Shopify дүкен иелері үшін бухгалтерияға арналған нұсқаулық: құралдар, жұмыс тәртібі және салық бойынша кеңестер

Shopify дүкенін жүргізу - бұл үнемі тепе-теңдікті сақтауды талап ететін жұмыс. Сіз өнімдерді, жарнаманы, тапсырыстарды орындауды, клиенттерге қызмет көрсетуді, қайтарымдарды, жеңілдіктерді және қорды бір уақытта басқарасыз. Бухгалтерия көбіне кейінге ығыстырылып қалады, бірақ дәл сол жерде пайдадан ағып кетулер, салықтағы қателер және ақша ағынына қатысты мәселелер басталады.

Жақсы Shopify бухгалтериясы тек сатылымдарды тіркеу ғана емес. Бұл дүкеніңіздің шын мәнінде қанша табыс табатынын, ақша қайда кетіп жатқанын, қай арналардың табысты екенін және салық пен сәйкестікке қалай дайын болу керегін түсіну. Сіз алғашқы дүкеніңізді ашып жатсаңыз да, немесе толыққанды eCommerce бизнесіне дейін өсіп жатсаңыз да, таза бухгалтерлік жүйе жақсы шешім қабылдауға және күтпеген жағдайларды азайтуға көмектеседі.

Неліктен Shopify бухгалтериясы маңызды

Shopify сізге витрина мен сату жүйесін береді, бірақ толыққанды бухгалтерлік жүйені автоматты түрде бермейді. Әрбір тапсырыс бірнеше құрамдас бөлікке ие болуы мүмкін:

• Жалпы сатылым
• Жеңілдіктер мен купон кодтары
• Жиналған сату салығы
• Жеткізу кірісі
• Қайтарымдар мен chargeback-тер
• Төлем өңдеу комиссиялары
• Жарнама мен қосымша шығындары
• Қор сатып алу және жеткізу шығындары

Егер осы бөліктер дұрыс қадағаланбаса, кіріс көрсеткіштері нақты пайдадан әлдеқайда жақсы көрінуі мүмкін. Бұл жаңа дүкен иелері жиі жіберетін қате. Дүкен жоғары деңгейлі сатылым көрсетіп, бірақ жарнама шығындары, орындау шығындары және комиссиялар салдарынан бәрібір зиян шегуі мүмкін.

Дұрыс бухгалтерия сізге мыналарға көмектеседі:

• Нақты пайда маржасын өлшеу
• Қолма-қол ақша ағынын күн, апта және ай бойынша бақылау
• Салық декларацияларын қателерді азайта отырып дайындау
• Shopify төлемдерін банк түсімдерімен салыстырып тексеру
• Баға белгілеу мен қорды басқару бойынша саналы шешім қабылдау
• Қай өнімдер мен арналарға көбірек инвестиция салу керек екенін анықтау

Shopify дүкендері үшін негізгі бухгалтерлік жұмыс тәртібі

Тұрақты бухгалтерлік жұмыс тәртібі күрделі болмауы керек. Маңыздысы - оны жүйелі орындау. Мақсат - ай сайынғы бастапқы дүкен әрекеттерін таза қаржылық есепке айналдыру.

1. Бизнес және жеке қаржыны бөлек ұстаңыз

Арнайы бизнес есепшотын және мүмкін болса, бизнес кредит картасын ашыңыз. Дүкенге қатысты барлық кіріс пен шығынды сол шоттар арқылы өткізіңіз. Жеке және бизнес транзакцияларын араластыру есептілікті қиындатады және салық маусымында мәселелер туғызуы мүмкін.

LLC иелері үшін бұл бөлу әсіресе маңызды. Бұл есептің тазалығын қолдайды және жеке және бизнес әрекеттердің заңдық айырмашылығын сақтауға көмектеседі.

2. Сатылымдарды дұрыс тіркеңіз

Shopify-дан келген әрбір төлемді жаңа табыс ретінде қарастырмаңыз. Shopify Payments әдетте бірнеше тапсырысты біріктіреді, комиссияларды шегереді және қайтарымдар мен chargeback-терді қамтуы мүмкін. Бухгалтерияңызда мыналар көрінуі керек:

• Шегерімге дейінгі жалпы сатылым
• Жеңілдіктер мен қайтарымдарды бөлек көрсету
• Сату салығын кіріс емес, міндеттеме ретінде есепке алу
• Төлем өңдеу комиссияларын шығын ретінде көрсету
• Жеткізу кірісі мен жеткізу шығынын тиісті шоттарға бөлу

Бұл нақты нәтижені анағұрлым айқын көрсетеді.

3. Төлемдерді банк түсімдерімен салыстырып тексеріңіз

Shopify төлемдері сирек жағдайда жалпы сатылымға дәл сәйкес келеді. Есеп айырысу уақытының айырмашылығы, ұсталып қалған сомалар немесе комиссиялық шегерімдер болуы мүмкін. Әрбір төлем есебін банк шотыңызбен салыстырып тексеріңіз, сонда кітаптарыңыз нақты өтімділікті көрсетеді.

Кіші дүкендер үшін ай сайынғы салыстыру әдетте жеткілікті. Жылдам өсіп жатқан дүкендерге апталық тексеру ыңғайлырақ болуы мүмкін.

4. Шығындарды бірізді жіктеңіз

Дұрыс жіктеу есептерді пайдалы етеді. Shopify үшін жиі қолданылатын шығын санаттары:

• Жарнама және маркетинг
• Қосымша жазылымдар
• Веб-сайт және бағдарламалық құралдар
• Сатылған тауарлардың өзіндік құны
• Қаптама және жеткізу материалдары
• Орындалу және қойма қызметтері
• Төлем комиссиялары
• Кәсіби қызметтер
• Кеңсе және әкімшілік шығындары

Санаттарды қарапайым және тұрақты ұстаңыз. Оларды үнемі өзгерту трендтерді талдауды қиындатады.

5. Қор мен сатылған тауарлардың өзіндік құнын қадағалаңыз

Егер сіз физикалық өнім сатсаңыз, қор - бухгалтерияңыздың ең маңызды бөліктерінің бірі. Сіз өнімдерге қанша төлегеніңізді, қанша тауардың қоймада қалғанын және шығындардың қашан танылуы керегін білуіңіз қажет.

Ең аз дегенде мыналарды тіркеңіз:

• Қорды сатып алу бағасы
• Қорға қатысты жеткізу немесе импорт шығындары
• Қабылданған және сатылған бірліктер саны
• Қалған қор балансы

Қорды бақылау болмаса, пайда маржасы бұрмалануы мүмкін және салық есебі дәл болмай қалуы ықтимал.

Shopify сатушылары үшін ең жақсы бухгалтерлік құралдар

Ең жақсы құралдар - уақытты үнемдеп, дәлдікті сақтайтын құралдар. Көптеген Shopify сатушылары бухгалтерлік бағдарламаны, қосқыштарды және есеп беру құралдарын бірге қолданады.

Бухгалтерлік бағдарлама

Жалпы бухгалтерлік платформа - есеп жүйесінің негізі. Ол кіріс, шығын, міндеттеме, актив және капиталды бір жерде қадағалауға мүмкіндік беруі керек.

Бағдарлама таңдағанда мыналарға назар аударыңыз:

• Банк арналарын біріктіру
• Оңай салыстырып тексеру
• Қорды қолдау
• Салық есептілігі функциялары
• Таза шоттар жоспары
• Бірнеше сату арнасын қолдау

Shopify бухгалтерлік интеграциялары

Ішкі немесе үшінші тарап интеграциялары сатылым жиынтықтарын, комиссияларды және төлем деректерін импорттау арқылы қолмен енгізуді азайта алады. Бұл құралдар дүкен әрекетін әрбір тапсырысты қолмен енгізбей-ақ бухгалтерлік жазбаларға айналдыруға көмектеседі.

Мыналарды өңдей алатын интеграцияларды таңдаңыз:

• Shopify сатылым деректері
• Төлем өңдеу комиссиялары
• Қайтарымдар мен chargeback-тер
• Сату салығы бойынша міндеттемелер
• COGS және қорды синхрондау

Шығындарды бақылау құралдары

Бизнес қарқынды өскен кезде түбіртектер мен жеткізуші шоттарын жоғалту оңай. Сандық түбіртектерді сақтап, оларды транзакциялармен байланыстыратын жүйені қолданыңыз. Бұл аудитті, өтемақы рәсімін және ай соңындағы тексеруді әлдеқайда жеңілдетеді.

Есеп беру дашбордтары

Shopify-дың кіріктірілген есептері пайдалы, бірақ олар жалғыз дереккөз болмауы керек. Дүкен есептерін бухгалтерлік есептермен бірге қолданыңыз, сонда сатылым нәтижесін нақты пайдамен салыстыра аласыз.

Пайдалы есептер:

• Пайда мен шығын туралы есеп
• Баланс
• Қолма-қол ақша ағыны есебі
• Өнім немесе коллекция бойынша сатылым
• Арна бойынша жарнама шығындары
• Қордың ескіру есебі

Shopify бухгалтериясындағы жиі кездесетін қиындықтарды қалай шешуге болады

Қайтарымдар мен chargeback-тер

Қайтарымдарды кіріс жиынтықтарының ішінде жасыруға болмайды. Оларды бөлек тіркеңіз, сонда қанша сатылымның кері қайтарылғанын көре аласыз. Chargeback-тер де, соның ішінде даулы төлем комиссиялары да, тіркелуі керек.

Сату салығы

Тұтынушылардан жиналған сату салығы әдетте сіздің кірісіңіз емес. Бұл - салық органдарының атынан жиналған ақша. Оны төленгенге дейін міндеттеме ретінде есептеңіз.

Салық ережелері штат пен юрисдикцияға қарай өзгереді, сондықтан бухгалтерлік жүйеңіз nexus және есеп беру міндеттемелері бар аймақтарға сай болуы керек.

Жеңілдіктер мен акциялар

Жеңілдіктер маржаға әсер етеді және оларды бірізді тіркеу қажет. Егер дүкеніңіз жиі акция жүргізсе, мұндай кампаниялардың тек сатылым көлемін емес, нақты пайданы да жақсартып жатқанын көре алатындай түрде есептеңіз.

Жеткізу және орындау шығындары

Мүмкін болса, жеткізу кірісі мен жеткізу шығынын бөлек көрсетіңіз. Бұл клиенттер жеткізу құнын жауып отыр ма, әлде жеткізу маржаны азайтып жатыр ма, соны жақсырақ түсінуге көмектеседі.

Орындалу комиссиялары, жинау және қаптау төлемдері, сондай-ақ орау материалдары бухгалтерлік тәсіліңізге қарай операциялық шығын немесе сатылған тауарлардың өзіндік құны ретінде жіктелуі мүмкін.

Бірнеше сату арнасы

Көптеген сатушылар бір уақытта Shopify, Amazon, Etsy және әлеуметтік коммерция арналарында сатады. Мұндай жағдайда кітаптарыңыз әр арнаны бөлек көрсетуі керек, сонда платформалар бойынша табыстылықты салыстыруға болады.

Жоғары сатылым көлемі бар арна жарнама мен комиссиялардан кейін әлдеқайда аз табысты болуы мүмкін.

Shopify дүкен иелері үшін ай сайынғы бухгалтерлік тексеру тізімі

Қарапайым ай сайынғы жұмыс тәртібі бухгалтерияны шамадан тыс жүктемей, оны өзекті күйде ұстайды.

Сатылымдар мен төлемдерді тексеріңіз

Shopify сатылым жазбаларын банкке түскен төлемдермен салыстырып, сәйкессіздіктерді белгілеңіз.

Банк және карта шоттарын салыстырып тексеріңіз

Әр бизнес транзакциясын дұрыс банк немесе кредит картасы жазбасымен сәйкестендіріңіз.

Шығындарды жіктеңіз

Әр шығынды тиісті санатқа енгізіп, түбіртектердің тіркелгенін тексеріңіз.

Қор қозғалысын тексеріңіз

Өнім сатып алуларын, сатылған бірліктерді және қалған қор деңгейін қарап шығыңыз.

Иесінің салымдары мен алымдарын тіркеңіз

Егер жеке ақшаңызды бизнеске енгізсеңіз немесе одан алсаңыз, оны дұрыс тіркеңіз.

Қаржылық есептерді қарап шығыңыз

Пайда мен шығын туралы есепті, баланс пен қолма-қол ақша ағыны есебін қараңыз.

Салық міндеттемелерін тексеріңіз

Сату салығы бойынша есептерді, болжамды салық төлемдерін және штатқа тән басқа талаптарды растаңыз.

Қашан бухгалтер немесе accountant жалдау керек

Бастапқы кезеңде көптеген дүкен иелері бухгалтерияны өздері жүргізеді. Егер дүкеніңіздегі транзакциялар аз болса және өнім желісі қарапайым болса, бұл жұмыс істей алады. Бірақ көлем артқан сайын бухгалтерлік қателер қымбатқа түсе бастайды.

Келесі жағдайларда сырттан көмек қарастырған дұрыс:

• Ай сайынғы тапсырыс көлемі жоғары болса
• Бірнеше сату арнасы болса
• Қор бірнеше жеткізушіде немесе қоймада сақталса
• Халықаралық сатылымдар болса
• Сату салығы бойынша күрделі талаптар болса
• Пайда маржасы түсініксіз болса
• Салыстырып тексеру тұрақсыз болса

Бухгалтер транзакцияларды кодтаумен, салыстырып тексерумен және айлық есептермен айналыса алады. Accountant салықтық жоспарлау, ұйым құрылымы және қаржылық стратегияның күрделірек бағыттарына көмектесе алады.

LLC құрылымы eCommerce бизнесіңізді қалай қолдай алады

Көптеген Shopify дүкен иелері ресми бизнес құрылымын қалыптастыру, жеке және бизнес қаржысын бөлу және өсімге дайын болу үшін LLC құрады. Бухгалтерия ұйым түріне тәуелді болмаса да, жазбаларыңыз бизнес құрылымыңызбен сәйкес болуы керек.

Дұрыс жүргізілген, бөлек шоттары және таза бухгалтериясы бар LLC мына мақсаттарға көмектеседі:

• Бизнес жазбаларын ретке келтіру
• Бизнес әрекетінің жеке екенін көрсету
• Салық тапсыруға дайындалу
• Серіктестер мен жеткізушілер алдында сенімділік қалыптастыру
• Болашақ қаржыландыруға немесе кеңеюге қолдау көрсету

Zenind кәсіпкерлерге АҚШ-та бизнес құрылымдарын құруға және басқаруға көмектеседі, бұл операцияларын кеңейтпес бұрын жүйелі бизнес негізін қалайтын дүкен иелері үшін практикалық бастау нүктесі бола алады.

Болдырмау керек бухгалтерлік қателер

Ең жиі кездесетін қателер қарапайым, бірақ олар ұзақ мерзімді зиян келтіреді.

• Барлық Shopify төлемдерін кіріс деп санау
• Төлем өңдеу комиссияларын елемеу
• Жеке және бизнес транзакцияларын араластыру
• Қайтарымдар мен chargeback-терді есепке алмау
• Қор шығындарын ескермеу
• Салыстырып тексеруді салық маусымына дейін кейінге қалдыру
• Бірізді емес шығын санаттарын қолдану
• Сату салығы бойынша міндеттемелерді ұмыту

Шешім әдетте күрделі бухгалтерлік білім емес. Ол тәртіп пен жүйелілік.

Қорытынды ойлар

Shopify бухгалтериясы жай ғана әкімшілік міндет емес. Бұл - табысты бизнес жүргізудің бір бөлігі. Кітаптарыңыз дәл болса, не жұмыс істеп тұрғанын, не маржаны азайтып жатқанын және нені өзгерту керегін анық көре аласыз.

Сатылымды дұрыс тіркейтін, шығындарды бірізді қадағалайтын, төлемдерді жүйелі салыстырып тексеретін және қорды көрінетін күйде ұстайтын жүйе құрыңыз. Дүкеніңіз өскен сайын мұндай жүйе уақытты үнемдеп, күйзелісті азайтады және ақылды шешім қабылдауға көмектеседі.

Shopify сатушылары үшін берік бизнес негізін қалайтын болса, мықты бухгалтерия мен дұрыс құрылымдалған ұйым жүйесі бірге жақсы жұмыс істейді. Таза бухгалтерия тек салық кезінде ғана көмектеспейді. Ол сізге күн сайын жақсырақ бизнес жүргізуге көмектеседі.