Scutirea de la General Excise Tax din Hawaii pentru organizațiile nonprofit: ce trebuie să știe organizațiile

Sistemul fiscal din Hawaii este diferit de cel al majorității statelor, iar această diferență contează pentru organizațiile nonprofit. Statul nu folosește o taxă clasică pe vânzări cu amănuntul. În schimb, multe activități comerciale sunt supuse General Excise Tax (GET), ceea ce poate lua prin surprindere organizațiile noi și cele în creștere.

Pentru organizațiile nonprofit, întrebarea cheie nu este dacă există statutul de scutire federală de la impozitare. Important este dacă organizația a parcurs procesul separat de scutire din Hawaii și a documentat activitățile care se califică pentru facilități. Dacă organizația dvs. nonprofit activează în Hawaii, acceptă donații, vinde produse, percepe taxe pentru evenimente sau oferă servicii de program, înțelegerea procesului de scutire de la GET poate proteja marjele și reduce riscul de neconformitate.

Hawaii folosește General Excise Tax, nu o taxă tradițională pe vânzări

O greșeală frecventă este presupunerea că scutirea federală de la impozitare a unei organizații nonprofit elimină automat toate obligațiile fiscale la nivel de stat. În Hawaii nu funcționează așa.

Department of Taxation din Hawaii explică faptul că statul nu are o taxă pe vânzări în sensul obișnuit. În schimb, GET se aplică activității comerciale. În termeni practici, aceasta înseamnă că organizațiile trebuie să analizeze cu atenție natura încasărilor, tipul de entitate pe care îl operează și regulile de scutire aplicabile potrivit legislației din Hawaii.

Pentru organizațiile nonprofit, această distincție este importantă deoarece facilitățile GET sunt legate de categorii specifice de organizații și activități. O organizație nonprofit poate fi scutită federal și totuși să fie nevoită să depună o cerere de scutire la nivel de stat înainte de a trata încasările brute ca fiind scutite în scopuri fiscale în Hawaii.

Ce organizații nonprofit pot fi eligibile

Hawaii permite anumitor organizații recunoscute în temeiul Internal Revenue Code și al statutelor relevante din Hawaii să solicite scutirea de la GET. Regulile sunt mai ample decât se așteaptă mulți și pot include organizații încadrate la:

• Secțiunea 501(c)(3), inclusiv organizații caritabile, religioase, științifice și educaționale
• Secțiunea 501(c)(4), inclusiv anumite organizații de bunăstare socială
• Secțiunea 501(c)(5), inclusiv anumite organizații agricole și horticole
• Secțiunea 501(c)(6), inclusiv asociații profesionale și camere de comerț
• Secțiunile 501(c)(8), 501(c)(9) și 501(c)(10) în anumite contexte fraterne
• Secțiunea 501(c)(12), pentru anumite companii de apă potabilă

Instrucțiunile din Hawaii recunosc și anumite capitole, filiale locale, unități și alte organizații subordonate. Asta înseamnă că o filială locală s-ar putea să nu fie acoperită automat doar pentru că organizația națională sau centrală are statut de scutire fiscală.

Dacă organizația dvs. face parte dintr-o rețea mai mare, confirmați dacă scutirea în Hawaii trebuie depusă de organizația centrală, de unitatea subordonată sau de ambele.

Scutirea federală nu este suficientă

Primirea unei scrisori de determinare de la IRS este un pas important, dar nu este linia de sosire.

Statutul de scutire federală se aplică impozitului federal pe venit și, în unele cazuri, altor obligații federale. Scutirea fiscală la nivel de stat este separată. Hawaii solicită o cerere distinctă pentru scutirea de la GET, iar analiza statului se concentrează pe structura organizației, scopul acesteia și activitatea desfășurată în Hawaii.

Asta înseamnă că o organizație nonprofit nu ar trebui să presupună că poate începe să trateze toate încasările ca fiind scutite doar pentru că IRS a aprobat deja organizația. Scutirea din Hawaii trebuie să fie în vigoare înainte, iar data de intrare în vigoare contează.

Cum se solicită scutirea de la GET în Hawaii

Department of Taxation folosește Form G-6 ca fișă informativă pentru solicitările de scutire, însă cererea propriu-zisă se depune electronic prin Hawaii Tax Online.

Un proces practic de depunere arată astfel:

1. Confirmați că organizația are o categorie de scutire federală activă sau în curs de aprobare, care se încadrează în regulile din Hawaii.
2. Adunați actele constitutive, scrisoarea de determinare de la IRS sau scrisoarea de scutire de grup și o descriere clară a activităților organizației în Hawaii.
3. Folosiți formularul G-6 pentru a organiza informațiile necesare înainte de a introduce cererea online.
4. Depuneți electronic prin Hawaii Tax Online.
5. Răspundeți prompt dacă departamentul solicită clarificări sau documente suplimentare.

Instrucțiunile statului menționează, de asemenea, că Form G-6 nu mai este acceptat prin poștă sau direct la ghișeu. Cu alte cuvinte, procesul se desfășoară doar online.

Ce informații ar trebui să pregătiți înainte de depunere

O cerere completă este mai ușor de analizat și are șanse mai mici să fie întârziată. Înainte de depunere, pregătiți următoarele:

• Codul federal de identificare fiscală al angajatorului
• Denumirea legală exactă a organizației
• Adresa poștală și informațiile despre locația din Hawaii
• Numele, funcția, numărul de telefon și adresa de email ale persoanei de contact principale
• Data la care organizația a fost înființată legal
• Data la care a început activitatea în Hawaii
• Statul sau țara de înființare
• Actele constitutive și orice modificări, dacă există
• Scrisoarea de determinare de la IRS sau scrisoarea de scutire de grup, dacă este cazul
• O explicație clară, în limbaj simplu, a scopului organizației
• O descriere a activităților efective desfășurate în Hawaii, nu doar copierea clauzei de scop
• Informații despre sfârșitul exercițiului contabil

Pentru organizațiile subordonate, confirmați și dacă unitatea este inclusă într-o scutire de grup a unei organizații centrale sau dacă trebuie să depună separat.

Când devine efectivă scutirea

Momentul depunerii este una dintre cele mai importante părți ale procesului.

Instrucțiunile din Hawaii oferă date de intrare în vigoare favorabile pentru organizațiile care depun devreme:

• O organizație din Hawaii care depune în termen de trei luni de la înființare și a cărei cerere este aprobată poate primi o dată de intrare în vigoare legată de data înființării.
• O organizație din afara statului care depune în primele trei luni după începerea activității în Hawaii și a cărei cerere este aprobată poate primi o dată de intrare în vigoare legată de începutul activității în Hawaii.
• Dacă niciuna dintre aceste reguli de timp nu se aplică, scutirea devine, în general, efectivă la data depunerii cererii.

Această regulă privind momentul are un impact real asupra fluxului de numerar. Încasările obținute înainte de data de intrare în vigoare nu sunt acoperite de scutire și pot rămâne supuse GET. Pentru organizațiile care lansează un program, încep strângerea de fonduri sau vând produse promoționale înainte de depunere, aceste încasări pot crea o expunere fiscală evitabilă.

De ce contează depunerea timpurie

Multe organizații nonprofit așteaptă până când operațiunile sunt deja în desfășurare înainte să se gândească la înregistrarea fiscală la nivel de stat. Această întârziere poate crea trei probleme:

• Încasări impozabile se pot acumula înainte ca scutirea să înceapă
• Evidența contabilă devine mai greu de gestionat deoarece activitatea impozabilă și cea scutită se suprapun
• Organizația poate fi nevoită să explice activitatea din perioadele anterioare către Department of Taxation

Depunerea timpurie este cea mai simplă modalitate de a evita aceste probleme. Dacă organizația dvs. nonprofit este acum în curs de înființare, includeți scutirea de la GET în lista de verificare pentru lansare, nu într-un pas de corectare ulterioară.

După aprobare: ce urmează

Aprobarea este importantă, dar nu elimină toate obligațiile de conformitate.

Organizația dvs. nonprofit ar trebui în continuare să:

• Păstreze copii ale notificării de aprobare și ale documentelor justificative
• Monitorizeze ce surse de venit sunt scutite și care nu sunt
• Separa veniturile din programe, încasările din strângeri de fonduri, vânzările cu amănuntul și activitatea economică nespecifică misiunii
• Actualizeze statul atunci când structura sau activitatea organizației se schimbă
• Continue depunerea oricăror declarații cerute pentru activitatea impozabilă
• Mențină evidențe contabile precise care susțin solicitările de scutire

O organizație nonprofit poate fi scutită pentru anumite încasări și impozabilă pentru altele. O contabilitate bună este ceea ce face această distincție justificabilă.

Greșeli frecvente de evitat

Cele mai frecvente erori sunt simple, dar costisitoare:

• Presupunerea că recunoașterea de către IRS oferă automat scutire în Hawaii
• Amânarea depunerii prea mult timp
• Omiterea filialelor sau unităților locale subordonate
• Copierea unei declarații de misiune în locul descrierii activității reale din Hawaii
• Tratarea tuturor încasărilor ca fiind scutite fără analiza fiecărei surse de venit
• Ignorarea posibilității ca o parte dintre activități să necesite în continuare raportare GET

O cerere atent pregătită și o evidență contabilă clară vor economisi timp mai târziu.

Cum poate ajuta Zenind

Dacă înființați o corporație nonprofit în Hawaii sau înregistrați o organizație existentă pentru a activa în stat, Zenind vă poate ajuta să rămâneți organizat în etapa de înființare și conformitate.

Acest sprijin contează deoarece scutirea de la GET este mai ușor de gestionat atunci când evidențele entității sunt deja clare. Zenind poate ajuta cu tipul de muncă de bază care face depunerile fiscale mai simple ulterior, inclusiv sprijin pentru înființarea entității, coordonarea EIN și urmărirea conformității pentru organizații noi și în expansiune.

Pentru organizațiile nonprofit, cel mai bun moment pentru a construi această structură este înainte de prima tranzacție în Hawaii.

Listă finală de verificare pentru scutirea fiscală a organizațiilor nonprofit din Hawaii

Înainte să vă bazați pe o scutire GET din Hawaii, confirmați că aveți:

• Categoria corectă de scutire federală
• O cerere electronică completă pentru Hawaii
• Documentele organizaționale justificative
• O documentare clară a activităților din Hawaii
• Un calendar care păstrează cea mai favorabilă dată de intrare în vigoare
• Un sistem de urmărire a încasărilor impozabile și scutite

Dacă organizația dvs. nonprofit se lansează în Hawaii, se extinde în stat sau își corectează o poziție de depunere existentă, procesul de scutire de la GET ar trebui tratat ca o etapă esențială de conformitate, nu ca un adaos opțional.

Cu cât depuneți mai devreme, cu atât este mai ușor să protejați încasările eligibile și să vă păstrați organizația concentrată pe misiunea sa.