Жұмысты жақсартатын кеңсе әдебі: кәсіби этикетке арналған практикалық нұсқаулық

Кеңсе әдебі жай ғана қосымша нәрсе емес. Ол адамдардың қалай ынтымақтасатынын, көшбасшылардың қалай қабылданатынын және команда уақыт өте келе қаншалықты сенім қалыптастыратынын айқындайды. Адамдар бір кеңістікті, шешімдерді және мерзімдерді бөлісетін жұмыс орнында ұсақ әдеттердің де салмағы зор. Құрметпен амандасу, телефонды дыбысын бәсеңдетіп сөйлесу немесе ойластырылған электрондық хат жіберу кедергіні азайтып, жобалардың алға жылжуына көмектеседі.

Көп адам этикетті ресмилікпен немесе ескі ережелермен байланыстырады. Іс жүзінде кеңсе әдебі дегеніміз - өзгені ескеру. Ол әріптестердің өздерін қауіпсіз, зейінді және құрметтелген сезінуіне көмектеседі. Сондай-ақ бұл жаңа стартап, өсіп келе жатқан шағын бизнес немесе бірнеше командасы бар қалыптасқан компания болсын, бизнес мәдениетін нығайтады.

Негізін қалаушылар мен бизнес иелері үшін мұның маңызы одан да жоғары. Сіз ерте кезеңде қалыптастыратын әдеттеріңіз компания мәдениетінің бір бөлігіне айналады. Егер сіз нақты сөйлесетін, қысым кезінде де жақсы жұмыс істейтін команда құрғыңыз келсе, кеңсе этикетінен бастаған пайдалы.

Неліктен кеңсе әдебі әлі де маңызды

Қазіргі жұмыс орны түбегейлі өзгерді. Адамдар ашық кеңселерде, аралас жұмыс кестесінде, ортақ конференц-залдарда және цифрлық ортада жұмыс істейді. Дегенмен қарапайым сыпайылыққа деген қажеттілік өзгерген жоқ.

Жақсы әдеп бизнес нәтижесіне бірнеше жолмен ықпал етеді:

• Ол алаңдатуды және қақтығысты азайтады.
• Байланысты анық етеді.
• Моральды және қызметкерлерді ұстап қалуды жақсартады.
• Жаңа қызметкерлерге күтілімдерді тезірек түсінуге көмектеседі.
• Компанияңызды клиенттерге, серіктестерге және қонақтарға анағұрлым сенімді етіп көрсетеді.

Кәсіби жұмыс орны қатал мінез-құлықты талап етпейді. Ол сенімді мінез-құлықты талап етеді. Адамдар бір-бірінен не күтетінін білсе, олар тітіркенумен күресуге аз, ал маңызды істерге көп уақыт жұмсай алады.

Құрмет күнделікті мінез-құлықтан басталады

Құрмет - кеңсе әдебінің негізі. Ол бөлмеге қалай кіретініңізден, сұрақтарға қалай жауап беретініңізден және сіздің ресми билігі жоқ адамдарға қалай қарайтыныңыздан көрінеді.

Құрметті жұмыс әдеттері:

• Келгенде және кеткенде әріптестерді амандасу.
• Өтінемін және рахмет деу.
• Бөлмей тыңдау.
• Басқа адамдардың уақыты шектеулі екенін ескеру.
• Қолдау қызметкерлеріне, мердігерлерге және тағылымдамадан өтушілерге жоғары басшылықпен бірдей кәсібилікпен қарау.

Бұл мінез-құлық қарапайым көрінгенімен, бүкіл кеңсенің реңкін белгілейді. Адамдар өздерін қарапайым қадір-қасиетпен қабылданғанын сезсе, ой айтып, мәселелерді көтеруге бейім болады.

Шу мен алаңдауды бақылаңыз

Шу - кеңседегі ең жиі наразылық тудыратын себептердің бірі. Тіпті шағын кедергілер де зейінді бөледі және өнімділікті төмендетеді, әсіресе ортақ жұмыс кеңістігінде.

Мыналарды ескеріңіз:

• Дыбыстап сөйлесетін телефонды пайдалану.
• Жұмысына берілген әріптестердің қасындағы қатты әңгіме.
• Үстелді қайта-қайта тарсылдату, ыңылдау немесе басқа мазасыз қимыл дыбыстары.
• Ашық аймақта қабылданатын жеке қоңыраулар.
• Жиналыстарды немесе тыныш жұмысты бөлетін хабарландырулар.

Қоңырау қабылдау керек болса, мүмкіндігінше сыртқа шығып сөйлесіңіз. Егер кеңсеңізде ортақ аймақтар болса, сізге қалыпты көрінетін нәрсе басқа біреуге кедергі болуы мүмкін екенін есте сақтаңыз. Дыбысы төмен, кедергісі аз орта барлығына жақсы жұмыс істеуге көмектеседі.

Жиналыстарды кәсіби өткізіңіз

Кеңсе әдебі ең көп байқалатын орындардың бірі - жиналыстар. Адамдар дайындалмай келіп, бейқам әрекет етсе, олар сенімді нығайтуы да, уақытты босқа кетіруі де мүмкін.

Жақсы жиналыс этикеті:

• Уақытында қосылу.
• Жиналысқа дейін материалдарды оқу.
• Бір уақытта басқа іспен айналыспай, толық қатысу.
• Виртуалды жиналыстарда сөйлемеген кезде микрофонды өшіру.
• Қосымша әңгімелерден аулақ болу.
• Нақты келесі қадамдармен және жауаптылармен аяқтау.

Егер сіз жиналысты жүргізсеңіз, стандартты ерте орнатыңыз. Мақсатты ашық айтыңыз, әңгімені негізгі тақырыпта ұстаңыз және тыныш қатысушыларға да сөз беріңіз. Жақсы ұйымдастырылған жиналыс бәрінің кестесіне құрмет білдіреді.

Ашық әрі сыпайы сөйлесіңіз

Жұмыс орнындағы көптеген мәселе жаман ниеттен емес, түсініксіз коммуникациядан басталады. Кеңсе әдебі адамдардың бір-бірін артық шиеленіссіз түсінуін жеңілдету арқылы коммуникацияны жақсартады.

Пайдалы қарым-қатынас әдеттері:

• Электрондық хатқа анық тақырып пен мақсат жазу.
• Хабарламаларды қысқа әрі нақты ұстау.
• Қалыпты мерзімде жауап беру.
• ТОЛЫҚ БАС ӘРІПТЕРДІ, мысқылды немесе дөрекі реңкті қолданбау.
• Хабарламаға сәйкес арнаны таңдау.

Әр сұраққа ұзақ хат алмасу керек емес. Әр келіспеушілік ортақ чатта талқыланбауы тиіс. Жақсы әдеп дегеніміз - қарым-қатынастың ең сыйластыққа толы әрі тиімді жолын таңдау.

Жұмыс орнына сай киініңіз

Киіну тәртібі салаға, рөлге және компания мәдениетіне қарай өзгереді. Мақсат - бәріне бірдей киім үлгісін таңу емес. Мақсат - кәсібилікті қолдап, ортаға сай киіну.

Жалпы қағида қарапайым: киіміңіз жұмысыңыздан назарды бұрмауы керек.

Бұл әдетте мынаны білдіреді:

• Таза, ұқыпты және денеге қонымды киім кию.
• Клиентпен жұмысқа немесе қауіпсіздікке қатысты талаптарды сақтау.
• Ортаға тым бейресми киім таңдамау.
• Аксессуарлар мен күтімді жұмыс орны күтулеріне сай ұстау.

Көшбасшылар үшін бастысы - бірізділік. Егер командаңыз клиенттермен немесе серіктестермен жұмыс істесе, адамдар көбіне бизнесті алғашқы әсері бойынша бағалайды. Киім - пайым, егжей-тегжейге назар және ортаға құрметті білдіреді.

Жеке әдептің негізгі қағидаларын ұстаныңыз

Жеке әдеттер ортақ жұмыс кеңістігіне адамдар ойлағаннан да көп әсер етеді. Жақсы кеңсе әдебі мінсіздікті емес, хабардарлықты талап етеді.

Мыналарға назар аударыңыз:

• Тазалық пен күтім.
• Өте күшті әтір, иіссу немесе өзге иістер.
• Ортақ кеңістіктегі тамақтану әдебі.
• Қарызға алынған заттарды қайтару.
• Ортақ аймақтарды жинақы ұстау.

Бұл әсіресе адамдар бір-біріне жақын жұмыс істейтін шағын кеңселерде маңызды. Әр адам неғұрлым сыпайы болса, команда соғұрлым алдын алуға болатын қолайсыздықтармен аз айналысады.

Құпиялылық пен шекараны құрметтеңіз

Құпиялылық - кәсіби этикеттің негізгі бөлігі. Әріптестер өздерінің ақпараты, құрылғылары және жұмыс кеңістігі себепсіз бақыланбайтынына немесе бұзылмайтынына сенуі керек.

Құпиялылықты мына жолдармен құрметтеңіз:

• Басқа адамдардың экранын, жазбаларын немесе электрондық хаттарын оқымау.
• Кездейсоқ естіп қалған жеке қоңырауларға немесе хабарламаларға пікір білдірмеу.
• Құпия ақпаратты құпия сақтау.
• Құрал-жабдықты қарызға алар алдында немесе біреудің жұмыс аймағына кірер алдында рұқсат сұрау.
• Әр адамның жеке өміріндегі барлық жайт кеңседе талқылана бермейтінін түсіну.

Шекарасы анық жұмыс орны басқаруға жеңіл әрі күйзеліске азырақ түсіретін орта болады. Бұл мәдениет пен сәйкестік үшін де пайдалы.

Кері байланысты дұрыс беріңіз

Кез келген бизнесте кері байланыс қажет, бірақ оны жеткізу тәсілі сенімді нығайтуы да, реніш тудыруы да мүмкін.

Тиімді кері байланыс бірнеше қарапайым қағидаға сүйенеді:

• Мүмкін болса, мәселені жеке талқылау.
• Тұлғаға шабуыл жасамай, мінез-құлық пен нәтижеге назар аудару.
• Нақты нені өзгерту керегін айту.
• Алға жылжу жолын ұсыну.
• Тиісті кезде жақсы жұмысты мойындау.

Көпшілік алдында сын айту көбіне қорғаныш реакциясын тудырады. Жеке, тікелей және құрметті кері байланыс адамдарға абыройын түсірмей-ақ жақсара түсуге мүмкіндік береді. Бұл теңгерім сау жұмыс ортасы үшін маңызды.

Адамдарды қалай таныстыру керегін біліңіз

Таныстыру - кеңсе әдебінің шағын, бірақ маңызды бөлігі. Жақсы таныстыру адамдардың өздерін құпталған сезінуіне және рөлдерді тез түсінуіне көмектеседі.

Әріптестерді, клиенттерді немесе қонақтарды таныстырғанда:

• Есімдерді анық айтыңыз.
• Қажет болса, қысқаша контекст қосыңыз.
• Әуелі төмен деңгейдегі адамдарды жоғары деңгейдегілерге таныстырыңыз.
• Тақырыпқа қатысты шағын деталь арқылы әңгімені байланыстырыңыз.

Мысалы, жаңа қызметкер клиентпен онлайн жиналысқа қосылса, оны таныстырып, рөлін қысқаша түсіндіріңіз. Бұл ыңғайсыздықты азайтады және әңгімені тез бастауға көмектеседі.

Ортақ кеңістіктерде ұқыпты болыңыз

Ортақ кеңістіктер сыпайылық пен қақтығыс үшін жиі мүмкіндік туғызады. Асүйлер, демалыс бөлмелері, конференц-залдар және қабылдау аймақтары адамдар өзінен тыс ойлаған кезде жақсы жұмыс істейді.

Ортақ кеңістіктердегі пайдалы әдеттер:

• Өзіңізден кейін жинастыру.
• Бөлмелерді дұрыс брондау және пайдаланылмай тұрса, босату.
• Келесі адамға керек заттарды қалдыру.
• Ортақ аймақтарды иемденіп алмау.
• Жиһазды немесе жабдықты орнына қою.

Егер сіздің бизнесіңізде физикалық кеңсе болса, мұндай ұсақ-түйек маңызды. Олар жұмыс орнының қаншалықты реттелген, тұрақты және кәсіби көрінетінін айқындайды.

Аралас және қашықтан жұмыс кезіндегі кеңсе әдебі

Қашықтан жұмыс этикетті қажет етпейді деген сөз емес. Ол әдептің қай жерде байқалатынын ғана өзгертті.

Виртуалды және аралас ортада жақсы әдепке мыналар жатады:

• Дайын және уақытында жиналысқа қосылу.
• Алдын ала дыбыс пен бейнені тексеру.
• Фон мен сырт келбетті жиналысқа сай ұстау.
• Арнаны хабарламамен толтырмай, чатта ойланған түрде жазу.
• Адамдардың уақыт белдеулері мен жұмыс уақытын құрметтеу.

Онлайн қарым-қатынас бейқам бола бастайды, өйткені ол бейресми сезіледі. Дәл сондықтан стандарттар маңызды. Кәсіби онлайн мінез-құлық бетпе-бет кәсіби мінез-құлық сияқты маңызды.

Негізін қалаушылар ерте кезеңде қалай бағыт бере алады

Егер сіз компания құрып жатсаңыз, кеңсе әдебі операциялық мәдениеттің бір бөлігі болуы керек. Бастау үшін ұзақ ереже кітабы қажет емес. Сізге нақты күтілімдер мен тұрақты басшылық керек.

Мықты мәдениет көшбасшылар:

• Құрметті мінез-құлықты үлгі еткенде;
• Команданың қалай байланысатынын түсіндіргенде;
• Жиналыстар, хаттар және ортақ кеңістіктер үшін стандарт орнатқанда;
• Мәселелерді ерте және жүйелі түзеткенде;
• Басқаларға ортаны жақсартатын қызметкерлерді мойындағанда қалыптасады.

Жаңа бизнес иелерінің мәдениет туралы ерте ойлануының бір себебі осы. Компания құруға көмектесетін егжей-тегжейге назар команда құруға да көмектеседі. Ішкі мәдениеті реттелген, құрметті және сенімді болғанда, жақсы құрылымдалған бизнесті өсіру жеңіл.

Қарапайым кеңсе әдебі чек-парағы

Жұмыс орныңыздағы әдеттерді жылдам бағалағыңыз келсе, мына чек-парақты пайдаланыңыз:

• Мен адамдармен амандасып, олардың уақытына мән беремін бе?
• Шу деңгейімді орынды ұстаймын ба?
• Ашық әрі құрметпен сөйлесемін бе?
• Құпиялылық пен шекараны құрметтеймін бе?
• Кері байланысты кәсіби түрде қабылдаймын ба?
• Ортақ кеңістікті таза әрі ұқыпты ұстауға үлес қосамын ба?
• Бетпе-бет те, онлайн да бірдей әдеппен әрекет етемін бе?

Егер осының көбіне жауап иә болса, сіз жұмыс орнына өзіңіз ойлағаннан да көп пайда әкеліп жүрген болуыңыз мүмкін.

Қорытынды ойлар

Кеңсе әдебі - ресмилік үшін ресмилік жасау емес. Ол жұмысты бәріне жеңіл, анық және құрметтірек ету туралы. Мықты жұмыс орнында адамдар өздеріне сыпайы қарым-қатынас жасала ма деп ойланбайды. Олар бұл стандарт екенін біледі.

Кез келген көлемдегі бизнес үшін мұндай стандарттың практикалық құны бар. Ол коммуникацияны жақсартады, көшбасшылықты қолдайды және қызметкерлер мен клиенттер сенетін мәдениет құруға көмектеседі. Егер сіз жақсы кеңсе қаласаңыз, адамдар күн сайын көретін әдеттерден бастаңыз.