Como preencher um relatório BOI em 2025: guia passo a passo para empresas estrangeiras

O panorama da comunicação de informação sobre beneficiários efetivos, ou BOI, mudou de forma significativa em 2025. A 26 de março de 2025, a FinCEN isentou as entidades criadas nos Estados Unidos do requisito de apresentação do BOI. Isso significa que a maioria das LLC e sociedades anónimas domésticas já não precisa de apresentar um relatório BOI.

Para muitos empresários, essa é a conclusão mais importante. Guias mais antigos ainda descrevem a apresentação do BOI como um passo normal para todas as pequenas empresas, mas a orientação atual da FinCEN centra-se agora numa categoria mais restrita de entidades: empresas estrangeiras que se registam para exercer atividade nos Estados Unidos e que não se qualificam para uma isenção.

Se está a constituir ou a gerir uma empresa nos EUA, o primeiro passo não é preencher um formulário. É confirmar se a sua entidade tem realmente obrigação de apresentar o relatório ao abrigo da regra atual.

Quem ainda precisa de apresentar um relatório BOI?

Ao abrigo da estrutura atual da FinCEN, uma empresa sujeita à comunicação é, em geral, uma entidade estrangeira constituída ao abrigo da lei de outro país que se registou para exercer atividade num estado dos EUA ou numa jurisdição tribal, apresentando o documento exigido junto do secretário de estado ou de um organismo semelhante.

Ainda poderá ser necessário apresentar um relatório BOI se:

• A sua entidade foi constituída fora dos Estados Unidos.
• Registou a entidade para exercer atividade num estado dos EUA ou numa jurisdição tribal.
• Não se qualifica para uma isenção BOI.
• Ainda não submeteu um relatório BOI exigido para essa entidade.

Em geral, não precisa de apresentar se:

• A sua empresa foi criada nos Estados Unidos e está agora isenta ao abrigo da regra interina final da FinCEN de março de 2025.
• A sua entidade se qualifica para uma das isenções da FinCEN.
• É uma pessoa dos EUA que, de outro modo, seria indicada como beneficiário efetivo de uma empresa estrangeira sujeita à comunicação. A FinCEN isenta agora as pessoas dos EUA da obrigação de fornecer BOI para esse fim.

Se houver qualquer dúvida, consulte a orientação da FinCEN antes de submeter. Uma apresentação incorreta desperdiça tempo e uma apresentação omitida pode criar um risco de conformidade desnecessário.

Qual é o prazo do BOI?

O prazo depende de quando a empresa estrangeira sujeita à comunicação se registou para exercer atividade nos Estados Unidos.

• As empresas estrangeiras sujeitas à comunicação que já estavam registadas antes de 26 de março de 2025 tiveram até 25 de abril de 2025 para apresentar.
• As empresas estrangeiras sujeitas à comunicação que se registem em ou após 26 de março de 2025 dispõem de 30 dias de calendário, a contar da notificação de que o registo entrou em vigor, para apresentar o relatório BOI inicial.

Se a informação da sua empresa mudar após uma apresentação, a FinCEN geralmente exige um relatório atualizado no prazo de 30 dias após a alteração. Se descobrir que algo estava incorreto, geralmente deve corrigi-lo no prazo de 30 dias após tomar conhecimento do erro ou ter motivos para o reconhecer.

Que informações deve reunir antes de apresentar?

Um relatório BOI completo é muito mais simples se reunir primeiro a informação necessária. As instruções da FinCEN sublinham a precisão, a completude e a legibilidade dos documentos de apoio.

Informações da empresa

Prepare o seguinte para a empresa sujeita à comunicação:

• Nome legal
• Quaisquer nomes comerciais ou designações DBA
• Morada principal nos EUA, se aplicável
• Jurisdição de constituição
• Informações de registo nos EUA que tornaram a entidade numa empresa sujeita à comunicação
• Número de identificação fiscal, se aplicável, ou um número de identificação fiscal estrangeiro com a jurisdição emissora

Informações do beneficiário efetivo

Para cada beneficiário efetivo, reúna:

• Nome legal completo
• Data de nascimento
• Morada residencial atual
• Número de identificação único de um documento de identificação aceite
• Jurisdição emissora desse documento de identificação
• Uma imagem nítida do documento de identificação, se o fluxo de apresentação a solicitar

Identificador FinCEN opcional

Um identificador FinCEN é opcional, mas pode simplificar a comunicação. Se um beneficiário efetivo já tiver um, a empresa sujeita à comunicação pode conseguir usar esse identificador em vez de introduzir novamente todas as informações pessoais, sempre que a FinCEN o permitir.

Como apresentar o relatório BOI?

A FinCEN aceita relatórios BOI através do seu BOI E-Filing System. Dependendo do fluxo de apresentação, pode submeter online ou enviar uma versão PDF preenchida através do sistema. A FinCEN também suporta transmissão segura sistema a sistema através de uma API para organizações ou prestadores de serviços que automatizam o processo.

Não existe qualquer taxa para apresentar diretamente à FinCEN.

Passo 1: Confirme se está mesmo obrigado a apresentar

Comece pela questão da isenção. É aqui que começam muitos erros de apresentação. Se a entidade estiver isenta, não apresente apenas por precaução. Em vez disso, documente o motivo da isenção e guarde esse registo com os seus ficheiros de conformidade.

Passo 2: Escolha o tipo correto de relatório

Selecione o tipo de apresentação que corresponde à sua situação. Os tipos de apresentação mais comuns incluem:

• Relatório inicial
• Correção
• Atualização

Escolha com cuidado. Uma correção destina-se a um erro num relatório já apresentado. Uma atualização destina-se a informação nova ou alterada.

Passo 3: Introduza as informações da empresa

Insira os dados da empresa sujeita à comunicação exatamente como constam nos registos de constituição ou de registo. Pequenas inconsistências podem gerar trabalho adicional desnecessário mais tarde.

Preste especial atenção a:

• Ortografia do nome legal
• DBAs ou nomes comerciais
• Nomes das jurisdições
• Números de identificação
• Moradas

Passo 4: Adicione as informações do beneficiário efetivo

Introduza as informações de cada beneficiário efetivo conforme exigido pelo ecrã de apresentação ou pelas instruções do PDF. Se um beneficiário efetivo tiver um identificador FinCEN, poderá utilizá-lo em vez de alguns dados pessoais.

Se o relatório exigir a imagem de um documento de identificação, certifique-se de que está clara, legível e atual.

As instruções da FinCEN especificam que os anexos não podem exceder 4 MB e devem estar em formato JPG, JPEG, PNG ou PDF.

Passo 5: Revise todos os campos obrigatórios

A FinCEN não aceitará um relatório BOI se forem deixados em branco campos obrigatórios. Antes de submeter, reveja todos os campos assinalados como obrigatórios no sistema de apresentação.

Algumas verificações práticas ajudam bastante:

• Confirme se todos os nomes correspondem aos documentos de origem.
• Verifique o formato da morada.
• Confirme o número de identificação e a jurisdição emissora.
• Certifique-se de que selecionou o tipo correto de relatório.
• Reveja todos os anexos carregados.

Passo 6: Submeta e guarde a confirmação

Após a submissão, guarde a confirmação ou o registo da apresentação. Mantenha-o junto dos registos de conformidade da empresa. Se algum dia precisar de provar o que foi apresentado e quando, essa confirmação é importante.

Erros comuns a evitar

As apresentações BOI costumam ser simples, mas os erros mais comuns são também os mais fáceis de prevenir.

• Apresentar mesmo quando a entidade está isenta.
• Assumir que todas as empresas dos EUA continuam a ter de comunicar.
• Deixar campos obrigatórios em branco.
• Confundir a morada da empresa com a morada residencial de um beneficiário efetivo.
• Carregar documentos de identificação ilegíveis ou demasiado grandes.
• Esquecer-se de atualizar o relatório após uma alteração material.
• Pagar a um terceiro que afirma ser a FinCEN.

O último ponto merece atenção especial. A FinCEN alerta que não existe qualquer taxa para apresentar BOI diretamente à agência. Se receber uma mensagem não solicitada a pedir pagamento, a indicar para clicar numa hiperligação suspeita ou a digitalizar um código QR suspeito, trate-a como uma possível fraude e verifique o remetente antes de partilhar qualquer informação.

Como tratar atualizações e correções

Um relatório BOI não é uma apresentação única e definitiva. Se a informação da empresa mudar, o relatório também pode ter de mudar.

Utilize uma atualização quando ocorrer uma alteração material, como:

• A morada de um beneficiário efetivo muda
• O nome da empresa muda
• A informação sobre a titularidade muda de forma a afetar o relatório

Utilize uma correção quando a apresentação original estava incorreta.

Em ambos os casos, o prazo é importante. A FinCEN geralmente exige ação no prazo de 30 dias após a alteração ou, no caso das correções, no prazo de 30 dias após a descoberta do erro.

Se a sua empresa esperar mudanças frequentes na titularidade, um identificador FinCEN pode ajudar a simplificar futuras comunicações para as pessoas envolvidas.

Como a Zenind se enquadra no processo

A Zenind ajuda fundadores e empresários a manterem-se organizados quando constituem e gerem uma empresa nos EUA. Isso importa porque a conformidade é muito mais fácil quando os registos de constituição, os documentos de titularidade e o histórico de apresentações estão organizados e acessíveis.

Se está a lançar uma empresa nos EUA, a Zenind pode ajudar a manter o processo de configuração estruturado e a apoiar o seu fluxo de conformidade contínuo. No caso da comunicação BOI, confirme sempre a regra atual da FinCEN antes de apresentar, especialmente se a sua entidade foi constituída fora dos Estados Unidos ou se a estrutura do seu negócio mudou.

Lista de verificação final antes de apresentar

Antes de submeter qualquer coisa, confirme o seguinte:

• A sua entidade está realmente obrigada a apresentar.
• Selecionou o tipo correto de apresentação.
• Os dados da empresa coincidem com os registos oficiais de constituição e registo.
• As informações do beneficiário efetivo estão completas e corretas.
• Os documentos de identificação carregados estão legíveis e no formato correto.
• Guardou a confirmação da apresentação.

Para muitas empresas constituídas nos EUA, o passo de conformidade mais importante em 2025 é confirmar que já não é necessária uma apresentação BOI. Para as empresas estrangeiras sujeitas à comunicação que ainda se enquadrem na regra da FinCEN, uma apresentação cuidadosa e completa é o caminho mais seguro.

Isenção de responsabilidade

Este artigo tem fins meramente informativos e não constitui aconselhamento jurídico, fiscal ou contabilístico. Confirme sempre a orientação atual da FinCEN ou consulte um profissional qualificado para orientação específica da entidade.