Wie man 2026 eine ITIN-Nummer erhält: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Steuerpflichtige außerhalb der USA

Wenn Sie eine US-Bundessteuerpflicht erfüllen oder unterstützen müssen, aber nicht für eine Social Security Number berechtigt sind, kann eine Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) die passende Nummer sein. Für ausländische Staatsangehörige, Gebietsfremde und bestimmte unterhaltsberechtigte Personen oder Ehepartner ist die ITIN oft die Brücke, die eine US-Steuererklärung überhaupt erst ermöglicht.

Dieser Leitfaden erklärt, was eine ITIN ist, wer eine benötigt, wie man sie beantragt, welche Unterlagen vorzubereiten sind und wie man häufige Fehler vermeidet, die die Bearbeitung verzögern.

Was ist eine ITIN?

Eine ITIN ist eine neunstellige Steuerverarbeitungsnummer, die vom IRS für Bundessteuerzwecke ausgestellt wird. Sie ist für Personen gedacht, die eine US-Steueridentifikationsnummer benötigen, aber nicht für eine SSN berechtigt sind.

Eine ITIN:

• Wird nur im bundesstaatlichen Steuersystem verwendet
• Berechtigt nicht zur Beschäftigung in den Vereinigten Staaten
• Ändert den Einwanderungsstatus nicht
• Gewährt keine Social-Security-Leistungen und keine Steuervergünstigungen, für die eine SSN erforderlich ist
• Dient nicht als allgemeiner Ausweis außerhalb der Steuererklärung

Da sie auf die Steuerverwaltung beschränkt ist, sollte eine ITIN als Compliance-Nummer verstanden werden, nicht als Arbeitsgenehmigung oder Einwanderungsvorteil.

Wer braucht eine ITIN?

Sie benötigen möglicherweise eine ITIN, wenn Sie einen gültigen bundessteuerlichen Zweck haben und keine SSN erhalten können. Typische Beispiele sind:

• Eine ausländische Person, die eine US-Steuererklärung abgeben muss
• Ein Gebietsfremder, der US-Quelleneinkünfte melden muss
• Ein Ehepartner, der in einer gemeinsamen Steuererklärung enthalten ist und nicht für eine SSN berechtigt ist
• Eine unterhaltsberechtigte Person, die in einer US-Steuererklärung angegeben werden muss, aber keine SSN erhalten kann
• Eine Person, die einen Steuervorteil oder eine treaty-bezogene Steuerposition geltend macht, für die eine Steueridentifikationsnummer erforderlich ist

Für Inhaber von Unternehmen kann eine ITIN relevant sein, wenn ein Eigentümer oder Ehepartner steuerliche Verpflichtungen in den USA hat, die mit dem Unternehmen verbunden sind. Die ITIN ist getrennt von der EIN des Unternehmens, und beide Nummern erfüllen unterschiedliche Zwecke.

Wer braucht keine ITIN?

Sie benötigen in der Regel keine ITIN, wenn:

• Sie für eine SSN berechtigt sind
• Sie keinen bundessteuerlichen Einreichungszweck in den USA haben
• Sie bereits die für die jeweilige Einreichung erforderliche Steuernummer besitzen
• Sie eine ITIN nur aus Gründen der allgemeinen Identifikation oder Bequemlichkeit bei Bankgeschäften suchen

Wenn Sie später für eine SSN berechtigt werden, sollten Sie den IRS informieren und die ITIN bei der Einreichung nicht mehr verwenden, wenn dies angemessen ist.

ITIN vs. SSN vs. EIN

Viele Antragsteller verwechseln diese Nummern. Es hilft daher, sie klar voneinander abzugrenzen.

SSN

Eine Social Security Number wird von der Social Security Administration ausgestellt und steht in der Regel US-Bürgern, dauerhaften Einwohnern und bestimmten autorisierten Arbeitnehmern zur Verfügung.

ITIN

Eine ITIN wird vom IRS für Personen ausgestellt, die eine bundessteuerliche Nummer benötigen, aber nicht für eine SSN qualifiziert sind.

EIN

Eine Employer Identification Number dient zur Identifizierung einer Geschäftseinheit, etwa einer LLC oder Corporation. Sie ist keine persönliche Steuernummer und ersetzt keine ITIN.

Wenn Sie ein US-Unternehmen gründen, benötigen Sie möglicherweise eine EIN für das Unternehmen und eine ITIN für eine Person, die eine separate individuelle steuerliche Erklärungspflicht hat.

Wie man eine ITIN erhält

Der wichtigste Weg, eine ITIN zu erhalten, ist die Einreichung des Formulars W-7 beim IRS. In vielen Fällen muss der Antrag durch eine bundessteuerliche Erklärung gestützt werden, auch wenn es Ausnahmen gibt.

Schritt 1: Prüfen, ob Sie berechtigt sind

Bevor Sie den Antrag stellen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie tatsächlich eine ITIN benötigen. Der IRS erwartet, dass Antragsteller einen bundessteuerlichen Zweck nachweisen. Das bedeutet in der Regel eine Einreichungspflicht, eine abzugebende Steuererklärung oder einen anderen zulässigen steuerbezogenen Grund.

Schritt 2: Formular W-7 ausfüllen

Formular W-7 ist der Antrag auf eine ITIN. Sie müssen es sorgfältig ausfüllen und darauf achten, dass Name, Postanschrift, Geburtsdatum, Angaben zum ausländischen Status und der Antragsgrund in allen Unterlagen übereinstimmen.

Schon eine kleine Abweichung zwischen Ihrem Reisepass, der Steuererklärung und dem Formular W-7 kann den Prozess verlangsamen.

Schritt 3: Belege zusammenstellen

Der IRS verlangt Unterlagen, die sowohl Ihre Identität als auch Ihren ausländischen Status belegen. Ein gültiger Reisepass ist oft das einfachste Dokument, da er beide Anforderungen zugleich erfüllen kann. Wenn Sie keinen Reisepass einreichen, benötigen Sie möglicherweise eine Kombination anderer zugelassener Dokumente.

Nützliche Vorbereitungstipps:

• Stellen Sie sicher, dass die Unterlagen aktuell und gut lesbar sind
• Verwenden Sie beglaubigte Kopien, wenn der IRS diese akzeptiert
• Prüfen Sie Schreibweise, Transliteration und Datumsangaben sorgfältig
• Bewahren Sie von allem, was Sie einreichen, eine vollständige Kopie auf

Schritt 4: Erforderliche Steuererklärung oder Ausnahmeunterlagen beifügen

Wenn Ihr ITIN-Antrag an eine bundessteuerliche Erklärung gebunden ist, fügen Sie die Erklärung dem Formular W-7 bei, sofern Sie keine Ausnahme geltend machen.

Wenn Sie eine Ausnahme beanspruchen, reichen Sie die Unterlagen ein, die der IRS für diese Ausnahmekategorie verlangt.

Schritt 5: Antrag einreichen

Sie können einen ITIN-Antrag in der Regel per Post oder persönlich über zugelassene IRS-Stellen einreichen. Einige Antragsteller nutzen auch einen IRS Certified Acceptance Agent oder ein IRS Taxpayer Assistance Center, das ITIN-Hilfe anbietet.

Die Nutzung eines Acceptance Agent kann hilfreich sein, wenn Sie Unterstützung bei der Prüfung Ihrer Unterlagen und der Verifizierung Ihrer Identitätsdokumente wünschen, bevor das Paket weitergeleitet wird.

Schritt 6: Auf die Bearbeitung durch den IRS warten

Nach der Einreichung benötigt der IRS Zeit zur Prüfung Ihres Antrags. Die Bearbeitung kann mehrere Wochen dauern und sich während der Hauptsteuersaison oder bei Anträgen aus dem Ausland verlängern.

Wenn Ihre Unterlagen unvollständig oder widersprüchlich sind, kann der IRS zusätzliche Informationen anfordern, was zu weiteren Verzögerungen führt.

Welche Unterlagen sollten Sie vorbereiten?

Das genaue Paket hängt von Ihrer Situation ab, aber die Kernunterlagen umfassen meist:

• Ein ausgefülltes Formular W-7
• Eine bundessteuerliche Erklärung, falls erforderlich
• Identitäts- und Nachweise zum ausländischen Status
• Nachweise für eine Ausnahme, falls zutreffend
• Zusätzliche Belege, die mit dem steuerlichen Zweck zusammenhängen

Am sichersten ist es, die aktuellen Anweisungen zum Formular W-7 vor der Einreichung zu prüfen. Der IRS aktualisiert seine Vorgaben regelmäßig, und das falsche Begleitdokument kann den gesamten Antrag verzögern.

Häufige Fehler, die die ITIN-Genehmigung verzögern

Viele ITIN-Anträge verzögern sich wegen einfacher, vermeidbarer Fehler. Achten Sie auf diese Probleme:

• Antragstellung, obwohl Sie tatsächlich für eine SSN berechtigt sind
• Unvollständige Felder im Formular W-7
• Eine Namensschreibweise, die nicht mit Ihrem Reisepass übereinstimmt
• Vergessene Steuererklärung oder fehlende Unterlagen zur Ausnahme
• Unterschriebene oder veraltete Formulare
• Unklare Kopien oder nicht ausreichend belegte Identitätsnachweise
• Versäumnis, eine abgelaufene ITIN vor der Einreichung zu erneuern

Eine sorgfältige Prüfung vor der Einreichung ist der beste Weg, diese Probleme zu vermeiden.

Wann läuft eine ITIN ab?

Eine ITIN kann ablaufen, wenn sie drei aufeinanderfolgende Steuerjahre lang nicht auf einer US-Bundessteuererklärung verwendet wurde. In diesem Fall müssen Sie sie erneuern, bevor Sie sie erneut für eine bundessteuerliche Erklärung verwenden.

Sie müssen eine abgelaufene ITIN nicht erneuern, nur weil sie auf bestimmten Informationsmeldungen verwendet wird. Wenn die ITIN jedoch auf einer bundessteuerlichen Erklärung erscheinen soll, kann eine Erneuerung erforderlich sein.

Wenn Sie mit einer abgelaufenen ITIN einreichen, kann sich Ihre Steuererklärung verzögern.

Wie man eine ITIN erneuert

Wenn Ihre ITIN abgelaufen ist, erneuern Sie sie in der Regel durch Einreichung der aktuellen Version des Formulars W-7 und der erforderlichen Unterlagen.

Der Erneuerungsprozess ähnelt dem erstmaligen Antragsprozess, aber das Ziel ist ein anderes: Sie stellen eine bereits vorhandene Nummer wieder her, damit sie erneut für eine bundessteuerliche Erklärung verwendet werden kann.

Erneuern Sie so früh wie möglich, wenn Sie wissen, dass Sie die ITIN für die nächste Einreichungssaison benötigen werden.

Wie ITINs in die Gründung von US-Unternehmen passen

Für ausländische Gründer und nicht in den USA ansässige Eigentümer wird eine ITIN nach der Unternehmensgründung oft Teil des umfassenderen steuerlichen Setups in den USA.

Eine typische Abfolge kann so aussehen:

1. Die Geschäftseinheit gründen
2. Die EIN des Unternehmens erhalten
3. Prüfen, ob die Eigentümer oder verwandte Personen für Einreichungszwecke eine ITIN benötigen
4. Geschäftliche und persönliche Steuerpflichten getrennt halten

Zenind hilft Unternehmern dabei, US-Gesellschaften effizient zu gründen, was der erste Schritt in einem größeren Compliance-Prozess sein kann. Nach der Gründung des Unternehmens müssen Gründer dennoch bundessteuerliche Einreichungen, Eigentümermeldungen und die Frage prüfen, ob eine ITIN oder eine andere Steuernummer erforderlich ist.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich mit einer ITIN in den Vereinigten Staaten arbeiten?

Nein. Eine ITIN berechtigt nicht zur Beschäftigung.

Kann ich eine ITIN anstelle einer SSN verwenden?

Nur dann, wenn Sie nicht für eine SSN berechtigt sind und für einen gültigen steuerlichen Zweck eine bundessteuerliche Nummer benötigen.

Brauchen Kinder oder unterhaltsberechtigte Personen eine ITIN?

Manchmal. Wenn eine unterhaltsberechtigte Person in einer Steuererklärung aufgeführt werden muss und nicht für eine SSN berechtigt ist, kann eine ITIN erforderlich sein.

Kann ich eine ITIN ohne Steuererklärung erhalten?

In einigen begrenzten Fällen ja, wenn Sie eine anerkannte Ausnahme erfüllen. Andernfalls erwartet der IRS häufig eine Steuererklärung oder andere Unterlagen zum steuerlichen Zweck.

Was ist, wenn sich mein Name nach Erhalt der ITIN geändert hat?

Sie sollten den IRS informieren und sicherstellen, dass Ihre Unterlagen mit Ihrem aktuellen rechtlichen Namen übereinstimmen.

Abschließende Gedanken

Zu lernen, wie man eine ITIN-Nummer erhält, bedeutet im Wesentlichen, den richtigen steuerlichen Zweck mit den richtigen Unterlagen zusammenzubringen. Wenn Sie nicht für eine SSN berechtigt sind, aber dennoch die US-Steuervorschriften einhalten müssen, ermöglicht die ITIN dem IRS, Ihre Einreichung korrekt zu verarbeiten.

Entscheidend ist, ein vollständiges Formular-W-7-Paket einzureichen, zulässige Identitätsnachweise vorzulegen und die Nummer bei Bedarf zu erneuern. Für ausländische Gründer, nicht ansässige Eigentümer und Familienmitglieder mit Einreichungspflichten ist die ITIN oft ein wesentlicher Bestandteil, um im US-Steuersystem compliant zu bleiben.