Жыл соңындағы бизнес-тексеру тізімі: талаптарға сай болыңыз, ретке келтіріңіз және өсуге дайындалыңыз

Жылдың соңы бизнес күнтізбесіндегі ең өнімді кезеңдердің бірі болуы мүмкін. Сонымен бірге бұл кезең талаптарға сай болу мерзімдерін, қаржылық деректерді және операциялық басымдықтарды назардан тыс қалдыру ең оңай уақыттардың бірі. Жақсы жыл соңындағы тексеру тізімі ағымдағы жылды сенімді аяқтауға және келесі жылға аз күйзеліс, реттелген құжаттар және айқынырақ жоспармен кіруге көмектеседі.

Сіз жаңадан құрылған LLC-ні, қалыптасқан корпорацияны немесе өсіп келе жатқан шағын бизнесті басқарасыз ба, жыл соңындағы жоспарлау тек ұсақ-түйек істерді реттеу ғана емес. Бұл заңды міндеттемелерді қайта қарап шығуға, ішкі жүйелеріңізді нығайтуға және алдағы жылға ақылдырақ шешімдер қабылдауға мүмкіндік береді. АҚШ-тағы бизнес иелері үшін мемлекеттік есеп тапсыру мерзімдерін, салық дайындығын, тіркелген агент туралы ақпаратты және компания жазбаларын уақтылы бақылау әсіресе маңызды.

Неліктен жыл соңындағы тексеру тізімі маңызды

Жылды жақсы аяқтаған бизнес келесі жылды мықтырақ бастап кетеді. Тексеру тізімінсіз шағын көрінетін, бірақ кейін қымбатқа түсетін міндеттерді өткізіп алу оңай. Уақтылы тапсырылмаған есептер айыппұлдарға әкелуі мүмкін. Тексерілмеген бухгалтерлік жазбалар салық тапсыруды қиындатады. Ескірген байланыс деректері маңызды хабарламалардың кешігуіне себеп болуы мүмкін. Бірізді емес командалық үдерістер қаңтарда бизнес қайта жандана бастағанда түсінбеушілік тудыруы мүмкін.

Жыл соңындағы тексеру тізімі жылдың соңғы апталарын жүйелейді. Ол сізге мыналарға көмектеседі:

• Компанияңыздың талаптарға сай мәртебесін сақтауын растау
• Қаржылық нәтижені қарап, салық маусымына дайындалу
• Ішкі жазбалар мен меншік құжаттарын жаңарту
• Не істегеніңізді және не істемегеніңізді бағалау
• Келесі жылға шынайы мақсаттар қою

Егер сіз бизнесіңізді Zenind арқылы құрған болсаңыз немесе өз LLC немесе корпорацияңызды өзіңіз басқарып жүрсеңіз, бұл compliance жұмыс ағынын қолдайтын құжаттар мен қызметтерді қайта қарап шығуға да қолайлы уақыт.

1. Мемлекеттік талаптарға сай болу шарттарын тексеріңіз

Әрбір бизнес нысанының тұрақты міндеттемелері бар. Олар штатқа қарай өзгереді, бірақ көбіне жылдық есептерді, франчайзинг салықтарын, бизнес лицензиясын жаңартуды және басқа да өтінімдерді қамтиды. Жыл соңы - күнтізбе ауысқанға дейін не тапсыру керек екенін тексеретін дұрыс уақыт.

Мына тармақтарды қарап шығыңыз:

• Жылдық есеп тапсыру мерзімдері
• Мемлекеттік алымдар мен салық міндеттемелері
• Бизнес лицензиясын жаңарту даталары
• Тіркелген агент туралы деректер
• Мемлекеттік хат-хабар жолданатын мекенжайлар

Егер жыл ішінде бірдеңе өзгерсе, оны қазір жаңартыңыз. Орын ауыстырған, меншік құрамын өзгерткен немесе басқа штатқа кеңейген бизнеске жаңа есеп беру талаптары туындауы мүмкін. Compliance-ты уақтылы сақтау кешіктірілген төлемдер, әкімшілік таратылу немесе хабарламалардың қолыңызға тимей қалу қаупін азайтады.

Көптеген шағын бизнес үшін дәл осы кезеңде тіркелген агент қызметі мен compliance бақылау жүйесі ерекше пайдалы болады. Zenind бизнес иелеріне қайталанатын есеп беру міндеттемелерін бақылауда ұстауға көмектеседі, сонда олар әкімшілік мерзімдердің орнына өсуге көңіл бөле алады.

2. Тіркелген агент пен байланыс деректерін растаңыз

Сенімді тіркелген агент заңды және мемлекеттік хабарламаларды алу үшін өте маңызды. Жыл аяқталмай тұрып, тіркелген агент туралы ақпарат әлі де дұрыс екенін және компанияның негізгі бизнес мекенжайы, пошта мекенжайы мен электрондық пошта байланыстары өзекті екенін тексеріңіз.

Мыналарды қарап шығыңыз:

• Тіркелген агенттің аты-жөні және мекенжайы
• Бизнестің пошта мекенжайы
• Ие мен менеджердің байланыс деректері
• Compliance хабарламалары үшін қолданылатын электрондық пошта есептік жазбалары
• Компания жазбаларында көрсетілген телефон нөмірлері

Бұл шағын көрінетін, бірақ салдары үлкен жұмыс. Маңызды хат қате мекенжайға жіберілсе, сіз есеп беру ескертуін, салық хабарламасын немесе сот құжатын өткізіп алуыңыз мүмкін. Дұрыс байланыс деректері - мықты compliance жүйесінің бір бөлігі.

3. Құрылтай және меншік құжаттарын реттеңіз

Компания құжаттары оңай қолжетімді әрі толық болуы керек. Жыл соңында негізгі құрылтай және меншік құжаттарыңызды қарап, олардың бизнестің қазіргі нақты жұмысына сай екенін тексеріңіз.

Мына жазбаларды қарап шығыңыз:

• Құру немесе тіркеу туралы articles
• Operating Agreement немесе By-laws
• EIN растайтын хат
• Меншік жазбалары немесе cap table
• Жиналыс хаттамалары және жазбаша келісімдер
• Жыл ішінде берілген түзетулер

Егер бизнес құрылымыңыз өзгерсе, мысалы жаңа иесі қосылса, жаңа мекенжайға көшсеңіз немесе басқару өкілеттігі жаңарса, бұл өзгерістер тиісті құжаттарда көрініс тапқанына көз жеткізіңіз. Жақсы құжат айналымы бизнесіңіздің құқықтық тұтастығын қорғайды және шешім қабылдауды жеңілдетеді.

4. Есептерді жабыңыз және қаржылық нәтижені талдаңыз

Жыл соңындағы қаржылық тазалау - осы тізімдегі ең құнды міндеттердің бірі. Дұрыс бухгалтерлік есеп салық тапсыруды жеңілдетеді және соңғы 12 айда бизнесіңіздің қалай жұмыс істегенін түсінуге көмектеседі.

Мыналарды тексеруден бастаңыз:

• Пайда мен шығын есептері
• Баланс есептері
• Төленбеген шоттар
• Өтелмеген міндеттемелер
• Банк және кредит картасы бойынша салыстырулар
• Төлем өңдеу шоттарындағы түсімдер
• Жалақы есептері

Жоғалған транзакцияларды, қайталанған жазбаларды, санатталмаған шығындарды немесе тиесілі емес төлемдерді іздеңіз. Егер сіз бухгалтермен немесе есепшімен жұмыс істесеңіз, салық маусымы қарбалас болмай тұрып, бәрін тексеруге уақыт беріңіз.

Сондай-ақ нақты нәтижелерді бюджетпен салыстыру пайдалы. Мына сұрақтарды қойыңыз:

• Қай өнімдер немесе қызметтер ең табысты болды?
• Қандай шығындар күтпеген түрде өсті?
• Түсім өсімі болжамдарыңызға сәйкес келді ме?
• Қысқарту керек қайталанатын шығындар бар ма?

Қаржылық талдау тек салық үшін емес. Ол келесі жылы жақсы шешімдер қабылдау үшін бизнесті тереңірек түсінуге көмектеседі.

5. Салыққа ерте дайындалыңыз

Жыл аяқталмай тұрып дайындықты бастап кетсеңіз, салық маусымы әлдеқайда жеңіл өтеді. Соңғы сәтке қалдыру құжаттарды асығыс жинауға, шегерімдерді жіберіп алуға және қажетсіз күйзеліске алып келеді.

Қажет болуы мүмкін құжаттарды жинаңыз:

• Табыс қорытындылары
• Шығыс түбіртектері мен құжаттар
• Жалақы бойынша есептер
• Тәуелсіз мердігерлерге төлем жазбалары
• Жол жүру қашықтығы журналы
• Актив сатып алу құжаттары
• Қарыз және пайыз құжаттары

Егер бизнесіңіз биыл жабдық сатып алса, бағдарламалық жасақтаманы жаңартса немесе ірі жақсартуларға инвестиция салса, бұл жазбаларды тәртіпке келтіріп сақтаңыз. Кейбір шығындардың салықтық өңделуі бөлек болуы мүмкін, сондықтан оларды білікті салық маманымен талқылаған дұрыс.

Сондай-ақ жыл соңына дейін төленуі тиіс алдын ала салық төлемдері бар-жоғын тексеріңіз. Белсенді салық шолуы көктемде тосын жағдайлардың алдын алады.

6. Жалақыны, мердігерлерді және қызметкерлер жазбаларын тексеріңіз

Егер компанияңызда қызметкерлер немесе тәуелсіз мердігерлер болса, жыл соңы барлық персонал жазбаларын тексеретін уақыт. Таза HR және жалақы файлдары қателерді азайтып, жалақы және есеп беру талаптарына сай болуға көмектеседі.

Мыналарды қарап шығыңыз:

• Қызметкерлердің мекенжайлары және салық формалары
• Мердігерлердің W-9 ақпараты
• Жалақы қорытындылары және салық ұсталымдары
• Жеңілдіктерге тіркелудегі өзгерістер
• Ақылы демалыс қалдықтары
• Лауазымдар мен рөл өзгерістері

Егер жыл соңындағы бонус, сыйлық немесе үстеме төлем беруді жоспарласаңыз, төлем жасалмай тұрып олардың салық тұрғысынан қалай өңделуі керегін тексеріңіз. Өсіп келе жатқан бизнес үшін бұл жаңа жылдағы күтілетін сұранысқа кадр саны сай келе ме, соны бағалауға да жақсы уақыт.

7. Қорларды, жабдықтарды және жеткізуші қатынастарын тексеріңіз

Материалдық қорлар мен жеткізуші қатынастары жыл соңындағы жоспарлауда жиі назардан тыс қалады. Бірақ екеуі де ақша ағымына, операцияларға және клиент тәжірибесіне әсер етеді.

Қоймаға негізделген бизнес үшін мыналарды қарап шығыңыз:

• Артық қорланған және баяу өтетін тауарлар
• Шығынға ұшыраған немесе зақымданған өнімдер
• Жоғары сұраныстағы өнімдерге қайта тапсырыс беру нүктелері
• Жеңілдікпен сатылуы немесе тоқтатылуы тиіс маусымдық тауарлар

Қызмет көрсету бизнесі мен кеңсе командалары үшін мыналарды тексеріңіз:

• Кеңсе тауарларын пайдалану
• Жазылымдардың жаңарту мерзімдері
• Жеткізуші келісімшарттарының шарттары
• Бағдарламалық жасақтама лицензиялары
• Қайталанатын қызметтер үшін төлем кестелері

Жыл соңы - ысырапты қысқартуға жақсы уақыт. Қолданылмайтын бағдарламалық жазылымдарды, енді құндылық әкелмейтін жеткізушілерді немесе келесі жылға қайта қарауды қажет ететін өнім желілерін табуыңыз мүмкін.

8. Маркетинг пен веб-сайт мазмұнын жаңартыңыз

Тұтынушылар жыл соңында көбіне жылдың ортасындағыдан өзгеше іздеу жасайды. Сондықтан жыл соңы маркетинг стратегияңызды қарап, цифрлық келбетіңізді жаңарту үшін ыңғайлы уақыт.

Мыналарды бағалаңыз:

• Веб-сайттың басты беттегі хабарламасы
• Қызмет беттері және өнім сипаттамалары
• Google Business Profile деректері
• Әлеуметтік желідегі био және сілтемелер
• Email науқандары мен lead magnet-тер
• Маусымдық акциялар немесе ұсыныстар

Брендіңіз қазіргі нарықтағы позицияңызға әлі де сәйкес келе ме, соны тексеріңіз. Егер компанияңыз өскен болса, тар нишаға көшкен болса немесе қызметтерін өзгерткен болса, веб-сайтыңыз да соны көрсетуі керек.

Сондай-ақ бизнес атауыңыздың, ұйымдық деректеріңіздің және байланыс ақпараттың сайтыңызда, әлеуметтік желілерде және compliance жазбаларында біркелкі екеніне көз жеткізіңіз.

9. Қауіпсіздік және технология жүйелерін бағалаңыз

Киберқауіпсіздік пен операциялық тұрақтылық әр жыл соңындағы шолудың бөлігі болуы тиіс. Бизнестер цифрлық құралдарға көбірек сүйенген сайын, ескірген қолжетімділік баптаулары немесе қолдау көрсетілмейтін бағдарламалық жасақтама нақты тәуекелге айналуы мүмкін.

Мыналарды қарап шығыңыз:

• Құпиясөздерді басқару және multifactor authentication
• Ортақ кіру деректері
• Сақтық көшіру үдерістері
• Cloud storage рұқсаттары
• Бағдарламалық жасақтама жаңарту мәртебесі
• Құрылғылар тізімі

Егер жыл ішінде команда мүшелері кетсе, олардың қолжетімділігін өшіріңіз. Жаңа жүйелер қоссаңыз, олардың дұрыс құжатталғанын және тиісті пайдаланушыларға бекітілгенін тексеріңіз. Жыл соңы - backup-тарды сынап, қажет болса маңызды жазбаларды қалпына келтіруге болатынын тексерудің де жақсы уақыты.

10. Стратегиялық мақсаттарға қайта оралыңыз

Бизнес-тексеру тізімі тек бар нәрсені қорғауға арналмаған. Ол сізді алдағы кезеңге де дайындауы керек. Жыл жабылар алдында бір қадам артқа шегініп, компания қай бағытта келе жатқанын бағалаңыз.

Мына сұрақтарды қойыңыз:

• Биыл қандай мақсаттарға қол жеткізілді?
• Қандай мақсаттар кейінге шегерілді немесе орындалмай қалды?
• Қандай бастамалар ең жоғары нәтиже берді?
• Келесі жылға ең үлкен мүмкіндік қайда?
• Қандай операциялық кедергілер бизнесті баяулатты?

Осы жауаптарды келесі жылға арналған қысқа басымдықтар тізіміне айналдырыңыз. Мықты мақсаттар нақты және өлшенетін болады. Өсуді қалайтыныңызды айтудың орнына, өсудің іс жүзіндегі мәнін анықтаңыз: мысалы, түсімді арттыру, жаңа қызметкерді жалдау, басқа штатқа кеңею немесе клиентті ұстап қалуды жақсарту.

11. Командаңызды бағалаңыз

Жыл соңындағы кезең бизнесті алға жылжытуға көмектескен адамдарды атап өту үшін де жақсы уақыт. Алғыс білдірудің тиімді болуы үшін қымбат болуы міндетті емес.

Мыналарды қарастырыңыз:

• Қолмен жазылған алғыс хаты
• Командалық түскі ас немесе шағын мереке
• Нәтижеге байланысты бонус ынталандыруы
• Мереке кезіндегі икемді жұмыс кестесі
• Шағын брендтелген сыйлықтар немесе пайдалы құралдар

Қызметкерлер мен мердігерлер бағаланғанын сезінсе, олар компания табысына көбірек араласып, соған инвестиция салуға бейім болады. Ойластырылған ризашылық көптеген адамдар жеке және кәсіби міндеттерді қатар алып жүрген уақытта моральды күшейте алады.

12. Жаңа жылдың алғашқы 90 күнін жоспарлаңыз

Жыл соңында жасай алатын ең ақылды істердің бірі - келесі жылдың басына қазірден дайындалу. Қаңтар әдетте тез өтеді, сондықтан оған қарапайым жоспармен кіру пайдалы.

90 күндік жол картасын жасаңыз, оған мыналар кірсін:

• Негізгі есеп беру мерзімдері
• Сату және маркетинг басымдықтары
• Бюджетті қарау күндері
• Жалдау немесе оқыту жоспарлары
• Өнім немесе қызмет іске қосылымдары
• Compliance ескертулері

Қысқа әрі нақты жол картасы ешкім орындай бермейтін үлкен жылдық жоспардан жиі пайдалырақ болады. Оны көз алдында ұстаңыз, жүйелі түрде қайта қарап отырыңыз және әр әрекетке жауапты адам бекітіңіз.

Жыл соңындағы тексеру тізімінің қысқаша мазмұны

Осы тексеру тізімін бизнесіңізге арналған практикалық жабу рәсімі ретінде пайдаланыңыз:

• Мемлекеттік compliance және есеп беру мерзімдерін тексеріңіз
• Тіркелген агент пен байланыс ақпаратын растаңыз
• Құрылтай және меншік жазбаларын реттеңіз
• Есептерді жабыңыз және қаржыны салыстырыңыз
• Салық құжаттарын ерте дайындаңыз
• Жалақыны, мердігерлерді және қызметкерлер жазбаларын тексеріңіз
• Қорларды, жабдықтарды және жеткізушілерді қарап шығыңыз
• Веб-сайт пен маркетинг мазмұнын жаңартыңыз
• Қауіпсіздікті, бағдарламалық жасақтаманы және backup-тарды тексеріңіз
• Жаңа жылға мақсаттар мен басымдықтар қойыңыз
• Командаңызды бағалаңыз
• Қаңтарға арналған қарапайым 90 күндік жоспар жасаңыз

Тәртіпті жыл соңындағы үдеріс тәуекелді азайтып, айқындықты арттырып, келесі жылды қарқынмен бастауға көмектеседі. Compliance пен компанияны ұйымдастыру жолын жеңілдеткісі келетін бизнес иелері үшін есеп беру, еске салғыштар және бизнес құжаттарын қолдайтын құралдар бұл үдерісті едәуір жеңілдете алады.

Жылдың соңы міндетті түрде бейберекет болмауы керек. Құрылымды тексеру тізімі мен айқын үдеріс арқылы ол стратегиялық артықшылыққа айналады.