Cara Mengisi Laporan BOI pada 2025: Panduan Langkah demi Langkah untuk Perusahaan Asing

Lanskap pelaporan beneficial ownership information, atau BOI, berubah secara signifikan pada 2025. Per 26 Maret 2025, FinCEN mengecualikan entitas yang dibentuk di Amerika Serikat dari kewajiban pelaporan BOI. Artinya, sebagian besar LLC dan korporasi domestik tidak lagi perlu mengajukan laporan BOI.

Bagi banyak pemilik bisnis, itulah poin terpenting. Panduan lama sering kali masih menggambarkan pengajuan BOI sebagai langkah standar untuk setiap bisnis kecil, tetapi panduan FinCEN saat ini kini berfokus pada kategori entitas yang lebih sempit: perusahaan asing yang mendaftar untuk berbisnis di Amerika Serikat dan tidak memenuhi syarat untuk pengecualian.

Jika Anda sedang membentuk atau mengelola bisnis di AS, langkah pertama bukanlah mengisi formulir. Langkah pertama adalah memastikan apakah entitas Anda benar-benar memiliki kewajiban pengajuan berdasarkan aturan saat ini.

Siapa yang masih perlu mengajukan laporan BOI?

Menurut kerangka kerja FinCEN saat ini, reporting company umumnya adalah entitas asing yang dibentuk berdasarkan hukum negara lain yang telah mendaftar untuk berbisnis di negara bagian AS atau yurisdiksi suku melalui pengajuan dokumen yang disyaratkan ke sekretaris negara bagian atau kantor serupa.

Anda mungkin masih perlu mengajukan laporan BOI jika:

• Entitas Anda dibentuk di luar Amerika Serikat.
• Anda mendaftarkan entitas tersebut untuk berbisnis di negara bagian AS atau yurisdiksi suku.
• Anda tidak memenuhi syarat untuk pengecualian BOI.
• Anda belum pernah mengajukan laporan BOI yang diwajibkan untuk entitas tersebut.

Anda umumnya tidak perlu mengajukan jika:

• Perusahaan Anda dibentuk di Amerika Serikat dan kini dikecualikan berdasarkan aturan interim final FinCEN pada Maret 2025.
• Entitas Anda memenuhi salah satu pengecualian FinCEN.
• Anda adalah U.S. person yang seharusnya dicantumkan sebagai beneficial owner dari foreign reporting company. FinCEN kini mengecualikan U.S. person dari kewajiban memberikan BOI untuk tujuan tersebut.

Jika ada keraguan, periksa panduan FinCEN sebelum Anda mengajukan. Pengajuan yang keliru hanya membuang waktu, dan pengajuan yang terlewat dapat menimbulkan risiko kepatuhan yang tidak perlu.

Kapan batas waktu BOI?

Batas waktunya bergantung pada kapan foreign reporting company tersebut terdaftar untuk berbisnis di Amerika Serikat.

• Foreign reporting company yang sudah terdaftar sebelum 26 Maret 2025 diberi waktu hingga 25 April 2025 untuk mengajukan.
• Foreign reporting company yang mendaftar pada atau setelah 26 Maret 2025 memiliki waktu 30 hari kalender sejak pemberitahuan bahwa pendaftaran efektif untuk mengajukan laporan BOI awal.

Jika informasi perusahaan Anda berubah setelah pengajuan, FinCEN umumnya mewajibkan laporan pembaruan dalam waktu 30 hari sejak perubahan. Jika Anda menemukan bahwa ada informasi yang tidak akurat, Anda umumnya harus memperbaikinya dalam waktu 30 hari sejak menyadari kesalahan atau memiliki alasan untuk mengetahuinya.

Informasi apa yang harus Anda siapkan sebelum mengajukan?

Laporan BOI yang lengkap akan jauh lebih mudah jika Anda menyiapkan informasi yang diperlukan terlebih dahulu. Petunjuk FinCEN menekankan akurasi, kelengkapan, dan dokumen pendukung yang mudah dibaca.

Informasi perusahaan

Siapkan hal-hal berikut untuk reporting company:

• Nama legal
• Nama dagang atau DBA apa pun
• Alamat utama di AS, jika berlaku
• Yurisdiksi pembentukan
• Informasi pendaftaran di AS yang menjadikan entitas tersebut sebagai reporting company
• Nomor identifikasi pajak, jika berlaku, atau nomor identifikasi pajak asing beserta yurisdiksi penerbitnya

Informasi beneficial owner

Untuk setiap beneficial owner, kumpulkan:

• Nama legal lengkap
• Tanggal lahir
• Alamat tempat tinggal saat ini
• Nomor identifikasi unik dari dokumen identitas yang diterima
• Yurisdiksi penerbit dokumen identitas tersebut
• Gambar dokumen identitas yang jelas, jika alur pengajuan memintanya

FinCEN identifier opsional

FinCEN identifier bersifat opsional, tetapi dapat mempermudah pelaporan. Jika seorang beneficial owner sudah memilikinya, reporting company mungkin dapat menggunakan identifier tersebut alih-alih memasukkan kembali semua informasi pribadi, sepanjang FinCEN mengizinkannya.

Bagaimana cara mengajukan laporan BOI?

FinCEN menerima laporan BOI melalui BOI E-Filing System. Bergantung pada alurnya, Anda dapat mengajukan secara online atau mengirimkan versi PDF yang sudah diisi melalui sistem tersebut. FinCEN juga mendukung transmisi aman sistem-ke-sistem melalui API untuk organisasi atau penyedia layanan yang mengotomatiskan prosesnya.

Tidak ada biaya untuk mengajukan langsung ke FinCEN.

Langkah 1: Pastikan bahwa Anda memang wajib mengajukan

Mulailah dengan pertanyaan pengecualian. Di titik inilah banyak kesalahan pengajuan bermula. Jika entitas dikecualikan, jangan mengajukan hanya untuk berjaga-jaga. Sebaliknya, dokumentasikan alasan pengecualiannya dan simpan catatan tersebut dalam berkas kepatuhan Anda.

Langkah 2: Pilih jenis laporan yang tepat

Pilih jenis pengajuan yang sesuai dengan situasi Anda. Jenis pengajuan yang umum meliputi:

• Laporan awal
• Koreksi
• Pembaruan

Pilih dengan hati-hati. Koreksi digunakan untuk kesalahan pada laporan yang telah diajukan sebelumnya. Pembaruan digunakan untuk informasi baru atau yang berubah.

Langkah 3: Masukkan informasi perusahaan

Masukkan detail reporting company persis seperti yang tercantum dalam catatan pembentukan atau pendaftaran. Perbedaan kecil dapat menimbulkan pekerjaan tindak lanjut yang tidak perlu di kemudian hari.

Perhatikan hal-hal berikut:

• Ejaan nama legal
• DBA atau nama dagang
• Nama yurisdiksi
• Nomor identifikasi
• Alamat

Langkah 4: Tambahkan informasi beneficial owner

Masukkan informasi setiap beneficial owner sesuai yang diminta pada layar pengajuan atau instruksi PDF. Jika seorang beneficial owner memiliki FinCEN identifier, Anda mungkin dapat menggunakannya sebagai pengganti sebagian detail pribadi.

Jika laporan memerlukan gambar dokumen identitas, pastikan gambar tersebut jelas, mudah dibaca, dan masih berlaku.

Petunjuk FinCEN menyatakan bahwa lampiran tidak boleh lebih besar dari 4 MB dan harus dalam format JPG, JPEG, PNG, atau PDF.

Langkah 5: Tinjau setiap kolom wajib

FinCEN tidak akan menerima laporan BOI jika kolom wajib dibiarkan kosong. Sebelum mengirim, tinjau setiap kolom yang ditandai wajib dalam sistem pengajuan.

Beberapa pemeriksaan praktis sangat membantu:

• Pastikan semua nama sesuai dengan dokumen sumber.
• Verifikasi format alamat.
• Periksa nomor ID dan yurisdiksi penerbit.
• Pastikan Anda memilih jenis laporan yang benar.
• Tinjau setiap lampiran yang diunggah.

Langkah 6: Kirim dan simpan konfirmasi Anda

Setelah pengajuan, simpan konfirmasi atau catatan pengajuan. Simpan bersama catatan kepatuhan perusahaan. Jika Anda perlu membuktikan apa yang diajukan dan kapan, konfirmasi tersebut penting.

Kesalahan umum yang harus dihindari

Pengajuan BOI biasanya cukup sederhana, tetapi kesalahan yang paling umum juga yang paling mudah dicegah.

• Mengajukan padahal entitas dikecualikan.
• Mengasumsikan bahwa semua perusahaan AS masih wajib melapor.
• Membiarkan kolom wajib kosong.
• Mencampuradukkan alamat perusahaan dengan alamat tempat tinggal beneficial owner.
• Mengunggah dokumen identitas yang tidak terbaca atau melebihi ukuran yang diperbolehkan.
• Lupa memperbarui laporan setelah ada perubahan material.
• Membayar pihak luar yang mengaku sebagai FinCEN.

Poin terakhir layak mendapat perhatian khusus. FinCEN memperingatkan bahwa tidak ada biaya untuk mengajukan BOI langsung ke lembaga tersebut. Jika Anda menerima pesan yang tidak diminta yang meminta pembayaran, mengarahkan Anda untuk mengeklik tautan mencurigakan, atau memindai kode QR yang mencurigakan, perlakukan itu sebagai potensi penipuan dan verifikasi pengirim sebelum membagikan informasi apa pun.

Cara menangani pembaruan dan koreksi

Laporan BOI bukanlah pengajuan sekali selesai. Jika informasi perusahaan berubah, laporan mungkin juga perlu berubah.

Gunakan pembaruan ketika ada perubahan material, seperti:

• Alamat beneficial owner berubah
• Nama perusahaan berubah
• Informasi kepemilikan berubah dengan cara yang memengaruhi laporan

Gunakan koreksi ketika pengajuan awal tidak akurat.

Dalam kedua kasus, waktunya penting. FinCEN umumnya mewajibkan tindakan dalam waktu 30 hari sejak perubahan, atau untuk koreksi, dalam waktu 30 hari sejak menemukan kesalahan.

Jika bisnis Anda memperkirakan perubahan kepemilikan yang sering, FinCEN identifier dapat membantu menyederhanakan pelaporan di masa mendatang bagi individu yang terlibat.

Bagaimana Zenind membantu proses ini

Zenind membantu pendiri dan pemilik bisnis tetap terorganisasi saat membentuk dan memelihara perusahaan di AS. Itu penting karena kepatuhan jauh lebih mudah ketika catatan pembentukan, dokumen kepemilikan, dan riwayat pengajuan Anda rapi dan mudah diakses.

Jika Anda sedang meluncurkan bisnis di AS, Zenind dapat membantu Anda menjaga proses pendirian perusahaan tetap terstruktur dan mendukung alur kerja kepatuhan berkelanjutan Anda. Untuk pelaporan BOI, selalu verifikasi aturan FinCEN yang berlaku sebelum mengajukan, terutama jika entitas Anda dibentuk di luar Amerika Serikat atau jika struktur bisnis Anda berubah.

Daftar periksa akhir sebelum mengajukan

Sebelum Anda mengirim apa pun, pastikan hal-hal berikut:

• Entitas Anda memang diwajibkan untuk mengajukan.
• Anda telah memilih jenis pengajuan yang benar.
• Detail perusahaan sesuai dengan catatan pembentukan dan pendaftaran resmi.
• Informasi beneficial owner lengkap dan akurat.
• Dokumen identitas yang diunggah jelas dan dalam format yang benar.
• Anda telah menyimpan konfirmasi pengajuan.

Bagi banyak perusahaan yang dibentuk di AS, langkah kepatuhan terpenting pada 2025 adalah memastikan bahwa pengajuan BOI tidak lagi diperlukan. Bagi foreign reporting company yang masih termasuk dalam aturan FinCEN, pengajuan yang cermat dan lengkap adalah jalan yang paling aman.

Disclaimer

Artikel ini hanya untuk tujuan informasi dan bukan merupakan nasihat hukum, pajak, atau akuntansi. Selalu konfirmasi panduan FinCEN yang berlaku saat ini atau konsultasikan dengan profesional yang berkualifikasi untuk panduan spesifik entitas.