Ako môžu zakladatelia zabrániť tomu, aby sa úlohy pri zakladaní firmy stratili medzi prstami

                        # Ako môžu zakladatelia zabrániť tomu, aby sa úlohy pri zakladaní firmy stratili medzi prstami

Začiatok podnikania vytvára špecifický druh tlaku. Vyberáte právnu formu, podávate dokumenty, sledujete termíny, otvárate účty a zároveň sa snažíte vybudovať niečo, čo si zákazníci skutočne všimnú. Je ľahké, aby sa dôležitá úloha oneskorila, zabudla alebo sa urobila dvakrát, pretože neexistuje jedno miesto, kde by bolo všetko pohromade.

Práve tak zakladatelia prichádzajú o podania, prehliadajú požiadavky štátu alebo na poslednú chvíľu riešia prácu, ktorá mala byť hotová už pred niekoľkými týždňami. Riešením nie je pracovať dlhšie ani spoliehať sa na pamäť. Riešením je vytvoriť jednoduchý operačný systém pre vašu firmu.

Ak zakladáte LLC, korporáciu alebo inú americkú obchodnú entitu, cieľ je rovnaký: spraviť dôležitú prácu viditeľnou, rozdeliť ju na zvládnuteľné kroky a vytvoriť opakovateľný proces, ktorý zabráni tomu, aby sa kľúčové úlohy stratili.

Prečo sa dôležité úlohy strácajú

Väčšina zakladateľov nepremešká úlohy preto, že by boli nedbanliví. Premeškajú ich preto, že startupová práca je roztrúsená.

Jeden jediný týždeň môže zahŕňať:

• Výber obchodného názvu
• Podanie zakladacích dokumentov
• Určenie registrovaného agenta
• Žiadosť o EIN
• Vypracovanie operating agreement alebo stanov
• Otvorenie firemného bankového účtu
• Žiadosť o miestne licencie alebo povolenia
• Nastavenie účtovníctva a daňového sledovania
• Prípravu na výročné správy a ďalšie termíny dodržiavania predpisov

Každá položka závisí od ostatných. Niektoré sa dajú robiť paralelne, niektoré nie a niektoré sa ľahko zabudnú, pretože sa robia len raz alebo len niekoľkokrát do roka. Keď úlohy žijú v e-mailoch, poznámkach, textových správach a pamäti, stávajú sa neviditeľnými, kým sa nestanú naliehavými.

Riešenie je znížiť počet miest, kde musia rozhodnutia existovať.

1. Uložte každú firemnú úlohu do jedného systému

Prvé pravidlo organizácie je jednoduché: ak je úloha dôležitá, musí mať jedno miesto.

Tým miestom môže byť projektová tabuľa, tabuľka, nástroj na správu úloh alebo písaný startupový checklist. Formát nie je taký dôležitý ako disciplína. Cieľom je prestať sa spoliehať na roztrúsené pripomienky.

Dobrý systém pre startupové úlohy by mal obsahovať:

• Názov úlohy
• Zodpovednú osobu
• Termín
• Stav
• Ďalší krok
• Akúkoľvek závislosť, ktorá musí nastať skôr

Napríklad namiesto poznámky „založiť LLC“ a ponechania toho tak rozdeľte úlohu na kroky, ako napríklad:

• Overiť dostupnosť obchodného názvu
• Pripraviť zakladacie dokumenty
• Odoslať podanie štátu
• Zaznamenať potvrdenie o podaní
• Uložiť schválené dokumenty do jedného priečinka

Takáto malá dávka štruktúry premení vágnu povinnosť na sled dokončených krokov.

2. Oddeľte naliehavé úlohy od dôležitých

Zakladatelia často trávia príliš veľa času tým, čo najhlasnejšie kričí. To zvyčajne nie je to isté, čo je najdôležitejšie.

Naliehavé úlohy sú tie s okamžitým tlakom. Dôležité úlohy sú tie, ktoré chránia firmu z dlhodobého hľadiska. V začiatkoch často medzi dôležité úlohy patrí compliance, organizácia dokumentov a zabezpečenie správneho nastavenia spoločnosti od prvého dňa.

Praktický spôsob triedenia práce je rozdeliť ju do troch skupín:

• Musí sa urobiť dnes: podania, podpisy, platby alebo termíny, ktoré sa nedajú posunúť
• Musí sa urobiť tento týždeň: nastavovacie úlohy, ktoré umožňujú spustenie alebo prevádzku
• Dá sa naplánovať neskôr: úlohy, ktoré zlepšujú firmu, ale neblokujú pokrok

Tým sa zabráni tomu, aby nízkoprioritné položky pohlcovali rovnakú pozornosť ako zakladanie alebo compliance.

3. Premieňte veľké ciele na malé kontrolné body

Jedným z dôvodov, prečo sa zakladatelia cítia preťažení, je to, že premýšľajú v cieľoch, zatiaľ čo ich kalendár funguje v krokoch.

„Založiť firmu“ nie je úloha. Je to projekt.

Lepší prístup je rozdeliť ho na kontrolné body, ktoré sa dajú splniť v poradí:

1. Potvrdiť, ktorá právna forma vyhovuje podnikaniu
2. Zhromaždiť údaje o vlastníkoch a spoločnosti
3. Podanie zakladacích dokumentov
4. Získať federálne a štátne identifikátory, ak sú potrebné
5. Pripraviť interné riadiace dokumenty
6. Vytvoriť bankové a účtovné záznamy
7. Pridať pripomienky compliance na budúce termíny

Každý kontrolný bod by mal byť taký malý, aby sa dal dokončiť v jednom posedení alebo odovzdať niekomu inému.

Táto metóda funguje, pretože mozog lepšie spracúva pokrok než nejasnosť. Malé víťazstvá udržiavajú tempo, zatiaľ čo vágne projekty vytvárajú stres a odklady.

4. Delegujte prácu, ktorá nevyžaduje vašu osobnú pozornosť

Bežnou chybou nových zakladateľov je správať sa, akoby všetko museli robiť priamo sami. To nie je efektívne ani potrebné.

Pri rozhodnutiach, ktoré formujú spoločnosť, by ste mali zostať zapojení. Ale nemusíte osobne riadiť každú pripomienku, podanie a následnú administratívnu úlohu.

Delegujte alebo automatizujte všade, kde sa dá:

• Využite registrovaného agenta na spoľahlivé prijímanie úradných oznámení
• Využite služby na zakladanie firmy na zjednodušenie dokumentov a podaní
• Používajte šablóny pre interné dokumenty
• Používajte účtovný softvér na sledovanie transakcií od začiatku
• Nastavte kalendárové pripomienky pre opakujúce sa termíny compliance

Čím opakovateľnejšia je úloha, tým väčšiu hodnotu má jej systematizácia.

Zenind pomáha zakladateľom znižovať trenie v tejto fáze tým, že podporuje zakladanie amerických spoločností, služby registrovaného agenta a workflows zamerané na compliance, ktoré uľahčujú udržať kľúčové úlohy viditeľné a načas.

5. Zaveste si týždennú kontrolu zakladateľa

Nepotrebujete dlhé plánovacie stretnutie. Potrebujete konzistentné.

Týždenná kontrola v rozsahu 15 až 20 minút stačí na to, aby ste zachytili väčšinu problémov skôr, než sa stanú vážnymi.

Počas tohto času si položte päť otázok:

• Čo sa tento týždeň dokončilo?
• Čo nasleduje ako ďalšie?
• Čo je blokované?
• Čo sa dá delegovať?
• Aký termín sa blíži?

Ak to robíte každý týždeň, všimnete si chýbajúce položky včas. Zároveň uvidíte vzorce, napríklad úlohy, ktoré sa neustále odkladajú, pretože sú príliš vážne alebo pretože za ne nikto nezodpovedá.

Týždenná kontrola je obzvlášť užitočná počas zakladania spoločnosti, pretože termíny prichádzajú vo vlnách. Môžu byť pokojné obdobia a potom náhly nárast aktivity. Kontrola udrží tieto vlny bez prekvapení.

6. Chráňte svoj compliance kalendár od prvého dňa

Mnohí zakladatelia si myslia, že compliance začína až po spustení firmy. V skutočnosti začína hneď, ako je spoločnosť založená.

V závislosti od typu entity a štátu možno budete musieť sledovať:

• Výročné správy
• Podania franchise tax
• Obnovy na úrovni štátu
• Miestne podnikateľské licencie
• Obnovenia registrovaného agenta
• Federálne daňové termíny
• Zmeny vlastníctva alebo adresy

Ak sa tieto položky nesledujú vopred, je ľahké ich prehliadnuť. Zmeškanie jedného termínu môže spôsobiť poplatky, sankcie alebo zbytočné administratívne problémy.

Jednoduchý compliance kalendár by mal obsahovať:

• Názov podania
• Dátum splatnosti
• Frekvenciu podania
• Zodpovednú osobu
• Zdrojový dokument alebo oznámenie
• Dátum pripomienky nastavený pred termínom

Nečakajte do konca roka, aby ste tento zoznam vytvorili. Vytvorte ho v tom istom čase, keď zakladáte firmu.

7. Majte dokumenty na jednom mieste

Startupové dokumenty sú užitočné len vtedy, ak ich viete nájsť.

Vytvorte si jednu štruktúru priečinkov pre firemné záznamy a zachovajte ju konzistentnú. Minimálne ukladajte:

• Zakladacie dokumenty
• Potvrdenie o EIN
• Operating agreement alebo stanovy
• Záznamy o vlastníctve
• Dokumenty k bankovému nastaveniu
• Licencie a povolenia
• Compliance oznámenia
• Výročné podania a potvrdenia

Nepotrebujete komplikovaný systém dokumentov. Potrebujete spoľahlivý.

Keď sú záznamy usporiadané, míňate menej času hľadaním informácií a znižujete riziko, že niečo prehliadnete len preto, že papierová stopa je neúplná.

8. Používajte checklisty na zníženie rozhodovacej únavy

Zakladatelia robia príliš veľa rozhodnutí na to, aby sa dali spoľahnúť len na pamäť.

Checklisty odstraňujú trenie. Zároveň vytvárajú konzistentnosť, čo je dôležité, keď súčasne vyvažujete zakladanie, prevádzku a rast.

Užitočné checklisty zahŕňajú:

• Checklist nastavenia novej entity
• Checklist bankovníctva a financií
• Checklist zamestnávania a dodávateľov
• Checklist compliance
• Checklist ročnej údržby

Checklist nenahrádza úsudok. Zabraňuje chybám, ktorým sa dá vyhnúť.

Praktický checklist nastavenia startupu

Ak chcete jednoduché miesto, kde začať, začnite tu:

• Vyberte správnu obchodnú štruktúru
• Overte názov spoločnosti
• Podajte zakladacie dokumenty
• Určte registrovaného agenta
• Získajte EIN, ak je potrebné
• Pripravte interné riadiace dokumenty
• Otvorte firemný bankový účet
• Nastavte účtovníctvo
• Vytvorte compliance kalendár
• Uložte všetky záznamy na jedno bezpečné miesto

Tento zoznam nie je okázalý, ale je základný. Čím pevnejšie máte nastavenie, tým menej času strávite opravovaním problémov, ktorým sa dalo vyhnúť.

Záverečné myšlienky

Veci sa strácajú vtedy, keď príliš veľa závisí od pamäti, naliehavosti a roztrúsených poznámok. Zakladatelia tomu môžu predísť vytvorením jednoduchého systému: centralizovať úlohy, rozbiť projekty na kroky, delegovať, čo sa delegovať dá, a pravidelne kontrolovať compliance.

Takýto prístup vytvára viac než len organizáciu. Vytvára stabilitu.

Ak zakladáte firmu v Spojených štátoch, Zenind vám môže pomôcť prejsť od chaosu k štruktúre prostredníctvom podpory pri zakladaní spoločnosti, služieb registrovaného agenta a priebežných potrieb v oblasti compliance. Výsledkom je menej chaosu, menej vynechaných detailov a čistejšia cesta od nápadu k fungujúcej firme.