Cách hoàn thành báo cáo BOI trong năm 2025: Hướng dẫn từng bước cho công ty nước ngoài

Bối cảnh báo cáo thông tin chủ sở hữu hưởng lợi, hay BOI, đã thay đổi đáng kể trong năm 2025. Tính đến ngày 26 tháng 3 năm 2025, FinCEN miễn cho các thực thể được thành lập tại Hoa Kỳ khỏi yêu cầu báo cáo BOI. Điều đó có nghĩa là phần lớn LLC và công ty nội địa không còn cần nộp báo cáo BOI.

Đối với nhiều chủ doanh nghiệp, đây là điểm quan trọng nhất cần ghi nhớ. Các hướng dẫn cũ thường vẫn mô tả việc nộp BOI như một bước tiêu chuẩn cho mọi doanh nghiệp nhỏ, nhưng hướng dẫn hiện hành của FinCEN hiện tập trung vào một nhóm thực thể hẹp hơn: các công ty nước ngoài đăng ký kinh doanh tại Hoa Kỳ và không đủ điều kiện miễn trừ.

Nếu bạn đang thành lập hoặc điều hành một doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, bước đầu tiên không phải là điền vào một biểu mẫu. Trước tiên là xác nhận xem thực thể của bạn có thực sự phát sinh nghĩa vụ nộp hồ sơ theo quy định hiện hành hay không.

Ai vẫn phải nộp báo cáo BOI?

Theo khung quy định hiện hành của FinCEN, một công ty báo cáo thường là thực thể nước ngoài được thành lập theo luật của một quốc gia khác và đã đăng ký kinh doanh tại một tiểu bang của Hoa Kỳ hoặc khu vực thẩm quyền bộ lạc bằng cách nộp tài liệu bắt buộc cho văn phòng ngoại trưởng bang hoặc cơ quan tương tự.

Bạn vẫn có thể cần nộp báo cáo BOI nếu:

• Thực thể của bạn được thành lập bên ngoài Hoa Kỳ.
• Bạn đã đăng ký thực thể đó để kinh doanh tại một tiểu bang của Hoa Kỳ hoặc khu vực thẩm quyền bộ lạc.
• Bạn không đủ điều kiện hưởng một miễn trừ BOI.
• Bạn chưa nộp báo cáo BOI bắt buộc cho thực thể đó.

Bạn thường không cần nộp nếu:

• Công ty của bạn được thành lập tại Hoa Kỳ và hiện được miễn theo quy định tạm thời ban hành của FinCEN vào tháng 3 năm 2025.
• Thực thể của bạn đủ điều kiện cho một trong các miễn trừ của FinCEN.
• Bạn là một cá nhân Hoa Kỳ vốn nếu không sẽ được liệt kê là chủ sở hữu hưởng lợi của một công ty báo cáo nước ngoài. Hiện FinCEN miễn cho cá nhân Hoa Kỳ khỏi việc phải cung cấp BOI cho mục đích đó.

Nếu có bất kỳ nghi ngờ nào, hãy kiểm tra hướng dẫn của FinCEN trước khi nộp. Một hồ sơ nộp nhầm sẽ gây tốn thời gian, còn một hồ sơ bị bỏ sót có thể tạo ra rủi ro tuân thủ không cần thiết.

Thời hạn nộp BOI là khi nào?

Thời hạn phụ thuộc vào thời điểm công ty báo cáo nước ngoài được đăng ký kinh doanh tại Hoa Kỳ.

• Các công ty báo cáo nước ngoài đã được đăng ký trước ngày 26 tháng 3 năm 2025 được gia hạn đến ngày 25 tháng 4 năm 2025 để nộp.
• Các công ty báo cáo nước ngoài đăng ký vào hoặc sau ngày 26 tháng 3 năm 2025 có 30 ngày dương lịch kể từ khi được thông báo việc đăng ký có hiệu lực để nộp báo cáo BOI ban đầu.

Nếu thông tin của công ty thay đổi sau khi đã nộp, FinCEN thường yêu cầu nộp báo cáo cập nhật trong vòng 30 ngày kể từ khi có thay đổi. Nếu bạn phát hiện một thông tin nào đó không chính xác, nhìn chung bạn phải sửa trong vòng 30 ngày kể từ khi biết hoặc có lý do để biết về lỗi đó.

Cần chuẩn bị thông tin gì trước khi nộp?

Một báo cáo BOI đầy đủ sẽ dễ thực hiện hơn nhiều nếu bạn chuẩn bị sẵn các thông tin cần thiết. Hướng dẫn của FinCEN nhấn mạnh tính chính xác, đầy đủ và các tài liệu hỗ trợ dễ đọc.

Thông tin công ty

Chuẩn bị các thông tin sau cho công ty báo cáo:

• Tên pháp lý
• Bất kỳ tên thương mại hoặc tên kinh doanh nào
• Địa chỉ chính tại Hoa Kỳ, nếu có
• Quốc gia hoặc khu vực pháp lý thành lập
• Thông tin đăng ký tại Hoa Kỳ khiến thực thể trở thành công ty báo cáo
• Mã số thuế, nếu có, hoặc mã số thuế nước ngoài kèm theo quốc gia cấp

Thông tin chủ sở hữu hưởng lợi

Đối với từng chủ sở hữu hưởng lợi, cần thu thập:

• Họ và tên đầy đủ theo giấy tờ
• Ngày sinh
• Địa chỉ cư trú hiện tại
• Số định danh duy nhất từ một giấy tờ tùy thân được chấp nhận
• Nơi cấp của giấy tờ tùy thân đó
• Hình ảnh rõ ràng của giấy tờ tùy thân, nếu quy trình nộp yêu cầu

Mã định danh FinCEN tùy chọn

Mã định danh FinCEN là tùy chọn, nhưng có thể giúp việc khai báo đơn giản hơn. Nếu một chủ sở hữu hưởng lợi đã có mã này, công ty báo cáo có thể dùng mã đó thay vì nhập lại toàn bộ thông tin cá nhân ở những chỗ FinCEN cho phép.

Nộp báo cáo BOI như thế nào?

FinCEN chấp nhận báo cáo BOI thông qua Hệ thống nộp điện tử BOI của mình. Tùy theo quy trình, bạn có thể nộp trực tuyến hoặc gửi tệp PDF đã hoàn thiện thông qua hệ thống. FinCEN cũng hỗ trợ truyền tải an toàn giữa các hệ thống qua API cho các tổ chức hoặc nhà cung cấp dịch vụ tự động hóa quy trình.

Không có phí nếu nộp trực tiếp cho FinCEN.

Bước 1: Xác nhận rằng bạn thực sự phải nộp

Bắt đầu bằng câu hỏi về miễn trừ. Đây là điểm mà nhiều lỗi nộp hồ sơ bắt đầu. Nếu thực thể được miễn, đừng nộp chỉ để “cho chắc”. Thay vào đó, hãy ghi lại lý do miễn trừ và lưu hồ sơ đó cùng tài liệu tuân thủ của công ty.

Bước 2: Chọn đúng loại báo cáo

Chọn loại hồ sơ phù hợp với tình huống của bạn. Các loại hồ sơ phổ biến gồm:

• Báo cáo ban đầu
• Sửa lỗi
• Cập nhật

Hãy chọn cẩn thận. Sửa lỗi dùng cho sai sót trong báo cáo đã nộp trước đó. Cập nhật dùng cho thông tin mới hoặc thay đổi.

Bước 3: Nhập thông tin công ty

Nhập thông tin của công ty báo cáo đúng như chúng xuất hiện trong hồ sơ thành lập hoặc đăng ký. Những khác biệt nhỏ cũng có thể tạo ra việc phải theo dõi lại không cần thiết sau này.

Hãy đặc biệt chú ý đến:

• Cách viết tên pháp lý
• Tên DBA hoặc tên thương mại
• Tên khu vực pháp lý
• Số định danh
• Địa chỉ

Bước 4: Thêm thông tin chủ sở hữu hưởng lợi

Nhập thông tin của từng chủ sở hữu hưởng lợi theo yêu cầu trên màn hình nộp hoặc trong hướng dẫn PDF. Nếu một chủ sở hữu hưởng lợi có mã định danh FinCEN, bạn có thể dùng mã đó thay cho một phần thông tin cá nhân.

Nếu báo cáo yêu cầu hình ảnh giấy tờ tùy thân, hãy đảm bảo hình ảnh rõ ràng, dễ đọc và còn hiệu lực.

Hướng dẫn của FinCEN quy định rằng tệp đính kèm không được lớn hơn 4 MB và phải ở định dạng JPG, JPEG, PNG hoặc PDF.

Bước 5: Rà soát mọi trường bắt buộc

FinCEN sẽ không chấp nhận báo cáo BOI nếu còn bỏ trống các trường bắt buộc. Trước khi nộp, hãy kiểm tra lại mọi trường được đánh dấu là bắt buộc trong hệ thống.

Một vài kiểm tra thực tế sẽ rất hữu ích:

• Xác nhận tất cả tên khớp với tài liệu nguồn.
• Kiểm tra định dạng địa chỉ.
• Kiểm tra số ID và quốc gia hoặc cơ quan cấp.
• Đảm bảo bạn đã chọn đúng loại báo cáo.
• Rà soát mọi tệp đính kèm đã tải lên.

Bước 6: Nộp và lưu xác nhận

Sau khi nộp, hãy lưu xác nhận hoặc bản ghi nộp hồ sơ. Giữ nó cùng hồ sơ tuân thủ của công ty. Nếu sau này bạn cần chứng minh đã nộp gì và vào thời điểm nào, xác nhận đó rất quan trọng.

Những lỗi thường gặp cần tránh

Hồ sơ BOI thường khá đơn giản, nhưng những lỗi phổ biến nhất cũng là những lỗi dễ phòng tránh nhất.

• Nộp hồ sơ dù thực thể được miễn.
• Cho rằng mọi công ty tại Hoa Kỳ vẫn phải báo cáo.
• Bỏ trống các trường bắt buộc.
• Nhầm địa chỉ của công ty với địa chỉ cư trú của chủ sở hữu hưởng lợi.
• Tải lên giấy tờ tùy thân khó đọc hoặc vượt dung lượng.
• Quên cập nhật báo cáo sau khi có thay đổi trọng yếu.
• Trả tiền cho một bên ngoài tự xưng là FinCEN.

Điểm cuối cùng cần đặc biệt lưu ý. FinCEN cảnh báo rằng không có phí khi nộp BOI trực tiếp cho cơ quan này. Nếu bạn nhận được tin nhắn không mong muốn yêu cầu thanh toán, yêu cầu nhấp vào liên kết đáng ngờ hoặc quét mã QR đáng ngờ, hãy xem đó là khả năng lừa đảo và xác minh người gửi trước khi cung cấp bất kỳ thông tin nào.

Cách xử lý cập nhật và sửa lỗi

Báo cáo BOI không phải là hồ sơ nộp một lần là xong. Nếu thông tin công ty thay đổi, báo cáo cũng có thể cần thay đổi theo.

Dùng cập nhật khi có thay đổi trọng yếu, chẳng hạn như:

• Địa chỉ của một chủ sở hữu hưởng lợi thay đổi
• Tên công ty thay đổi
• Thông tin sở hữu thay đổi theo cách ảnh hưởng đến báo cáo

Dùng sửa lỗi khi hồ sơ ban đầu có thông tin không chính xác.

Trong cả hai trường hợp, thời hạn đều rất quan trọng. FinCEN thường yêu cầu thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ khi có thay đổi hoặc, với trường hợp sửa lỗi, trong vòng 30 ngày kể từ khi phát hiện sai sót.

Nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên thay đổi cơ cấu sở hữu, mã định danh FinCEN có thể giúp đơn giản hóa việc báo cáo trong tương lai cho các cá nhân liên quan.

Zenind hỗ trợ quy trình này như thế nào

Zenind giúp các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp giữ mọi thứ có tổ chức khi thành lập và duy trì một công ty tại Hoa Kỳ. Điều đó rất quan trọng vì việc tuân thủ sẽ dễ dàng hơn nhiều khi hồ sơ thành lập, tài liệu sở hữu và lịch sử nộp hồ sơ của bạn rõ ràng và dễ truy cập.

Nếu bạn đang khởi động một doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, Zenind có thể giúp bạn giữ quy trình thiết lập công ty có cấu trúc và hỗ trợ quy trình tuân thủ liên tục. Với báo cáo BOI, hãy luôn xác minh quy định hiện hành của FinCEN trước khi nộp, đặc biệt nếu thực thể của bạn được thành lập bên ngoài Hoa Kỳ hoặc nếu cấu trúc doanh nghiệp của bạn đã thay đổi.

Danh sách kiểm tra cuối cùng trước khi nộp

Trước khi nộp bất kỳ thứ gì, hãy xác nhận các mục sau:

• Thực thể của bạn thực sự phải nộp.
• Bạn đã chọn đúng loại hồ sơ.
• Thông tin công ty khớp với hồ sơ thành lập và đăng ký chính thức.
• Thông tin chủ sở hữu hưởng lợi đầy đủ và chính xác.
• Tệp giấy tờ tùy thân đã tải lên rõ ràng và đúng định dạng.
• Bạn đã lưu xác nhận nộp hồ sơ.

Đối với nhiều công ty được thành lập tại Hoa Kỳ, bước tuân thủ quan trọng nhất trong năm 2025 là xác nhận rằng việc nộp BOI không còn bắt buộc nữa. Đối với các công ty báo cáo nước ngoài vẫn thuộc phạm vi điều chỉnh của quy định FinCEN, một hồ sơ cẩn thận và đầy đủ là cách an toàn nhất.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm

Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin và không cấu thành tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán. Luôn xác nhận hướng dẫn hiện hành của FinCEN hoặc tham khảo ý kiến chuyên gia đủ điều kiện để nhận tư vấn phù hợp với từng thực thể cụ thể.