Жауап алатын салқын хаттарды жазуға арналған психология кеңестері

Салқын хаттар әлі де жұмыс істейді, бірақ бұл адамдарды мазалағанды ұнататындықтан емес. Ол хабарлама адамдардың шешім қабылдау, ақпаратты шолу және бір нәрсенің уақытына тұрарлық екенін бағалау тәсілін құрметтегенде жұмыс істейді. Көп хат толған кіріс жәшігінде психология копирайтинг сияқты маңызды.

Егер сіз жаңа компания құрып жатсаңыз, қызметті насихаттасаңыз немесе іскерлік әңгімелерді нөлден бастағыңыз келсе, салқын хат мүмкіндіктер жасауға ең тиімді жолдардың бірі бола алады. Мәселе көбірек хат жіберуде емес. Мәселе өзекті, сенімді және жауап беруі оңай хат жазуда.

Кәсіпкерлер мен шағын бизнес үшін, соның ішінде Zenind арқылы компания құрып, өсіп келе жатқандар үшін де мақсат бірдей: бейтаныс адамның назарын әңгімеге айналдыру. Бұл жауап беру мінез-құлқының психологиясын түсінуден басталады.

Неліктен салқын хатта психология маңызды

Адамдар салқын хаттарды бейтарап қызығушылықпен оқымайды. Олар оларды сүзгілер арқылы оқиды.

Олар көбіне бірнеше секундтың ішінде мына сұрақтарды қояды:

• Бұл маған арналған ба?
• Мен бұл жіберушіге сене аламын ба?
• Бұл менің уақытымды көп ала ма?
• Жауап беруге нақты пайда бар ма?

Егер хабарламаңыз түсінбеушілік, қысым немесе күдік тудырса, оқырман оны елемей кетеді. Егер ол күш салуды азайтса, өзекті болып көрінсе және қатысуға шынайы себеп берсе, жауап алу ықтималдығы артады.

Сондықтан тиімді салқын хат тапқыр сөздерге емес, кедергіні азайтуға көбірек сүйенеді. Ең жақсы хаттардың уәдесі қарапайым: бұл өзекті, бұл сенімді және бұған әрекет ету оңай.

Көпшілікке емес, бір адамға жазыңыз

Сыртқа бағытталған хат алмасудағы ең үлкен қателіктердің бірі - ойдан шығарылған аудиторияға жазу.

“Бизнес иелеріне”, “шешім қабылдаушыларға” немесе “сіздің салаңыздағы компанияларға” арналғандай естілетін салқын хат көбіне тым жалпы болып көрінеді. Нақты адамдар жалпы тілге жауап бермейді, өйткені жалпы тіл танылу сезімін тудырмайды.

Хатты оны нақты бір адам оқып отырғандай жазыңыз:

• Ол қандай рөл атқарады?
• Оған қандай нәтижелер маңызды?
• Ол қандай мәселені шешкісі келуі мүмкін?
• Сіздің хатыңыз оны пайдалы, әлде мазасыз етпей қалай көрінеді?

Хабарламаны қаншалықты нақты құрастырсаңыз, оқырманға оның маңызын түсіну үшін соншалықты аз күш керек болады.

Өзектілікпен бастаңыз

Бірінші сөйлем хаттың қалған бөлігі оқыла ма, жоқ па - соны шешеді.

Күшті кіріспе сөйлемдер үш нәрсенің бірін жасайды:

• Сізде алушының жағдайын түсінетініңізді көрсетеді
• Хатты өзекті іскерлік қажеттілікпен байланыстырады
• Жазудың нақты және сенімді себебін айтады

Әлсіз кіріспе сөйлемдер назарды ысырап етеді. “Сізге амандық тілеймін” сияқты тіркестер немесе ұзақ өзін таныстырулар негізгі ойды кешіктіріп, оқырманды көбірек жұмыс істеуге мәжбүр етеді.

Жақсырақ кіріспе бірден себепке өтеді:

• “Компанияңыз жақында жаңа нарыққа кеңейгенін байқадым.”
• “Мен ерте кезеңдегі құрылтайшыларда іске қосылғаннан кейін X мәселесі жиі болатынын байқаймын.”
• “Командаңыздың өсуі бұл процесс қазір бұрынғыдан көп уақыт алып жатқанын көрсететін сияқты.”

Мақсат драмалық естілуде емес. Мақсат - бірден танылу сезімін тудыру.

Күш салу психологиясын қолданыңыз

Келесі қадам кіші болып көрінгенде, адамдар жауап беруге көбірек бейім болады.

Сондықтан қысқа, нақты хаттар көбіне ұзақ, өте жылтыратылған хаттардан жақсы нәтиже береді. Оқырман құндылықты түсініп, көп ойланбай жауап бере алуы керек.

Хат құрылымын қарапайым ұстаңыз:

• Өзектілікті көрсетуге бір сөйлем
• Құндылықты түсіндіруге бір сөйлем
• Әрекет сұрауға бір сөйлем

Бұл қарапайымдық когнитивтік жүктемені азайтатындықтан жұмыс істейді. Хабарды өңдеу оңай болса, оған әрекет ету де оңайырақ көрінеді.

Бұл әсіресе кездесулер арасында поштаны жылдам қарап отырған құрылтайшылар, операторлар және басшылар үшін маңызды. Қысқа хабар олардың уақытына құрметті білдіреді.

Құндылықты айқын етіңіз

Салқын хат бір сұраққа тез жауап беруі керек: мен үшін мұнда не бар?

Адамдарға барлық егжей-тегжей бірден қажет емес. Оларға оқуды жалғастыруға себеп керек. Құндылық ұсынысы нақты, айқын және бизнес нәтижесіне байланыстырылған болуы тиіс.

Жалпы уәделердің орнына, практикалық нәтижені көрсететін тіл қолданыңыз:

• Уақыт үнемдеу
• Қолмен істелетін жұмысты азайту
• Конверсияны жақсарту
• Процесті жылдамдату
• Тәуекелді төмендету
• Көрінімді арттыру

Егер сіз құрылтайшыға жазсаңыз, құндылық өсуге, тиімділікке, сәйкестікке немесе сенімділікке қатысты болуы мүмкін. Егер сіз қалыптасқан бизнеске жазсаңыз, құндылық процесті жақсартуға немесе табыс мүмкіндігіне қатысты болуы мүмкін.

Нақтылық маңызды, өйткені ми абстракцияға қарағанда деректерге көбірек сенеді.

Шектеуді абайлап қолданыңыз

Шектеулілік пен шұғылдық жауап беру көрсеткішін арттыра алады, бірақ тек шынайы болғанда ғана.

Адамдар шектеулі мүмкіндіктерге тартылады, өйткені шектеулі нәрсе құндырақ көрінеді. Сол психология мерзімдерге, ерте қол жеткізуге және шектеулі орындарға да қатысты. Жауапкершілікпен қолданылған шұғылдық адамдарға шешімді кейінге қалдырмай, қабылдауға көмектеседі.

Этикалық шұғылдықтың мысалдары:

• Кеңес беру уақыттарының шектеулі саны
• Нақты оқиғаға немесе науқанға байланысты мерзім
• Уақыты сезімтал іскерлік мүмкіндік
• Соңы нақты көрсетілген жеңілдік немесе onboarding терезесі

Жұмыс істемейтіні - жалған қысым. Оқырмандар жасанды шұғылдықты көбіне аңғарады. Сенім бұзылса, хаттың қайта қалпына келуі қиын.

Сұрамас бұрын сенім орнатыңыз

Жауап беру сенімге байланысты. Сенім болмаса, тіпті жақсы ұсыныстың өзі тәуекелді болып көрінуі мүмкін.

Салқын хаттағы сенім ұсақ белгілерден құралады:

• Жіберушінің кім екені анық көрінуі
• Сәйкес домен мен қолтаңба
• Кәсіби тон
• Хабарласудың нақты себебі
• Дәлелдің немесе контекстің қысқа айтылуы

Мүмкін болса, оқырман сізді тез тексере алатындай бір сенімді дерек қосыңыз. Бұл ортақ байланыс, ортақ іскерлік контекст, жақындағы жетістік немесе қысқаша қол жеткізілген нәтиже болуы мүмкін.

Мақсат оқырманды куәліктермен басып тастау емес. Мақсат сіздің шынайы, өзекті және жауап беруге лайық екеніңізді сендіру.

Әсерлі көрінбей әлеуметтік дәлел қолданыңыз

Әлеуметтік дәлел жұмыс істейді, өйткені адамдар тәуекелді бағалағанда басқаларға сүйенеді.

Салқын хатта әлеуметтік дәлел сіздің хатыңыз назар аударуға лайық па, жоқ па деген күмән болғанда әсіресе тиімді болуы мүмкін. Бірақ оны абайлап қолдану керек. Шектен тыс айтылған жетістіктер сату театры сияқты естілуі мүмкін.

Пайдалы әлеуметтік дәлел түрлері:

• Ұқсас типтегі бизнеспен жұмыс істеу
• Ұқсас кезеңдегі компанияларға көмектесу
• Өлшенетін нәтижеге қол жеткізу
• Ортақ таныс арқылы ұсынылу

Қысқа ұстаңыз. Бір сөйлем жеткілікті. Мақсат - толық кейс-стади ұсыну емес, белгісіздікті азайту.

Аты-жөннен тыс жекелендіріңіз

Аты-жөнді қосу - жекелендіру емес. Бұл тек mail merge.

Нақты жекелендіру сіздің бір нәрсені байқағаныңызды және оның өзекті екенін көрсетеді. Ол мыналарға сілтеме жасау сияқты қарапайым болуы мүмкін:

• Жақындағы өнім шығарылымы
• Қаржыландыру туралы хабарландыру
• Жұмысқа алу үрдісі
• Жаңа орын немесе нарыққа кеңею
• Компанияның ұсынысындағы жария өзгеріс

Жақсы жекелендіру күш салуды көрсетеді. Күш салу өзектілікті білдіреді. Өзектілік жауап беру ықтималдығын арттырады.

Бірақ оны мәжбүрлемеңіз. Бос мақтау мен шамадан тыс зерттеу интрузивті сезілуі мүмкін. Тек хаттың мәнін ашуға көмектесетін деректерді қолданыңыз.

Бір ғана нақты әрекетке шақыруды таңдаңыз

Салқын хат бір нәрсені ғана сұрауы керек.

Көп нәрсе сұрасаңыз, оқырманға үлкенірек шешім қабылдау керек болады. Үлкен шешімдер қарсылық тудырады. Кіші шешімдер серпін жасайды.

Жақсы әрекетке шақырудың мысалдары:

• “Келесі аптада қысқа қоңырауға ашық болар ма едіңіз?”
• “Бірнеше мысал жіберейін бе?”
• “Бұл сіздің жауапкершілігіңіздегі мәселе ме?”
• “Ой бөлісіп салыстырсақ бола ма?”

Ең жақсы әрекетке шақыруға жауап беру оңай. Егер оқырман бір сөйлеммен жауап бере алса, сіз кедергіні азайттыңыз.

Қызығушылық айқын орнағанға дейін ойлануды, зерттеуді немесе ішкі талқылауды қажет ететін күрделі сұраулардан аулақ болыңыз.

Уақыт пен контекстті құрметтеңіз

Уақыт жауап беру көрсеткішіне көп жіберуші ойлағаннан да қатты әсер етеді.

Хабар өзекті болып тұрса да, дұрыс сәтте жетпесе сәтсіз болуы мүмкін. Адамдар жаңа идеяны өңдеуге жеткілікті ой кеңістігі болғанда жауап береді. Сондықтан мүмкін болғанда уақытты контекст негізінде таңдаған дұрыс.

Мыналарды ескеріңіз:

• Сала циклдері
• Компания хабарландырулары
• Жұмысқа алу кезеңдері
• Қаржыландыру жаңалықтары
• Өнім іске қосылуы
• Маусымдық сұраныс

Егер сіз ерте кезеңдегі құрылтайшыға хабарлассаңыз, уақыт одан да маңызды болуы мүмкін, өйткені басымдықтар тез өзгереді. Жаңадан компания құрған адам бастапқы орнатуға, сәйкестікке және клиент тартуға көңіл бөлуі мүмкін. Сол кезеңге сай келетін хабарды оқу ықтималдығы жоғарырақ.

Пайдалы кәсіби адамдай жазыңыз

Тон психологиялық әсерге тікелей ықпал етеді.

Тым ресми болса, хат алшақ көрінеді. Тым бейресми болса, кәсіби емес көрінуі мүмкін. Тым асығыс болса, мұқтаждық сияқты оқылады. Ең жақсы тон - сабырлы, анық және пайдалы.

Пайдалы кәсіби адам үш нәрсені жақсы орындайды:

• Мақсатты тез айтады
• Құндылықты ашық түсіндіреді
• Жауап беруді оңай етеді

Мұндай тон қорғанысты азайтады. Ол сондай-ақ кез келген алғашқы байланыс үшін маңызды сенімділікті қолдайды.

Қарапайым салқын хат үлгісі

Сізге күрделі формула қажет емес. Сенімді құрылым жеткілікті.

1. Тақырып жолы

Қысқа және өзекті болсын. Тақырып тым тырыспай, мәселені аңғартуы керек.

Мысалдар:

• Кеңеюіңіз туралы сұрақ
• Әкімшілік уақытты азайтуға арналған идея
• Жаңа іске қосу туралы қысқа ой
• Өсу командаңызға бір ұсыныс

2. Бастапқы сөйлем

Неге дәл осы адамға жазып отырғаныңызды көрсетіңіз.

3. Құндылық туралы мәлімдеме

Сіз қандай мәселені шешуге көмектесетініңізді немесе қандай нәтижені қолдайтыныңызды түсіндіріңіз.

4. Дәлел немесе контекст

Бір қысқа сенім белгісін қосыңыз.

5. Әрекетке шақыру

Қарапайым келесі қадамды сұраңыз.

Бұл құрылым жұмыс істейді, өйткені ол бейтаныс хабарды бағалау тәсіліне сәйкес келеді: бұл кім, неге маған маңызды, бұған сене аламын ба және әрі қарай не істеуім керек?

Мысал: жаңа құрылтайшыға арналған хабарлама

Мықты салқын хаттың психологиясы іс жүзінде мынадай көрінуі мүмкін:

Тақырып: Жаңа іске қосуыңызға арналған қысқа идея

Сәлем, [Аты],

Сіздің бизнесіңіз жақында іске қосылғанын көрдім, сондықтан сізге жазып отырмын, өйткені ерте кезеңдегі құрылтайшылар көбіне табысқа тікелей әсер етпейтін тапсырмаларға көп уақыт жоғалтады.

Мен командаға процестің сол бөлігін оңайлатуға көмектесемін, сонда олар клиенттерге, сатылымға және операцияларға көбірек көңіл бөле алады.

Егер өзекті болса, қазіргі кезеңіңізге сай келуі мүмкін бірнеше ойды жіберемін.

Ізгі тілекпен,
[Атыңыз]

Бұл хат қысқа, өзекті және қысымсыз болғандықтан жұмыс істейді. Ол оқырманға үлкен міндеттеме жүктемей, жалғастыруға себеп береді.

Жауапты азайтатын жиі қателер

Жақсы ұсыныстардың өзі хат кедергі тудырса сәтсіз болуы мүмкін. Мына жиі кездесетін қателерден сақтаныңыз:

• Мақсатты айтпас бұрын ұзақ кіріспе жазу
• Кез келген адамға қолдануға болатын жалпы пайда тілін қолдану
• Хатқа бірнеше өтінішті қатар жүктеу
• Шамадан тыс жарнамалық немесе дайын сценарий сияқты естілу
• Жалған шұғылдық немесе асыра айтылған уәделер
• Өз компанияңызға емес, оқырманға назар аудармау
• Мобильді құрылғыда оқу қиын болатын хабар жіберу

Осы қателердің әрқайсысы күш салуды арттырады немесе сенімді төмендетеді. Екеуі де жауап беру көрсеткішін азайтады.

Мақсат - манипуляция емес

Салқын хаттағы психологияны адамдарды жауап беруге алдау үшін қолдануға болмайды.

Мақсат - дұрыс адамдарға өзектілікті тануды және қызығушылық болса жауап беруді жеңілдету. Бұл дәл, құрметті және анық болуды білдіреді.

Дұрыс қолданылса, психология коммуникацияны жақсартады. Ол хаттарды қысым көрсететін емес, адамға ұқсас; шулы емес, пайдалы; жалпы емес, сенімді етуге көмектеседі.

Өсіп келе жатқан бизнес пен құрылтайшылар үшін бұл айырмашылық маңызды. Сіз әлеуетті клиенттерге, серіктестерге немесе ынтымақтастарға хабарлассаңыз да, ойластырылған хат дұрыс есікті аша алады.

Қорытынды ойлар

Тиімді салқын хаттар бір қарапайым идеяға сүйенеді: адамдар хабарлама өзекті, сенімді және жауап беруі оңай болғанда жауап береді.

Нәтижені жақсарту үшін мынаған назар аударыңыз:

• Бастапқы сөйлемдегі өзектілік
• Хат мәтініндегі қысқалық пен айқындық
• Нақты құндылық ұсынысы
• Тек шынайы болғанда ғана шұғылдық
• Тәуекелді азайтатын сенім белгілері
• Бір ғана қарапайым әрекетке шақыру

Егер сіз салқын хатты көлем мәселесі емес, психология мәселесі ретінде қарастырсаңыз, сыртқа бағытталған байланыс тез жақсарады. Ең жақсы хабарлар адамдарды жауап беруге мәжбүрлемейді. Олар жауап беруді орынды етіп көрсетеді.