Нужен ли е нов формуляр W-9 всяка година? Кога да актуализирате формуляра

Ако работите с независими изпълнители, доставчици или клиенти в Съединените щати, формуляр W-9 е един от най-важните данъчни формуляри, с които ще се сблъскате. Той предоставя на заявителя името и идентификационния номер на данъкоплатеца, необходими за целите на отчитането, обикновено във формуляр 1099 или друг информационен отчет.

Често задаван въпрос е дали трябва да се попълва нов W-9 всяка година. В повечето случаи отговорът е не. W-9 не е годишно изискване за подаване само защото календарната година е сменена. Обикновено предоставяте нов W-9 само когато вашата информация се промени или когато заявителят поиска актуализиран формуляр.

За бизнеса правилният процес е важен. Поддържането на изрядни W-9 записи помага да се намалят грешките в данъчното отчитане, да се избегнат несъответствия между имена и TIN, и да се улесни значително годишното отчитане.

За какво се използва формуляр W-9

Формуляр W-9 е искане за правилен идентификационен номер на данъкоплатеца и потвърждение. Заявителят съхранява формуляра в досието си и използва информацията, за да отчита плащанията пред IRS, когато това е необходимо.

W-9 обикновено се използва за:

• Плащания към независими изпълнители и фрийлансъри от САЩ
• Онбординг на доставчици за американски компании
• Определени сделки с недвижими имоти и финансови транзакции
• Други случаи, в които заявителят се нуждае от правилно име и TIN за информационен отчет

Формулярът обикновено се предоставя на заявителя, а не се подава директно в IRS от получателя на плащането.

Нужен ли е нов W-9 всяка година?

Обикновено не.

Ако вашето законно име, данъчен идентификационен номер и данъчна класификация останат същите, по принцип няма нужда да подавате нов W-9 само защото е започнала нова данъчна година. Много компании съхраняват първоначалния W-9 в досието си и го използват повторно, докато не настъпи промяна.

Въпреки това заявителите могат да поискат актуализиран формуляр по време на годишни прегледи на доставчици, преди извършване на плащания или когато подготвят информационни отчети. Така че, макар IRS да не изисква W-9 всяка година по подразбиране, даден бизнес все пак може да поиска такъв за вътрешно съответствие и водене на документация.

Кога трябва да подадете нов W-9

Трябва да предоставите нов W-9, когато информацията във формуляра вече не е точна.

1. Законното ви име се променя

Ако законното ви име се промени поради брак, развод, съдебно решение, преструктуриране на бизнеса или друга причина, заявителят трябва да получи нов W-9, който отразява актуализираното законно име.

При физически лица името трябва да съвпада с данните в IRS, свързани с TIN. При бизнеси законното име трябва да съвпада с името на юридическото лице, използвано за данъчно отчитане.

2. Данъчният ви идентификационен номер се променя

Ако получите нов Social Security number, employer identification number или individual taxpayer identification number, W-9 трябва да се актуализира с новия TIN.

Това може да се случи, когато бизнесът промени структурата си или когато платецът е имал неправилна информация в досието си.

3. Данъчната класификация на вашия субект се променя

Промяна в бизнес структурата често изисква нов W-9.

Примери включват:

• Едноличен търговец, който учредява LLC
• LLC с един собственик, което избира корпоративно данъчно третиране
• Партньорство, което се преобразува в корпорация
• Бизнес, който преминава от една данъчна класификация към друга

Това е особено важно за новоучредени компании. Когато основател учреди LLC или корпорация, точното законно име, EIN и данъчна класификация трябва да бъдат последователни във всички документи по учредяването, банкови записи и формуляри W-9.

4. Заявителят ви уведомява за несъответствие между име и TIN

Компаниите могат да получат уведомления от IRS, като CP2100 или CP2100A, когато името на получателя на плащането и TIN не съвпадат с данните в IRS.

Ако това се случи, заявителят може да поиска коригиран W-9. Това не е просто формалност. То може да повлияе върху това дали се прилага backup withholding и дали платецът може да отчете плащанията правилно.

5. Статусът на вашето потвърждение се променя

Ако някое потвърждение във W-9 вече не е вярно, формулярът трябва да бъде заменен.

Това може да е важно, когато бизнесът става освободен от backup withholding, променя типа си на юридическо лице или има друга данъчна промяна, която засяга секцията за потвърждение.

6. Заявителят се нуждае от актуализирани записи

Дори когато данъчните ви данни не са се променили, платецът може да поиска нов W-9, за да поддържа записите си актуални. Това е обичайно при онбординг, одити на доставчици, поддръжка на акаунти или преди годишно отчитане.

Какво обикновено не изисква нов W-9?

Не всяка промяна означава, че формулярът трябва да бъде заменен.

В много случаи обикновена промяна в бизнеса не засяга W-9, ако законното име и TIN все още са правилни. Например промяна на пощенския адрес може да не променя данъчната идентичност на получателя на плащането, въпреки че много заявители все пак ще предпочетат актуализиран формуляр за своите записи.

Ключовият въпрос е дали информацията, която заявителят използва за данъчно отчитане, все още е точна.

Как да попълните правилно W-9

Правилното попълване на формуляра от първия път помага да се избегнат проблеми по-късно.

Стъпка 1: Въведете правилното законно име

Използвайте името, свързано с TIN и данъчната декларация. За бизнес субект това трябва да бъде законното име на юридическото лице, а не само търговско име или DBA.

Стъпка 2: Добавете бизнес името, ако е необходимо

Ако работите под търговско име или DBA, можете да го включите в реда за бизнес име, когато е подходящо.

Стъпка 3: Изберете правилната данъчна класификация

Това е един от най-честите източници на грешки във W-9.

Изберете класификацията, която съответства на начина, по който субектът се третира за федерални данъчни цели.

Стъпка 4: Посочете правилния TIN

Въведете вашия Social Security number, EIN или ITIN според изискванията. Уверете се, че той съвпада с данните в IRS.

Стъпка 5: Подпишете потвърждението

Потвърждението удостоверява, че информацията е точна и че данъкоплатецът не подлежи на определени правила за backup withholding, освен ако не се прилага освобождаване.

Защо точността на W-9 е важна за бизнеса

Липсващ или неточен W-9 може да създаде реални оперативни проблеми.

Възможни проблеми включват:

• Забавени плащания към изпълнители
• Неправилно 1099 отчитане
• Несъответствие в записите на IRS
• Задължения за backup withholding
• Допълнително време, прекарано в коригиране на файлове на доставчици

За бизнеси, които редовно плащат на изпълнители, прегледът на W-9 трябва да бъде част от процеса на онбординг, а не последна мисъл в края на годината.

Backup withholding и липсващи W-9

Ако получател на плащане не предостави правилен TIN, когато това е необходимо, платецът може да трябва да започне backup withholding върху подлежащите на отчитане плащания.

Текущата ставка на backup withholding е 24 процента. Бизнесите не трябва да пренебрегват липсваща или очевидно неточна данъчна информация, защото платецът може да носи отговорност за правилното удържане.

Това е една от причините много компании да изискват попълнен W-9 преди извършване на първото плащане.

W-9 срещу W-8: знайте разликата

Формуляр W-9 е за лица от САЩ, включително американски граждани, резидентни чужденци и много местни юридически лица.

Чуждестранните лица обикновено използват формуляр от серията W-8 вместо W-9. Използването на грешен формуляр може да доведе до грешки в отчитането и да забави онбординга, така че бизнесите трябва да потвърдят дали доставчикът е лице от САЩ, преди да събират данъчни формуляри.

Най-добри практики за нови и развиващи се бизнеси

Ако създавате нов бизнес, полезно е да изградите добри навици за данъчните формуляри от самото начало.

• Използвайте точното законно име от документите по учредяване
• Получете EIN, ако вашият субект се нуждае от такъв
• Поддържайте последователност в данъчната класификация във всички записи
• Събирайте W-9 преди да извършите плащания към изпълнители
• Преглеждайте файловете на доставчиците преди издаване на 1099
• Актуализирайте формулярите незабавно след промяна на име, TIN или юридически статус

Zenind помага на основателите да учредяват американски бизнес субекти с акцент върху изрядни документи за учредяване и текущо съответствие. Това прави последващи задачи като събиране на W-9, онбординг на доставчици и данъчно отчитане по-лесни за управление.

Често срещани грешки във W-9, които да избегнете

Някои от най-честите грешки могат да бъдат избегнати с бърз преглед.

• Използване на DBA вместо законното име
• Въвеждане на грешна данъчна класификация
• Смесване на лична и бизнес информация
• Пропускане на актуализиране на формуляра след промяна на юридическия статус
• Изпращане на остарял W-9 на нови доставчици
• Игнориране на уведомления от IRS за несъответствие

Няколко минути проверка могат да предотвратят много по-голяма корекция по-късно.

ЧЗВ

Нужен ли е W-9 всяка година?

Не. Нов W-9 не се изисква автоматично всяка година. Той трябва да бъде актуализиран, когато информацията във формуляра се промени или когато заявителят поиска ново копие.

W-9 подава ли се в IRS?

Обикновено не. Заявителят съхранява формуляра за своите записи и го използва за цели на отчитане, когато е необходимо.

Какво става, ако не предоставя W-9?

Платецът може да забави плащането, да поиска допълнителна документация или да започне backup withholding, ако това е необходимо.

Трябва ли ми нов W-9, ако адресът ми се промени?

Често да, ако заявителят иска актуализиран запис. Най-малкото трябва да се уверите, че платецът разполага с правилния пощенски и данъчен адрес в досието си.

Какво става, ако бизнесът ми се промени от едноличен търговец в LLC?

Обикновено трябва да предоставите нов W-9, защото законното юридическо лице и данъчната класификация може да са се променили.

Заключение

Не се нуждаете от нов W-9 всяка година само защото календарът се е сменил. В повечето случаи нов формуляр е необходим само когато законното име, TIN, данъчната класификация или данните за потвърждение се променят, или когато заявителят поиска актуализирана версия.

За изпълнители и бизнеси най-сигурният подход е прост: поддържайте данъчните си записи точни, актуализирайте формуляра при промяна на информацията и се уверете, че данните за законния ви субект са последователни във всички документи за съответствие.