Como preencher um relatório BOI em 2025: guia passo a passo para empresas estrangeiras

O cenário de reporte de beneficial ownership information, ou BOI, mudou de forma relevante em 2025. Em 26 de março de 2025, a FinCEN isentou as entidades criadas nos Estados Unidos da obrigação de apresentar o relatório BOI. Isso significa que a maioria das LLCs e corporações domésticas já não precisa enviar um relatório BOI.

Para muitos proprietários de empresas, essa é a informação mais importante. Guias mais antigos ainda costumam tratar o envio de BOI como uma etapa padrão para toda pequena empresa, mas a orientação atual da FinCEN agora se concentra em uma categoria mais restrita de entidades: empresas estrangeiras que se registram para operar nos Estados Unidos e não se qualificam para uma isenção.

Se você está constituindo ou administrando uma empresa nos EUA, o primeiro passo não é preencher um formulário. É confirmar se a sua entidade realmente tem obrigação de envio de acordo com a regra atual.

Quem ainda precisa enviar um relatório BOI?

De acordo com a estrutura atual da FinCEN, uma reporting company é, em geral, uma entidade estrangeira constituída sob a lei de outro país que se registrou para operar em um estado dos EUA ou em uma jurisdição tribal ao apresentar o documento exigido à secretaria de estado ou a um órgão semelhante.

Você ainda pode precisar enviar um relatório BOI se:

• Sua entidade foi constituída fora dos Estados Unidos.
• Você registrou a entidade para operar em um estado dos EUA ou em uma jurisdição tribal.
• Sua entidade não se qualifica para uma isenção de BOI.
• Você ainda não enviou o relatório BOI exigido para essa entidade.

Em geral, você não precisa enviar se:

• Sua empresa foi criada nos Estados Unidos e agora está isenta pela regra provisória final da FinCEN de março de 2025.
• Sua entidade se qualifica para uma das isenções da FinCEN.
• Você é uma pessoa dos EUA que, de outra forma, seria listada como beneficial owner de uma reporting company estrangeira. A FinCEN agora isenta pessoas dos EUA da obrigação de fornecer BOI para esse fim.

Se houver qualquer dúvida, consulte a orientação da FinCEN antes de enviar. Um envio incorreto desperdiça tempo, e um envio ausente pode criar risco desnecessário de conformidade.

Qual é o prazo do BOI?

O prazo depende de quando a foreign reporting company foi registrada para operar nos Estados Unidos.

• Foreign reporting companies que já estavam registradas antes de 26 de março de 2025 tiveram até 25 de abril de 2025 para enviar.
• Foreign reporting companies que se registram em 26 de março de 2025 ou depois têm 30 dias corridos a partir da notificação de que o registro entrou em vigor para enviar o relatório BOI inicial.

Se as informações da sua empresa mudarem após um envio, a FinCEN geralmente exige um relatório atualizado em até 30 dias da alteração. Se você descobrir que algo estava incorreto, normalmente deve corrigir em até 30 dias após tomar conhecimento do erro ou ter motivo para saber dele.

Quais informações você deve reunir antes de enviar?

Um relatório BOI completo fica muito mais fácil quando você reúne primeiro as informações exigidas. As instruções da FinCEN enfatizam precisão, completude e documentos de apoio legíveis.

Informações da empresa

Prepare o seguinte para a reporting company:

• Nome legal
• Quaisquer nomes fantasia ou DBAs
• Endereço principal nos EUA, se aplicável
• Jurisdição de constituição
• Informações de registro nos EUA que tornaram a entidade uma reporting company
• Número de identificação fiscal, se aplicável, ou um número de identificação fiscal estrangeiro com a jurisdição emissora

Informações do beneficial owner

Para cada beneficial owner, reúna:

• Nome legal completo
• Data de nascimento
• Endereço residencial atual
• Número de identificação exclusivo de um documento de identificação aceito
• Jurisdição emissora desse documento de identificação
• Uma imagem nítida do documento de identificação, se o fluxo de envio solicitar isso

FinCEN identifier opcional

Um FinCEN identifier é opcional, mas pode simplificar o reporte. Se um beneficial owner já tiver um, a reporting company pode conseguir usar esse identificador em vez de inserir novamente todas as informações pessoais, quando a FinCEN permitir.

Como enviar o relatório BOI?

A FinCEN aceita relatórios BOI por meio do seu BOI E-Filing System. Dependendo do fluxo, você pode enviar online ou submeter uma versão em PDF preenchida pelo próprio sistema. A FinCEN também oferece transmissão segura de sistema para sistema por meio de uma API para organizações ou prestadores de serviço que automatizam o processo.

Não há taxa para enviar diretamente à FinCEN.

Etapa 1: confirme se você realmente precisa enviar

Comece pela questão da isenção. É nesse ponto que muitos erros de envio começam. Se a entidade estiver isenta, não envie apenas por precaução. Em vez disso, documente o motivo da isenção e mantenha esse registro com os arquivos de conformidade.

Etapa 2: escolha o tipo de relatório correto

Selecione o tipo de envio que corresponde à sua situação. Os tipos comuns incluem:

• Relatório inicial
• Correção
• Atualização

Escolha com cuidado. Uma correção é para um erro em um relatório já enviado. Uma atualização é para informações novas ou alteradas.

Etapa 3: insira as informações da empresa

Preencha os dados da reporting company exatamente como aparecem nos registros de constituição ou registro. Pequenas inconsistências podem gerar trabalho extra depois.

Preste atenção especial a:

• Ortografia do nome legal
• DBAs ou nomes fantasia
• Nomes de jurisdição
• Números de identificação
• Endereços

Etapa 4: adicione as informações do beneficial owner

Insira os dados de cada beneficial owner conforme exigido pela tela de envio ou pelas instruções do PDF. Se um beneficial owner tiver um FinCEN identifier, você talvez possa usá-lo no lugar de alguns dados pessoais.

Se o relatório exigir a imagem de um documento de identificação, certifique-se de que ela esteja nítida, legível e atual.

As instruções da FinCEN determinam que os anexos devem ter no máximo 4 MB e estar nos formatos JPG, JPEG, PNG ou PDF.

Etapa 5: revise todos os campos obrigatórios

A FinCEN não aceitará um relatório BOI se campos obrigatórios forem deixados em branco. Antes de enviar, revise todos os campos marcados como obrigatórios no sistema.

Algumas checagens práticas ajudam bastante:

• Confirme se todos os nomes correspondem aos documentos de origem.
• Verifique o formato do endereço.
• Confira o número do documento e a jurisdição emissora.
• Certifique-se de que escolheu o tipo de relatório correto.
• Revise todos os anexos enviados.

Etapa 6: envie e salve sua confirmação

Após o envio, salve a confirmação ou o comprovante de envio. Guarde-o com os registros de conformidade da empresa. Se você precisar provar o que foi enviado e quando, essa confirmação será importante.

Erros comuns a evitar

Os envios de BOI costumam ser simples, mas os erros mais comuns também são os mais fáceis de prevenir.

• Enviar mesmo quando a entidade está isenta.
• Acreditar que todas as empresas dos EUA ainda precisam reportar.
• Deixar campos obrigatórios em branco.
• Confundir o endereço da empresa com o endereço residencial de um beneficial owner.
• Enviar documentos de identidade ilegíveis ou com tamanho acima do permitido.
• Esquecer de atualizar o relatório após uma mudança relevante.
• Pagar a um terceiro que afirma ser a FinCEN.

O último item merece atenção especial. A FinCEN alerta que não há taxa para enviar BOI diretamente à agência. Se você receber uma mensagem não solicitada pedindo pagamento, orientando a clicar em um link suspeito ou a escanear um QR code suspeito, trate isso como possível golpe e verifique o remetente antes de compartilhar qualquer informação.

Como lidar com atualizações e correções

Um relatório BOI não é uma entrega única. Se as informações da empresa mudarem, o relatório também pode precisar mudar.

Use uma atualização quando algo relevante mudar, como:

• O endereço de um beneficial owner mudar
• O nome da empresa mudar
• As informações de ownership mudarem de forma que afetem o relatório

Use uma correção quando o envio original estiver incorreto.

Em ambos os casos, o prazo importa. A FinCEN geralmente exige ação em até 30 dias da mudança ou, no caso de correções, em até 30 dias da descoberta do erro.

Se sua empresa esperar mudanças frequentes de ownership, um FinCEN identifier pode ajudar a simplificar futuros reportes para as pessoas envolvidas.

Como a Zenind se encaixa no processo

A Zenind ajuda fundadores e proprietários de empresas a manter a organização ao constituir e manter uma empresa nos EUA. Isso importa porque a conformidade fica muito mais fácil quando seus registros de constituição, documentos de ownership e histórico de envios estão organizados e acessíveis.

Se você estiver abrindo uma empresa nos EUA, a Zenind pode ajudar a manter o processo de estruturação organizado e apoiar seu fluxo contínuo de conformidade. Para relatórios BOI, sempre verifique a regra atual da FinCEN antes de enviar, especialmente se sua entidade foi constituída fora dos Estados Unidos ou se a estrutura da sua empresa mudou.

Lista final antes de enviar

Antes de submeter qualquer coisa, confirme o seguinte:

• Sua entidade realmente precisa enviar.
• Você selecionou o tipo de envio correto.
• Os dados da empresa correspondem aos registros oficiais de constituição e registro.
• As informações do beneficial owner estão completas e corretas.
• Os documentos de identificação enviados estão nítidos e no formato correto.
• Você salvou a confirmação do envio.

Para muitas empresas constituídas nos EUA, a etapa de conformidade mais importante em 2025 é confirmar que o envio de BOI não é mais exigido. Para foreign reporting companies que ainda se enquadram na regra da FinCEN, um envio cuidadoso e completo é o caminho mais seguro.

Aviso legal

Este artigo tem finalidade apenas informativa e não constitui aconselhamento jurídico, fiscal ou contábil. Sempre confirme a orientação atual da FinCEN ou consulte um profissional qualificado para orientações específicas da entidade.