Cum să obții un număr ITIN în 2026: Ghid pas cu pas pentru contribuabilii care nu sunt din SUA

Dacă trebuie să depui o obligație fiscală federală din SUA sau să o susții, dar nu ești eligibil pentru un Număr de Asigurări Sociale (Social Security Number, SSN), s-ar putea să ai nevoie de un Număr Individual de Identificare Fiscală (Individual Taxpayer Identification Number, ITIN). Pentru cetățenii străini, nerezidenții și anumite persoane aflate în întreținere sau soți, ITIN-ul este adesea puntea care face posibilă raportarea fiscală în SUA.

Acest ghid explică ce este un ITIN, cine are nevoie de unul, cum să aplici, ce documente să pregătești și cum să eviți greșelile frecvente care întârzie procesarea.

Ce este un ITIN?

ITIN-ul este un număr de procesare fiscală format din nouă cifre, emis de IRS exclusiv în scopuri fiscale federale. Este destinat persoanelor care au nevoie de un număr de identificare fiscală din SUA, dar nu sunt eligibile pentru un SSN.

Un ITIN:

• Este utilizat numai în sistemul fiscal federal
• Nu autorizează angajarea în Statele Unite
• Nu modifică statutul de imigrare
• Nu oferă beneficii de Social Security și nici eligibilitate pentru credite fiscale care necesită un SSN
• Nu servește drept identificare generală în afara depunerii declarațiilor fiscale

Deoarece este limitat la administrarea fiscală, un ITIN trebuie înțeles ca un număr de conformitate, nu ca permis de muncă sau beneficiu de imigrare.

Cine are nevoie de un ITIN?

S-ar putea să ai nevoie de un ITIN dacă ai un scop fiscal federal valid și nu poți obține un SSN. Exemple frecvente includ:

• O persoană străină care trebuie să depună o declarație fiscală în SUA
• Un nerezident care trebuie să raporteze venituri din surse din SUA
• Un soț inclus într-o declarație comună și care nu este eligibil pentru un SSN
• O persoană aflată în întreținere care trebuie menționată într-o declarație fiscală din SUA, dar nu poate primi un SSN
• O persoană care solicită un beneficiu fiscal sau o poziție de raportare legată de tratat și care necesită un număr de identificare fiscală

Pentru proprietarii de afaceri, un ITIN poate fi relevant atunci când un proprietar sau soț are obligații de depunere fiscală în SUA legate de activitatea comercială. ITIN-ul este separat de EIN-ul afacerii, iar cele două numere au scopuri diferite.

Cine nu are nevoie de un ITIN?

De obicei nu ai nevoie de un ITIN dacă:

• Ești eligibil pentru un SSN
• Nu ai un scop de depunere fiscală federală în SUA
• Ai deja numărul fiscal cerut pentru depunerea respectivă
• Cauți un ITIN doar pentru identificare generală sau pentru comoditate bancară

Dacă devii ulterior eligibil pentru un SSN, ar trebui să notifici IRS și să încetezi folosirea ITIN-ului la depunere, atunci când este cazul.

ITIN vs. SSN vs. EIN

Mulți solicitanți confundă aceste numere, așa că este util să le separăm clar.

SSN

Un Număr de Asigurări Sociale este emis de Social Security Administration și este, în general, disponibil cetățenilor americani, rezidenților permanenți și anumitor lucrători autorizați.

ITIN

Un ITIN este emis de IRS pentru persoanele care au nevoie de un număr fiscal federal, dar nu se califică pentru un SSN.

EIN

Un Număr de Identificare a Angajatorului este folosit pentru a identifica o entitate comercială, cum ar fi un LLC sau o corporație. Nu este un număr fiscal personal și nu înlocuiește un ITIN.

Dacă înființezi o companie în SUA, s-ar putea să ai nevoie de un EIN pentru afacere și de un ITIN pentru o persoană care are o cerință separată de depunere fiscală individuală.

Cum să obții un ITIN

Principala modalitate de a obține un ITIN este să depui Formularul W-7 la IRS. În multe cazuri, cererea trebuie susținută de o declarație fiscală federală, deși există și excepții.

Pasul 1: Confirmă că te califici

Înainte să aplici, asigură-te că ai cu adevărat nevoie de un ITIN. IRS se așteaptă ca solicitanții să demonstreze un scop fiscal federal. De obicei, asta înseamnă că există o obligație de depunere, o declarație de trimis sau alt motiv permis legat de taxe.

Pasul 2: Completează Formularul W-7

Formularul W-7 este cererea pentru un ITIN. Trebuie completat cu atenție și trebuie să te asiguri că numele, adresa poștală, data nașterii, informațiile despre statutul străin și motivul cererii sunt consecvente în toate documentele.

O mică neconcordanță între pașaport, declarație și Formularul W-7 poate întârzia procesul.

Pasul 3: Adună documentele justificative

IRS solicită documente care dovedesc atât identitatea, cât și statutul de persoană străină. Un pașaport valabil este adesea cel mai simplu document, deoarece poate satisface singur ambele cerințe. Dacă nu trimiți un pașaport, s-ar putea să ai nevoie de o combinație de alte documente aprobate.

Sfaturi utile de pregătire:

• Asigură-te că documentele sunt valabile și lizibile
• Folosește copii certificate atunci când IRS le acceptă
• Verifică de două ori ortografia, transliterarea și datele
• Păstrează o copie completă a tot ce trimiți

Pasul 4: Atașează declarația fiscală cerută sau documentele pentru excepție

Dacă cererea pentru ITIN este legată de o declarație fiscală federală, atașează declarația la Formularul W-7, cu excepția cazului în care te califici pentru o excepție.

Dacă soliciți o excepție, include documentația justificativă cerută de IRS pentru acea categorie de excepție.

Pasul 5: Trimite cererea

În general, poți depune o cerere ITIN prin poștă sau personal, prin canale aprobate de IRS. Unii solicitanți folosesc și un Certified Acceptance Agent al IRS sau un Taxpayer Assistance Center al IRS care oferă ajutor pentru ITIN.

Folosirea unui agent de acceptare poate fi utilă dacă vrei ajutor pentru verificarea documentelor și validarea actelor de identitate înainte ca dosarul să fie trimis.

Pasul 6: Așteaptă procesarea IRS

După depunere, IRS are nevoie de timp pentru a analiza cererea. Procesarea poate dura câteva săptămâni și poate dura mai mult în sezonul de depunere intensă sau când cererea este trimisă din afara Statelor Unite.

Dacă documentele sunt incomplete sau inconsistente, IRS poate solicita informații suplimentare, ceea ce poate adăuga întârzieri.

Ce documente ar trebui să pregătești?

Pachetul exact depinde de situația ta, dar elementele de bază includ, de obicei:

• Un Formular W-7 completat
• O declarație fiscală federală, dacă este necesară
• Documente de identitate și de statut străin
• Documente pentru excepție, dacă este cazul
• Orice formulare suplimentare legate de scopul fiscal

Cea mai sigură abordare este să consulți instrucțiunile actuale ale Formularului W-7 înainte de depunere. IRS își actualizează periodic ghidajul, iar documentul justificativ greșit poate întârzia întreaga cerere.

Greșeli frecvente care întârzie aprobarea ITIN

Multe cereri ITIN sunt întârziate din cauza unor erori simple, care pot fi evitate. Fii atent la următoarele probleme:

• Aplici deși, de fapt, ești eligibil pentru un SSN
• Lași câmpuri necompletate în Formularul W-7
• Folosești un format al numelui care nu se potrivește cu pașaportul
• Uiți să incluzi declarația fiscală sau documentele pentru excepție
• Trimiți formulare nesemnate sau expirate
• Depui copii neclare sau documente de identitate neacceptate
• Nu reînnoiești un ITIN expirat înainte de depunerea unei declarații

O verificare atentă înainte de trimitere este cea mai bună metodă de a evita aceste probleme.

Când expiră un ITIN?

Un ITIN poate expira dacă nu este folosit pe o declarație fiscală federală din SUA timp de trei ani fiscali consecutivi. Dacă se întâmplă acest lucru, trebuie să îl reînnoiești înainte de a-l folosi din nou pe o declarație federală.

Nu trebuie să reînnoiești un ITIN expirat doar pentru că îl folosești pe anumite declarații informative. Dar dacă ITIN-ul va apărea pe o declarație fiscală federală, reînnoirea poate fi necesară.

Dacă depui o declarație folosind un ITIN expirat, declarația poate fi întârziată.

Cum să reînnoiești un ITIN

Dacă ITIN-ul tău a expirat, de regulă îl reînnoiești depunând versiunea actuală a Formularului W-7 și documentele cerute.

Procesul de reînnoire este similar cu procesul de aplicare inițială, dar scopul este diferit: restabilești un număr existent, astfel încât să poată fi folosit din nou pe o declarație federală.

Reînnoiește cât mai devreme posibil dacă știi că vei avea nevoie de ITIN pentru următorul sezon de depunere.

Cum se integrează ITIN-urile în înființarea unei companii în SUA

Pentru fondatorii străini și proprietarii din afara SUA, un ITIN devine adesea parte din configurarea fiscală mai amplă din SUA după înființarea companiei.

O secvență tipică poate arăta astfel:

1. Înființează entitatea comercială
2. Obține EIN-ul afacerii
3. Stabilește dacă proprietarii sau persoanele înrudite au nevoie de un ITIN pentru scopuri de depunere
4. Păstrează separate obligațiile fiscale ale afacerii și cele personale

Zenind ajută antreprenorii să înființeze eficient entități din SUA, ceea ce poate fi primul pas într-un flux mai amplu de conformitate. După înființarea companiei, fondatorii trebuie totuși să evalueze declarațiile fiscale federale, raportarea proprietății și dacă este necesar un ITIN sau alt număr fiscal.

Întrebări frecvente

Pot lucra în Statele Unite cu un ITIN?

Nu. Un ITIN nu autorizează angajarea.

Pot folosi un ITIN în locul unui SSN?

Numai atunci când nu ești eligibil pentru un SSN și ai nevoie de un număr fiscal federal pentru un scop fiscal valid.

Copiii sau persoanele aflate în întreținere au nevoie de ITIN-uri?

Uneori. Dacă o persoană aflată în întreținere trebuie menționată într-o declarație fiscală și nu este eligibilă pentru un SSN, poate fi necesar un ITIN.

Pot obține un ITIN fără să depun taxe?

În unele situații limitate, da, dacă te califici pentru o excepție recunoscută. Altfel, IRS se așteaptă adesea la o declarație sau la altă documentație cu scop fiscal.

Ce fac dacă mi-am schimbat numele după ce am primit ITIN-ul?

Ar trebui să notifici IRS și să te asiguri că evidențele tale rămân consecvente cu numele tău legal actual.

Concluzie

A învăța cum să obții un număr ITIN înseamnă, în mare parte, să potrivești scopul fiscal potrivit cu documentele potrivite. Dacă nu ești eligibil pentru un SSN, dar trebuie totuși să respecți regulile fiscale din SUA, ITIN-ul îi permite IRS-ului să proceseze corect depunerea ta.

Cheia este să trimiți un dosar complet pentru Formularul W-7, să oferi documente de identitate acceptabile și să reînnoiești numărul atunci când este necesar. Pentru fondatorii străini, proprietarii nerezidenți și membrii familiei cu obligații de depunere, ITIN-ul este adesea o parte esențială a menținerii conformității în sistemul fiscal din SUA.