Minnesota-veiledning til lisens for veldedig spill: unntatt bingo, ekskludert bingo og organisasjonslisenser

Veldedig spill i Minnesota kan være et effektivt fundraisingverktøy for ideelle organisasjoner, men området er strengt regulert. Hvis organisasjonen din planlegger å arrangere bingo, loddsalg, pull-tabs, tipboards eller paddlewheels, må du vite hvilke aktiviteter som kvalifiserer som ekskludert gambling, hvilke som kan håndteres gjennom en unntatt tillatelse, og hvilke som krever en full organisasjonslisens.

Denne veiledningen forklarer rammene for lisens til veldedig spill i Minnesota på et enkelt språk, slik at ledere i ideelle organisasjoner kan planlegge innsamlingsaktiviteter med færre overraskelser knyttet til etterlevelse.

Hva regnes som veldedig spill i Minnesota?

Minnesota behandler flere former for innsamlingsspill som lovlig gambling når de gjennomføres av kvalifiserte ideelle organisasjoner og følger delstatens regler. Vanlige aktiviteter innen veldedig spill inkluderer:

• Bingo
• Loddsalg
• Pull-tabs
• Tipboards
• Paddlewheels

Disse aktivitetene er ikke uformelle innsamlingsaktiviteter. De er regulert av Minnesota Gambling Control Board og innebærer i mange tilfeller også rapporterings- eller skatteplikter.

Det sentrale spørsmålet er ikke om arrangementet ditt har et godt formål. Spørsmålet er om organisasjonen din er autorisert til å gjennomføre aktiviteten etter Minnesota-lovgivningen, og om aktiviteten faller inn under en unntakelse, en unntatt tillatelse eller en lisens.

Hvem kan drive veldedig spill?

I Minnesota kan bare registrerte ideelle organisasjoner drive lovlige gamblingaktiviteter. Før man søker om tillatelse eller lisens, bør organisasjonen kunne dokumentere ideell status med godkjent dokumentasjon, for eksempel:

• Et gyldig Certificate of Good Standing
• Et IRS-brev som bekrefter skattefritak etter 501(c)
• For tilknyttede organisasjoner under en hovedorganisasjon, relevant dokumentasjon fra hovedorganisasjonen

Hvis du etablerer en ny ideell enhet, er organisasjonsstrukturen viktig før du sender inn en spille-/gamblingrelatert søknad. Riktig etablering, ryddige registre og korrekte styringsdokumenter vil gjøre lisensprosessen langt enklere.

De tre hovedløpene: Ekskludert bingo, unntatt tillatelse og organisasjonslisens

Veldedig spill i Minnesota er ikke en løsning som passer alle. Riktig innsendelse avhenger av hvor ofte du planlegger å arrangere spill, hvilke spill du ønsker å gjennomføre, og hvor mye aktivitet du forventer i løpet av året.

1. Ekskludert bingo

Ekskludert bingo er det enkleste alternativet for begrenset bingoaktivitet. Ordningen er laget for organisasjoner som ønsker å holde et lite antall bingoarrangementer uten å påta seg hele byrden ved en spilllisens.

I tråd med veiledningen fra Minnesota Gambling Control Board kan ekskludert bingo være aktuelt når:

• Bingo gjennomføres ved fire eller færre arrangementer i et kalenderår
• Eller bingo gjennomføres i opptil 12 sammenhengende dager på en county fair, en lokal kulturfestival eller Minnesota State Fair

En ideell organisasjon bruker vanligvis skjemaet LG240B, Application to Conduct Excluded Bingo, for denne kategorien.

Ekskludert bingo er attraktivt fordi ordningen er relativt enkel, men den er fortsatt regulert. Organisasjoner bør behandle innsendelsen som et formelt etterlevelsessteg, ikke som en uformell melding.

2. Unntatt tillatelse

En unntatt tillatelse er ofte riktig valg for ideelle organisasjoner som ønsker å drive begrenset veldedig gambling som del av en innsamlingsmiddag, gala, festival eller annet arrangement i lokalsamfunnet.

Veiledningen fra Minnesota Gambling Control Board beskriver unntatte tillatelser som riktig alternativ for mange ideelle organisasjoner som ikke driver gambling løpende.

Gjeldende veiledning viser at aktivitet under en unntatt tillatelse er begrenset til:

• Opptil 5 gamblingarrangementer i et kalenderår
• En samlet premiepott på 50 000 USD i et kalenderår

Aktiviteter som kan gjennomføres under en unntatt tillatelse inkluderer:

• Bingo
• Loddsalg
• Pull-tabs
• Tipboards
• Paddlewheels

Det kreves en egen tillatelsessøknad for hver gamblingaktivitet, og organisasjonen må også sende inn den påkrevde økonomirapporten etter arrangementet.

For mange ideelle organisasjoner er den unntatte tillatelsen det praktiske mellomvalget: den er mer fleksibel enn ekskludert gambling, men mindre omfattende enn en full organisasjonslisens.

3. Organisasjonslisens

Hvis organisasjonen din forventer å drive veldedig gambling på løpende basis, er en full organisasjonslisens vanligvis riktig løsning.

En organisasjonslisens er riktig valg når organisasjonen ønsker å:

• Drive spillaktivitet regelmessig gjennom året
• Gjennomføre flere spilltyper som del av et løpende fundraisingprogram
• Etablere en langsiktig lovlig gamblingvirksomhet

Minnesota krever for tiden et årlig lisensgebyr på 350 USD for organisasjoner. Organisasjoner som forventer mindre enn 100 000 USD i brutto årlige gamblinginntekter, kan be om skriftlig fritak fra det årlige lisensgebyret etter det første året, med forbehold om retningslinjene fra boardet.

Lisensierte organisasjoner må også holde tritt med årlige fornyelsesvarsler, tillatelser til lokaler, etterlevelse for gamblingansvarlig og regelmessige rapporteringsplikter.

Hvordan velge riktig alternativ

Å velge feil innsendelse kan skape forsinkelser, ekstra arbeid eller problemer med etterlevelse. En enkel måte å tenke på beslutningen er slik:

• Velg ekskludert bingo hvis organisasjonen bare planlegger et svært begrenset bingo-oppsett
• Velg en unntatt tillatelse hvis du ønsker begrenset gamblingaktivitet i forbindelse med innsamlingsarrangementer i løpet av året
• Velg en organisasjonslisens hvis du forventer løpende, gjentatt lovlig gamblingvirksomhet

Hvis organisasjonen din er usikker på om den faller i den ene eller den andre kategorien, bør du gjennomgå grensene for kalenderåret før du planlegger arrangementet. Minnesota-veiledningen advarer også om at organisasjoner kan være begrenset til å delta i bare én av disse kategoriene per kalenderår, så tidlig planlegging er viktig.

Etterlevelseskravene stopper ikke ved innsendelsen

Godkjenning er bare begynnelsen. Organisasjoner som driver veldedig spill må også følge reglene etter at tillatelsen eller lisensen er utstedt.

Vanlige etterlevelsesoppgaver inkluderer:

• Å føre nøyaktige regnskaper og dokumentasjon
• Å registrere arrangementsdatoer, inntekter, premier og utgifter
• Å sende inn påkrevde økonomirapporter i tide
• Å fornye lisenser og tillatelser når de forfaller
• Å holde organisasjonsopplysninger oppdatert hos Gambling Control Board
• Å bruke godkjente skjemaer og følge aktivitetsgrensene

Fornyelse er særlig viktig for lisensierte organisasjoner. Veiledningen i Minnesota viser at fornyelsesfakturaer sendes 45 dager før lisensens jubileumsdato, og når fornyelsesgebyrene er betalt, fornyes organisasjonens gamblinglisens, tillatelser til lokaler og gambling manager-lisens(er) automatisk.

Den automatiske fornyelsen forutsetter likevel at organisasjonen holder opplysningene oppdatert og betaler i tide.

Vanlige feil organisasjoner gjør

Mange ideelle organisasjoner får unngåelige problemer fordi de behandler veldedig spill som en ettertanke. Vanlige feil inkluderer:

• Å anta at en innsamlingsaksjon er unntatt når den egentlig krever en innsendelse
• Å blande spilltyper uten å kontrollere de årlige kategorigrenser
• Å glemme at premielimitter gjelder for unntatt aktivitet
• Å unnlate å holde orden på kvitteringer og spillregister
• Å la fornyelsesdatoer passere uten en kalenderpåminnelse
• Å bruke utdaterte skjemaer eller stole på gammel informasjon om gebyrer
• Å starte arrangementet før riktig godkjenning er på plass

Disse feilene kan koste tid og penger, og de kan også skape omdømmerisiko for organisasjonen.

Hvorfor ryddig organisasjonsoppsett er viktig

En søknad om veldedig spill er enklere når organisasjonens juridiske og operative grunnlag allerede er i orden. Før du søker, bør du sørge for at organisasjonen har:

• En tydelig juridisk selskapsstruktur
• Oppdaterte styringsdokumenter
• Korrekt informasjon om ledere og styre
• En dedikert ansvarlig for etterlevelse eller en komité
• En pålitelig prosess for arkivering og dokumentasjon

Hvis du etablerer en ideell organisasjon eller bygger en ny struktur for å støtte fundraising, bør den underliggende enheten være riktig organisert fra starten av. Gode rutiner ved etablering gjør senere regulatorisk etterlevelse enklere.

En praktisk sjekkliste før innsending

Før du sender inn en søknad om veldedig spill i Minnesota, bør du bekrefte følgende:

• At organisasjonen din er en kvalifisert ideell organisasjon
• At du har valgt riktig kategori: ekskludert bingo, unntatt tillatelse eller organisasjonslisens
• At du forstår aktivitetsgrensene for året
• At de påkrevde skjemaene er fullstendige og signert
• At du har nødvendig dokumentasjon for ideell status klar
• At prosessen for arkivering og dokumentasjon er på plass
• At du kjenner neste frist for fornyelse eller rapportering

En kort gjennomgang før innsending kan forhindre en lang korrigeringsprosess senere.

Avsluttende tanker

Veldedig spill i Minnesota kan hjelpe ideelle organisasjoner med å samle inn betydelige midler, men bare hvis organisasjonen følger statens struktur for ekskludert bingo, unntatte tillatelser og organisasjonslisenser. Det viktigste steget er å velge riktig kategori før arrangementsplanen settes.

Hvis organisasjonen din bare planlegger ett eller to innsamlingsarrangementer, kan en unntatt tillatelse eller ekskludert bingo være nok. Hvis du forventer lovlig gamblingaktivitet gjennom hele året, er en full organisasjonslisens vanligvis det beste alternativet.

Uansett gjelder det samme prinsippet: planlegg tidlig, dokumenter nøye, og hold etterlevelse i sentrum av innsamlingsstrategien.

For ideelle organisasjoner som fortsatt er i ferd med å etablere sin juridiske struktur, kan Zenind bidra til å gjøre etablerings- og vedlikeholdsarbeidet mer håndterbart, slik at teamet kan fokusere på oppgaver som støtter virksomhetens formål.