Бизнес пен жеке қаражатты араластыру LLC-ңізге қалай қауіп төндіруі мүмкін

Бизнес ақшасын жеке ақшадан бөлек ұстау - кез келген иесінің қалыптастыра алатын ең қарапайым әдеттерінің бірі, әрі ең маңыздысы да осы. Көптеген кәсіпкерлер шағын қосымша табыс көзінен, шағын LLC-ден немесе жаңа corporation-нан бастайды да, бизнес әлі өсіп жатқандықтан, ақшаны ары-бері аудару зиянсыз деп ойлайды. Шын мәнінде, қаражатты араластыру құқықтық тәуекелдерді, салықтық қиындықтарды және уақыт өте келе түзетуі қиындай түсетін бухгалтерлік қателерді туындатуы мүмкін.

Егер сіз бизнес құрып жатсаңыз немесе қазірдің өзінде жұмыс істетіп отырсаңыз, қаржылық бөлініс құрылымның қосымша әкімшілік міндеті емес, негізгі бөлігі ретінде қарастырылуы керек. Бизнесіңіз жеке тұлға ретінде сізден неғұрлым анық ажыраса, entity-ді қорғау, нәтижені бақылау және жазбаларыңыздың сенімді екенін дәлелдеу соғұрлым жеңіл болады.

Қаражатты араластыру нені білдіреді

Қаражатты араластыру дегеніміз - бизнес пен жеке қаржыны анық жазбаларсыз немесе дұрыс бөлмей біріктіру. Бұл бір ғана қателікпен шектелмейді. Бизнес пен иесі бір қаржылық тұлға ретінде қарастырылған кез келген жағдайда орын алуы мүмкін.

Жиі кездесетін мысалдар:

• Клиент төлемдерін жеке чек шотына салу
• Жеке жалдау ақысы, азық-түлік немесе демалысты бизнес шотынан төлеу
• Бизнес пен жеке сатып алулар үшін бірдей дебеттік немесе кредит картасын қолдану
• Өтемақыны құжаттамай, жеке ақшамен бизнес шығындарын жабу
• Ескертусіз, түбіртексіз немесе бухгалтерлік жазбасыз шоттар арасында ақша аудару
• Оңай көрінгендіктен барлық кіріс пен шығынды бір шот арқылы жүргізу
• Құжатталмаған жеке алулар үшін иелерге бизнес қаражатын пайдалану

Бұл қателердің кейбірі иесі тиімді жұмыс істегісі келгендіктен орын алады. Басқалары бизнес жаңа болып, ресми құрылым әлі толық аяқталмаған кезде пайда болады. Себебі қандай болса да, мәселе біреу: ақша ізі бұлыңғыр болған сайын, компанияны бөлек заңды entity ретінде қорғау қиынға соғады.

Қаражатты бөлек ұстау неге маңызды

Қаржылық бөлініс үш негізгі себеп бойынша маңызды: жауапкершіліктен қорғау, салық есебі және күнделікті бизнесті басқару.

1. Ол жауапкершіліктен қорғауды сақтауға көмектеседі

Көптеген иелер LLC немесе corporation құрады, себебі олар бизнес міндеттемелері мен жеке активтер арасында заңды тосқауыл жасағысы келеді. Бұл тосқауыл мәңгі автоматты түрде сақтала бермейді. Егер иесі негізгі бөліну ережелерін елемесе, сот entity-дің шынымен бөлек бизнес ретінде жұмыс істеп жатқан-жатпағанына мұқият қарай алады.

Бизнес пен жеке қаржы араласса, кредитор немесе талапкер компания шын мәнінде иесінің alter ego-сы деп уәж айтуы мүмкін. Ауыр жағдайларда бұл корпоративтік қалқанды бұзуға қатысты дәлелге негіз болуы мүмкін, ал ол entity беруі тиіс қорғанысты азайтуы немесе жоюы ықтимал.

Бұл әрбір бухгалтерлік қате жауапкершіліктен қорғауды жояды деген сөз емес. Бірақ жүйелі немесе немқұрайлы араластыру күрделі заңдық жағдайды одан әрі ушықтыруы мүмкін дегенді білдіреді.

2. Салықты дәлелдеуді қиындатады

Салық есепке сүйенеді. Қай сатып алу бизнеске, қайсысы жеке қажеттілікке арналғанын көрсете алмасаңыз, шегерімдерді дәлелдеу қиындайды. Бұл алынбай қалған шегерімдерге, артық көрсетілген шегерімдерге немесе аудит кезіндегі сұрақтарға әкелуі мүмкін.

Транзакциялар анық жазылса, салық дайындау әлдеқайда жеңіл болады. Сіз бизнес шығындарын тез анықтап, иесінің жарналарын дұрыс жіктеп, растайтын құжаттарды реттеп қоя аласыз. Егер бәрі бір шот арқылы жүрсе, салық декларациясы есеп беру процесі емес, қайта қалпына келтіру жобасына айналады.

3. Бизнесіңіз туралы түсінікті бұрмалайды

Таза есеп тек салық маусымы үшін қажет емес. Ол бизнесіңіздің нақты қалай жұмыс істейтінін түсінуге көмектеседі.

Егер бизнес және жеке транзакциялар араласса, мынадай негізгі сұрақтарға жауап беру қиын болады:

• Қай өнім немесе қызмет табысты?
• Операцияларға қанша қолма-қол ақша қолжетімді?
• Маркетинг шығындары нәтиже беріп жатыр ма?
• Бизнес өсіп жатыр ма, тұрақты ма, әлде қысқарып жатыр ма?
• Шоттағы қалдықтың қаншасы шын мәнінде бизнес ақшасы?

Нақты сандарсыз иелер болжамға сүйеніп шешім қабылдайды. Бұл артық шығынға, бағаларды төмен қоюға немесе қолда бар қаражатты шынайы мөлшерден көп деп ойлауға алып келуі мүмкін.

Иелердің араластыруға жиі қалай тап болатыны

Көптеген бизнес иелері қаражатты әдейі араластырмайды. Бұл әдетте бірте-бірте қалыпты болып кеткен ұсақ әрекеттерден басталады.

Жиі кездесетін жағдайлар:

• Жеке карта әмиянда жатқандықтан, жеке меншік иесі бизнес сатып алуын сол картамен төлейді
• Клиент чекпен төлейді, ал иесі ыңғайлы болу үшін оны жеке шотқа салады
• Иесі жеткізушіні жеке қаражатымен төлеп, өтемақыны тіркеуді ұмытады
• Бизнес шоты жеке төтенше жағдайды жабуға қолданылады, кейін қайтарылады деген уәдемен
• Иесі шоттағы кез келген қалдықты бизнеске ме, әлде өзіне ме тиесілі екенін тексермей, жұмсай беруге болатын ақша деп қарайды

Мұндай жағдайлар әсіресе компанияның ең алғашқы кезеңдерінде, иесі бәрін жалғыз өзі атқарып жүрген кезде жиі болады. Бірақ бастапқы ыңғайлылық ұзақ мерзімді тазалау жұмысына айналуы мүмкін. Әдет неғұрлым ертерек түзетілсе, таза жазбаларды сақтау соғұрлым оңай.

Араласқан қаражатты қалай түзетуге болады

Егер бизнес пен жеке қаражатты қазірдің өзінде араластырып үлгерсеңіз, уайымдамаңыз. Көп жағдайда мәселені мұқият түзету және жақсы әдеттер арқылы жөндеуге болады. Ең бастысы - мәселенің жалғасуына жол бермеу.

1. Жаңа араластыруды дереу тоқтатыңыз

Бірінші қадам - нақты шекара қою. Бизнес шотын тек бизнес әрекеттеріне, жеке шотты тек жеке шығындарға пайдаланыңыз. Егер шығын шынымен бизнеске тиесілі болса, оны бизнес шотынан төлеңіз немесе иесінің жарнасы мен өтемақысы ретінде дұрыс тіркеңіз.

2. Бөлек бизнес шоттарын ашыңыз

Егер әлі ашпаған болсаңыз, бөлек business checking account ашыңыз және қажет болса, салық резервтері немесе операциялық қор үшін бөлек жинақ шотын ашыңыз. Business кредит картасы да транзакцияларды реттеуге көмектеседі.

3. Транзакция тарихын қайта құрыңыз

Аралас кезеңді қайта қарап, әрбір транзакцияны анықтаңыз. Оларды бөліңіз:

• Бизнес кірісі
• Бизнес шығындары
• Иесінің жарналары
• Иесінің алулары немесе draw-лары
• Бизнес төлеген жеке шығындар
• Жеке төленген бизнес шығындары

Бұл шаршататын жұмыс, бірақ дәл бухгалтерияның негізі осы. Мақсат - жазбаларда болған оқиғаны анық көрсететіндей ету.

4. Өтемақы мен иесінің әрекеттерін дұрыс тіркеңіз

Егер иесі заңды бизнес шығынын жеке ақшасымен төлесе, оны құжаттап, дұрыс өтемақы беріңіз. Егер бизнес қаражаты жеке шығынды жапса, оны бухгалтеріңіз немесе заң кеңесшісінің нұсқауына сай жіктеңіз. Кейбір жағдайда, entity түрі мен нақты мән-жайға байланысты бұл distribution, compensation немесе басқа дұрыс құжатталған жазба ретінде қарастырылуы мүмкін.

5. Растайтын құжаттарды сақтаңыз

Түбіртектерді, шот-фактураларды, банк үзінділерін, жүріс журналдарын және транзакцияны түсіндіретін кез келген ішкі жазбаларды сақтаңыз. Жақсы құжаттама тек салық дайындауда ғана емес, кейін жазбаларыңызға сұрақ туындаса да пайдалы болады.

6. Жағдай күрделі болса, маманмен жұмыс істеңіз

Егер сома үлкен болса, меншік құрылымы күрделі болса немесе өткен транзакцияларды қалай жіктеуді білмесеңіз, CPA немесе business attorney-мен жұмыс істеңіз. Нұсқауды неғұрлым ерте алсаңыз, екінші мәселе туғызатын түзету қателігін жасау ықтималдығы соғұрлым төмен болады.

Қаражатты бөлек ұстаудың үздік тәжірибелері

Тазалау аяқталған соң, басты мақсат - мәселенің қайта оралмауына жол бермеу.

Тәртіпті сақтау үшін мына чек-парақты пайдаланыңыз:

• Мақсаттарыңызға сай дұрыс business entity құрыңыз
• Business-ке қажет болса EIN алыңыз
• Бизнес атауымен жеке банк шотын ашыңыз
• Business картасын тек business сатып алулар үшін пайдаланыңыз
• Әрбір иелік жарнасы мен бөлуді қадағалаңыз
• Шоттарды тұрақты кестемен салыстырып отырыңыз
• Түбіртектер мен шот-фактураларды бір жүйеде сақтаңыз
• Бухгалтерлік бағдарламаны немесе сенімді bookkeeping процесін пайдаланыңыз
• Операциялық қаражаттан қарыз алуға азғырылмас үшін салыққа ақша бөліп қойыңыз
• Өзіңізге кездейсоқ аударымдармен емес, құжатталған әдіс арқылы төлеңіз

Практикада қарапайым ереже көмектеседі: егер транзакция бизнеске қатысты болса, ол болған сәттен бастап бизнес транзакциясы сияқты көрінуі керек. Егер ол жеке болса, оны жеке күйінде қалдырыңыз.

Неліктен бұл жаңа LLC мен corporation үшін маңызды

Жаңа компанияларда алғашқы айлар келесі бірнеше жылдық үлгіні қалыптастырады. Қаржыны анық бөлуден бастаған иелер есепті таза ұстап, compliance-ті сақтап, кейін шатастыратын жазбалардан аулақ болуға бейім.

Сондықтан entity құруды ұзақ мерзімді көзқараспен жүргізу маңызды. Zenind кәсіпкерлерге АҚШ бизнес entity-лерін құруға және басқаруға көмектеседі, ал мұндай негіз компанияның қаржылық құрылымы бірінші күннен бастап реттелген болса, оны сақтау әлдеқайда оңай болады. Бөлек шот, дұрыс құжаттама және тұрақты compliance әдеттері LLC немесе corporation қамтамасыз етуге тиіс заңдық және қаржылық бөлінуді қолдайды.

Қорытынды ойлар

Бизнес пен жеке қаражатты араластыру ұсақ ыңғайлылық сияқты көрінуі мүмкін, бірақ ол маңызды мәселелер тудыруы ықтимал. Бұл жауапкершіліктен қорғауды әлсіретуі, салықты қиындатуы және бизнесіңіздің қалай жұмыс істеп жатқанын түсінуді әлдеқайда ауырлатуы мүмкін.

Шешім қарапайым, тіпті тазалау жұмысы күш талап етсе де: шоттарды бөлек ұстаңыз, әр транзакцияны құжаттаңыз және бухгалтерлік әдеттеріңізді бизнесті жеке заңды әрі қаржылық entity ретінде көрсететіндей етіп құрыңыз. Егер жазбалар қазірдің өзінде аралас болса, оны кейінге қалдырмай қазір түзетіңіз.

Жақсы бөліну тек compliance туралы емес. Бұл түсінікті, қорғалатын және сеніммен өсіруге болатын компания құру туралы.

Бұл мақала тек жалпы ақпараттық мақсатта берілген және заңдық, салықтық немесе бухгалтерлік кеңес болып табылмайды. Нақты жағдайыңызға қатысты нұсқау алу үшін лицензияланған маманға жүгініңіз.