесуге, қызмет көрсету топтарына клиенттермен байланысуға және өсіп келе жатқан компанияларға жол жүру шығындарын немесе ұйымдастырудағы қиындықтарды көбейтпей-ақ қызметкерлерді оқытуға мүмкіндік береді.

Жаңа бизнес үшін, әсіресе сәйкестік, операциялар және сатуды қатар алып жүретін иесі бар компания үшін, виртуалды байланыс үлкен артықшылық болуы мүмкін. Жақсы ұйымдастырылған онлайн кездесу уақытты үнемдейді, түсінбеушілікті азайтады және кәсіби әсер қалдырады. Нашар өткізілген кездесу керісінше нәтиже береді. Адамдар бір мезетте бірнеше істі қатар атқарады, әңгіме шашырайды, дыбыс істен шығады, ал кездесудің соңында жұмсалған уақытқа сай нәтиже аз болады.

Айырмашылық көбіне қымбат бағдарламалық жасақтамада немесе сәнді өндірістік дайындықта емес. Ол жоспарлауда, айқындықта және тәртіпті орындауда.

Төменде вебинарлар мен виртуалды кездесулерді жақсы өткізуге арналған бес практикалық кеңес берілген. Бұл қарапайым әдеттер әр сессияны анағұрлым нақты әрі тиімді етеді.

Неліктен виртуалды кездесулер маңызды

Виртуалды кездесулер тек бетпе-бет әңгіменің баламасы ғана емес. Олар көбіне қашықтан немесе гибридті жұмыс істейтін бизнестің негізгі байланыс тәсіліне айналады. Олар мыналарды қолдайды:

• Клиентті қабылдау және қызмет көрсету қоңыраулары
• Команда жиналыстары және жобалық жаңартулар
• Құрылтайшы мен кеңесші кездесулері
• Оқу сессиялары және ішкі шеберлік сабақтары
• Өнім таныстырылымдары, вебинарлар және білім беру іс-шаралары

Дұрыс өткізілсе, олар уақытты үнемдейді және сенімді нығайтады. Сондай-ақ олар шағын бизнестің ұйымдасқан әрі сенімді көрінуіне көмектеседі, бұл клиенттерді, серіктестерді немесе қаржыландыруды тарту кезінде маңызды.

Ең бастысы - виртуалды кездесулерді кейінгі ой емес, бизнес үдерісі ретінде қарастыру.

1. Нақты мақсаттан бастаңыз

Әрбір тиімді кездесу бір сұрақтан басталады: осы сессияның нәтижесінде қандай шешім, қорытынды немесе әрекет болуы тиіс?

Егер жауап бұлыңғыр болса, кездесу оңай бағытынан жаңылады. Нақты мақсат қалғанның бәріне әсер етеді, соның ішінде кімнің қатысатынын, кездесу қанша уақытқа созылатынын және қандай материалдар қажет екенін.

Шақыру жібермес бұрын, кездесуді бір сөйлеммен сипаттаңыз. Мысалы:

• Веб-сайтты іске қосу барысын қарап шығу
• Команданы жаңа клиент қабылдау үдерісі бойынша оқыту
• Әлеуетті клиенттерге қызмет пакеті артықшылықтарын таныстыру
• Жобаға қатысты саясат құжатының жобасы бойынша пікір жинау

Мақсат анықталғаннан кейін, күн тәртібін соған сай құрыңыз. Егер кездесу оқытуға арналса, күн тәртібіне оқу мақсаттары мен қысқа сұрақ-жауап бөлігін қосыңыз. Егер кездесу клиентке ұсыныс жасауға арналса, күн тәртібі мәселе-нүктелерге, шешімнің негізгі артықшылықтарына, дәлелдерге және келесі қадамдарға бағытталуы тиіс.

Қарапайым күн тәртібі барлығын бір арнада ұстайды. Ол қатысушыларға алдын ала дайындалуды жеңілдетеді, бұл белсенділікті арттырып, уақытты босқа кетіруді азайтады.

Практикалық тексеру тізімі

• Күнтізбе шақыруында кездесудің мақсатын көрсетіңіз
• Күн тәртібін 3-5 негізгі тармақпен шектеңіз
• Қажетті файлдарды қоңырауға дейін бөлісіңіз
• Әр тақырыпқа жауапты адамды белгілеңіз
• Сәтті нәтиже деп нені есептейтініңізді алдын ала анықтаңыз

2. Кездесуді пассивті тыңдауға емес, назарға сай жобалаңыз

Адамдар виртуалды кездесулерге тірі презентациядағыдай қатыспайды. Экран арақашықтық тудырады, ал кездесу ұзақ монологқа айналғанда назар тез төмендейді.

Назарды ұстап тұру үшін кездесуге басынан бастап өзара әрекеттесуді қосыңыз.

Слайдтарды тек олар хабарды қолдаған жағдайда ғана қолданыңыз. Олар қарапайым, оқуға жеңіл және визуалды тұрғыдан таза болсын. Қалың мәтіндерді, ұсақ қаріптерді және шашыраңқы диаграммаларды болдырмаңыз. Экран сіздің сөзіңізді сөзбе-сөз қайталау үшін емес, оны күшейту үшін қызмет етуі керек.

Төмендегідей өзара әрекет нүктелерін араластырыңыз:

• Пікірді жылдам анықтау үшін сауалнамалар
• Идея жинау үшін чаттағы сұрақтар
• Белгілі қатысушыларға қысқа сұрақтар
• Өнімді таныстыру немесе құжаттарды шолу үшін экран бөлісу
• Үлкен топтарға арналған шағын талқылаулар

Жақсы виртуалды кездесу белсенді сезілуі тиіс. Қатысушылар қашан тыңдау керек екенін, қашан жауап беру керек екенін және қашан әрекет ету керек екенін білуі қажет.

Егер сіз вебинар өткізіп жатсаңыз, қатысуды құрылымның өзіне енгізіңіз. Мысалы, ашылыста бір сұрақ қойыңыз, ортасында қысқа сауалнамаға кідіріс жасаңыз және соңында қысқа сұрақ-жауаппен аяқтаңыз. Мұндай сәттер қатысушыларды назарда ұстайды және олардың неге көбірек мән беретінін білуге көмектеседі.

Қатысуды арттыратын қарапайым тәсілдер

• Қатысушылардан басында чатқа бір сұраққа жауап беруін сұраңыз
• Шешімді растау немесе қалауды анықтау үшін сауалнама қолданыңыз
• Бір қатысушыдан негізгі қорытындыны қысқаша түйіндеуді сұраңыз
• Ұғымды ұзақ түсіндірудің орнына қысқа мысал көрсетіңіз
• Тірі сұрақтарға уақыт қалдырыңыз, асықпай өтіңіз

3. Технологияны көзге көрінбейтіндей етіңіз

Ең жақсы технология - адамдар оны байқамайтын технология. Егер қатысушылардың қосылуы түсініксіз болса, микрофоны кездейсоқ өшірілсе немесе олар презентацияны көре алмаса, кездесу бірден қарқынын жоғалтады.

Техникалық сенімділік - бұл тек қолдау мәселесі емес. Ол тәжірибенің бір бөлігі.

Кездесуге дейін негізгі элементтерді тексеріңіз:

• Дыбысты кіріс және шығыс
• Камера мен жарықтандыру
• Экран бөлісу рұқсаттары
• Слайд көрсету және файл пішімі
• Интернет байланысының тұрақтылығы
• Негізгі сілтеме істен шыққан жағдайда балама кіру тәсілі

Маңызды клиент қоңырауын немесе вебинарды өткізетін болсаңыз, бөлмені ертерек ашып, қысқа сынақ жүргізіңіз. Бұл қатысушылар келгенге дейін мәселелерді түзетуге уақыт береді.

Сондай-ақ қарапайым резервтік жоспар дайындау пайдалы. Мысалы, телефон арқылы қосылу нөмірін қолжетімді ұстаңыз, слайдтарды PDF ретінде сақтаңыз және қажет болса ауыса алатын бір қосалқы жүргізуші болсын.

Шағын бизнес үшін мұндай дайындық кәсіби әсерді күшейтеді. Бұл сіздің командаңыздың үлкен операциялық штатсыз да ұйымдасқан әрі сенімді кездесулер өткізе алатынын көрсетеді.

Мәселені болдырмайтын технологиялық әдеттер

• 10-15 минут бұрын қосылыңыз
• Қажетсіз қосымшалар мен браузер қойындыларын жабыңыз
• Мүмкін болса, гарнитура қолданыңыз
• Бетіңіз анық көрінетіндей жарықты тексеріңіз
• Негізгі құжаттарды ашық және дайын ұстаңыз
• Қолдау көрсетуге арналған байланыс ақпаратын жақын ұстаңыз

4. Әңгімеге бағыт беру үшін визуалдар мен құрылымды пайдаланыңыз

Виртуалды кездесу бетпе-бет әңгімеге қарағанда көбірек құрылымды қажет етеді, өйткені адамдардың сүйенетін әлеуметтік белгілері аз болады. Визуалды ұйымдастыру қатысушыларға әңгіменің қай тұста екенін және не маңызды екенін түсінуге көмектеседі.

Күшті визуалдар міндетті түрде жарқырап тұруы шарт емес. Көбіне қарапайымдық жақсы жұмыс істейді.

Идеяларды оңай шолуға мүмкіндік беру үшін тақырыптар, нөмірленген қадамдар, белгішелер немесе қатарлас салыстыруларды қолданыңыз. Егер үдерісті түсіндірсеңіз, оны кезең-кезеңімен көрсетіңіз. Егер нұсқаларды ұсынсаңыз, оларды анық салыстырыңыз. Егер нәтижелерді қарап шықсаңыз, негізгі көрсеткішті және оның мағынасын айқындаңыз.

Мақсат - әшекейлеу емес. Мақсат - түсініктілік.

Көптеген виртуалды таныстырылымдар үшін пайдалы құрылым мынау болуы мүмкін:

1. Мәселені немесе мүмкіндікті айқындау
2. Қатысты ақпаратты көрсету
3. Ұсынысты түсіндіру
4. Келесі қадамды анықтау

Бұл құрылым команда жиналыстары, сату қоңыраулары, құрылтайшының жаңартулары және білім беру вебинарлары үшін де қолайлы. Ол әңгімені арнадан шығармайды және қатысушыларға сіздің логикаңызды жеңіл түсінуге көмектеседі.

Визуалдарға қатысты үздік тәжірибелер

• Әр слайдқа бір негізгі ой беріңіз
• Қаріп өлшемін оқуға ыңғайлы деңгейде ұстаңыз
• Шашыраңқы фондардан аулақ болыңыз
• Диаграммаларды тек ойды нақтыласа ғана қолданыңыз
• Әр бөлімнің соңында шешімді немесе әрекет тармағын ерекшелендіріңіз

5. Әр кездесуді келесі қадамдармен аяқтаңыз

Виртуалды кездесу «Бұл пайдалы болды» деген сөзбен аяқталмауы тиіс. Ол айқындықпен аяқталуы керек.

Кездесудің соңғы минуттары - шешімдер нақтыланатын, міндеттер бөлінетін және қарқын бекітілетін сәт. Егер сіз бұл қадамды өткізіп алсаңыз, кездесудің құндылығы тез төмендейді, өйткені адамдар не болғанын әртүрлі түсініп кетеді.

Аяқтамас бұрын мыналарды қорытындылаңыз:

• Не шешілді
• Не әлі ашық күйде қалды
• Әр келесі қадамға кім жауапты
• Қай кезде қайта байланыс болатыны
• Қандай құжаттар немесе жаңартулар әлі қажет

Бұл қорытынды қысқа болуы мүмкін, бірақ нақты болуы тиіс. Клиентпен кездесуде бұл ұсыныс мерзімін және келесі байланыс күнін растауды білдіруі мүмкін. Ішкі кездесуде бұл әрекет тармақтарын тағайындап, мерзімдерді белгілеу болуы мүмкін.

Жазбаша қорытынды да маңызды. Қатысушылар не талқыланғанының жазбаша есебін алуы үшін кездесуден кейін көп ұзамай қысқаша шолу жіберіңіз. Қажет болса, сілтемелерді, файлдарды, мерзімдерді және жауаптыларды қосыңыз.

Тәртіпті аяқтау есептілікті күшейтеді және қайталама әңгімелердің қажеттілігін азайтады.

Жиі жіберілетін қателіктер

Тіпті жақсы командалардың өзі виртуалды кездесулердің тиімділігін төмендететін әдеттерге ұрынады. Ең жиі кездесетін мәселелерді байқау қиын емес.

1. Күн тәртібінің болмауы

Жоспар болмаса, кездесу бағыттан ауытқиды және адамдардың қызығушылығы төмендейді.

2. Қатысушылардың тым көп болуы

Тек болуы қажет адамдарды ғана шақырыңыз. Үлкен кездесулерді басқару қиын әрі шешім қабылдау баяулайды.

3. Шамадан тыс жүктелген слайдтар

Егер әр слайд мәтінге толып тұрса, адамдар тыңдауды тоқтатып, оқи бастайды.

4. Нашар дыбыс

Жаман дыбыс жаман видеодан да алаңдатушы. Айқын дыбысты бәрінен жоғары қойыңыз.

5. Әлсіз қорытындылау

Егер шолу немесе әрекет тізімі болмаса, кездесудің құндылығы тез жоғалады.

Бұл қателіктерден аулақ болу көбіне көзге көрінетін жақсарту үшін жеткілікті.

Шағын бизнестер қайталанатын кездесу үдерісін қалай құра алады

Ең жақсы командалар әр жолы кездесу үдерісін нөлден жасамайды. Олар қайталанатын жүйе қалыптастырады.

Мұндай жүйе мыналарды қамтуы мүмкін:

• Стандартты кездесу күн тәртібі шаблоны
• Жүргізушілерге арналған вебинар тексеру тізімі
• Қорытынды хат шаблоны
• Қайталанатын жаңартуларға арналған слайдтар пішімі
• Техникалық мәселелерге арналған резервтік жоспар

Өсіп келе жатқан бизнес үшін мұндай құрылым уақытты үнемдейді және бірізділікті қолдайды. Сондай-ақ жаңа команда мүшелері немесе қызмет серіктестері жұмыс үдерісіне қосылғанда бейімделуді жеңілдетеді.

Бұл әсіресе бизнес құру, сәйкестік немесе клиентке қызмет көрсету үдерісін басқарып жүріп, сонымен бірге ішкі операцияларын дамытып жатқан құрылтайшылар үшін пайдалы. Айқын байланыс әдеттері бақылауды жоғалтпай масштабтауға көмектеседі.

Қорытынды ойлар

Виртуалды кездесулер мен вебинарлар әдейі ойластырылған бизнес құралдары ретінде қарастырылғанда жақсы жұмыс істейді. Нақты мақсат, белсенді қатысу, сенімді технология, мықты визуалдар және тәртіпті аяқтау тәжірибені жақсартуға ықпал етеді.

Егер сіз шағын бизнес жүргізсеңіз, мұндай әдеттер кәсіби көрінуге, уақытты үнемдеуге және онлайн кездесулерді күнделікті жұмысыңыздың өнімді бөлігіне айналдыруға көмектеседі. Үдерісіңіз неғұрлым тұрақты болса, қатысушыларды соғұрлым оңайрақ қызықтырып, жобаларды алға жылжыта аласыз.

Жақсы виртуалды кездесулер кездейсоқ болмайды. Олар біреу оларды жақсы жоспарлағандықтан сәтті өтеді.