FEIN vs EIN : qu’est-ce qu’un numéro d’identification fiscale fédéral et comment l’obtenir

Un numéro d’identification fiscale fédéral est l’un des premiers identifiants d’entreprise que rencontrent de nombreux nouveaux propriétaires, et il est facile de confondre les termes. FEIN, EIN et numéro d’identification fiscale fédéral sont souvent utilisés pour désigner la même chose : le numéro à neuf chiffres attribué par l’IRS que les entreprises utilisent à des fins fiscales et bancaires.

Si vous créez une nouvelle LLC, une société par actions ou un organisme sans but lucratif, comprendre ce qu’est un EIN et à quel moment vous en avez besoin peut vous faire gagner du temps, prévenir des erreurs de dépôt et vous aider à mettre votre entreprise en place correctement dès le départ.

Zenind aide les propriétaires d’entreprise à bâtir des bases solides en rendant le processus de constitution plus simple et plus organisé. Cela inclut d’aider les entrepreneurs à comprendre le rôle d’un EIN dans un plan de démarrage plus large.

Qu’est-ce qu’un FEIN ou un EIN?

EIN signifie Employer Identification Number. Vous pouvez aussi entendre le terme FEIN, qui veut dire Federal Employer Identification Number, ou simplement numéro d’identification fiscale fédéral.

L’IRS attribue ce numéro à neuf chiffres pour identifier une entité commerciale aux fins de l’administration fiscale fédérale. Il fonctionne un peu comme un numéro d’assurance sociale, mais pour une entreprise plutôt que pour une personne.

Un EIN est couramment utilisé pour :

• Produire des déclarations fiscales fédérales
• Ouvrir un compte bancaire d’entreprise
• Demander des licences et permis d’entreprise
• Embaucher des employés et gérer la paie
• Travailler avec des fournisseurs et des institutions financières
• Séparer l’identité de l’entreprise de l’identité personnelle

Même si vous exploitez une petite entreprise sans employés, un EIN peut quand même être utile et, dans bien des cas, nécessaire.

Qui a besoin d’un EIN?

Toutes les entreprises ne sont pas légalement tenues d’obtenir un EIN, mais plusieurs le sont. Le besoin dépend généralement de la structure juridique, du régime fiscal et des activités de l’entreprise.

Vous aurez habituellement besoin d’un EIN si votre entreprise :

• A des employés
• Fonctionne comme une société de personnes
• Est constituée en société par actions
• Produit certaines déclarations fédérales liées aux accises, à l’emploi ou à d’autres impôts
• Retient des impôts pour des étrangers non-résidents
• A un régime de retraite Keogh
• Est un organisme sans but lucratif
• Doit ouvrir un compte bancaire d’entreprise qui exige un numéro d’identification fiscale

Certaines LLC à membre unique n’ont pas besoin d’un EIN pour les impôts fédéraux si elles n’ont pas d’employés et ne déclenchent pas d’autres exigences de dépôt, mais beaucoup en obtiennent quand même un pour garder des dossiers d’entreprise plus clairs et faciliter les opérations bancaires.

Si vous n’êtes pas certain que votre entité a besoin d’un EIN, il est plus prudent d’évaluer la structure de l’entreprise et la façon dont elle fonctionnera avant de commencer la mise en place du compte bancaire ou de la paie.

Pourquoi les entreprises obtiennent un EIN même quand ce n’est pas obligatoire

De nombreux fondateurs demandent un EIN même s’ils n’y sont pas strictement tenus. La raison est simple : cela aide une entreprise à fonctionner de manière plus professionnelle et avec moins de préoccupations liées à la confidentialité.

1. Cela aide à ouvrir un compte bancaire d’entreprise

Les banques demandent souvent un EIN avant de permettre à une entreprise d’ouvrir un compte chèque commercial. Sans compte bancaire d’entreprise, il devient beaucoup plus difficile de séparer les finances personnelles et celles de l’entreprise.

2. Cela facilite la paie et l’embauche

Si vous prévoyez embaucher des employés, un EIN est essentiel. Il sert au traitement des déclarations liées aux impôts sur la paie et à la conformité en matière d’emploi.

3. Cela améliore la confidentialité

Utiliser un EIN plutôt qu’un numéro d’assurance sociale réduit l’exposition de vos renseignements personnels lorsque vous traitez avec des banques, des fournisseurs, des prestataires de paie et des organismes gouvernementaux.

4. Cela peut donner une image plus établie de l’entreprise

Un EIN indique qu’une société est véritablement structurée comme une entité commerciale et qu’elle gère ses affaires séparément de son propriétaire.

5. Cela garde les processus fiscaux et de conformité organisés

Un numéro d’identification fiscale fédéral aide les entreprises à conserver des dossiers plus clairs, à préparer leurs déclarations et à interagir plus efficacement avec les organismes fédéraux et provinciaux ou étatiques.

FEIN vs EIN : y a-t-il une différence?

En pratique, il n’y a pas de différence significative pour la plupart des propriétaires d’entreprise.

• EIN est le terme le plus courant
• FEIN est une autre façon de désigner la même chose
• Numéro d’identification fiscale fédéral est un terme plus général en langage courant pour ce même numéro attribué par l’IRS

Si vous remplissez des formulaires, des documents bancaires ou que vous parlez à des fournisseurs de services, ces termes sont souvent interchangeables. L’important est que vous parliez du numéro d’identification fiscale de l’entreprise attribué par l’IRS.

Comment obtenir un EIN

L’IRS attribue les EIN aux entreprises admissibles. La demande peut souvent être remplie en ligne, et l’IRS ne facture pas de frais pour l’EIN lui-même.

En général, le processus comprend :

1. Confirmer le type d’entité commerciale
2. Identifier la personne responsable
3. Réunir la dénomination légale, l’adresse et les renseignements de constitution de l’entreprise
4. Remplir la demande auprès de l’IRS
5. Recevoir la confirmation de l’EIN une fois le dossier traité

Qu’est-ce que la personne responsable?

La personne responsable est celle qui contrôle, gère ou dirige ultimement l’entreprise. L’IRS utilise cette information pour associer la demande d’EIN à la bonne personne.

Pour une LLC, il s’agit souvent d’un membre gérant ou d’une personne ayant l’autorité sur l’entreprise. Pour une société par actions, c’est généralement un dirigeant. Pour un organisme sans but lucratif, c’est souvent un dirigeant ou un autre responsable autorisé.

Quand peut-on présenter la demande?

Vous pouvez habituellement faire la demande après la constitution de l’entité commerciale ou pendant que celle-ci est en cours, selon la structure et les renseignements exigés pour la demande.

Si vous créez une entreprise en ce moment, il est souvent efficace de gérer ensemble la constitution et la planification de l’EIN afin que la société puisse passer de la mise en place aux opérations sans retards inutiles.

Erreurs courantes à éviter avec un EIN

La demande d’EIN est simple, mais de petites erreurs peuvent créer des retards ou de la confusion plus tard.

Utiliser les mauvais renseignements sur l’entité

L’EIN doit correspondre exactement au nom légal de l’entreprise et à sa structure tels qu’ils figurent dans les documents de constitution.

Choisir la mauvaise personne responsable

L’IRS s’attend à ce que la personne responsable soit celle qui contrôle réellement l’entreprise. Indiquer la mauvaise personne peut causer des problèmes dans la demande.

Mélanger les dossiers personnels et ceux de l’entreprise

Une fois que vous avez un EIN, gardez les dossiers fiscaux, bancaires et de conformité de l’entreprise séparés de vos dossiers personnels.

Présenter une demande avant que l’entreprise soit prête

Si vos documents de constitution ne sont pas encore complets, il peut être plus sage d’attendre et d’organiser d’abord les renseignements de l’entité.

Confondre un EIN avec un numéro d’impôt provincial ou étatique

Un EIN est fédéral. Certaines entreprises doivent aussi s’inscrire à des obligations fiscales provinciales ou étatiques, mais ce sont des exigences distinctes.

Ce qu’un EIN ne fait pas

Un EIN est important, mais il ne remplace pas les autres exigences d’entreprise.

Un EIN ne :

• Constitue pas votre entité commerciale
• Protège pas à lui seul vos biens personnels
• Remplace pas les inscriptions ou licences provinciales ou étatiques
• Garantit pas la conformité fiscale
• Supprime pas le besoin d’assurance entreprise ou d’une comptabilité adéquate

Considérez l’EIN comme une partie du processus global de mise en place d’une entreprise. Il est utile, mais il donne les meilleurs résultats lorsqu’il est combiné à une constitution adéquate, à des comptes bancaires, à la tenue de livres et à de bonnes pratiques de conformité.

Comment Zenind aide les nouvelles entreprises

Lancer une entreprise demande plus qu’un seul dépôt. Les propriétaires ont souvent besoin d’aide pour la constitution de l’entité, le service de agent enregistré, les rappels de conformité et les étapes qui suivent la constitution.

Zenind soutient les fondateurs en les aidant à organiser le processus de mise en place de l’entreprise dès le départ. Lorsque vous lancez une LLC, une société par actions ou un organisme sans but lucratif, avoir un parcours clair pour la constitution et la mise en place du numéro d’identification fiscale peut réduire les obstacles et vous aider à devenir opérationnel plus rapidement.

C’est particulièrement utile pour les fondateurs qui en sont à leur première entreprise et qui veulent une façon simple de passer de l’idée à une structure commerciale officielle.

FAQ sur l’EIN

Un EIN est-il la même chose qu’un numéro d’assurance sociale?

Non. Un EIN est attribué à une entité commerciale, tandis qu’un numéro d’assurance sociale est attribué à une personne.

Les LLC à membre unique ont-elles besoin d’un EIN?

Pas toujours, mais beaucoup choisissent quand même d’en obtenir un pour des raisons bancaires, de confidentialité et de tenue de dossiers.

Un EIN expire-t-il?

Non. Une fois attribué à l’entreprise, un EIN demeure généralement associé à cette entreprise pour toute sa durée de vie.

Puis-je utiliser un seul EIN pour plusieurs entreprises?

Habituellement non. Les différentes entités juridiques ont généralement besoin de leur propre EIN.

Y a-t-il des frais pour obtenir un EIN auprès de l’IRS?

L’IRS ne facture pas l’EIN lui-même. Des frais peuvent s’appliquer uniquement si vous utilisez un fournisseur de services pour préparer ou soumettre la demande.

Mot de la fin

Un FEIN, un EIN ou un numéro d’identification fiscale fédéral est un élément essentiel de la mise en place d’une entreprise pour de nombreuses sociétés. Il facilite les impôts, les opérations bancaires, l’embauche, la confidentialité et les activités quotidiennes. Si vous lancez une nouvelle entreprise, comprendre quand vous avez besoin d’un EIN et comment il s’intègre à votre plan de constitution peut prévenir des problèmes évitables plus tard.

Pour de nombreux fondateurs, la meilleure approche consiste à gérer ensemble la constitution et la planification de l’EIN afin que l’entreprise soit prête à fonctionner avec une structure juridique et financière claire dès le départ.