FEIN so với EIN: Mã số thuế liên bang là gì và cách để có được nó

Mã số thuế liên bang là một trong những định danh doanh nghiệp đầu tiên mà nhiều chủ sở hữu mới gặp phải, và rất dễ nhầm lẫn giữa các thuật ngữ. FEIN, EIN và mã số thuế liên bang thường được dùng để chỉ cùng một thứ: mã gồm chín chữ số do IRS cấp, được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích thuế và ngân hàng.

Nếu bạn đang thành lập một LLC, công ty cổ phần hoặc tổ chức phi lợi nhuận mới, việc hiểu EIN là gì và khi nào bạn cần nó có thể giúp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót khi nộp hồ sơ và thiết lập doanh nghiệp đúng cách ngay từ đầu.

Zenind giúp chủ doanh nghiệp xây dựng nền tảng vững chắc bằng cách làm cho quy trình thành lập trở nên đơn giản và có tổ chức hơn. Điều đó bao gồm việc giúp các doanh nhân hiểu vai trò của EIN trong một kế hoạch khởi nghiệp tổng thể.

FEIN hoặc EIN là gì?

EIN là viết tắt của Employer Identification Number, tức Mã số nhận dạng nhà tuyển dụng. Bạn cũng có thể nghe gọi là FEIN, viết tắt của Federal Employer Identification Number, hoặc đơn giản là mã số thuế liên bang.

IRS cấp mã chín chữ số này để nhận dạng một thực thể kinh doanh cho mục đích quản lý thuế liên bang. Nó hoạt động giống như số An sinh xã hội, nhưng dành cho doanh nghiệp thay vì cá nhân.

EIN thường được dùng để:

• Nộp tờ khai thuế liên bang
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Xin giấy phép và giấy chứng nhận kinh doanh
• Tuyển dụng nhân viên và chạy bảng lương
• Làm việc với nhà cung cấp và tổ chức tài chính
• Tách biệt danh tính doanh nghiệp khỏi danh tính cá nhân

Ngay cả khi bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ không có nhân viên, EIN vẫn có thể hữu ích và trong nhiều trường hợp là cần thiết.

Ai cần EIN?

Không phải mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải có EIN, nhưng nhiều doanh nghiệp thì có. Nhu cầu này thường phụ thuộc vào cấu trúc pháp lý, thiết lập thuế và hoạt động của doanh nghiệp.

Bạn thường sẽ cần EIN nếu doanh nghiệp của bạn:

• Có nhân viên
• Hoạt động dưới dạng công ty hợp danh
• Được thành lập dưới dạng công ty cổ phần
• Nộp một số tờ khai thuế tiêu thụ đặc biệt, lao động hoặc các tờ khai thuế liên bang khác
• Khấu trừ thuế đối với người nước ngoài không cư trú
• Có kế hoạch hưu trí Keogh
• Là tổ chức phi lợi nhuận
• Cần mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp yêu cầu mã số thuế

Một số LLC một thành viên không cần EIN cho mục đích thuế liên bang nếu không có nhân viên và không rơi vào các trường hợp khác bắt buộc khai báo, nhưng nhiều chủ sở hữu vẫn xin EIN để hồ sơ doanh nghiệp gọn gàng hơn và việc giao dịch ngân hàng thuận tiện hơn.

Nếu bạn không chắc thực thể của mình có cần EIN hay không, cách an toàn hơn là đánh giá cấu trúc doanh nghiệp và cách công ty sẽ vận hành trước khi bắt đầu thiết lập tài khoản ngân hàng hoặc bảng lương.

Vì sao doanh nghiệp vẫn xin EIN ngay cả khi không bắt buộc

Nhiều nhà sáng lập xin EIN ngay cả khi họ không bắt buộc phải có. Lý do rất đơn giản: nó giúp doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp hơn và giảm bớt lo ngại về quyền riêng tư.

1. Giúp mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

Ngân hàng thường yêu cầu EIN trước khi cho phép công ty mở tài khoản thanh toán doanh nghiệp. Nếu không có tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, việc tách bạch tiền cá nhân và tiền kinh doanh sẽ khó khăn hơn rất nhiều.

2. Hỗ trợ trả lương và tuyển dụng

Nếu bạn dự định thuê nhân viên, EIN là yếu tố thiết yếu. Nó được dùng cho báo cáo thuế tiền lương và tuân thủ các nghĩa vụ liên quan đến lao động.

3. Tăng cường quyền riêng tư

Sử dụng EIN thay vì số An sinh xã hội cá nhân giúp giảm nguy cơ lộ thông tin cá nhân khi làm việc với ngân hàng, nhà cung cấp, đơn vị trả lương và cơ quan chính phủ.

4. Có thể khiến doanh nghiệp trông chuyên nghiệp hơn

EIN cho thấy công ty đã được thiết lập như một thực thể kinh doanh thực sự và đang quản lý hoạt động tách biệt với chủ sở hữu.

5. Giúp tổ chức quy trình thuế và tuân thủ

Mã số thuế liên bang giúp doanh nghiệp giữ hồ sơ gọn gàng hơn, chuẩn bị tờ khai dễ hơn và làm việc hiệu quả hơn với cơ quan liên bang và tiểu bang.

FEIN so với EIN: Có khác nhau không?

Trong thực tế, đối với hầu hết chủ doanh nghiệp, không có khác biệt đáng kể nào.

• EIN là thuật ngữ phổ biến nhất
• FEIN là một cách gọi khác cho cùng một mã số
• Mã số thuế liên bang là cách gọi ngắn gọn bằng ngôn ngữ đời thường cho cùng mã số do IRS cấp

Nếu bạn đang điền biểu mẫu, giấy tờ ngân hàng hoặc trao đổi với nhà cung cấp dịch vụ, những thuật ngữ này thường có thể dùng thay thế cho nhau. Điều quan trọng là bạn đang nói đến mã số nhận dạng thuế của doanh nghiệp do IRS cấp.

Cách lấy EIN

IRS cấp EIN cho các doanh nghiệp đủ điều kiện. Trong nhiều trường hợp, quy trình đăng ký có thể thực hiện trực tuyến và IRS không thu phí nộp đơn cho chính EIN.

Nhìn chung, quy trình bao gồm:

1. Xác nhận loại hình thực thể kinh doanh
2. Xác định bên chịu trách nhiệm
3. Chuẩn bị tên pháp lý, địa chỉ và thông tin thành lập của doanh nghiệp
4. Hoàn tất hồ sơ đăng ký với IRS
5. Nhận xác nhận EIN sau khi hồ sơ được xử lý

Bên chịu trách nhiệm là gì?

Bên chịu trách nhiệm là cá nhân cuối cùng kiểm soát, quản lý hoặc điều hành doanh nghiệp. IRS dùng thông tin này để gắn hồ sơ đăng ký EIN với đúng người.

Đối với LLC, đây thường là một thành viên quản lý hoặc người có thẩm quyền đối với công ty. Đối với công ty cổ phần, đó thường là một viên chức. Đối với tổ chức phi lợi nhuận, đó thường là một viên chức hoặc người kiểm soát được ủy quyền khác.

Khi nào bạn có thể nộp đơn?

Thông thường, bạn có thể nộp đơn sau khi thực thể kinh doanh được thành lập hoặc khi quá trình thành lập đang diễn ra, tùy theo cấu trúc và thông tin cần có cho hồ sơ.

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp ngay bây giờ, thường sẽ hiệu quả hơn nếu xử lý việc thành lập và kế hoạch EIN cùng lúc để công ty có thể chuyển từ giai đoạn thiết lập sang vận hành mà không bị chậm trễ không cần thiết.

Những lỗi EIN thường gặp cần tránh

Việc xin EIN khá đơn giản, nhưng những lỗi nhỏ có thể gây chậm trễ hoặc nhầm lẫn về sau.

Dùng sai thông tin thực thể

EIN phải khớp chính xác với tên pháp lý và cấu trúc kinh doanh như trong các tài liệu thành lập.

Chọn sai bên chịu trách nhiệm

IRS kỳ vọng bên chịu trách nhiệm là người thực sự kiểm soát doanh nghiệp. Việc ghi sai người có thể gây vấn đề trong hồ sơ.

Trộn lẫn hồ sơ cá nhân và doanh nghiệp

Một khi đã có EIN, hãy giữ riêng hồ sơ thuế, ngân hàng và tuân thủ của doanh nghiệp khỏi hồ sơ cá nhân.

Nộp đơn khi doanh nghiệp chưa sẵn sàng

Nếu hồ sơ thành lập của bạn עדיין chưa hoàn chỉnh, việc tạm dừng để sắp xếp lại thông tin thực thể trước có thể là lựa chọn khôn ngoan hơn.

Nhầm EIN với mã số thuế tiểu bang

EIN là mã số liên bang. Một số doanh nghiệp cũng cần đăng ký thuế ở cấp tiểu bang, nhưng đó là yêu cầu riêng biệt.

EIN không làm được gì

EIN rất quan trọng, nhưng nó không thay thế các yêu cầu kinh doanh khác.

EIN không:

• Thành lập thực thể kinh doanh của bạn
• Tự động bảo vệ tài sản cá nhân của bạn
• Thay thế đăng ký hoặc giấy phép cấp tiểu bang
• Đảm bảo tuân thủ thuế
• Loại bỏ nhu cầu mua bảo hiểm doanh nghiệp hoặc làm kế toán đúng cách

Hãy xem EIN như một phần của toàn bộ quy trình thiết lập doanh nghiệp. Nó hữu ích, nhưng phát huy hiệu quả nhất khi đi kèm với việc thành lập đúng cách, mở tài khoản ngân hàng, ghi sổ kế toán và tuân thủ quy định.

Zenind hỗ trợ doanh nghiệp mới như thế nào

Bắt đầu một doanh nghiệp không chỉ là nộp một hồ sơ. Chủ sở hữu thường cần hỗ trợ về thành lập thực thể, dịch vụ đại diện đăng ký, nhắc nhở tuân thủ và các bước sau khi thành lập.

Zenind hỗ trợ các nhà sáng lập bằng cách giúp tổ chức quy trình thiết lập doanh nghiệp ngay từ đầu. Khi bạn đang khởi động một LLC, công ty cổ phần hoặc tổ chức phi lợi nhuận, việc có một lộ trình rõ ràng cho khâu thành lập và chuẩn bị mã số thuế có thể giảm ma sát và giúp bạn đi vào hoạt động nhanh hơn.

Điều đó đặc biệt hữu ích với những nhà sáng lập lần đầu muốn có một cách thức tinh gọn để chuyển từ ý tưởng sang cấu trúc doanh nghiệp chính thức.

Câu hỏi thường gặp về EIN

EIN có giống với số An sinh xã hội không?

Không. EIN được cấp cho thực thể kinh doanh, trong khi số An sinh xã hội được cấp cho cá nhân.

LLC một thành viên có cần EIN không?

Không phải lúc nào cũng cần, nhưng nhiều chủ sở hữu vẫn xin EIN để thuận tiện cho ngân hàng, bảo mật và lưu trữ hồ sơ.

EIN có hết hạn không?

Không. Sau khi được cấp cho doanh nghiệp, EIN thường gắn với doanh nghiệp đó trong suốt vòng đời của nó.

Tôi có thể dùng một EIN cho nhiều doanh nghiệp không?

Thường là không. Các thực thể pháp lý khác nhau thường cần EIN riêng.

IRS có thu phí cấp EIN không?

IRS không thu phí cho chính EIN. Chi phí chỉ có thể phát sinh nếu bạn dùng nhà cung cấp dịch vụ để hỗ trợ chuẩn bị hoặc nộp hồ sơ.

Kết luận

FEIN, EIN hoặc mã số thuế liên bang là một phần cốt lõi của việc thiết lập doanh nghiệp đối với nhiều công ty. Nó hỗ trợ thuế, ngân hàng, tuyển dụng, quyền riêng tư và hoạt động hằng ngày. Nếu bạn đang khởi động một doanh nghiệp mới, việc hiểu khi nào cần EIN và nó phù hợp như thế nào trong kế hoạch thành lập sẽ giúp bạn tránh những vấn đề không cần thiết về sau.

Đối với nhiều nhà sáng lập, cách tốt nhất là xử lý việc thành lập và kế hoạch EIN cùng lúc để doanh nghiệp sẵn sàng vận hành với một cấu trúc pháp lý và tài chính rõ ràng ngay từ đầu.