Освобождаване от общия акцизен данък на Хавай за нестопански организации: какво трябва да знаят организациите

Данъчната система на Хавай се различава от тази в повечето щати, а тази разлика е важна за нестопанските организации. Щатът не използва стандартен данък върху продажбите на дребно. Вместо това много стопански дейности подлежат на общия акцизен данък (General Excise Tax, GET), което може да изненада нови и разрастващи се организации.

За нестопанските организации ключовият въпрос не е дали съществува федерален статут на освободена от данъци организация. Важното е дали организацията е завършила отделната процедура за освобождаване в Хавай и е документирала дейностите, които отговарят на условията за облекчение. Ако вашата нестопанска организация оперира в Хавай, приема дарения, продава стоки, начислява такси за събития или предоставя програмни услуги, разбирането на процеса за освобождаване от GET може да защити маржовете и да намали риска от несъответствие.

Хавай използва общия акцизен данък, а не традиционен данък върху продажбите

Често срещана грешка е да се предполага, че федералното освобождаване от данъци на една нестопанска организация автоматично премахва всички щатски данъчни задължения. В Хавай това не е така.

Данъчният департамент на Хавай обяснява, че щатът няма данък върху продажбите в обичайния смисъл. Вместо това GET се налага върху стопанска дейност. На практика това означава, че организациите трябва внимателно да преценят естеството на постъпленията си, вида на юридическото лице, което управляват, и правилата за освобождаване, приложими по законодателството на Хавай.

За нестопанските организации това разграничение е важно, защото облекчението по GET е обвързано с конкретни категории организации и дейности. Една нестопанска организация може да е освободена от федерални данъци, но все пак да трябва да подаде заявление за щатско освобождаване, преди да третира брутните си приходи като освободени за целите на Хавай.

Кои нестопански организации могат да отговарят на условията

Хавай допуска определени организации, признати по Internal Revenue Code и съответните закони на Хавай, да кандидатстват за освобождаване от GET. Правилата са по-широки, отколкото много хора очакват, и могат да включват организации, описани в:

• Section 501(c)(3), включително благотворителни, религиозни, научни и образователни организации
• Section 501(c)(4), включително определени организации за обществено благосъстояние
• Section 501(c)(5), включително определени селскостопански и градинарски организации
• Section 501(c)(6), включително търговски сдружения и камари на търговията
• Section 501(c)(8), 501(c)(9) и 501(c)(10) в определени братски контексти
• Section 501(c)(12), за определени водоснабдителни дружества за питейна вода

Инструкциите на Хавай също признават определени глави, местни подразделения, звена и други подчинени организации. Това означава, че местен клон не е автоматично обхванат само защото националната или централната организация има статут на освободена от данъци.

Ако вашата организация е част от по-голяма мрежа, потвърдете дали заявлението за освобождаване в Хавай трябва да бъде подадено от централната организация, от подчиненото звено или и от двете.

Федералното освобождаване не е достатъчно

Получаването на писмо за определяне от IRS е важна стъпка, но не е финалът.

Федералният статут на освободена от данъци организация се отнася до федералния данък върху доходите и в някои случаи до други федерални задължения. Щатското освобождаване е отделно. Хавай изисква отделно заявление за освобождаване от GET, а щатската проверка се фокусира върху структурата, целта и дейността на организацията в Хавай.

Това означава, че една нестопанска организация не бива да предполага, че може да започне да третира всички приходи като освободени само защото IRS вече е одобрил организацията. Освобождаването в Хавай трябва да е в сила първо, а датата на влизане в сила е от значение.

Как да кандидатствате за освобождаване от GET в Хавай

Данъчният департамент използва Form G-6 като информационен работен лист за заявленията за освобождаване, но самото заявление се подава по електронен път чрез Hawaii Tax Online.

Практическият процес на подаване изглежда така:

1. Потвърдете, че организацията има активна или очаквана федерална категория на освобождаване, която отговаря на правилата на Хавай.
2. Съберете учредителните документи, писмото за определяне от IRS или груповото писмо за освобождаване и ясно описание на дейностите на организацията в Хавай.
3. Използвайте работния лист G-6, за да подредите необходимата информация преди подаването онлайн.
4. Подайте електронно чрез Hawaii Tax Online.
5. Отговаряйте своевременно, ако департаментът поиска разяснения или допълнителни документи.

Инструкциите на щата също посочват, че Form G-6 вече не се приема по поща или на място. С други думи, процесът е само онлайн.

Каква информация трябва да подготвите преди подаване

Пълното заявление се разглежда по-лесно и е по-малко вероятно да се забави. Преди да подадете, съберете следното:

• Федерален идентификационен номер на работодател
• Точното юридическо име на организацията
• Пощенски адрес и информация за местоположението в Хавай
• Име, длъжност, телефонен номер и имейл на основното лице за контакт
• Дата на законното учредяване на организацията
• Дата, на която е започнала дейност в Хавай
• Щат или държава на учредяване
• Учредителни документи и изменения, ако има такива
• Писмо за определяне от IRS или групово писмо за освобождаване, ако е приложимо
• Ясно описание на целта на организацията на разбираем език
• Описание на реалните дейности в Хавай, а не само копирана клауза за цел
• Информация за края на счетоводната година

За подчинени организации потвърдете също дали звеното е включено в групово освобождаване на централна организация или трябва да кандидатства отделно.

Кога освобождаването влиза в сила

Времето е една от най-важните части на процеса.

Инструкциите на Хавай предвиждат благоприятни дати на влизане в сила за организации, които подадат рано:

• Организация в Хавай, която подаде заявление в рамките на три месеца от законното учредяване и чието заявление бъде одобрено, може да получи дата на влизане в сила, свързана с датата на учредяване.
• Организация извън Хавай, която подаде заявление в рамките на първите три месеца след започване на дейност в Хавай и чието заявление бъде одобрено, може да получи дата на влизане в сила, свързана с началото на дейността в Хавай.
• Ако нито едно от тези правила за срок не се прилага, освобождаването обикновено влиза в сила на датата на подаване на заявлението.

Това правило за срока има реално влияние върху паричните потоци. Приходите, получени преди датата на влизане в сила, не са обхванати от освобождаването и може да останат подлежащи на GET. За организации, които откриват програма, стартират набиране на средства или започват продажба на стоки преди подаването, тези приходи могат да създадат избегаем данъчен риск.

Защо е важно да подадете рано

Много нестопански организации чакат, докато операциите вече са започнали, преди да се замислят за щатска данъчна регистрация. Това забавяне може да създаде три проблема:

• Облагаеми приходи могат да се натрупат преди началото на освобождаването
• Счетоводството става по-трудно, защото облагаемата и освободената дейност се припокриват
• Организацията може да се наложи да обяснява предходни периоди на Данъчния департамент

Ранното подаване е най-чистият начин да се избегнат тези проблеми. Ако вашата нестопанска организация тепърва се учредява, включете освобождаването от GET в стартовия си контролен списък, а не като задача за по-късно.

След одобрението: какво да правите след това

Одобрението е важно, но не премахва всички задължения за съответствие.

Вашата нестопанска организация трябва да продължи да:

• Пази копия от уведомлението за одобрение и подкрепящите документи
• Проследява кои източници на приходи са освободени и кои не са
• Разграничава програмни приходи, средства от набиране на средства, приходи от продажби на дребно и несвързана стопанска дейност
• Актуализира щата при промени в структурата или дейността на организацията
• Продължава да подава всички изискуеми декларации за облагаема дейност
• Поддържа точни счетоводни записи, които подкрепят претенциите за освобождаване

Една нестопанска организация може да бъде освободена за някои приходи и облагаема за други. Добрата счетоводна отчетност е това, което прави това разграничение защитимо.

Често срещани грешки, които да избягвате

Най-честите грешки са прости, но скъпи:

• Да се предполага, че признанието от IRS автоматично предоставя освобождаване в Хавай
• Да се чака твърде дълго с подаването
• Да се забрави да се включат подчинени глави или местни звена
• Да се копира мисията вместо да се опишат реалните дейности в Хавай
• Да се третират всички приходи като освободени без преглед на всеки източник на приходи
• Да се игнорира възможността някои дейности все пак да изискват отчетност по GET

Внимателното заявление и чистото счетоводство ще спестят време по-късно.

Как Zenind може да помогне

Ако учредявате нестопанска корпорация в Хавай или регистрирате съществуваща организация да оперира в щата, Zenind може да ви помогне да останете организирани на етапите на учредяване и съответствие.

Тази подкрепа е важна, защото освобождаването от GET е по-лесно, когато корпоративните ви документи вече са изрядни. Zenind може да помогне с основната работа, която прави данъчните заявления по-лесни по-късно, включително подкрепа при учредяване на юридическо лице, координация на EIN и проследяване на съответствието за нови и разрастващи се организации.

За нестопанските организации най-добрият момент да изградят тази структура е преди да бъде извършена първата транзакция в Хавай.

Финален контролен списък за данъчно освобождаване на нестопанска организация в Хавай

Преди да разчитате на освобождаване от GET в Хавай, потвърдете, че имате:

• Правилната федерална категория на освобождаване
• Попълнено електронно заявление за Хавай
• Подкрепящи организационни документи
• Ясна документация за дейностите в Хавай
• График, който запазва най-благоприятната дата на влизане в сила
• Система за проследяване на облагаемите и освободените приходи

Ако вашата нестопанска организация стартира в Хавай, разширява се в щата или коригира съществуваща данъчна позиция, процесът за освобождаване от GET трябва да се третира като основна стъпка по съответствие, а не като незадължително допълнение.

Колкото по-рано подадете, толкова по-лесно е да защитите квалифициращите приходи и да запазите организацията си фокусирана върху мисията си.