Як заповнити BOI-звіт у 2025 році: покроковий посібник для іноземних компаній

Ландшафт звітування про інформацію про бенефіціарних власників, або BOI, суттєво змінився у 2025 році. Станом на 26 березня 2025 року FinCEN звільнив від вимоги подавати BOI-звіт юридичні особи, створені в Сполучених Штатах. Це означає, що більшість внутрішніх LLC і корпорацій більше не зобов’язані подавати BOI-звіт.

Для багатьох власників бізнесу це найважливіший висновок. Старі посібники часто й досі описують подання BOI-звіту як стандартний крок для кожного малого бізнесу, але чинні вказівки FinCEN тепер зосереджені на вужчій категорії компаній: іноземних компаніях, які реєструються для ведення бізнесу у США та не мають права на звільнення.

Якщо ви створюєте або керуєте бізнесом у США, перший крок полягає не в заповненні форми. Спершу потрібно підтвердити, чи дійсно ваша компанія має обов’язок подавати звіт за чинним правилом.

Хто все ще повинен подавати BOI-звіт?

За чинною системою FinCEN звітною компанією зазвичай вважається іноземна юридична особа, створена за законодавством іншої країни, яка зареєструвалася для ведення бізнесу в штаті США або в юрисдикції племені, подавши необхідний документ до канцелярії секретаря штату або до аналогічного органу.

Вам усе ще може знадобитися подати BOI-звіт, якщо:

• Ваша компанія була створена за межами Сполучених Штатів.
• Ви зареєстрували компанію для ведення бізнесу в штаті США або в юрисдикції племені.
• Ви не маєте права на звільнення від BOI-звітування.
• Ви ще не подали обов’язковий BOI-звіт для цієї компанії.

Зазвичай вам не потрібно подавати звіт, якщо:

• Ваша компанія була створена в Сполучених Штатах і тепер звільнена відповідно до тимчасового остаточного правила FinCEN від березня 2025 року.
• Ваша компанія відповідає одному зі звільнень FinCEN.
• Ви є особою зі США, яку інакше потрібно було б зазначити як бенефіціарного власника іноземної звітної компанії. FinCEN тепер звільняє осіб зі США від обов’язку надавати BOI для цієї мети.

Якщо є будь-які сумніви, перевірте вказівки FinCEN перед поданням. Помилкове подання марнує час, а пропуск подання може створити непотрібний комплаєнс-ризик.

Який дедлайн для BOI-звіту?

Дедлайн залежить від того, коли іноземна звітна компанія стала зареєстрованою для ведення бізнесу у Сполучених Штатах.

• Іноземні звітні компанії, які вже були зареєстровані до 26 березня 2025 року, отримали строк до 25 квітня 2025 року для подання.
• Іноземні звітні компанії, які реєструються 26 березня 2025 року або пізніше, мають 30 календарних днів від моменту повідомлення про набуття чинності реєстрації, щоб подати первинний BOI-звіт.

Якщо інформація про вашу компанію змінюється після подання, FinCEN зазвичай вимагає оновлений звіт протягом 30 днів після зміни. Якщо ви виявите, що якась інформація була неточною, ви зазвичай повинні виправити її протягом 30 днів з моменту, коли дізналися про помилку або мали підстави про неї знати.

Яку інформацію слід зібрати перед поданням?

Повний BOI-звіт значно легше підготувати, якщо спочатку зібрати всю необхідну інформацію. Інструкції FinCEN наголошують на точності, повноті та розбірливості підтвердних документів.

Інформація про компанію

Підготуйте для звітної компанії таке:

• Юридична назва
• Будь-які торговельні назви або DBA
• Основна адреса у США, якщо це застосовно
• Юрисдикція створення
• Реєстраційна інформація у США, яка зробила компанію звітною
• Податковий ідентифікаційний номер, якщо це застосовно, або іноземний податковий ідентифікаційний номер із зазначенням юрисдикції, яка його видала

Інформація про бенефіціарного власника

Для кожного бенефіціарного власника зберіть:

• Повне юридичне ім’я
• Дату народження
• Поточну адресу проживання
• Унікальний ідентифікаційний номер з прийнятного документа, що посвідчує особу
• Юрисдикцію, яка видала цей документ
• Чітке зображення документа, що посвідчує особу, якщо цього вимагає процес подання

Необов’язковий ідентифікатор FinCEN

Ідентифікатор FinCEN є необов’язковим, але він може спростити звітування. Якщо бенефіціарний власник уже має такий ідентифікатор, звітна компанія може використати його замість повторного введення всієї особистої інформації там, де це дозволяє FinCEN.

Як подати BOI-звіт?

FinCEN приймає BOI-звіти через свою систему BOI E-Filing. Залежно від процесу, ви можете подати звіт онлайн або надіслати заповнену PDF-форму через систему. FinCEN також підтримує безпечну передачу даних між системами через API для організацій або постачальників послуг, які автоматизують процес.

За пряме подання до FinCEN плата не стягується.

Крок 1: Підтвердьте, що ви справді зобов’язані подавати звіт

Почніть із питання про звільнення. Саме тут починається багато помилок під час подання. Якщо компанія звільнена, не подавайте звіт просто на всяк випадок. Натомість задокументуйте підставу для звільнення та збережіть цей запис у своїй комплаєнс-документації.

Крок 2: Виберіть правильний тип звіту

Оберіть тип подання, який відповідає вашій ситуації. Поширені типи подання включають:

• Первинний звіт
• Виправлення
• Оновлення

Оберіть уважно. Виправлення використовується для помилки у звіті, поданому раніше. Оновлення використовується для нової або зміненої інформації.

Крок 3: Внесіть інформацію про компанію

Введіть дані звітної компанії точно так, як вони зазначені у документах про створення або реєстрацію. Невеликі невідповідності можуть згодом створити зайву додаткову роботу.

Особливу увагу звертайте на:

• Написання юридичної назви
• DBA або торговельні назви
• Назви юрисдикцій
• Ідентифікаційні номери
• Адреси

Крок 4: Додайте інформацію про бенефіціарних власників

Внесіть інформацію про кожного бенефіціарного власника так, як цього вимагає екран подання або інструкції до PDF-форми. Якщо у бенефіціарного власника є ідентифікатор FinCEN, ви можете використати його замість частини особистих даних.

Якщо звіт вимагає зображення документа, що посвідчує особу, переконайтеся, що воно чітке, розбірливе й актуальне.

Інструкції FinCEN зазначають, що вкладення не можуть перевищувати 4 МБ і мають бути у форматі JPG, JPEG, PNG або PDF.

Крок 5: Перевірте кожне обов’язкове поле

FinCEN не прийме BOI-звіт, якщо обов’язкові поля залишено порожніми. Перед відправленням перевірте кожне поле, позначене як обов’язкове, у системі подання.

Кілька практичних перевірок мають велике значення:

• Переконайтеся, що всі імена відповідають вихідним документам.
• Перевірте формат адреси.
• Перевірте номер документа та юрисдикцію, яка його видала.
• Переконайтеся, що ви вибрали правильний тип звіту.
• Перевірте кожне завантажене вкладення.

Крок 6: Подайте звіт і збережіть підтвердження

Після подання збережіть підтвердження або запис про подання. Тримайте його разом із комплаєнс-документацією компанії. Якщо вам колись потрібно буде довести, що і коли було подано, це підтвердження має значення.

Поширені помилки, яких слід уникати

BOI-подання зазвичай нескладні, але найпоширеніші помилки також найпростіше попередити.

• Подання звіту, хоча компанія звільнена.
• Припущення, що всі компанії у США досі повинні звітувати.
• Залишення обов’язкових полів порожніми.
• Плутанина між адресою компанії та адресою проживання бенефіціарного власника.
• Завантаження нечітких або занадто великих документів, що посвідчують особу.
• Забування оновити звіт після суттєвої зміни.
• Оплата сторонній особі, яка видає себе за FinCEN.

Останній пункт заслуговує на особливу увагу. FinCEN попереджає, що за пряме подання BOI до агентства плата не стягується. Якщо ви отримали небажане повідомлення з проханням про оплату, переходом за підозрілим посиланням або скануванням підозрілого QR-коду, сприймайте це як можливе шахрайство та перевіряйте відправника, перш ніж ділитися будь-якою інформацією.

Як працювати з оновленнями та виправленнями

BOI-звіт не є одноразовим поданням. Якщо змінюється інформація про компанію, може знадобитися змінити й звіт.

Використовуйте оновлення, коли відбувається суттєва зміна, наприклад:

• Бенефіціарний власник змінює адресу
• Компанія змінює назву
• Інформація про власність змінюється так, що впливає на звіт

Використовуйте виправлення, коли первинне подання було неточним.

В обох випадках важливим є строк. FinCEN зазвичай вимагає дій протягом 30 днів після зміни або, у разі виправлень, протягом 30 днів після виявлення помилки.

Якщо ваш бізнес очікує частих змін у структурі власності, ідентифікатор FinCEN може допомогти спростити майбутнє звітування для залучених осіб.

Як Zenind допомагає в цьому процесі

Zenind допомагає засновникам і власникам бізнесу залишатися організованими під час створення та підтримки компанії у США. Це важливо, тому що дотримання вимог значно простіше, коли ваші реєстраційні документи, документи про власність і історія подань впорядковані та доступні.

Якщо ви запускаєте бізнес у США, Zenind може допомогти вам структуровано пройти процес створення компанії та підтримати ваші поточні комплаєнс-процедури. Для BOI-звітування завжди перевіряйте чинне правило FinCEN перед поданням, особливо якщо ваша компанія була створена за межами Сполучених Штатів або якщо структура вашого бізнесу змінилася.

Фінальний чекліст перед поданням

Перед тим як щось подавати, підтвердьте таке:

• Ваша компанія справді зобов’язана подавати звіт.
• Ви вибрали правильний тип подання.
• Дані про компанію відповідають офіційним документам про створення та реєстрацію.
• Інформація про бенефіціарних власників повна та точна.
• Завантажені документи, що посвідчують особу, чіткі та у правильному форматі.
• Ви зберегли підтвердження подання.

Для багатьох компаній, створених у США, найважливішим кроком із дотримання вимог у 2025 році є підтвердження того, що BOI-звіт більше не потрібен. Для іноземних звітних компаній, які все ще підпадають під правило FinCEN, найбезпечнішим шляхом є уважне та повне подання.

Відмова від відповідальності

Ця стаття має лише інформаційний характер і не є юридичною, податковою чи бухгалтерською консультацією. Завжди перевіряйте актуальні вказівки FinCEN або звертайтеся до кваліфікованого фахівця за рекомендаціями, що стосуються конкретної юридичної особи.