Slik endrer du et firmanavn i Washington: Guide for LLC, Corporation og utenlandske enheter

Å endre firmanavnet ditt i Washington er mer enn en oppdatering av merkevaren. Hvis det nye navnet skal være det juridiske navnet i statens registre, må du sende inn den riktige endringen til Washington Secretary of State og deretter oppdatere støttedokumenter, skattekontoer og lisenser.

Denne veiledningen forklarer når en navneendring krever en innsendelse, hvilket skjema du skal bruke, hvordan du velger et navn som oppfyller kravene, og hva du må oppdatere etter at endringen er godkjent.

Når en firmanavnsendring blir en juridisk innsendelse

En virksomhet kan endre sitt offentlige merkenavn uten å endre det juridiske navnet. Men hvis du ønsker at navnet i stiftelses- eller registreringsopplysningene dine skal endres, krever Washington en formell innsendelse.

Vanlige situasjoner inkluderer:
- Et selskap relanserer seg under et nytt juridisk navn.
- Eierne slår sammen to merkevarer til ett enhetsnavn.
- En virksomhet ønsker et renere, kortere eller mer salgbart navn.
- Et utenlandsk selskap registrert i Washington oppdaterer sin registrering i Washington etter en navneendring i hjemstaten.

Hvis du bare trenger et handelsnavn, DBA eller markedsføringsnavn, trenger du kanskje ikke en endring. Hvis det juridiske navnet i statens registre endres, gjør du det.

Navnekravene i Washington du må følge

Før du sender inn, må du kontrollere at det nye navnet oppfyller navnekravene i Washington.

Et gyldig navn må:
- Være tydelig forskjellig fra andre navn som allerede er registrert hos Secretary of State.
- Inneholde riktig enhetsbetegnelse.
- Unngå begrensede ord som krever ekstra godkjenninger eller som ikke er tillatt i enkelte enhetsnavn.

For eksempel:
- Et LLC-navn i Washington må inneholde en betegnelse som "Limited Liability Company", "Limited Liability Co.", "L.L.C." eller "LLC".
- Et profit corporation-navn i Washington må inneholde en selskapsbetegnelse som "Corporation", "Incorporated", "Company", "Limited" eller en forkortelse som "Corp.", "Inc.", "Co." eller "Ltd.".

Hvis du er usikker på om navnet vil bli godkjent, bør du kontrollere tilgjengelighet før du sender inn. En navnereservasjon kan også være nyttig hvis du vil sikre navnet før du sender inn endringen.

Slik endrer du navnet på en LLC i Washington

For en innenlandsk LLC i Washington oppgir Secretary of State endringsskjemaet som en Amended Certificate of Formation - LLC.

1. Bekreft det nye navnet

Søk opp navnet før du sender inn, slik at du ikke blir avvist på grunn av tilgjengelighet eller manglende betegnelse.

2. Forbered endringen

Ha klart det nåværende juridiske navnet, UBI-nummeret og det nye juridiske navnet. Gå gjennom driftsavtalen og innhent nødvendig intern godkjenning dersom avtalen krever det.

3. Send inn endringen

Send inn Amended Certificate of Formation - LLC til Washington Secretary of State. Det statlige gebyret som for tiden er oppført, er 30 dollar for endringer for innenlandske LLC-er.

4. Oppdater registrene etter godkjenning

Når staten har godkjent det nye navnet, må du oppdatere virksomheten overalt ellers.

Slik endrer du navnet på et corporation i Washington

For et innenlandsk profit corporation i Washington bruker Secretary of State Articles of Amendment - Profit Corporation.

1. Godkjenn navneendringen internt

Gå gjennom vedtektene, styregodkjenninger og eventuelle krav om aksjonærgodkjenning før du sender inn.

2. Fyll ut endringen

Ta med det nåværende selskapsnavnet, UBI-nummeret og det foreslåtte nye navnet. Kontroller at navnet inneholder en godkjent selskapsbetegnelse.

3. Send inn til Secretary of State

Washington oppgir for tiden et innleveringsgebyr på 30 dollar for endringer for innenlandske profit corporations.

4. Revider selskapsregistrene

Etter godkjenning må du oppdatere aksjeregistre, møtebøker, bankregistre, skattekontoer og leverandørfiler.

Hva med PLLC-er, ideelle organisasjoner og andre enhetstyper?

Prosessen er lik, men skjemaet avhenger av enhetstypen.

Washington oppgir for tiden disse endringsløpene:
- Innenlandsk PLLC: Amended Certificate of Formation - Professional LLC
- Innenlandsk nonprofit corporation: Articles of Amendment - Nonprofit Corporation 24.03A
- Innenlandsk social purpose corporation: Articles of Amendment - Social Purpose Corporation
- Innenlandsk LLC og profit corporation: skjemaene nevnt ovenfor
- Utenlandske enheter registrert i Washington: Foreign Registration Amendment eller Transfer of Foreign Registration, avhengig av situasjonen

Gebyrene varierer etter enhetstype. Washington oppgir for tiden 30 dollar for de fleste virksomhetsendringer og 20 dollar for innenlandske endringer for ideelle organisasjoner.

Hvis selskapet ditt er stiftet utenfor Washington

Hvis virksomheten din er en utenlandsk enhet registrert for å drive virksomhet i Washington, er endringsprosessen annerledes enn en innenlandsk innsendelse.

I mange tilfeller sender du inn en Foreign Registration Amendment eller et annet oppdateringsskjema for utenlandsk registrering i stedet for å endre det opprinnelige stiftelsesdokumentet. Hvis det juridiske navnet ditt har endret seg i hjemstaten, må du være forberedt på å dokumentere det oppdaterte navnet og relevante støttedokumenter.

Hvis virksomheten din er autorisert i Washington under et navn som ikke lenger samsvarer med navnet i hjemstaten, bør du rette opp dette så snart som mulig for å holde registrene dine konsistente.

Hva du må oppdatere etter at navneendringen er godkjent

En vellykket innsendelse er bare en del av arbeidet. Etter at staten har godkjent endringen, må du oppdatere alle registre som bruker det gamle juridiske navnet.

Start med:
- IRS-oppføringer og arbeidsgivers skattekontoer
- Kontoer hos Washington Department of Revenue
- Forretningslisenser og tillatelser
- Bankkontoer og betalingsformidlere
- Forsikringspoliser
- Kontrakter og fakturaer
- Nettsted, e-postsignaturer, sosiale profiler og skilting
- Interne registre som vedtekter, driftsavtale og resolusjoner

Du bør også varsle kunder, leverandører og eventuelle offentlige etater knyttet til virksomheten din. Hvis du bruker en registered agent-tjeneste, må du sørge for at enhetsnavnet er oppdatert i deres registre også.

Vanlige feil du bør unngå

En firmanavnsendring er vanligvis enkel, men disse problemene skaper forsinkelser:
- Å velge et navn som er for likt et eksisterende navn i Washington.
- Å glemme den påkrevde betegnelsen.
- Å sende inn feil skjema for enhetstypen.
- Å oppdatere merkevaren før staten har godkjent det juridiske navnet.
- Å unnlate å oppdatere skatte-, bank- og lisensregistrene etter godkjenning.
- Å anta at en DBA-registrering endrer det juridiske enhetsnavnet.

Den sikreste tilnærmingen er å behandle statens innsendelse som den juridiske endringen og alle andre oppdateringer som oppfølgingsarbeid.

Hvordan Zenind kan hjelpe

Zenind hjelper bedriftseiere med å håndtere endringsinnsendelser i Washington uten at de må sette seg inn i hele prosessen alene. Hvis du trenger å endre et juridisk firmanavn, kan Zeninds innsendingstøtte hjelpe deg med å forberede riktig endring, holde orden og sørge for at resten av samsvarsregistrene dine er i tråd med det nye navnet.

Ofte stilte spørsmål

Er en DBA det samme som en juridisk navneendring?

Nei. En DBA er et handelsnavn som brukes til merkevarebygging. En juridisk navneendring oppdaterer navnet i statens registre.

Hvor lang tid tar en firmanavnsendring i Washington?

Tidsbruken avhenger av innsendelsesmetoden og arbeidsmengden hos Secretary of State. Ordinær behandling kan ta lengre tid enn ekspedert behandling.

Trenger jeg et nytt EIN-nummer etter å ha endret firmanavn?

Vanligvis ikke. I mange tilfeller trenger du bare å varsle IRS om navneendringen i stedet for å få et nytt EIN-nummer. Bekreft med skatterådgiveren din hvis strukturen din har endret seg.

Kan jeg endre navnet og registered agent samtidig?

I mange tilfeller, ja. Noen endringsskjemaer tillater at annen informasjon oppdateres samtidig, men du bør kontrollere det nøyaktige skjemaet for din enhetstype.

Bør jeg reservere det nye navnet først?

Navnereservasjon er valgfritt, men det kan være nyttig hvis du ønsker å sikre et navn før du sender inn.

Avsluttende tanker

Å endre firmanavnet ditt i Washington er en juridisk innsendelse, ikke bare en endring av merkevaren. Velg et nytt navn som oppfyller kravene, send inn riktig endring for enhetstypen din, og oppdater alle registre som bygger på det gamle navnet.

Hvis du ønsker en smidigere innsendelsesprosess, kan Zenind hjelpe deg med å håndtere endringen og holde virksomhetsregistrene dine oppdatert etterpå.