Үйден жұмыс істейтін қызметкерлер бизнес шығындарын азайта ма? Шағын бизнеске арналған практикалық нұсқаулық

Үйден жұмыс істеу бизнес шығындарын азайтуы мүмкін, бірақ шынайы жауап жай ғана «иә» немесе «жоқ» дегеннен күрделірек. Қашықтағы команда кеңсе жалдауына, коммуналдық төлемдерге, кеңсе жабдықтарына және жұмысқа қатынауға байланысты жеңілдіктерге кететін шығындарды азайта алады. Сонымен бірге, ол бағдарламалық жасақтамаға, киберқауіпсіздікке, жабдықтауға арналған өтемақыларға, жалдауға, оқытуға және қызметкерлерді қолдауға байланысты жаңа шығындар әкелуі мүмкін.

Көптеген стартаптар мен шағын бизнес үшін ең дұрыс сұрақ қашықтан жұмыс істеу теория жүзінде арзанырақ па деген емес. Нақтырақ сұрақ - қашықтағы немесе аралас команда құрылымы сіздің бизнес-моделіңіз үшін ұзақ мерзімде неғұрлым тиімді шығын құрылымын қалыптастыра ма дегені.

Бұл нұсқаулықта үнем қайдан пайда болатынын, шығындар қай кезде өсуі мүмкін екенін және үйден жұмыс істейтін қызметкерлер сіздің компанияңыз үшін қаржылық тұрғыдан дұрыс шешім бе, соны қалай анықтауға болатынын қарастырамыз.

Қысқаша жауап

Иә, үйден жұмыс істейтін қызметкерлер бизнес шығындарын азайта алады, әсіресе компания бұрын үлкен физикалық кеңсеге сүйенсе. Ең үлкен үнем әдетте мына жерлерден келеді:

• Кіші кеңсе немесе мүлде жалға алынған кеңсенің болмауы
• Коммуналдық және ғимаратты ұстау шығындарының төмендеуі
• Кеңсе керек-жарақтары мен жиһаздарға аз жұмсау
• Кеңседегі қосымша қызметтер мен күтім шығындарының азаюы
• Жұмысқа қатынауға байланысты қолдау шығындарының төмендеуі

Алайда бұл үнемдер көбіне мынадай жаңа шығындармен ішінара өтеледі:

• Қашықтағы бірлескен жұмысқа арналған бағдарламалар
• Киберқауіпсіздік құралдары мен саясаттары
• Үй кеңсесіне арналған өтемақылар немесе жабдық бюджеті
• IT-қолдау және құрылғыларды басқару
• Неғұрлым мұқият коммуникация, бейімдеу және корпоративтік мәдениетке инвестициялар

Нәтиже сіздің командаңыздың көлеміне, жұмыстың сипатына және қашықтан жұмыс істеуге көшу арқылы компанияңыз қанша инфрақұрылымды қажет етпей қалдыра алатынына байланысты.

Қашықтан жұмыс істеу қай жерде ақша үнемдейді

1. Кеңсе жалдауы және жылжымайтын мүлік

Көптеген бизнес үшін кеңсе орны ең ірі тұрақты шығындардың бірі болып табылады. Қызметкерлер үйден жұмыс істесе, компания мына қадамдарды жасай алады:

• Кішірек кеңсеге көшу
• Бірлескен жұмыс кеңістігін пайдалану
• Кеңсе орнын мүлде алып тастау

Бұл уақыт өте айтарлықтай үнем әкелуі мүмкін, әсіресе жалдау құны жоғары нарықтарда. Компания анда-сандағы кездесулер үшін шағын кеңсе сақтаған күннің өзінде, алаңды қысқарту жалдау төлемдерін, тұрақ ақысын, сақтандыруды және жөндеу-жабдықтау шығындарын азайтады.

2. Коммуналдық және ғимаратты ұстау шығындары

Физикалық кеңсе әдетте мынадай тұрақты шығындар әкеледі:

• Электр энергиясы
• Интернет қызметі
• Су және қоқыс шығару қызметтері
• Тазалау қызметтері
• Жөндеу және техникалық қызмет көрсету
• Жиһазды ауыстыру

Қашықтағы жұмыс күші бұл шығындарды компанияның негізгі кеңсе орнынан басқа жаққа ауыстырады. Кей жағдайларда бұл бірден елеулі үнем береді. Компания үй кеңсесін жабдықтауға арналған өтемақы берсе де, жалпы сома толыққанды кеңсені ұстаудан төмен болуы мүмкін.

3. Кеңсе керек-жарақтары мен жабдықтары

Дәстүрлі кеңселер материалдар мен техникалық жабдықтардың тұрақты қорын қажет етеді. Қашықтағы командаларға көбіне мынадай ортақ ресурстар аз керек болады:

• Принтер қағазы
• Көшіргіштер мен принтерлер
• Конференц-зал жабдықтары
• Асүй және демалыс аймағының керек-жарақтары
• Ортақ жұмыс үстелдері мен жиһаз

Компанияға бәрібір ноутбуктер, мониторлар, гарнитуралар және басқа жабдықтар қажет болуы мүмкін, бірақ бұлар көбіне ірі кеңсеге арналған тұрақты шығыннан гөрі бір реттік немесе мерзімді шығындар болып келеді.

4. Кеңсеге байланысты қызметкерлерге арналған жеңілдіктер

Кеңседе жұмыс істейтін көптеген бизнес команданы жайлы әрі белсенді ұстау үшін ақша жұмсайды. Мұндай жеңілдіктерге мыналар кіруі мүмкін:

• Тегін тағамдар немесе жеңіл ас
• Кеңседегі сусындар
• Корпоративтік іс-шаралар
• Жұмысқа қатынауға арналған жеңілдіктер
• Тұрақ ақысын субсидиялау

Қашықтағы компаниялар мұның бір бөлігін виртуалды командалық іс-шаралармен немесе ара-тұра кездесу ұйымдастырумен алмастыруы мүмкін, бірақ шығындарды мұқият басқарса, жалпы сома төмен болуы ықтимал.

5. Орналасуға байланысты кеңею қажеттілігінің азаюы

Қызметкерлері кеңседе жұмыс істейтін бизнес штат өскен сайын жиі қосымша кеңсе кеңістігін қажет етеді. Қашықтан жұмыс істеу кей компанияларға физикалық алаңды бірден ұлғайтпай-ақ өсуге мүмкіндік береді. Мұндай икемділік айналымдағы ақшаны сақтап, өсімді болжамдырақ етеді.

Көбіне өсетін шығындар

Қашықтан жұмыс істеу ақша үнемдеуі мүмкін, бірақ ол тегін емес. Бизнес иелері таратылған команданы басқарумен бірге келетін жаңа немесе ұлғайған шығындарды ескеруі керек.

1. Технология және бағдарламалық жасақтама

Қашықтағы командалар өнімді болу үшін әдетте күшті цифрлық құралдар жиынтығын қажет етеді. Кең таралған шығындар мыналар:

• Бейнебайланыс платформалары
• Жобаларды басқару құралдары
• Чат және бірлескен жұмыс бағдарламалары
• Бұлттық сақтау
• Ортақ құжаттандыру жүйелері
• Құпиясөз менеджерлері
• Құрылғыларды бақылау немесе әкімшілік құралдар

Бұл құралдар жиі міндетті, ал қосымша емес. Дұрыс бағдарламалық қамтамасыз етуі жоқ қашықтағы компания кеңсе шығынынан үнемдегенінен де көп өнімділіктен ұтылуы мүмкін.

2. Киберқауіпсіздік

Қызметкерлер үйден жұмыс істегенде, компания деректері көбірек желілер мен құрылғылар арқылы өтеді. Бизнеске мына салаларға инвестиция салу қажет болуы мүмкін:

• VPN қолжетімділігі
• Көп факторлы аутентификация
• Endpoint қорғанысы
• Қауіпсіздік бойынша хабардар ету оқытуы
• Деректерге қолжетімділікті басқару
• Құрылғыларды шифрлау

Қауіпсіздікке жұмсалатын шығын жаңа сияқты көрінуі мүмкін, бірақ бұл сенімді қашықтағы жұмыс жүйесінің құнының бір бөлігі болып табылады.

3. Үй кеңсесін қолдау

Көптеген жұмыс берушілер үйден жұмыс істейтін қызметкерлерге қандай да бір қолдау көрсетеді. Оған мыналар кіруі мүмкін:

• Ноутбук сатып алу
• Мониторға немесе эргономикалық жабдыққа арналған өтемақы
• Интернет шығындарын өтеу
• Үстел немесе орындыққа арналған төлемдер
• Кейде coworking кеңістігін пайдалануға арналған өтемақы

Бұл инвестициялар қызметкерлерді ұстап қалу мен өнімділікті арттыра алады, бірақ оларды бюджетке мұқият енгізу керек.

4. Жалдау және бейімдеу шығындары

Кейбір компаниялар қашықтан жалдау мүмкіндігін кеңейтеді, бірақ бұл көбірек құрылымды бейімдеуді талап етуі мүмкін. Қашықтан onboarding мыналарды қажет етуі мүмкін:

• Жақсырақ құжаттама
• Менеджердің көбірек уақыты
• Оқыту видеолары немесе білім базалары
• Алғашқы айда қосымша қолдау
• Жиірек тексерулер

Бұл ұзақ мерзімде жалпы шығынды арттыруы міндетті емес, бірақ қашықтан жұмыс істеуден келетін үнем тек операциялық деңгеймен шектелмейтінін көрсетеді.

5. Корпоративтік мәдениет пен коммуникацияға кететін жанама шығындар

Қашықтағы командалар үйлесімді болу үшін көбіне әдейі құрылған коммуникацияны қажет етеді. Бұл уақытты мынадай істерге көбейтуі мүмкін:

• Кездесулер
• Жазбаша есептер
• Жоспарлау сессиялары
• Командалық іс-шаралар
• Асинхронды құжаттандыру

Бұлар әрдайым қаржылық жолдағы жеке баптар бола бермейді, бірақ олар уақыт пен басқарушылық назар тұрғысынан нақты шығындар болып табылады.

Қашықтағы қызметкерлер ақша үнемдей ме, соны қалай есептеу керек

Үйден жұмыс істеудің үнемін бағалаудың ең практикалық жолы - қазіргі кеңсеге негізделген шығындарды қашықтағы немесе аралас команданы жүргізу шығындарымен салыстыру.

Қарапайым құрылымнан бастаңыз.

Кеңсеге байланысты шығындарыңызды тізіңіз

Жылдық мына шығындарды қосыңыз:

• Жалдау ақысы немесе ипотека
• Коммуналдық төлемдер
• Тазалау және техникалық қызмет көрсету
• Кеңсе жиһазы мен жабдықтары
• Кеңсе керек-жарақтары
• Кеңсеге байланысты сақтандыру
• Тұрақ немесе қатынауға арналған қолдау
• Жеңілдіктер мен тамақ шығындары

Қашықтағы команда шығындарын тізіңіз

Содан кейін жылдық мына шығындарды есептеңіз:

• Бірлескен жұмысқа арналған бағдарламалар
• Бұлттық инфрақұрылым
• Киберқауіпсіздік құралдары
• Жабдық сатып алу
• Өтемақылар немесе компенсациялар
• IT-қолдау
• Кейде офлайн кездесулер

Айырмашылықты салыстырыңыз

Егер қашықтағы модель жалпы шығындарыңызды азайтып, жұмыстың сапасын сақтаса, ол жақсырақ нұсқа болуы мүмкін. Егер үнем аз болса және бизнесіңізге жүзбе-жүз ынтымақтастық қатты қажет болса, аралас модель тиімдірек болуы мүмкін.

Қарапайым кесте арқылы мыналарды көруге болады:

• Жойылатын тұрақты шығындар
• Қызметкерлер санына қарай өсетін ауыспалы шығындар
• Бір реттік бастапқы шығындар мен қайталанатын шығындар
• Нақты қаржылық нәтижеге әсер ететін өнімділік немесе кадр ауысуы факторлары

Қашықтан жұмыс қай кезде ең көп үнем береді

Қашықтан жұмыс істеу мына жағдайларда шығынды көбірек азайтуы мүмкін:

• Компанияңыздың штатымен салыстырғанда кеңсесі тым үлкен болса
• Командаңыз негізінен цифрлық құралдарда жұмыс істесе
• Қызметтеріңізге тікелей клиентпен бетпе-бет байланыс қажет болмаса
• Сіз бірнеше штаттан немесе аймақтан кадр жалдасаңыз
• Компанияңыз ерте кезеңде болып, үнемді жұмыс істеуді көздесе

Стартаптар, кәсіби қызмет фирмалары, агенттіктер, бағдарламалық жасақтама компаниялары және көптеген back-office операциялары бұл модельге жиі жақсы сәйкес келеді.

Үнем шектеулі болуы мүмкін жағдайлар

Мына жағдайларда қашықтан жұмыс істеу айтарлықтай үнем бермеуі мүмкін:

• Компанияңыздың кеңсесі қазірдің өзінде шағын немесе арзан болса
• Бизнеске физикалық жабдық немесе жергілікті операциялар қажет болса
• Клиенттерге қызмет көрсету бетпе-бет қарым-қатынасқа тәуелді болса
• Командаңыз стихиялық ынтымақтастыққа қатты сүйенсе
• Сізге бәрібір физикалық дүкен немесе нысанды ұстап тұру қажет болса

Мұндай жағдайда қашықтан жұмыс әлі де пайдалы болуы мүмкін, бірақ қаржылық артықшылық тікелей шығын азайтудан гөрі икемділіктен көбірек келуі мүмкін.

Тікелей үнемнен бөлек жасырын қаржылық артықшылықтар

Қашықтан жұмыстың ең анық үнемі оңай өлшенеді, бірақ ескеруге тұрарлық басқа қаржылық артықшылықтар да бар.

Кеңірек талант қорына қол жеткізу

Қашықтан жалдау бизнеске түрлі аймақтардан мамандар тартуға көмектесіп, жалдау сапасын жақсартуы және маңызды лауазымдарды толтыру уақытын қысқартуы мүмкін. Жақсырақ кадрлар ауысу шығындарын және өнімділіктің төмендеуін азайтуы ықтимал.

Кеңсе алаңын шамадан тыс міндеттемеуден қорғау

Көптеген бизнес ұзақ мерзімді жалдау келісімдерінен аулақ болғанда абайлап өседі. Бұл ақша ағынын жақсартып, сұраныс баяулаған кезеңдерден қорғауы мүмкін.

Жоғары төзімділік

Таратылған команда бір кеңсеге әсер ететін үзілістерге азырақ осал болуы мүмкін. Мұндай төзімділік жанама қаржылық шығындарға әкелетін бизнес үзілістерінен сақтауы ықтимал.

Үнемді жоққа шығаратын ықтимал кемшіліктер

Егер компания құрылымға жеткілікті инвестиция салмаса, қашықтан жұмыс күткеннен қымбатқа түсуі мүмкін.

Жиі жіберілетін қателіктер:

• Бағдарламаларды тым көп сатып алып, оларды стандарттамау
• Жабдыққа арналған өтемақыларды шектеусіз беру
• Коммуникация талаптарын нақты қоймау
• Киберқауіпсіздік бақылауларын өткізіп жіберу
• Жылдам жалдап, қайталанатын onboarding процесін құрмау
• Қашықтағы модельге сай келмейтін тым үлкен кеңсені сақтап қалу

Қашықтан жұмыстан келетін үнем тәртіпке байланысты. Нақты жүйелер болмаса, жасырын тиімсіздік қаржылық артықшылықты жеп қоюы мүмкін.

Аралас модельдер ең жақсы тепе-теңдікті бере алады

Кейбір компаниялар үшін ең дұрыс шешім толық қашықтағы да, толық кеңселік те емес. Аралас құрылым кеңсе артықшылықтарының бір бөлігін сақтай отырып, үстеме шығындарды азайта алады.

Аралас тәсіл сізге мыналарға мүмкіндік беруі мүмкін:

• Кездесулер мен бірлескен жұмысқа арналған кіші кеңсе ұстау
• Жұмысқа қатынауды аптасына бірнеше күнмен шектеу
• Физикалық командалық жұмыстан толық бас тартпай, жылжымайтын мүлік шығындарын азайту
• Жалдау мен қызметкерлерді ұстап қалу стратегиясына икемділік қосу

Аралас модельдер көбіне бетпе-бет өзара әрекеттестіктен мүлде бас тартпай, шығындарды бақылағысы келетін компаниялар үшін тиімді аралық шешім болады.

Zenind үнемді және тиімді бизнеске қалай қолдау көрсетеді

Егер сіз бизнесіңізді ең аз шығынмен құру немесе қайта ұйымдастыру үстінде болсаңыз, заңды тұлға құру мен сәйкестік басқару да штаттық модель сияқты маңызды. Zenind негізін қалаушылар мен шағын бизнес иелеріне АҚШ-та бизнес субъектілерін қарапайым әрі тиімді жолмен құруға және басқаруға көмектеседі.

Үнемді қашықтағы компания көбіне мынадай артықшылықтарға ие болады:

• Жылдам бизнес құру
• Түсінікті сәйкестік қолдауы
• Жалдау мен операциялар үшін кәсіби құрылым
• Сенімді registered agent қызметтері
• Әкімшілік жүктемені азайтатын құру және үздіксіз есеп беру құралдары

Сіз қашықтан жұмыс істейтін стартапты іске қосып жатсаңыз да, бар компанияңызды оңтайландырып жатсаңыз да, дұрыс заңдық құрылым шығындарды болжамдырақ етіп, операцияларды тәртіпті ұстауға көмектеседі.

Қорытынды

Үйден жұмыс істейтін қызметкерлер бизнес шығындарын азайта алады, бірақ нақты әсері компанияңыздың қанша кеңсе үстеме шығынын жоя алатынына және қашықтағы операциялардың жаңа шығындарын қаншалықты тиімді басқаратыныңызға байланысты.

Ең үлкен үнем әдетте жылжымайтын мүлік, коммуналдық төлемдер және кеңсе үстеме шығындарынан келеді. Ең үлкен жаңа шығындар көбіне бағдарламалық жасақтамаға, киберқауіпсіздікке, жабдыққа және коммуникация жүйелеріне байланысты болады. Қашықтағы немесе аралас модель компания оны уақытша амал ретінде емес, әдейі жобалағанда жақсы жұмыс істейді.

Көптеген шағын бизнес үшін қашықтан жұмыс істеу тек шығынды қысқарту стратегиясы ғана емес. Бұл артық тұрақты шығындарға тәуелді болмай, әлдеқайда икемді әрі ауқымдалатын компания құру тәсілі.