W-9 формасы: оны қашан қолдану керек және оның жаңа бизнес үшін маңызы қандай

Бизнес фрилансерлермен, тәуелсіз мердігерлермен, консультанттармен немесе белгілі бір жеткізушілермен жұмыс істей бастағанда, салыққа қатысты құжаттар процесстің бір бөлігіне айналады. Мұндай құжаттардың ең кең таралғандарының бірі - IRS Form W-9.

W-9 қарапайым болғанымен, ол компанияларға жыл соңындағы есептілік үшін қажет ақпаратты жинауға көмектесуде маңызды рөл атқарады. Егер сіздің компанияңыз қызметкерлерден тыс тұлғаларға төлем жасаса немесе қызмет көрсетушілермен жұмыс істесе, W-9 сұратудың дұрыс уақытын білу тәртіпті сақтауға және құжаттағы қателерді азайтуға көмектеседі.

Бұл нұсқаулықта W-9 формасы не екенін, оны кім толтыруы керектігін, бизнес оны қашан сұратуы тиіс екенін және оның басқа кең таралған салық формаларынан айырмашылығын түсіндіреміз.

W-9 формасы деген не?

W-9 формасы, ресми атауы Request for Taxpayer Identification Number and Certification, - бұл алушының аты-жөнін, салықтық санатын және салық төлеушінің сәйкестендіру нөмірін жинауға арналған IRS формасы.

Тәжірибеде бизнес төлем жасайтын адамнан немесе ұйымнан W-9 сұратады, осылайша қажет болған жағдайда Form 1099-NEC немесе Form 1099-MISC сияқты ақпараттық есептілікті дәл дайындай алады.

W-9 әдетте оны сұратқан бизнес тарапынан IRS-ке жіберілмейді. Оның орнына ол құжат ретінде сақталып, салықтық есептілікке сілтеме ретінде пайдаланылады.

Неліктен бизнес W-9 сұратады

Бизнес W-9 формасын бірнеше негізгі себеппен сұратады:

• Төлем жасамас бұрын дұрыс заңды және салықтық ақпаратты жинау үшін.
• Салық формаларында көрсетілуі тиіс атау мен салық төлеушінің сәйкестендіру нөмірін растау үшін.
• Жыл соңындағы ақпараттық есептілікті дайындау кезінде қателер қаупін азайту үшін.
• Белгілі бір төлемнің IRS-ке есептелуі қажет пе екенін анықтауға көмектесу үшін.
• Бухгалтерия мен сәйкестік бойынша құжаттаманы ретке келтіру үшін.

Жаңа бизнес үшін бұл қадам әсіресе пайдалы, өйткені ол мердігерлер мен жеткізушілерді алғашқы күннен бастап кәсіби түрде onboarding жасауды қамтамасыз етеді.

W-9 формасын кім толтыруы керек?

W-9 әдетте басқа бизнес төлейтін адам немесе бизнес субъектісі тарапынан толтырылады. Кең таралған мысалдар:

• Фрилансерлер
• Тәуелсіз мердігерлер
• Консультанттар
• Кәсіби қызмет көрсетушілер
• Кейбір жеткізушілер мен тауар берушілер
• Жеке кәсіпкерлер
• Бір қатысушысы бар LLC, оның салық салу тәртібіне қарай
• Серіктестіктер және белгілі бір есептілік жағдайларындағы кейбір корпорациялар

Жалпы алғанда, егер тұлға немесе ұйым қызметкер болмаса, бірақ қызмет көрсетіп немесе есептілікке жататын төлем алып отырса, төлем жасайтын бизнес W-9 сұрата алады.

W-9-ды қашан сұрату керек?

W-9 сұратудың ең қолайлы уақыты - алғашқы төлемге дейін немесе, ең болмаса, жыл соңындағы есептілік басталғанға дейін. Көптеген бизнес оны onboarding барысында сұратады, сонда қажетті ақпарат ертерек құжатта болады.

W-9 сұратуды мына жағдайларда қарастырған жөн:

• Тәуелсіз мердігерді жалдағанда
• Жоба үшін консультант тартқанда
• Фрилансерге қызметі үшін төлем жасағанда
• Есептілікке жататын төлем алатын жеткізушіні қосқанда
• Салықтық есептілік қолданылуы мүмкін тұрақты қызметтік қатынастарды орнатқанда

Форманы ерте сұрату салық маусымында соңғы сәттегі жинау мәселелерін болдырмауға көмектеседі.

W-9 және W-4: айырмашылығы қандай?

W-9 және W-4 жиі шатастырылады, бірақ олардың мақсаты бөлек.

W-4 қызметкерге жұмыс берушіге жалақыдан қанша федералдық табыс салығын ұстап қалу керектігін көрсету үшін қолданылады. Ал W-9 қызметкер емес тұлғаларға оларды төлейтін бизнеске салық төлеуші туралы ақпарат беру үшін пайдаланылады.

Айырмашылықты қарапайым түрде былай есте сақтауға болады:

• W-4 = қызметкердің салық ұстауы
• W-9 = мердігердің немесе төлем алушының салық ақпараты

Егер адам сіздің бизнесіңізде қызметкер ретінде жұмыс істесе, ол әдетте W-9 емес, W-4 толтырады.

W-9 ішінде қандай ақпарат болады?

W-9 әдетте мына мәліметтерді сұрайды:

• Адамның немесе бизнестің атауы
• Қажет болса, бизнес атауы
• Федералдық салықтық санаты
• Мекенжайы
• Салық төлеушінің сәйкестендіру нөмірі, мысалы, Social Security Number немесе Employer Identification Number
• Растау және қолтаңба

Форма қысқа болғанымен, онда құпия ақпарат бар. Бизнес толтырылған W-9 формаларын қауіпсіз сақтап, оларға тек уәкілетті қызметкерлердің қол жеткізуін қамтамасыз етуі керек.

W-9 ақпараты қалай пайдаланылады

W-9-дегі ақпарат бизнеске есептілік қажет болған жылдың соңында дұрыс IRS ақпараттық формасын дайындауға көмектеседі.

Мысалы, бизнес W-9-ды мына формаларды толтыру үшін қолдана алады:

• Қызметкер емес тұлғаларға төленген сыйақы үшін Form 1099-NEC
• Кейбір өзге төлемдер үшін Form 1099-MISC
• Белгілі бір жағдайларда басқа IRS есептілік формалары

Дұрыс W-9 ақпараты бизнеске төлем жазбаларын нақты салық төлеушімен сәйкестендіруге және есептіліктегі мәселелерді болдырмауға көмектеседі.

Төлем алушы W-9 бермесе не болады?

Егер төлем алушы W-9 бермесе, бизнес есептілік пен құжат жүргізуде қиындықтарға тап болуы мүмкін. Кейбір жағдайларда, жағдайға байланысты, бизнес backup withholding ережелерін қолдануы немесе ақпарат алынғанша төлемді кешіктіруі мүмкін.

Сондықтан көптеген компаниялар W-9 жинауды жеткізушілер мен мердігерлерді стандартты onboarding процесінің бір бөлігі етеді.

Шағын бизнеске арналған үздік тәжірибелер

Егер сіз жаңа немесе өсіп келе жатқан компанияны басқарсаңыз, бірнеше қарапайым әдет W-9-ды басқаруды жеңілдетеді:

Оны ерте сұраңыз

Мүмкіндігінше форманы алғашқы төлемге дейін жинаңыз.

Ақпаратты тексеріңіз

Атауы мен салық төлеушінің сәйкестендіру нөмірі төлем алушының жазбаларымен сәйкес келетінін тексеріңіз.

Қауіпсіз сақтаңыз

W-9 жеке және салықтық құпия ақпаратты қамтиды, сондықтан оны қауіпсіз жүйеде немесе файлда сақтау керек.

Кім тапсырғанын қадағалаңыз

Қандай мердігерлер мен жеткізушілердің әлі форма қайтармағанын білу үшін реттелген тізім жүргізіңіз.

Есептілік міндеттемелерін шолыңыз

Әрбір төлемге 1099 қажет бола бермейді, бірақ W-9 есептілік міндеттемелерін тиімдірек анықтауға қажет ақпаратты береді.

Неліктен W-9 жаңа компаниялар үшін маңызды

Жаңа бизнес көбіне компания құруға, брендке және сатылымға назар аударады, бірақ сәйкестік те соншалықты маңызды. Компанияңыз мердігерлерді жалдай бастаған немесе сыртқы қызмет көрсетушілерге төлем жасай бастаған сәттен бастап, салық формаларына арналған жүйелі тәртіп уақытты үнемдеп, күйзелісті азайтады.

Бұл әсіресе қашықтан жұмыс істейтін команда құрып жатқан, мамандандырылған жұмысты аутсорсингке беріп жатқан немесе алғашқы өсім кезеңінде консультанттарға сүйенетін бизнес үшін маңызды.

Қарапайым W-9 процесі компанияңызға мынадай артықшылық береді:

• Реттелген және кәсіби көріну
• Жеткізуші жазбаларын дәл сақтау
• Жыл соңындағы салықтық есептілікке дайын болу
• Әкімшілік хат-хабарды азайту
• Өсуге дайын болу

Жиі жіберілетін қателер

Бірнеше оңай алдын алуға болатын қателер W-9 өңдеуді қажетсіз күрделендіруі мүмкін:

• Қызметкерлер үшін W-4 орнына W-9 қолдану
• Формаларды салық маусымына дейін кешіктіріп жинау
• Заңды атауды немесе салық идентификаторын тексермеу
• Қызметкерді қате түрде мердігер ретінде жіктеу
• Толтырылған формаларды қауіпсіз сақтамау

Егер қызметкердің мәртебесін қалай дұрыс анықтау керегіне сенімді болмасаңыз, оған қате есептілік құрылымы бойынша төлем жасамас бұрын білікті салық немесе заң маманымен кеңесіңіз.

Қорытынды

W-9 формасы тәуелсіз мердігерлермен, фрилансерлермен және кейбір жеткізушілермен жұмыс істеудің негізгі, бірақ маңызды бөлігі болып табылады. Ол бизнеске салық төлеуші туралы ақпарат жинауға, жазбаларды дәл сақтауға және қажет болған жағдайда тиісті IRS есептілік формаларын дайындауға көмектеседі.

Жаңа бизнес иелері үшін бастысы - W-9-ды ерте сұрату, оны қауіпсіз сақтау және мердігерлерді onboarding процесін тұрақты ұстау.

Форманың өзі қарапайым болғанымен, оның артындағы кеңірек салықтық және жіктеу мәселелері күрделірек болуы мүмкін. Егер мердігерлерге төлем жасау, салықтық есептілік немесе бизнесті құру сіздің компанияңызға қалай әсер ететіні туралы сұрақтарыңыз болса, салық маманымен сөйлесуді қарастырыңыз.

Zenind кәсіпкерлерге АҚШ-та бизнес құруға және басқаруға айқындыққа, сәйкестікке және компания өсімі барысында практикалық қолдауға басымдық бере отырып көмектеседі.