Bạn có cần một mẫu W-9 mới mỗi năm không? Khi nào cần cập nhật biểu mẫu

Nếu bạn làm việc với các nhà thầu độc lập, nhà cung cấp hoặc khách hàng tại Hoa Kỳ, Mẫu W-9 là một trong những biểu mẫu thuế quan trọng nhất mà bạn sẽ gặp. Biểu mẫu này cung cấp cho bên yêu cầu tên và mã số thuế của bạn để họ sử dụng cho mục đích báo cáo, thường là trên Mẫu 1099 hoặc một tờ khai thông tin khác.

Một câu hỏi phổ biến là liệu có cần hoàn thành một W-9 mới mỗi năm hay không. Trong hầu hết các trường hợp, câu trả lời là không. W-9 không phải là yêu cầu nộp hằng năm chỉ vì năm dương lịch đã thay đổi. Thay vào đó, bạn thường chỉ cung cấp một W-9 mới khi thông tin của bạn thay đổi hoặc khi bên yêu cầu đề nghị một biểu mẫu cập nhật.

Đối với doanh nghiệp, quy trình đúng rất quan trọng. Hồ sơ W-9 rõ ràng giúp giảm lỗi báo cáo thuế, tránh tình trạng không khớp giữa tên và TIN, đồng thời làm cho việc báo cáo cuối năm trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Mẫu W-9 được dùng để làm gì

Mẫu W-9 là yêu cầu cung cấp mã số thuế chính xác và chứng nhận đi kèm. Bên yêu cầu sẽ lưu biểu mẫu này trong hồ sơ và sử dụng thông tin đó để báo cáo khoản thanh toán cho IRS khi cần.

W-9 thường được sử dụng cho:

• Thanh toán cho các nhà thầu độc lập và freelancer tại Hoa Kỳ
• Thiết lập nhà cung cấp cho các doanh nghiệp Hoa Kỳ
• Một số giao dịch bất động sản và tài chính
• Các trường hợp khác khi bên yêu cầu cần tên và TIN chính xác cho một tờ khai thông tin

Biểu mẫu này thường được gửi cho bên yêu cầu, chứ không phải nộp trực tiếp cho IRS bởi bên nhận thanh toán.

Bạn có cần một W-9 mới mỗi năm không?

Thông thường là không.

Nếu tên pháp lý, mã số thuế và phân loại thuế của bạn không thay đổi, thì thường không cần nộp một W-9 mới chỉ vì đã sang một năm thuế mới. Nhiều doanh nghiệp lưu W-9 ban đầu trong hồ sơ và tiếp tục sử dụng cho đến khi có thay đổi.

Tuy vậy, bên yêu cầu có thể đề nghị biểu mẫu cập nhật trong quá trình rà soát nhà cung cấp hằng năm, trước khi thực hiện thanh toán, hoặc khi họ chuẩn bị các tờ khai thông tin. Vì vậy, dù IRS không yêu cầu W-9 hằng năm theo mặc định, doanh nghiệp vẫn có thể yêu cầu một biểu mẫu mới vì mục đích tuân thủ nội bộ và lưu trữ hồ sơ.

Khi nào bạn nên nộp W-9 mới

Bạn nên cung cấp một W-9 mới khi thông tin trên biểu mẫu không còn chính xác.

1. Tên pháp lý của bạn thay đổi

Nếu tên pháp lý của bạn thay đổi do kết hôn, ly hôn, quyết định của tòa án, tái cấu trúc doanh nghiệp hoặc lý do khác, bên yêu cầu nên nhận một W-9 mới phản ánh tên pháp lý đã cập nhật.

Đối với cá nhân, tên nên khớp với hồ sơ IRS gắn với TIN. Đối với doanh nghiệp, tên pháp lý nên khớp với tên pháp nhân được dùng cho báo cáo thuế.

2. Mã số thuế của bạn thay đổi

Nếu bạn nhận được số An sinh xã hội mới, mã số thuế của chủ sử dụng lao động (EIN) mới hoặc mã số thuế cá nhân (ITIN) mới, W-9 cần được cập nhật với TIN mới.

Điều này có thể xảy ra khi doanh nghiệp thay đổi cấu trúc hoặc khi bên thanh toán trước đó lưu thông tin sai.

3. Phân loại pháp nhân của bạn thay đổi

Thay đổi cấu trúc doanh nghiệp thường đòi hỏi một W-9 mới.

Ví dụ:

• Một hộ kinh doanh cá thể thành lập LLC
• LLC một thành viên chọn chế độ thuế doanh nghiệp
• Hợp danh chuyển đổi thành công ty cổ phần
• Doanh nghiệp thay đổi từ một phân loại thuế sang phân loại khác

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các công ty mới thành lập. Khi người sáng lập lập LLC hoặc công ty cổ phần, tên pháp lý chính xác, EIN và phân loại thuế cần phải nhất quán giữa hồ sơ thành lập, hồ sơ ngân hàng và các mẫu W-9.

4. Bên yêu cầu thông báo có sự không khớp giữa tên và TIN

Doanh nghiệp có thể nhận được thông báo từ IRS như CP2100 hoặc CP2100A khi tên người nhận thanh toán và TIN không khớp với hồ sơ của IRS.

Nếu điều đó xảy ra, bên yêu cầu có thể đề nghị một W-9 đã sửa. Đây không chỉ là thủ tục giấy tờ. Nó có thể ảnh hưởng đến việc khấu lưu dự phòng có áp dụng hay không và liệu bên thanh toán có thể báo cáo chính xác hay không.

5. Tình trạng chứng nhận của bạn thay đổi

Nếu một chứng nhận trên W-9 không còn đúng, biểu mẫu nên được thay thế.

Điều này có thể quan trọng khi doanh nghiệp được miễn khấu lưu dự phòng, thay đổi loại hình pháp nhân hoặc có thay đổi tình trạng thuế khác ảnh hưởng đến phần chứng nhận.

6. Bên yêu cầu cần hồ sơ được cập nhật

Ngay cả khi thông tin thuế của bạn không thay đổi, bên thanh toán vẫn có thể yêu cầu một W-9 mới để giữ hồ sơ được cập nhật. Điều này thường xảy ra trong quá trình tiếp nhận, kiểm tra nhà cung cấp, duy trì tài khoản hoặc trước khi báo cáo cuối năm.

Những thay đổi nào thường không cần W-9 mới?

Không phải thay đổi nào cũng có nghĩa là phải thay biểu mẫu.

Trong nhiều trường hợp, một cập nhật kinh doanh đơn giản không ảnh hưởng đến W-9 nếu tên pháp lý và TIN vẫn chính xác. Ví dụ, thay đổi địa chỉ gửi thư có thể không làm thay đổi danh tính thuế của bên nhận thanh toán, mặc dù nhiều bên yêu cầu vẫn sẽ thích có một biểu mẫu cập nhật để lưu hồ sơ.

Câu hỏi chính là liệu thông tin mà bên yêu cầu dùng cho mục đích báo cáo thuế còn chính xác hay không.

Cách hoàn thành W-9 đúng cách

Điền đúng ngay từ đầu giúp ngăn ngừa các vấn đề có thể tránh được về sau.

Bước 1: Nhập đúng tên pháp lý

Sử dụng tên gắn với TIN và tờ khai thuế. Đối với pháp nhân doanh nghiệp, đây phải là tên pháp lý của pháp nhân, không chỉ là tên thương hiệu hoặc tên thương mại.

Bước 2: Thêm tên doanh nghiệp nếu cần

Nếu bạn hoạt động dưới tên thương mại hoặc DBA, bạn có thể đưa tên đó vào dòng tên doanh nghiệp khi phù hợp.

Bước 3: Chọn đúng phân loại thuế

Đây là một trong những nguồn lỗi W-9 phổ biến nhất.

Hãy chọn phân loại phù hợp với cách pháp nhân được đối xử cho mục đích thuế liên bang.

Bước 4: Cung cấp TIN chính xác

Nhập số An sinh xã hội, EIN hoặc ITIN theo yêu cầu. Hãy chắc chắn rằng nó khớp với hồ sơ của IRS.

Bước 5: Ký xác nhận

Phần chứng nhận xác nhận rằng thông tin là chính xác và người nộp thuế không thuộc một số quy định khấu lưu dự phòng nhất định, trừ khi có ngoại lệ áp dụng.

Vì sao độ chính xác của W-9 quan trọng đối với doanh nghiệp

Một W-9 bị thiếu hoặc sai có thể gây ra các vấn đề vận hành thực tế.

Các rủi ro có thể bao gồm:

• Thanh toán cho nhà thầu bị trì hoãn
• Báo cáo 1099 không chính xác
• Hồ sơ IRS không khớp
• Nghĩa vụ khấu lưu dự phòng
• Tốn thêm thời gian sửa hồ sơ nhà cung cấp

Đối với các doanh nghiệp thanh toán cho nhà thầu thường xuyên, việc rà soát W-9 nên là một phần của quy trình tiếp nhận, chứ không phải việc làm sau cùng vào cuối năm.

Khấu lưu dự phòng và W-9 bị thiếu

Nếu bên nhận thanh toán không cung cấp TIN chính xác khi được yêu cầu, bên thanh toán có thể phải bắt đầu khấu lưu dự phòng đối với các khoản thanh toán thuộc diện báo cáo.

Mức khấu lưu dự phòng hiện tại là 24 phần trăm. Doanh nghiệp không nên bỏ qua thông tin người nộp thuế bị thiếu hoặc rõ ràng là sai, vì bên thanh toán có thể phải chịu trách nhiệm thực hiện khấu lưu đúng cách.

Đó là một lý do khiến nhiều công ty yêu cầu W-9 đã hoàn thành trước khi phát hành khoản thanh toán đầu tiên.

W-9 và W-8: Hiểu sự khác biệt

Mẫu W-9 dành cho người Hoa Kỳ, bao gồm công dân Hoa Kỳ, thường trú nhân và nhiều pháp nhân trong nước.

Người nước ngoài thường sử dụng một mẫu trong bộ W-8 thay vì W-9. Dùng sai biểu mẫu có thể gây ra lỗi báo cáo và làm chậm quá trình tiếp nhận, vì vậy doanh nghiệp nên xác nhận liệu nhà cung cấp có phải là người Hoa Kỳ hay không trước khi thu thập các biểu mẫu thuế.

Thực hành tốt nhất cho doanh nghiệp mới và đang phát triển

Nếu bạn đang thành lập một doanh nghiệp mới, việc xây dựng thói quen tốt với biểu mẫu thuế ngay từ đầu sẽ rất hữu ích.

• Sử dụng đúng tên pháp lý từ hồ sơ thành lập
• Xin EIN nếu pháp nhân của bạn cần một mã số như vậy
• Giữ nhất quán phân loại pháp nhân trên mọi hồ sơ
• Thu thập W-9 trước khi thanh toán cho nhà thầu
• Rà soát hồ sơ nhà cung cấp trước khi phát hành 1099
• Cập nhật biểu mẫu ngay sau khi có thay đổi về tên, TIN hoặc pháp nhân

Zenind giúp các nhà sáng lập thành lập pháp nhân kinh doanh tại Hoa Kỳ với trọng tâm là hồ sơ thành lập rõ ràng và tuân thủ liên tục. Điều đó giúp các công việc sau này như thu thập W-9, tiếp nhận nhà cung cấp và báo cáo thuế trở nên dễ quản lý hơn.

Những lỗi W-9 phổ biến cần tránh

Một số lỗi thường gặp có thể tránh được chỉ bằng một bước rà soát nhanh.

• Dùng tên thương mại thay vì tên pháp lý
• Nhập sai phân loại thuế
• Trộn lẫn thông tin cá nhân và doanh nghiệp
• Quên cập nhật biểu mẫu sau khi pháp nhân thay đổi
• Gửi W-9 đã lỗi thời cho nhà cung cấp mới
• Bỏ qua thông báo không khớp từ IRS

Chỉ cần vài phút rà soát có thể giúp bạn tránh phải sửa đổi lớn hơn sau này.

Câu hỏi thường gặp

Có cần W-9 mỗi năm không?

Không. W-9 mới không tự động được yêu cầu mỗi năm. Biểu mẫu nên được cập nhật khi thông tin trên đó thay đổi hoặc khi bên yêu cầu muốn một bản mới.

W-9 có nộp cho IRS không?

Thông thường là không. Bên yêu cầu giữ biểu mẫu để lưu hồ sơ và sử dụng cho mục đích báo cáo khi cần.

Nếu tôi không cung cấp W-9 thì sao?

Bên thanh toán có thể trì hoãn thanh toán, yêu cầu tài liệu bổ sung hoặc bắt đầu khấu lưu dự phòng nếu bắt buộc.

Tôi có cần W-9 mới nếu địa chỉ của tôi thay đổi không?

Thường là có, nếu bên yêu cầu muốn một hồ sơ cập nhật. Ít nhất, bạn nên đảm bảo bên thanh toán có thông tin gửi thư và thông tin thuế chính xác trong hồ sơ.

Nếu doanh nghiệp của tôi đổi từ hộ kinh doanh cá thể sang LLC thì sao?

Bạn thường nên cung cấp một W-9 mới vì pháp nhân và phân loại thuế có thể đã thay đổi.

Kết luận

Bạn không cần một W-9 mới mỗi năm chỉ vì năm dương lịch đã thay đổi. Trong hầu hết các trường hợp, một biểu mẫu mới chỉ cần thiết khi tên pháp lý, TIN, phân loại pháp nhân hoặc thông tin chứng nhận thay đổi, hoặc khi bên yêu cầu đề nghị một bản cập nhật.

Đối với cả nhà thầu và doanh nghiệp, cách an toàn nhất rất đơn giản: giữ hồ sơ thuế chính xác, cập nhật biểu mẫu khi thông tin thay đổi, và bảo đảm thông tin pháp nhân pháp lý của bạn nhất quán trên mọi tài liệu tuân thủ.