So füllen Sie 2025 einen BOI-Bericht aus: Schritt-für-Schritt-Anleitung für ausländische Unternehmen

Die Meldepflicht für Beneficial Ownership Information, kurz BOI, hat sich 2025 deutlich verändert. Seit dem 26. März 2025 hat FinCEN Unternehmen, die in den Vereinigten Staaten gegründet wurden, von der BOI-Meldepflicht ausgenommen. Das bedeutet, dass die meisten inländischen LLCs und Kapitalgesellschaften keinen BOI-Bericht mehr einreichen müssen.

Für viele Unternehmer ist das die wichtigste Erkenntnis. Ältere Leitfäden beschreiben die BOI-Meldung oft noch als einen Standard-Schritt für jedes kleine Unternehmen, aber die aktuelle FinCEN-Richtlinie konzentriert sich jetzt auf eine engere Gruppe von Unternehmen: ausländische Gesellschaften, die sich in den Vereinigten Staaten zur Geschäftstätigkeit registrieren und keine Ausnahme erfüllen.

Wenn Sie ein US-Unternehmen gründen oder verwalten, ist der erste Schritt nicht das Ausfüllen eines Formulars. Zuerst müssen Sie bestätigen, ob Ihr Unternehmen nach der aktuellen Regel überhaupt eine Meldepflicht hat.

Wer muss noch einen BOI-Bericht einreichen?

Nach dem aktuellen Rahmen von FinCEN ist ein meldepflichtiges Unternehmen im Allgemeinen eine nach dem Recht eines anderen Landes gegründete ausländische juristische Person, die sich zur Geschäftstätigkeit in einem US-Bundesstaat oder in einer Stammesgerichtsbarkeit registriert hat, indem sie das erforderliche Dokument bei einem Secretary of State oder einer ähnlichen Stelle eingereicht hat.

Sie müssen möglicherweise weiterhin einen BOI-Bericht einreichen, wenn:

• Ihr Unternehmen außerhalb der Vereinigten Staaten gegründet wurde.
• Sie das Unternehmen zur Geschäftstätigkeit in einem US-Bundesstaat oder einer Stammesgerichtsbarkeit registriert haben.
• Sie keine BOI-Ausnahme erfüllen.
• Sie für dieses Unternehmen noch keinen erforderlichen BOI-Bericht eingereicht haben.

In der Regel müssen Sie keinen Bericht einreichen, wenn:

• Ihr Unternehmen in den Vereinigten Staaten gegründet wurde und nun gemäß der Interim Final Rule von FinCEN vom März 2025 ausgenommen ist.
• Ihr Unternehmen unter eine der Ausnahmen von FinCEN fällt.
• Sie eine US-Person sind, die andernfalls als wirtschaftlich Berechtigter einer ausländischen meldepflichtigen Gesellschaft angegeben würde. FinCEN nimmt US-Personen nun von der Pflicht aus, für diesen Zweck BOI bereitzustellen.

Wenn irgendein Zweifel besteht, prüfen Sie die FinCEN-Richtlinien, bevor Sie einreichen. Eine falsche Einreichung kostet Zeit, und eine versäumte Einreichung kann unnötige Compliance-Risiken schaffen.

Wann ist die BOI-Frist?

Die Frist hängt davon ab, wann die ausländische meldepflichtige Gesellschaft zur Geschäftstätigkeit in den Vereinigten Staaten registriert wurde.

• Ausländische meldepflichtige Gesellschaften, die bereits vor dem 26. März 2025 registriert waren, erhielten Zeit bis zum 25. April 2025, um einzureichen.
• Ausländische meldepflichtige Gesellschaften, die sich am oder nach dem 26. März 2025 registrieren, haben 30 Kalendertage ab der Mitteilung, dass die Registrierung wirksam ist, um einen ersten BOI-Bericht einzureichen.

Wenn sich nach einer Einreichung Unternehmensdaten ändern, verlangt FinCEN im Allgemeinen einen aktualisierten Bericht innerhalb von 30 Tagen nach der Änderung. Wenn Sie feststellen, dass etwas ungenau war, müssen Sie es im Allgemeinen innerhalb von 30 Tagen korrigieren, nachdem Sie den Fehler erkannt haben oder Grund hatten, davon auszugehen.

Welche Informationen sollten Sie vor der Einreichung sammeln?

Ein vollständiger BOI-Bericht ist deutlich einfacher, wenn Sie die erforderlichen Informationen im Voraus zusammenstellen. Die Anweisungen von FinCEN betonen Genauigkeit, Vollständigkeit und gut lesbare Belege.

Unternehmensinformationen

Bereiten Sie für das meldepflichtige Unternehmen Folgendes vor:

• Rechtlicher Name
• Eventuelle Handelsnamen oder DBA-Namen
• Hauptgeschäftsanschrift in den USA, falls zutreffend
• Gründungsjurisdiktion
• US-Registrierungsinformationen, durch die das Unternehmen meldepflichtig wurde
• Steueridentifikationsnummer, falls zutreffend, oder eine ausländische Steueridentifikationsnummer mit ausstellender Jurisdiktion

Informationen zum wirtschaftlich Berechtigten

Sammeln Sie für jeden wirtschaftlich Berechtigten:

• Vollständiger rechtlicher Name
• Geburtsdatum
• Aktuelle Wohnanschrift
• Eindeutige Identifikationsnummer aus einem zulässigen Ausweisdokument
• Ausstellende Jurisdiktion des Ausweisdokuments
• Ein klares Bild des Ausweisdokuments, falls der Einreichungsprozess es verlangt

Optionaler FinCEN-Identifier

Ein FinCEN-Identifier ist optional, kann die Meldung aber vereinfachen. Wenn ein wirtschaftlich Berechtigter bereits einen hat, kann das meldepflichtige Unternehmen diesen Identifier möglicherweise verwenden, anstatt die persönlichen Informationen erneut einzugeben, soweit FinCEN dies zulässt.

Wie reichen Sie den BOI-Bericht ein?

FinCEN nimmt BOI-Berichte über sein BOI E-Filing System entgegen. Je nach Ablauf können Sie online einreichen oder eine ausgefüllte PDF-Version über das System übermitteln. FinCEN unterstützt außerdem eine sichere System-zu-System-Übertragung über eine API für Organisationen oder Dienstleister, die den Prozess automatisieren.

Für die direkte Einreichung bei FinCEN fällt keine Gebühr an.

Schritt 1: Bestätigen Sie, dass Sie tatsächlich einreichen müssen

Beginnen Sie mit der Frage nach einer Ausnahme. Genau hier entstehen viele Fehler bei der Einreichung. Wenn das Unternehmen ausgenommen ist, reichen Sie nicht einfach „zur Sicherheit“ ein. Dokumentieren Sie stattdessen den Grund für die Ausnahme und bewahren Sie diesen Nachweis in Ihren Compliance-Unterlagen auf.

Schritt 2: Wählen Sie den richtigen Berichtstyp

Wählen Sie den Melde-/Einreichungstyp, der zu Ihrer Situation passt. Häufige Typen sind:

• Erstanmeldung
• Berichtigung
• Aktualisierung

Wählen Sie sorgfältig. Eine Berichtigung ist für einen Fehler in einem bereits eingereichten Bericht gedacht. Eine Aktualisierung ist für neue oder geänderte Informationen gedacht.

Schritt 3: Geben Sie die Unternehmensinformationen ein

Tragen Sie die Angaben des meldepflichtigen Unternehmens genau so ein, wie sie in den Gründungs- oder Registrierungsunterlagen erscheinen. Kleine Abweichungen können später unnötige Nacharbeit verursachen.

Achten Sie besonders auf:

• Schreibweise des rechtlichen Namens
• DBA- oder Handelsnamen
• Jurisdiktionsbezeichnungen
• Identifikationsnummern
• Adressen

Schritt 4: Fügen Sie die Informationen zum wirtschaftlich Berechtigten hinzu

Geben Sie die Informationen zu jedem wirtschaftlich Berechtigten wie in der Einreichungsmaske oder in den PDF-Anweisungen gefordert ein. Wenn ein wirtschaftlich Berechtigter einen FinCEN-Identifier hat, können Sie ihn möglicherweise anstelle einiger persönlicher Angaben verwenden.

Wenn der Bericht ein Bild des Ausweisdokuments verlangt, stellen Sie sicher, dass es klar, lesbar und aktuell ist.

Die Anweisungen von FinCEN geben vor, dass Anhänge nicht größer als 4 MB sein dürfen und im JPG-, JPEG-, PNG- oder PDF-Format vorliegen müssen.

Schritt 5: Prüfen Sie jedes Pflichtfeld

FinCEN akzeptiert keinen BOI-Bericht, wenn erforderliche Felder leer bleiben. Prüfen Sie vor dem Absenden jedes Feld, das im Einreichungssystem als erforderlich markiert ist.

Ein paar praktische Kontrollen helfen sehr:

• Bestätigen Sie, dass alle Namen mit den Ausgangsdokumenten übereinstimmen.
• Prüfen Sie das Adressformat.
• Überprüfen Sie die Ausweisnummer und die ausstellende Jurisdiktion.
• Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Berichtstyp ausgewählt haben.
• Prüfen Sie jeden hochgeladenen Anhang.

Schritt 6: Senden Sie ab und speichern Sie die Bestätigung

Speichern Sie nach der Einreichung die Bestätigung oder den Nachweis der Einreichung. Bewahren Sie ihn zusammen mit den Compliance-Unterlagen des Unternehmens auf. Wenn Sie jemals nachweisen müssen, was wann eingereicht wurde, ist diese Bestätigung wichtig.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

BOI-Einreichungen sind meist unkompliziert, aber die häufigsten Fehler sind auch die am leichtesten vermeidbaren.

• Einreichen, obwohl das Unternehmen ausgenommen ist.
• Annehmen, dass alle US-Unternehmen weiterhin melden müssen.
• Pflichtfelder leer lassen.
• Die Geschäftsadresse des Unternehmens mit der privaten Wohnanschrift eines wirtschaftlich Berechtigten verwechseln.
• Unleserliche oder zu große Ausweisdokumente hochladen.
• Vergessen, den Bericht nach einer wesentlichen Änderung zu aktualisieren.
• Einer externen Partei Geld zahlen, die behauptet, FinCEN zu sein.

Der letzte Punkt verdient besondere Aufmerksamkeit. FinCEN weist darauf hin, dass für die direkte Einreichung bei der Behörde keine Gebühr anfällt. Wenn Sie eine unaufgeforderte Nachricht erhalten, die zur Zahlung auffordert, zum Klicken auf einen verdächtigen Link oder zum Scannen eines verdächtigen QR-Codes, behandeln Sie dies als möglichen Betrugsversuch und prüfen Sie den Absender, bevor Sie Informationen weitergeben.

Wie Sie Aktualisierungen und Berichtigungen handhaben

Ein BOI-Bericht ist keine einmalige Einreichung. Wenn sich Unternehmensinformationen ändern, muss sich der Bericht möglicherweise ebenfalls ändern.

Verwenden Sie eine Aktualisierung, wenn sich etwas Wesentliches ändert, zum Beispiel:

• Die Adresse eines wirtschaftlich Berechtigten ändert sich
• Der Name des Unternehmens ändert sich
• Eigentumsinformationen ändern sich in einer Weise, die den Bericht betrifft

Verwenden Sie eine Berichtigung, wenn die ursprüngliche Einreichung ungenau war.

In beiden Fällen ist der Zeitpunkt wichtig. FinCEN verlangt im Allgemeinen Maßnahmen innerhalb von 30 Tagen nach der Änderung oder, bei Berichtigungen, innerhalb von 30 Tagen nach Entdeckung des Fehlers.

Wenn Ihr Unternehmen häufige Eigentümerwechsel erwartet, kann ein FinCEN-Identifier dazu beitragen, zukünftige Meldungen für die beteiligten Personen zu vereinfachen.

Wie Zenind in den Prozess passt

Zenind hilft Gründern und Unternehmern dabei, bei der Gründung und laufenden Verwaltung eines US-Unternehmens organisiert zu bleiben. Das ist wichtig, weil Compliance viel einfacher wird, wenn Ihre Gründungsunterlagen, Eigentumsdokumente und Einreichungshistorie sauber und leicht zugänglich sind.

Wenn Sie ein US-Unternehmen starten, kann Zenind Ihnen helfen, den Gründungsprozess strukturiert zu halten und Ihren laufenden Compliance-Workflow zu unterstützen. Prüfen Sie bei der BOI-Meldung immer die aktuelle FinCEN-Regel, bevor Sie einreichen, insbesondere wenn Ihr Unternehmen außerhalb der Vereinigten Staaten gegründet wurde oder sich Ihre Unternehmensstruktur geändert hat.

Abschließende Checkliste vor der Einreichung

Bevor Sie etwas absenden, bestätigen Sie Folgendes:

• Ihr Unternehmen ist tatsächlich zur Einreichung verpflichtet.
• Sie haben den richtigen Einreichungstyp gewählt.
• Unternehmensdaten stimmen mit den offiziellen Gründungs- und Registrierungsunterlagen überein.
• Die Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten sind vollständig und korrekt.
• Hochgeladene Ausweisdokumente sind klar und im richtigen Format.
• Sie haben die Bestätigung der Einreichung gespeichert.

Für viele in den USA gegründete Unternehmen ist der wichtigste Compliance-Schritt im Jahr 2025 zu bestätigen, dass eine BOI-Meldung nicht mehr erforderlich ist. Für ausländische meldepflichtige Unternehmen, die weiterhin unter die Regelung von FinCEN fallen, ist eine sorgfältige und vollständige Einreichung der sicherste Weg.

Haftungsausschluss

Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung dar. Bestätigen Sie stets die aktuellen FinCEN-Richtlinien oder wenden Sie sich für unternehmensspezifische Hinweise an eine qualifizierte Fachperson.