FEIN vs. EIN: O que é um número de identificação fiscal federal e como obter um

Um número de identificação fiscal federal é um dos primeiros identificadores empresariais com que muitos novos proprietários entram em contacto, e é fácil confundir a terminologia. FEIN, EIN e número de identificação fiscal federal são muitas vezes usados para significar a mesma coisa: o número de nove dígitos emitido pelo IRS que as empresas utilizam para fins fiscais e bancários.

Se está a constituir uma nova LLC, sociedade por ações ou organização sem fins lucrativos, perceber o que é um EIN e quando precisa de um pode poupar tempo, evitar erros de registo e ajudá-lo a estruturar corretamente a sua empresa desde o início.

A Zenind ajuda os proprietários de empresas a construir uma base sólida, tornando o processo de constituição mais simples e organizado. Isso inclui ajudar os empreendedores a compreender o papel de um EIN num plano mais amplo de arranque.

O que é um FEIN ou EIN?

EIN significa Employer Identification Number, ou Número de Identificação do Empregador. Também pode ouvir o termo FEIN, que significa Federal Employer Identification Number, ou simplesmente número de identificação fiscal federal.

O IRS atribui este número de nove dígitos para identificar uma entidade empresarial para efeitos de administração fiscal federal. Funciona de forma semelhante a um número de Segurança Social, mas para uma empresa em vez de uma pessoa singular.

Um EIN é normalmente utilizado para:

• Apresentar declarações fiscais federais
• Abrir uma conta bancária empresarial
• Pedir licenças e autorizações comerciais
• Contratar funcionários e processar salários
• Trabalhar com fornecedores e instituições financeiras
• Separar a identidade empresarial da identidade pessoal

Mesmo que esteja a gerir uma pequena empresa sem funcionários, um EIN pode continuar a ser útil e, em muitos casos, necessário.

Quem precisa de um EIN?

Nem todas as empresas são legalmente obrigadas a obter um EIN, mas muitas são. A necessidade depende normalmente da estrutura jurídica, do enquadramento fiscal e das atividades da empresa.

Normalmente, precisará de um EIN se a sua empresa:

• Tiver funcionários
• Funcionar como uma sociedade de pessoas
• Estiver constituída como uma sociedade por ações
• Apresentar certas declarações fiscais federais de consumo, emprego ou outras
• Retiver impostos para estrangeiros não residentes
• Tiver um plano de reforma Keogh
• For uma organização sem fins lucrativos
• Precisar de abrir uma conta bancária empresarial que exija um número de identificação fiscal

Algumas LLCs de membro único não precisam de um EIN para efeitos fiscais federais se não tiverem funcionários e não estiverem sujeitas a outros critérios de apresentação, mas muitas ainda assim obtêm um para manter os registos empresariais mais organizados e facilitar a banca.

Se não tiver a certeza de que a sua entidade precisa de um EIN, é mais seguro avaliar a estrutura da empresa e a forma como irá operar antes de iniciar a configuração bancária ou da folha de pagamentos.

Porque é que as empresas obtêm um EIN mesmo quando é opcional

Muitos fundadores pedem um EIN mesmo que não estejam estritamente obrigados a tê-lo. A razão é simples: ajuda uma empresa a operar de forma mais profissional e com menos preocupações de privacidade.

1. Ajuda a abrir uma conta bancária empresarial

Os bancos muitas vezes pedem um EIN antes de permitirem que uma empresa abra uma conta à ordem empresarial. Sem uma conta bancária empresarial, manter separadas as finanças pessoais e empresariais torna-se muito mais difícil.

2. Apoia a folha de pagamentos e a contratação

Se pretende contratar funcionários, um EIN é essencial. É utilizado para a declaração de impostos sobre salários e para a conformidade relacionada com o emprego.

3. Melhora a privacidade

Utilizar um EIN em vez de um número de Segurança Social reduz a exposição das suas informações pessoais quando lida com bancos, fornecedores, prestadores de serviços de payroll e entidades governamentais.

4. Pode fazer uma empresa parecer mais estabelecida

Um EIN sinaliza que uma empresa está constituída como uma verdadeira entidade empresarial e que gere os seus assuntos separadamente do proprietário.

5. Mantém os processos fiscais e de conformidade organizados

Um número de identificação fiscal federal ajuda as empresas a manter registos mais limpos, preparar declarações e interagir de forma mais eficiente com entidades federais e estaduais.

FEIN vs. EIN: Existe alguma diferença?

Na prática, para a maioria dos proprietários de empresas, não existe uma diferença significativa.

• EIN é o termo mais comum
• FEIN é outra forma de dizer o mesmo
• Número de identificação fiscal federal é um termo mais geral, em linguagem simples, usado para o mesmo número emitido pelo IRS

Se estiver a preencher formulários, documentação bancária ou a falar com prestadores de serviços, estes termos são frequentemente intercambiáveis. O mais importante é perceber que está a referir-se ao número de identificação fiscal da empresa atribuído pelo IRS.

Como obter um EIN

O IRS emite EINs a empresas elegíveis. O processo de candidatura pode, em muitos casos, ser concluído online, e o IRS não cobra uma taxa de submissão pelo EIN em si.

Em geral, o processo envolve:

1. Confirmar o tipo de entidade empresarial
2. Identificar a pessoa responsável
3. Reunir a designação legal, a morada e os dados de constituição da empresa
4. Concluir a candidatura no IRS
5. Receber a confirmação do EIN após o processamento do pedido

O que é a pessoa responsável?

A pessoa responsável é o indivíduo que, em última análise, controla, gere ou dirige a empresa. O IRS utiliza esta informação para associar o pedido de EIN à pessoa correta.

Numa LLC, isto é muitas vezes um membro gerente ou alguém com autoridade sobre a empresa. Numa sociedade por ações, costuma ser um dirigente. Numa organização sem fins lucrativos, é frequentemente um dirigente ou outro responsável autorizado.

Quando pode candidatar-se?

Normalmente, pode candidatar-se depois de a entidade empresarial estar constituída ou enquanto a constituição estiver em curso, dependendo da estrutura e da informação exigida para o pedido.

Se está a constituir uma empresa agora, muitas vezes é eficiente tratar em conjunto da constituição e do planeamento do EIN, para que a empresa possa passar da criação à operação sem atrasos desnecessários.

Erros comuns a evitar com o EIN

Pedir um EIN é simples, mas pequenos erros podem criar atrasos ou confusão mais tarde.

Utilizar dados errados da entidade

O EIN deve corresponder exatamente à designação legal da empresa e à estrutura tal como aparecem nos documentos de constituição.

Escolher a pessoa responsável errada

O IRS espera que a pessoa responsável seja a que realmente controla a empresa. Indicar a pessoa errada pode causar problemas no pedido.

Misturar registos pessoais e empresariais

Depois de ter um EIN, mantenha separados os registos fiscais, bancários e de conformidade da empresa dos registos pessoais.

Candidatar-se antes de a empresa estar pronta

Se a sua documentação de constituição ainda estiver incompleta, pode ser mais sensato fazer uma pausa e organizar primeiro os dados da entidade.

Confundir um EIN com um número fiscal estadual

O EIN é federal. Algumas empresas também precisam de registos fiscais estaduais, mas esses são requisitos distintos.

O que um EIN não faz

Um EIN é importante, mas não substitui outros requisitos empresariais.

Um EIN não:

• Constitui a sua entidade empresarial
• Protege os seus bens pessoais por si só
• Substitui registos ou licenças estaduais
• Garante conformidade fiscal
• Elimina a necessidade de seguro empresarial ou de contabilidade adequada

Pense no EIN como uma parte do processo mais amplo de criação da empresa. É útil, mas funciona melhor quando combinado com uma constituição adequada, banca, contabilidade e práticas de conformidade.

Como a Zenind ajuda novas empresas

Começar uma empresa envolve mais do que um único registo. Muitas vezes, os proprietários precisam de ajuda com a constituição da entidade, o serviço de agente registado, os lembretes de conformidade e os passos que se seguem à constituição.

A Zenind apoia os fundadores ajudando-os a organizar o processo de criação da empresa desde o início. Quando está a lançar uma LLC, uma sociedade por ações ou uma organização sem fins lucrativos, ter um percurso claro para a constituição e para a obtenção do número fiscal pode reduzir fricção e ajudá-lo a ficar operacional mais depressa.

Isto é especialmente útil para fundadores de primeira viagem que querem uma forma simplificada de passar da ideia para uma estrutura empresarial oficial.

Perguntas frequentes sobre o EIN

Um EIN é o mesmo que um número de Segurança Social?

Não. Um EIN é atribuído a uma entidade empresarial, enquanto um número de Segurança Social é atribuído a um indivíduo.

As LLCs de membro único precisam de um EIN?

Nem sempre, mas muitas optam por obtê-lo na mesma por motivos de banca, privacidade e organização de registos.

Um EIN expira?

Não. Depois de atribuído à empresa, um EIN geralmente mantém-se com essa empresa durante toda a sua vida.

Posso usar um EIN para várias empresas?

Normalmente não. Entidades jurídicas diferentes geralmente precisam dos seus próprios EINs.

Existe uma taxa para obter um EIN junto do IRS?

O IRS não cobra pelo EIN em si. Os custos podem aplicar-se apenas se utilizar um prestador de serviços para ajudar a preparar ou submeter o pedido.

Considerações finais

Um FEIN, EIN ou número de identificação fiscal federal é uma parte essencial da criação de uma empresa para muitas sociedades. Ajuda com impostos, banca, contratação, privacidade e operações diárias. Se está a lançar uma nova empresa, perceber quando precisa de um EIN e como ele se enquadra no seu plano de constituição pode evitar problemas desnecessários mais tarde.

Para muitos fundadores, a melhor abordagem é tratar da constituição e do planeamento do EIN em conjunto, para que a empresa fique pronta a operar com uma estrutura legal e financeira clara desde o início.