Havaijin yleisen valmisteveron vapautus voittoa tavoittelemattomille: mitä organisaatioiden on hyvä tietää

Havaijin verojärjestelmä eroaa useimmista osavaltioista, ja tällä erolla on merkitystä voittoa tavoittelemattomille organisaatioille. Osavaltio ei käytä tavanomaista vähittäismyyntiä koskevaa myyntiveroa. Sen sijaan moniin liiketoimiin sovelletaan General Excise Taxia (GET), joka voi yllättää uudet ja kasvavat organisaatiot.

Voittoa tavoittelemattomille keskeinen kysymys ei ole se, onko niillä liittovaltion verovapaus. Oleellisempaa on, onko organisaatio suorittanut Havaijin erillisen vapautusprosessin ja dokumentoinut toiminnan, joka oikeuttaa helpotukseen. Jos voittoa tavoittelematon organisaatiosi toimii Havaijilla, vastaanottaa lahjoituksia, myy tuotteita, veloittaa tapahtumamaksuja tai tarjoaa ohjelmapalveluja, GET-vapautusprosessin ymmärtäminen voi suojata katteita ja vähentää vaatimustenmukaisuusriskiä.

Havaijilla käytetään General Excise Taxia, ei perinteistä myyntiveroa

Yleinen virhe on olettaa, että voittoa tavoittelemattoman liittovaltion verovapaus poistaa automaattisesti kaikki osavaltiotason veroihin liittyvät velvoitteet. Havaijilla asia ei toimi näin.

Havaijin veroviranomainen selittää, että osavaltiossa ei ole myyntiveroa tavanomaisessa merkityksessä. Sen sijaan GET kohdistuu liiketoimintaan. Käytännössä tämä tarkoittaa, että organisaatioiden on tarkasteltava huolellisesti tulojen luonnetta, harjoitettavan toiminnan tyyppiä ja Havaijin lainsäädännön mukaisia vapautussääntöjä.

Voittoa tavoittelemattomille tämä ero on tärkeä, koska GET-helpotus liittyy tiettyihin organisaatiokategorioihin ja toimintoihin. Organisaatio voi olla liittovaltion verotuksessa vapautettu, mutta sen on silti ehkä haettava osavaltion vapautusta ennen kuin se voi käsitellä bruttotuloja Havaijin kannalta vapautettuina.

Mitkä voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat olla kelpoisia

Havaiji sallii tietyille Internal Revenue Coden ja sitä täydentävien Havaijin säännösten mukaisille organisaatioille mahdollisuuden hakea GET-vapautusta. Säännöt ovat laajempia kuin moni odottaa, ja niihin voivat kuulua organisaatiot, jotka on kuvattu seuraavissa pykälissä:

• Section 501(c)(3), mukaan lukien hyväntekeväisyys-, uskonnolliset, tieteelliset ja koulutukselliset organisaatiot
• Section 501(c)(4), mukaan lukien tietyt yhteiskunnallisen hyvinvoinnin organisaatiot
• Section 501(c)(5), mukaan lukien tietyt maatalous- ja puutarha-alan organisaatiot
• Section 501(c)(6), mukaan lukien elinkeinoelämän yhdistykset ja kauppakamarit
• Section 501(c)(8), 501(c)(9) ja 501(c)(10) tietyissä veljeskunnallisissa yhteyksissä
• Section 501(c)(12), tietyille juomavesiyhtiöille

Havaijin ohjeet tunnistavat myös tietyt osastot, paikallisosastot, yksiköt ja muut aliorganisaatiot. Tämä tarkoittaa, että paikallinen toimipiste ei välttämättä kuulu automaattisesti piiriin vain siksi, että kansallinen tai keskusorganisaatio on verovapaa.

Jos organisaatiosi kuuluu laajempaan verkostoon, varmista, tuleeko Havaijin vapautushakemus tehdä keskusorganisaation, alayksikön vai molempien toimesta.

Liittovaltion verovapaus ei riitä

IRS:n myöntämä päätöskirje on tärkeä vaihe, mutta se ei ole loppupiste.

Liittovaltion verovapaus koskee liittovaltion tuloveroa ja joissakin tapauksissa muita liittovaltion velvoitteita. Osavaltion verovapaus on erillinen asia. Havaiji edellyttää omaa GET-vapautushakemusta, ja osavaltion arvio keskittyy organisaation rakenteeseen, tarkoitukseen ja toimintaan Havaijilla.

Tämä tarkoittaa, että voittoa tavoittelematon organisaatio ei saisi olettaa voivansa alkaa kohdella kaikkia tuloja vapautettuina vain siksi, että IRS on jo hyväksynyt organisaation. Havaijin vapautuksen on oltava voimassa ensin, ja voimaantulopäivällä on merkitystä.

Miten hakea Havaijin GET-vapautusta

Veroviranomainen käyttää Form G-6 -lomaketta vapautushakemuksen tietojen kokoamiseen, mutta varsinainen hakemus jätetään sähköisesti Hawaii Tax Onlinen kautta.

Käytännön hakuprosessi näyttää tältä:

1. Varmista, että organisaatiolla on voimassa oleva tai vireillä oleva liittovaltion vapautusluokka, joka täyttää Havaijin säännöt.
2. Kokoa perustamisasiakirjat, IRS:n päätöskirje tai group exemption letter sekä selkeä kuvaus organisaation toiminnasta Havaijilla.
3. Käytä G-6-työarkkia tarvittavien tietojen jäsentämiseen ennen verkkohakemuksen täyttämistä.
4. Jätä hakemus sähköisesti Hawaii Tax Onlinen kautta.
5. Vastaa viipymättä, jos viranomainen pyytää tarkennuksia tai lisäasiakirjoja.

Osavaltion ohjeiden mukaan Form G-6 -lomaketta ei enää hyväksytä postitse tai henkilökohtaisesti. Toisin sanoen prosessi on vain verkossa.

Mitä kannattaa valmistella ennen hakemuksen jättämistä

Täydellinen hakemus on helpompi käsitellä, eikä sen käsittely todennäköisesti viivästy. Ennen hakemuksen jättämistä kokoa seuraavat tiedot:

• Liittovaltion työnantajan tunnistenumero
• Organisaation tarkka oikeudellinen nimi
• Postiosoite ja Havaijin toimipaikkatiedot
• Pääyhteyshenkilön nimi, tehtävänimike, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Päivämäärä, jolloin organisaatio perustettiin laillisesti
• Päivämäärä, jolloin toiminta Havaijilla alkoi
• Perustamisvaltio tai -maa
• Perustamisasiakirjat ja mahdolliset muutokset
• IRS:n päätöskirje tai group exemption letter, jos sovellettavissa
• Selkokielinen kuvaus organisaation tarkoituksesta
• Kuvaus todellisesta toiminnasta Havaijilla, ei pelkkä kopioitu tarkoituslauseke
• Tilikauden päättymispäivä

Aliorganisaatioiden osalta varmista myös, kuuluuko yksikkö keskusorganisaation ryhmävapautuksen piiriin vai onko sen haettava erikseen.

Milloin vapautus tulee voimaan

Ajoitus on yksi prosessin tärkeimmistä osista.

Havaijin ohjeet tarjoavat suotuisia voimaantulopäiviä organisaatioille, jotka hakevat ajoissa:

• Havaijilla perustettu organisaatio, joka hakee kolmen kuukauden kuluessa laillisesta perustamisesta ja jonka hakemus hyväksytään, voi saada voimaantulopäivän, joka sidotaan perustamispäivään.
• Osavaltion ulkopuolinen organisaatio, joka hakee kolmen ensimmäisen kuukauden aikana sen jälkeen, kun toiminta Havaijilla on alkanut, ja jonka hakemus hyväksytään, voi saada voimaantulopäivän, joka sidotaan Havaijin toiminnan aloituspäivään.
• Jos kumpikaan näistä aikarajasäännöistä ei täyty, vapautus tulee yleensä voimaan hakemuksen jättöpäivästä.

Tällä ajoituksella on todellinen vaikutus kassavirtaan. Ennen voimaantulopäivää saadut tulot eivät kuulu vapautuksen piiriin, ja niihin voi edelleen kohdistua GET. Organisaatioille, jotka avaavat ohjelman, käynnistävät varainhankinnan tai alkavat myydä tuotteita ennen hakemuksen jättämistä, nämä tulot voivat aiheuttaa vältettävissä olevaa veroriskiä.

Miksi hakeminen ajoissa on tärkeää

Monet voittoa tavoittelemattomat organisaatiot odottavat, että toiminta on jo käynnissä, ennen kuin ne ryhtyvät miettimään osavaltion verorekisteröintiä. Tämä viive voi aiheuttaa kolme ongelmaa:

• Veronalaisia tuloja voi kertyä ennen vapautuksen alkamista
• Kirjanpito vaikeutuu, koska verollinen ja vapautettu toiminta menevät päällekkäin
• Organisaation voi olla tarpeen selittää aiemman jakson toiminta veroviranomaiselle

Ajoissa hakeminen on selkein tapa välttää nämä ongelmat. Jos organisaatiosi on nyt perustamisvaiheessa, lisää GET-vapautus käynnistyslistalle äläkä jätä sitä myöhemmäksi korjaustoimeksi.

Mitä tehdä hyväksynnän jälkeen

Hyväksyntä on tärkeä, mutta se ei poista kaikkia vaatimustenmukaisuuteen liittyviä tehtäviä.

Voittoa tavoittelemattoman organisaation tulisi edelleen:

• Säilyttää kopiot hyväksyntäpäätöksestä ja tukevista asiakirjoista
• Seurata, mitkä tulolähteet ovat vapautettuja ja mitkä eivät
• Erottaa ohjelmatuotot, varainhankinnan tulot, vähittäismyynti ja liiketoimintaan kuulumaton toiminta
• Päivittää osavaltiolle, jos organisaation rakenne tai toiminta muuttuu
• Jatkaa kaikkien tarvittavien ilmoitusten jättämistä veronalaisesta toiminnasta
• Pitää kirjanpito ajan tasalla vapautusvaatimusten tueksi

Voittoa tavoittelematon organisaatio voi olla vapautettu joistakin tuloista ja silti veronalainen toisten osalta. Hyvä kirjanpito tekee tästä erosta puolustettavan.

Yleisimmät virheet, joita kannattaa välttää

Useimmat virheet ovat yksinkertaisia, mutta kalliita:

• Oletetaan, että IRS:n hyväksyntä tuo automaattisesti Havaijin vapautuksen
• Viivytellään hakemuksen jättämisessä liian pitkään
• Unohdetaan sisällyttää aloitusosastot tai paikallisyksiköt
• Kopioidaan missiolauseke todellisen Havaijin toiminnan kuvauksen sijaan
• Käsitellään kaikkia tuloja vapautettuina ilman, että jokainen tulolähde arvioidaan erikseen
• Sivuutetaan mahdollisuus, että jokin toiminta edellyttää edelleen GET-raportointia

Huolellinen hakemus ja selkeä kirjanpito säästävät aikaa myöhemmin.

Miten Zenind voi auttaa

Jos perustat voittoa tavoittelematonta yhtiötä Havaijille tai rekisteröit jo olemassa olevan organisaation toimimaan osavaltiossa, Zenind voi auttaa sinua pysymään järjestyksessä perustamis- ja vaatimustenmukaisuusvaiheessa.

Tämä tuki on tärkeä, koska GET-vapautus on helpompi hoitaa, kun yhtiön perustiedot ovat jo kunnossa. Zenind voi auttaa sellaisessa perustyössä, joka tekee verotukseen liittyvistä hakemuksista myöhemmin selkeämpiä, mukaan lukien organisaation perustamistuki, EIN-koordinaatio ja uusien sekä kasvavien organisaatioiden vaatimustenmukaisuuden seuranta.

Voittoa tavoittelemattomille paras hetki rakentaa tämä pohja on ennen ensimmäistä Havaijin transaktiota.

Lopullinen tarkistuslista Havaijin voittoa tavoittelemattomien verovapautta varten

Ennen kuin nojaat Havaijin GET-vapautukseen, varmista, että sinulla on:

• Oikea liittovaltion vapautusluokka
• Täytetty sähköinen Havaijin hakemus
• Organisaation tukevat asiakirjat
• Selkeä dokumentaatio Havaijin toiminnasta
• Aikataulu, joka säilyttää edullisimman voimaantulopäivän
• Järjestelmä verollisten ja vapautettujen tulojen seurantaan

Jos voittoa tavoittelematon organisaatiosi on käynnistymässä Havaijilla, laajentumassa osavaltioon tai korjaamassa olemassa olevaa hakutilannettaan, GET-vapautusprosessi kannattaa käsitellä keskeisenä vaatimustenmukaisuustoimena, ei valinnaisena lisänä.

Mitä aiemmin haet, sitä helpompi on suojata kelpoisuusehdot täyttävät tulot ja pitää organisaatio keskittyneenä sen tehtävään.