Бизнес табысы үшін негізгі жазу дағдыларыңызды тексеріңіз

Мықты жазу дағдылары - кәсіпкер дамыта алатын ең пайдалы қабілеттердің бірі. Ол клиенттердің бизнесіңізді қалай қабылдайтынына, серіктестермен қаншалықты анық байланыс орнататыныңызға және электрондық хаттардан бастап ресми құжаттарға дейін өзіңізді қаншалықты сенімді таныстыратыныңызға әсер етеді.

Құрылтайшылар үшін жазу тек сыныптағы дағды емес. Бұл - бизнес құралы. Дұрыс жазылған сөз, тыныс белгілері мен грамматика түсінбеушіліктің алдын алып, уақыт үнемдеуге және брендтің неғұрлым жинақы бейнесін қалыптастыруға көмектеседі. Керісінше, әлсіз жазылған мәтін тіпті мықты бизнесті де дайын емес етіп көрсетуі мүмкін.

Бұл нұсқаулық сізге негіздерді қайталап шығуға, жиі кездесетін қателерді байқауға және кәсіби өсуге көмектесетін күнделікті жазу дағдыларын жетілдіруге көмектеседі.

Неліктен іскерлік ортада жазу дағдылары маңызды

Әрбір бизнес жазбаша коммуникацияға сүйенеді. Сіз мына жағдайларда жазасыз:

• Клиенттерге немесе жеткізушілерге электрондық хат жазғанда
• Веб-сайт мәтіндерін және блог жазбаларын дайындағанда
• Ұсыныстарды, шот-фактураларды және хабарламаларды әзірлегенде
• Әлеуметтік желі жазбалары мен жарнамалық мәтіндер жасағанда
• Мердігерлермен, заңгерлермен, бухгалтерлермен немесе мемлекеттік органдармен сөйлескенде

Жазбаңыз таза әрі дәл болса, адамдар назарыңызды қателерге емес, сөзіңізге аударады. Бұл маңызды, өйткені іскерлік жазбаның нақты салдары болуы мүмкін. Шатастыратын сөйлем келісімді баяулатуы мүмкін. Құжаттағы қате артық жұмыс тудыруы ықтимал. Бұлыңғыр хабарлама клиентке дұрыс емес әсер қалдыруы мүмкін.

Жаңа бизнес иелері үшін мықты жазу сенімділікті де арттырады. Клиенттер көбіне кәсібилікті оқыған алғашқы жолдарынан-ақ бағалайды. Егер сіздің коммуникацияңыз анық, жүйелі және дұрыс болса, сенімге ие болу ықтималдығыңыз жоғары.

Негізгі жазудың үш тірегі

Жазудағы көптеген мәселе үш санатқа бөлінеді:

1. Емле
2. Тыныс белгілері
3. Грамматика

Олардың әрқайсысы түсініктілікке әртүрлі әсер етеді. Бірігіп келгенде, олар хабарламаңыздың оңай түсінілуін қамтамасыз етеді.

1. Емле

Емле қателері оңай көзден таса болады, өйткені емлені тексеру құралдары бәрін бірдей ұстай бермейді. Кейде сөз дұрыс жазылғанмен, сөйлемге сәйкес келмейтін басқа сөз болуы мүмкін. Жиі шатастыратын тұстарға мыналар жатады:

• their, there және they’re сияқты дыбысталуы ұқсас сөздер
• affect және effect сияқты жиі шатастырылатын сөздер
• Таныс естілетін, бірақ жиі қате жазылатын іскерлік терминдер
• Жалқы есімдер, адамдардың аттары және географиялық атаулар

Клиентке жіберілген бір ғана қате жазылған сөз ұсақ мәселе сияқты көрінуі мүмкін, бірақ қайталанатын қателер ұқыпсыздықты аңғартады. Сондықтан тек бағдарламаларға ғана сүйенбей, мәтінді баяу қарап шығу пайдалы.

2. Тыныс белгілері

Тыныс белгілері сөйлемді оқырманға бағыттап отырады. Үтір, нүкте, тырнақша, апостроф және нүктелі үтір мағынаны реттеуге көмектеседі.

Үтірдің жоқтығы сөйлемнің реңкін немесе құрылымын өзгертуі мүмкін. Апострофтың дұрыс қолданылмауы кәсіби мәтінді алаңдататын деңгейге түсіреді. Тырнақшаларды да, әсіресе тікелей цитаталар мен атауларда, мұқият қою керек.

Тыныс белгілері дұрыс қолданылғанда, оқырман оларды байқамай да қалады. Мақсат та осы.

3. Грамматика

Грамматика мәтінге құрылым береді. Ол сөздердің бір-бірімен қалай байланысатынын және сөйлемнің мағынасы бар-жоғын анықтайды.

Жиі кездесетін грамматикалық мәселелер:

• Бастауыш пен баяндауыштың сәйкестігі
• Есімдіктердің бірізділігі
• Толық емес сөйлемдер
• Қосарланған, тым ұзақ сөйлемдер
• Етістік шақтарының дұрыс қолданылмауы

Грамматика қателері көбіне мәтін асығыс жазылғанда көрінеді. Егер хабарламаны тез жазсаңыз, жібермес бұрын қайта оқып шығыңыз. Бір минуттық тексеру әлдеқайда үлкен коммуникациялық мәселенің алдын алуы мүмкін.

Көзіңізге түсуі мүмкін жиі жазу қателері

Төменде бизнес иелері асығыс жазған кезде жиі жіберетін қателердің кейбірі берілген.

Шатастырылатын сөз жұптары

Кейбір сөздер дыбысталуы ұқсас болғандықтан немесе бір-біріне жақын контексте қолданылатындықтан оңай шатастырылады.

Мысалдар:

• its пен it’s
• your пен you’re
• affect пен effect
• then пен than
• advice пен advise

Жақсы әдет - сөздің орнына қарапайым сөз қойғанда сөйлем әлі де дұрыс естілетінін тексеру. Егер олай болмаса, сөз қате таңдалған болуы мүмкін.

Үтірді артық қолдану

Көптеген авторлар үтірді грамматика талап еткен жерде емес, өздеріне ыңғайлы көрінген жерде қояды. Бұл сөйлем ырғағын бұзып немесе мәтінді тым ауырлатып жіберуі мүмкін.

Үтірді тізімдегі элементтерді бөлу, кіріспе тіркестерді бөліп көрсету және қажет кезде мағынаны нақтылау үшін қолданыңыз. Сөйлем ұзын болғаны үшін ғана үтір қоспаңыз.

Апострофтың жетіспеуі

Апостроф иелік мағынаны көрсетеді немесе қысқарған формаларды жасайды. Ол көпше зат есімді көпше етпейді.

Мысалдар:

• Дұрыс: the company’s records
• Дұрыс: it’s time to file
• Қате: the companies records
• Қате: its time to file - егер сіз it is мағынасын көздесеңіз

Бұл - күнделікті жазуда, әсіресе белгілерде, әлеуметтік жазбаларда және бейресми хабарламаларда жиі кездесетін мәселелердің бірі.

Толық емес сөйлемдер мен қосарланған сөйлемдер

Фрагмент - аяқталмаған сөйлем. Қосарланған сөйлем болса, тиісті тыныс белгілері немесе жалғаулықтарсыз тым көп нәрсені бір сөйлемге тықпалайды.

Мына мысалдарды салыстырыңыз:

• Фрагмент: Because the report was delayed.
• Толық сөйлем: Because the report was delayed, the meeting started late.
• Қосарланған сөйлем: The report was delayed the meeting started late and everyone was frustrated.
• Түзетілген нұсқа: The report was delayed, the meeting started late, and everyone was frustrated.

Іскерлік жазушыларға арналған жылдам өзін-өзі тексеру

Өз жазу интуицияңызды тексеру үшін төмендегі жаттығуларды қолданыңыз. Әр сөйлемді қарап, оның дұрыс екенін анықтаңыз.

Емле

1. Іске қосу жоспары команда тарапынан сөзсіз мақұлданды.
2. Біздің компания анық коммуникация мен дұрыс пайымдауды бағалайды.
3. Шот-фактура дұрыс мекенжайға жіберілді.
4. Біз түзетілген құжатты бүгін түстен кейін жіберуіміз керек.

Тыныс белгілері

1. Өтінеміз, қол қойылған келісімді жұмаға дейін жіберіңіз.
2. Біздің кеңсе дүйсенбі, сәрсенбі және жұма күндері ашық.
3. Құрылтайшы: «Бүгін құжат тапсыруды аяқтай аламыз ба?» - деп сұрады.
4. Компания тез кеңейді, ол бір айдың ішінде үш жаңа қызметкер жалдады.

Грамматика

1. Серіктестердің әрқайсысы келісімді қарап шығуға жауапты.
2. Басқарма өз келісімін берді.
3. Біз жаңа қызметті кеше іске қостық.
4. Маркетинг тобы сату бөліммен тығыз жұмыс істейді.

Егер сіз бұлардың бірнешеуін жіберіп алсаңыз, уайымдамаңыз. Мәселе мінсіздікте емес. Мәселе - хабардарлықта. Жиі кездесетін үлгілерді көбірек байқаған сайын, оларды жою да оңайырақ болады.

Жазуыңызды қалай тез жақсартуға болады

Жақсы жазу үшін кәсіби редактор болудың қажеті жоқ. Сізге тек қайталанатын жұмыс тәртібі керек.

Дауыстап оқыңыз

Дауыстап оқу - оғаш тіркестерді, түсіп қалған сөздерді және тыныс белгілері мәселелерін байқаудың ең жылдам тәсілдерінің бірі. Егер сөйлем табиғи естілмесе, оны өңдеңіз.

Сөйлемдерді қысқартыңыз

Ұзын сөйлемдерді түзету қиынырақ. Мүмкін болған сайын күрделі ойларды қысқа бөліктерге бөліңіз. Бұл, әдетте, мағынаны жоғалтпай түсініктілікті арттырады.

Түзетуді кезең-кезеңмен жасаңыз

Жазу мен редакциялауды бөлек орындап көріңіз:

• Бірінші нұсқа: ойларды қағазға түсіріңіз
• Екінші кезең: құрылым мен түсініктілікті түзетіңіз
• Үшінші кезең: емле мен тыныс белгілерін тексеріңіз

Бұл ой жүктемесін азайтады және көбірек қате табуға көмектеседі.

Тексеру тізімін қолданыңыз

Маңызды іскерлік хабарлама жібермес бұрын мыналарды тексеріңіз:

• Атаулар мен лауазымдар
• Күндер мен мерзімдер
• Сандар мен сомалар
• Өнім немесе компания атауларының дұрыс жазылуы
• Бастауыш пен баяндауыштың сәйкестігі
• Сөйлем соңындағы тыныс белгісінің бар-жоғы

Тексеру тізімі әсіресе бір уақытта көптеген тапсырманы атқаратын құрылтайшыларға пайдалы.

Реңкке мән беріңіз

Дұрыс жазу маңызды, бірақ реңк те маңызды. Мәтін техникалық тұрғыдан дұрыс болып, бірақ тым қысқа, немқұрайлы немесе шектен тыс ресми естілуі мүмкін.

Мынадай тіл қолданыңыз:

• Анық
• Сыпайы
• Тура
• Кәсіби

Бұл реңк электрондық хаттарда, хабарламаларда, веб-сайт мәтіндерінде және клиентпен байланыста жақсы жұмыс істейді.

Кәсіпкерлерге арналған жазу дағдылары

Бизнес иелері үшін жазу - бренд құрудың бір бөлігі. Сіздің қарым-қатынас жасау тәсіліңіз адамдардың компанияңызды қалай сезінетініне әсер етеді.

Жазу дағдылары ең маңызды болатын бірнеше практикалық бағыт:

Электрондық хаттар

Іскерлік хаттар қысқа, сыпайы және әрекет етуге оңай болуы керек. Мақсатыңызды басында айтыңыз және қажет болса, мерзімдерді, қосымшаларды немесе келесі қадамдарды көрсетіңіз.

Веб-сайт мәтіні

Сіздің веб-сайтыңыз не істейтініңізді түсініксіздіксіз түсіндіруі тиіс. Қарапайым тіл жеткілікті болған жерде артық кәсіби жаргон қолданбаңыз. Оқырман сіздің бизнесіңізді бірнеше секундтың ішінде түсінуі керек.

Клиентке қолдау көрсету

Мәселелерді шешу кезінде анық жазу көңіл толмаушылықтың алдын алады. Мәселені қысқаша сипаттаңыз, шешімді нақтылаңыз және кейінгі қадамдарды құжаттаңыз.

Ішкі құжаттама

Процедуралар, саясаттар және нұсқаулықтар қарапайым тілмен жазылуы керек. Егер команда мүшесі қадамдарды сұрақ қоймай орындай алмаса, құжатты қайта қарау қажет.

Заңдық және сәйкестікке қатысты коммуникация

Бизнес иелері көбіне формаларды толтыруы, өтінімдер тапсыруы немесе ресми хабарламаларға жауап беруі қажет болады. Мұндай жағдайда дәлдік одан да маңызды. Түсінікті жазу кешігулер мен қателердің алдын алады.

Тиімді редакциялау үдерісі

Егер жазуыңызды тұрақты түрде жақсартқыңыз келсе, мына үдерісті қолданыңыз:

1. Жобаны тым көп тоқтамай жазыңыз.
2. Сөйлем құрылымын тексеріңіз.
3. Барлық жалқы есімдерді, сандарды және күндерді қарап шығыңыз.
4. Емле мен тыныс белгілерін түзетіңіз.
5. Соңғы нұсқаны дауыстап оқыңыз.
6. Мүмкін болса, біраз уақытқа қалдырып, кейін қайта қарап шығыңыз.

Бұл тәсіл жақсы жұмыс істейді, өйткені ол шығармашылық пен түзетуді бөлек қарастырады. Жаңа көзқараспен редакциялағанда қателерді жіберіп алу ықтималдығы төмендейді.

Неліктен жақсы жазу бизнестің өсуін қолдайды

Жақсы жазу тек жинақы көріну үшін ғана қажет емес. Ол бизнестің өсуін де нақты тұрғыда қолдайды.

• Адамдарға ұсынысыңызды тезірек түсінуге көмектеседі.
• Күнделікті коммуникациядағы түсінбеушілікті азайтады.
• Маркетинг сапасын жақсартады.
• Клиенттер мен серіктестердің сенімін нығайтады.
• Бизнесіңізді ұйымшыл әрі сенімді етіп көрсетеді.

Бұл артықшылықтар уақыт өте күшейе береді. Сіз неғұрлым анық жазсаңыз, бизнесіңіз соғұрлым тиімді жұмыс істей алады.

Қорытынды ойлар

Негізгі жазу дағдылары қаржыландыру, бренд немесе операциялар сияқты үлкен нәрселермен салыстырғанда ұсақ көрінуі мүмкін, бірақ олар солардың бәріне әсер етеді. Егер сіз сөзді дұрыс жазып, тыныс белгілерін ұқыпты қолданып, грамматикалық тұрғыдан сау сөйлемдер құра алсаңыз, іскерлік коммуникацияда сіздің үлкен артықшылығыңыз бар.

Осы нұсқаулықтағы өзін-өзі тексеруден бастаңыз. Содан кейін электрондық хаттар, веб-сайт мәтіндері, клиент хабарламалары және ішкі жазбалар арқылы жаттығуды жалғастырыңыз. Уақыт өте келе анық жазу екінші табиғатқа айналады.

Кәсіпкерлер үшін бұл жай ғана тілдік дағды емес. Бұл - бизнес артықшылығы.