Trenger du en ny W-9 hvert år? Når skjemaet må oppdateres

Hvis du samarbeider med uavhengige kontraktører, leverandører eller kunder i USA, er skjema W-9 et av de viktigste skattemessige skjemaene du vil møte. Det gir den som ber om skjemaet navnet og skatteidentifikasjonsnummeret de trenger til rapporteringsformål, vanligvis på et skjema 1099 eller en annen informasjonsrapport.

Et vanlig spørsmål er om en ny W-9 må fylles ut hvert år. I de fleste tilfeller er svaret nei. En W-9 er ikke et årlig innrapporteringskrav bare fordi kalenderåret har endret seg. Vanligvis sender du bare inn en ny W-9 når informasjonen din endres, eller når den som ber om skjemaet ber om en oppdatert versjon.

For virksomheter er riktig prosess viktig. Ryddige W-9-oppføringer bidrar til å redusere feil i skatterapporteringen, unngå avvik mellom navn og TIN, og gjøre årsrapporteringen langt enklere.

Hva skjema W-9 brukes til

Skjema W-9 er en forespørsel om korrekt skatteidentifikasjonsnummer og bekreftelse. Den som ber om skjemaet, oppbevarer det i sine arkiver og bruker informasjonen til å rapportere betalinger til IRS når det er påkrevd.

En W-9 brukes vanligvis til:

• Betalinger til uavhengige kontraktører og frilansere i USA
• Onboarding av leverandører for amerikanske virksomheter
• Enkelte eiendoms- og finansielle transaksjoner
• Andre situasjoner der den som ber om skjemaet trenger korrekt navn og TIN for en informasjonsrapport

Skjemaet sendes normalt til den som ber om det, og leveres ikke direkte til IRS av mottakeren av betalingen.

Trenger du en ny W-9 hvert år?

Vanligvis ikke.

Hvis ditt juridiske navn, skatteidentifikasjonsnummer og skattemessige klassifisering er uendret, er det som regel ikke nødvendig å sende inn en ny W-9 bare fordi et nytt skatteår har begynt. Mange virksomheter beholder den opprinnelige W-9-en i arkivene og bruker den på nytt til noe endres.

Når det er sagt, kan den som ber om skjemaet be om en oppdatert versjon under årlige leverandørkontroller, før utbetalinger skjer, eller når de forbereder informasjonsrapporter. Så selv om IRS ikke krever en årlig W-9 som standard, kan en virksomhet likevel be om en av hensyn til intern etterlevelse og dokumentasjon.

Når du bør sende inn en ny W-9

Du bør sende inn en ny W-9 når informasjonen på skjemaet ikke lenger er korrekt.

1. Det juridiske navnet ditt endres

Hvis det juridiske navnet ditt endres på grunn av ekteskap, skilsmisse, rettskjennelse, omstrukturering av virksomheten eller av andre grunner, bør den som ber om skjemaet få en ny W-9 som gjenspeiler det oppdaterte juridiske navnet.

For privatpersoner bør navnet samsvare med IRS-oppføringen som er knyttet til TIN-en. For virksomheter bør det juridiske navnet samsvare med enhetsnavnet som brukes i skatterapporteringen.

2. Skatteidentifikasjonsnummeret ditt endres

Hvis du får et nytt Social Security-nummer, employer identification number eller individual taxpayer identification number, bør W-9 oppdateres med det nye TIN-et.

Dette kan skje når en virksomhet endrer struktur, eller når betaleren tidligere hadde feil informasjon i arkivet.

3. Enhetsklassifiseringen din endres

En endring i virksomhetsstruktur krever ofte en ny W-9.

Eksempler inkluderer:

• En enkeltpersonforetakseier som etablerer et LLC
• Et single-member LLC som velger selskapsmessig skattemessig behandling
• Et partnerskap som omdannes til et selskap
• En virksomhet som endrer fra én skattemessig klassifisering til en annen

Dette er spesielt viktig for nyopprettede selskaper. Når en gründer etablerer et LLC eller et selskap, bør det nøyaktige juridiske navnet, EIN og skattemessige klassifisering være konsekvent på tvers av stiftelsesdokumenter, bankopplysninger og W-9-skjemaer.

4. Den som ber om skjemaet varsler om avvik mellom navn og TIN

Virksomheter kan motta IRS-varsler som CP2100 eller CP2100A når navn og TIN til en mottaker ikke stemmer overens med IRS-oppføringer.

Hvis det skjer, kan den som ber om skjemaet be om en korrigert W-9. Dette er ikke bare papirarbeid. Det kan påvirke om backup withholding gjelder, og om betaleren kan rapportere betalingene korrekt.

5. Bekreftelsesstatusen din endres

Hvis en bekreftelse på W-9-en ikke lenger er riktig, bør skjemaet erstattes.

Dette kan være relevant når en virksomhet blir unntatt fra backup withholding, endrer enhetstype, eller får en annen skattemessig statusendring som påvirker bekreftelsesdelen.

6. Den som ber om skjemaet trenger oppdaterte opplysninger

Selv når skatteopplysningene dine ikke har endret seg, kan en betalende part fortsatt be om en ny W-9 for å holde opplysningene oppdaterte. Det er vanlig ved onboarding, leverandørrevisjoner, kontovedlikehold eller før årsrapportering.

Hva krever vanligvis ikke en ny W-9?

Ikke alle endringer betyr at skjemaet må erstattes.

I mange tilfeller påvirker en enkel virksomhetsoppdatering ikke W-9-en hvis det juridiske navnet og TIN-et fortsatt er korrekte. For eksempel kan en endring i postadresse ikke endre den skattemessige identiteten til mottakeren av betalingen, selv om mange som ber om skjemaet likevel vil foretrekke en oppdatert versjon til sine arkiver.

Det avgjørende spørsmålet er om informasjonen den som ber om skjemaet bruker til skatterapportering, fortsatt er korrekt.

Hvordan fylle ut en W-9 riktig

Å fylle ut skjemaet riktig første gang bidrar til å forhindre unødvendige problemer senere.

Trinn 1: Oppgi riktig juridisk navn

Bruk navnet som er knyttet til TIN-et og skattemeldingen. For en virksomhetsenhet bør dette være det juridiske enhetsnavnet, ikke bare et merkenavn eller en DBA.

Trinn 2: Legg til virksomhetsnavnet hvis det er nødvendig

Hvis du driver under et handelsnavn eller en DBA, kan du oppgi det på linjen for virksomhetsnavn når det er relevant.

Trinn 3: Velg riktig skattemessig klassifisering

Dette er en av de vanligste kildene til feil på W-9.

Velg klassifiseringen som samsvarer med hvordan enheten behandles skattemessig føderalt.

Trinn 4: Oppgi riktig TIN

Skriv inn Social Security-nummer, EIN eller ITIN etter behov. Sørg for at det samsvarer med IRS-oppføringen.

Trinn 5: Signer bekreftelsen

Bekreftelsen bekrefter at opplysningene er korrekte, og at skatteyteren ikke er underlagt visse regler om backup withholding, med mindre et unntak gjelder.

Hvorfor W-9-nøyaktighet er viktig for virksomheter

En manglende eller feilaktig W-9 kan skape reelle driftsproblemer.

Mulige problemer inkluderer:

• Forsinkede utbetalinger til kontraktører
• Feil 1099-rapportering
• Avvik i IRS-oppføringer
• Forpliktelser til backup withholding
• Ekstra tid brukt på å korrigere leverandørfiler

For virksomheter som betaler kontraktører regelmessig, bør gjennomgang av W-9 være en del av onboarding-prosessen, ikke noe som tas hånd om i siste øyeblikk ved årsslutt.

Backup withholding og manglende W-9-er

Hvis en mottaker av betaling ikke oppgir korrekt TIN når det er påkrevd, kan betaleren måtte begynne med backup withholding på rapporteringspliktige betalinger.

Den gjeldende satsen for backup withholding er 24 prosent. Virksomheter bør ikke ignorere manglende eller åpenbart feil skatteinformasjon, fordi betaleren kan bli ansvarlig for å håndtere withholding korrekt.

Det er en av grunnene til at mange selskaper ber om en utfylt W-9 før den første betalingen utbetales.

W-9 vs. W-8: Kjenn forskjellen

Skjema W-9 er for personer i USA, inkludert amerikanske statsborgere, resident aliens og mange innenlandske enheter.

Utenlandske personer bruker vanligvis et skjema i W-8-serien i stedet for en W-9. Bruk av feil skjema kan skape rapporteringsfeil og forsinke onboarding, så virksomheter bør bekrefte om leverandøren er en amerikansk person før de samler inn skattemessige skjemaer.

Beste praksis for nye og voksende virksomheter

Hvis du etablerer en ny virksomhet, lønner det seg å bygge gode rutiner for skatteskjemaer fra dag én.

• Bruk det eksakte juridiske navnet fra stiftelsesdokumentene
• Skaff et EIN hvis enheten din trenger det
• Hold enhetsklassifiseringen konsistent på tvers av oppføringene dine
• Samle inn W-9-er før du gjør utbetalinger til kontraktører
• Gjennomgå leverandørfiler før du utsteder 1099-er
• Oppdater skjemaer umiddelbart etter en endring i navn, TIN eller enhet

Zenind hjelper gründere med å etablere amerikanske virksomhetsenheter med vekt på ryddige stiftelsesoppføringer og løpende etterlevelse. Det gjør videre oppgaver som innsamling av W-9-er, leverandøronboarding og skatterapportering enklere å håndtere.

Vanlige W-9-feil å unngå

Noen av de mest vanlige feilene kan unngås med en rask gjennomgang.

• Bruke en DBA i stedet for det juridiske navnet
• Oppgi feil skattemessig klassifisering
• Blande personlige og forretningsmessige opplysninger
• Glemme å oppdatere skjemaet etter en endring i enheten
• Sende en utdatert W-9 til nye leverandører
• Ignorere IRS-varsler om avvik

Noen få minutter med kontroll kan forhindre en langt større korrigering senere.

FAQ

Er en W-9 påkrevd hvert år?

Nei. En ny W-9 er ikke automatisk påkrevd hvert år. Den bør oppdateres når informasjonen på skjemaet endres, eller når den som ber om skjemaet ber om en ny kopi.

Går en W-9 til IRS?

Vanligvis ikke. Den som ber om skjemaet oppbevarer det til eget bruk og bruker det til rapporteringsformål når det er nødvendig.

Hva hvis jeg ikke leverer en W-9?

Betaleren kan utsette betalingen, be om supplerende dokumentasjon eller starte backup withholding hvis det kreves.

Trenger jeg en ny W-9 hvis adressen min endres?

Ofte ja, hvis den som ber om skjemaet ønsker en oppdatert oppføring. Minst må du sørge for at betaleren har riktig post- og skatteinformasjon i arkivene sine.

Hva hvis virksomheten min går fra enkeltpersonforetak til LLC?

Du bør vanligvis sende inn en ny W-9 fordi den juridiske enheten og skattemessige klassifiseringen kan ha endret seg.

Konklusjonen

Du trenger ikke en ny W-9 hvert år bare fordi kalenderen har endret seg. I de fleste tilfeller er et nytt skjema bare nødvendig når det juridiske navnet, TIN-et, enhetsklassifiseringen eller bekreftelsesopplysningene endres, eller når den som ber om skjemaet ber om en oppdatert versjon.

For både kontraktører og virksomheter er den tryggeste tilnærmingen enkel: hold skatteopplysningene dine korrekte, oppdater skjemaet når informasjonen endres, og sørg for at de juridiske enhetsopplysningene er konsistente på tvers av alle etterlevelsesdokumenter.