Құрылтайшылар бизнес құруға қатысты тапсырмалардың назардан тыс қалып кетуіне қалай жол бермеуге болады

Бизнесті бастау ерекше қысым тудырады. Сіз ұйымдық-құқықтық нысанды таңдайсыз, құжаттар тапсырасыз, мерзімдерді бақылайсыз, шоттар ашасыз және клиенттер байқайтындай нәрсе құруға тырысасыз. Барлық жұмыс бір жерде жиналмаған кезде маңызды тапсырманың кейінге қалдырылып, ұмытылып кетуі немесе екі рет орындалуы оңай.

Сондықтан құрылтайшылар тапсыруларды өткізіп алады, штат талаптарын ескермей қалады немесе бірнеше апта бұрын шешілуі тиіс жұмысты соңғы сәтте аяқтауға мәжбүр болады. Шешім көбірек жұмыс істеу немесе жадыға сену емес. Шешім - бизнесіңіз үшін қарапайым жұмыс жүйесін құру.

Егер сіз LLC, corporation немесе АҚШ-тағы басқа бизнес құрылымын іске қосып жатсаңыз, мақсат бірдей: маңызды жұмысты көрінетін ету, оны басқаруға болатын қадамдарға бөлу және маңызды нәрселердің сырғып кетуіне жол бермейтін қайталанатын үдеріс құру.

Неліктен маңызды тапсырмалар назардан тыс қалып қояды

Көптеген құрылтайшылар тапсырмаларды ұқыпсыз болғандықтан жіберіп алмайды. Олар startup жұмысы әр жерде шашыраңқы болғандықтан жіберіп алады.

Бір апта ішінде мыналар болуы мүмкін:

• Бизнес атауын таңдау
• Құрылтай құжаттарын тапсыру
• Тіркелген агентті тағайындау
• EIN алуға өтініш беру
• Operating agreement немесе bylaws әзірлеу
• Бизнес банктік шотын ашу
• Жергілікті лицензиялар немесе рұқсаттарға өтініш беру
• Бухгалтерлік есеп пен салықты бақылауды орнату
• Жылдық есептерге және басқа да сәйкестік мерзімдеріне дайындалу

Әр тармақ басқаларына байланысты. Кейбірі қатар орындалуы мүмкін, кейбірі мүмкін емес, ал кейбірін аптасына бір рет немесе жылына бірнеше рет қана қажет болғандықтан ұмытып кету оңай. Тапсырмалар email-де, жазбаларда, хабарламаларда және жадыда сақталса, олар шұғыл болғанға дейін көзге көрінбей қалады.

Түзету жолы - шешімдер сақталатын орындардың санын азайту.

1. Әр бизнес тапсырманы бір жүйеге енгізіңіз

Тәртіпті сақтаудың бірінші ережесі қарапайым: егер тапсырма маңызды болса, оның бір ғана орны болуы керек.

Ол орын project board, spreadsheet, task manager немесе жазбаша startup checklist болуы мүмкін. Форматтан гөрі тәртіп маңыздырақ. Мақсат - жан-жаққа шашылған еске салғыштарға сүйенуді тоқтату.

Жақсы startup task system мыналарды қамтуы керек:

• Тапсырма атауы
• Жауапты адам
• Орындау мерзімі
• Күйі
• Келесі әрекет
• Алдымен орындалуы тиіс кез келген тәуелділік

Мысалы, жай ғана "file LLC" деп жазып қоя салудың орнына, оны мынадай қадамдарға бөліңіз:

• Бизнес атауының қолжетімділігін тексеру
• Құрылтай құжаттарын дайындау
• Құжаттарды штатқа тапсыру
• Тіркеу растамасын жазып алу
• Бекітілген құжаттарды бір қалтада сақтау

Осындай аз ғана құрылым бұлдыр міндетті аяқталатын әрекеттер тізбегіне айналдырады.

2. Шұғыл тапсырмаларды маңызды тапсырмалардан бөлек қараңыз

Құрылтайшылар көбіне ең қатты естілетін нәрсеге тым көп уақыт бөледі. Бұл әдетте ең маңызды нәрсе емес.

Шұғыл тапсырмалар - дереу қысым түсіретін жұмыстар. Маңызды тапсырмалар - ұзақ мерзімде бизнесті қорғайтын жұмыстар. Бастапқы кезеңде мұндай маңызды жұмыстарға сәйкестік, құжаттарды ретке келтіру және компанияны бірінші күннен дұрыс орнату кіреді.

Жұмысты бөлудің практикалық тәсілі - оны үш санатқа бөлу:

• Бүгін істеу керек: берілмейтін мерзімі бар құжат тапсырулар, қолтаңбалар, төлемдер
• Осы аптада істеу керек: іске қосуға немесе операцияларға мүмкіндік беретін setup жұмысы
• Кейін жоспарлауға болатын: бизнесті жақсартатын, бірақ ілгерілеуді бөгемейтін тапсырмалар

Бұл төмен басымдықтағы істердің құрылтай немесе сәйкестік жұмыстарына тең назар алуына жол бермейді.

3. Үлкен мақсаттарды шағын бақылау нүктелеріне бөліңіз

Құрылтайшылардың шамадан тыс жүктелуінің бір себебі - олар нәтижелермен ойлайды, ал күнтізбе әрекеттермен жұмыс істейді.

"Компанияны құру" - бұл тапсырма емес. Бұл жоба.

Жақсырақ тәсіл - оны ретімен орындалатын бақылау нүктелеріне бөлу:

1. Бизнеске сәйкес ұйымдық-құқықтық нысанды растау
2. Иелер мен компания туралы мәліметтерді жинау
3. Құрылтай құжаттарын тапсыру
4. Қажет болса, federal және state идентификаторларын алу
5. Ішкі басқару құжаттарын дайындау
6. Банктік және бухгалтерлік жазбаларды жасау
7. Болашақ мерзімдер үшін сәйкестік еске салғыштарын қосу

Әр бақылау нүктесі бір отырыста аяқтауға немесе басқа адамға беруге жеткілікті шағын болуы керек.

Бұл әдіс жұмыс істейді, өйткені ми алға жылжуды белгісіздіктен жақсырақ өңдейді. Шағын жеңістер серпінді сақтайды, ал бұлдыр жобалар күйзеліс пен кідіріс тудырады.

4. Сізге жеке қажет емес жұмысты басқаға тапсырыңыз

Жаңа құрылтайшылардың жиі жіберетін қателігі - барлығын бизнес иесі өзі істеуі керек деп ойлау. Бұл тиімді емес және қажет те емес.

Сіз компанияның бағытын айқындайтын шешімдерге қатысуыңыз керек. Бірақ әрбір еске салғышты, тапсыруды және әкімшілік кейінгі әрекеттерді өзіңіз басқарудың қажеті жоқ.

Мүмкіндігінше тапсырмаларды басқаға беріңіз немесе автоматтандырыңыз:

• Ресми хабарламаларды сенімді қабылдау үшін registered agent пайдаланыңыз
• Құжаттар мен өтініштерді жеңілдету үшін formation services пайдаланыңыз
• Ішкі құжаттар үшін үлгілер қолданыңыз
• Бастапқы күннен бастап транзакцияларды бақылау үшін accounting software пайдаланыңыз
• Қайталанатын сәйкестік мерзімдері үшін күнтізбелік еске салғыштар орнатыңыз

Тапсырма неғұрлым қайталанатын болса, оны жүйелеу соғұрлым құнды.

Zenind осы кезеңде АҚШ-та компания құруды, registered agent қызметтерін және маңызды тапсырмаларды көрініп тұратын әрі уақытылы орындауға көмектесетін compliance-oriented workflows арқылы негізін қалаушыларға жүктемені азайтуға көмектеседі.

5. Апталық құрылтайшы шолуын енгізіңіз

Ұзақ жоспарлау сессиясы қажет емес. Қажет нәрсе - тұрақты қысқа шолу.

15-20 минуттық апталық шолу көптеген мәселені олар күрделенбей тұрып байқауға жеткілікті.

Осы уақыт ішінде мына бес сұраққа жауап беріңіз:

• Осы аптада не орындалды?
• Келесі не мерзімде тұр?
• Не бөгеліп тұр?
• Нені басқаға беруге болады?
• Қандай мерзім жақындап қалды?

Мұны әр апта сайын жасасаңыз, жетіспейтін тармақтарды ерте байқайсыз. Сонымен қатар, тым бұлдыр болғандықтан немесе иесі болмағандықтан қайта-қайта кейінге қалдырылып жүрген тапсырмалар сияқты үлгілерді көресіз.

Апталық шолу компания құру кезінде әсіресе пайдалы, өйткені мерзімдер толқын-толқын болып келеді. Кейде тыныш кезеңдер болады, кейін жұмыс күрт көбейеді. Шолу осындай толқындарды күтпеген жағдайға айналдырмайды.

6. Сәйкестік күнтізбеңізді бірінші күннен қорғаңыз

Көптеген құрылтайшылар сәйкестік компания іске қосылғаннан кейін басталады деп ойлайды. Шын мәнінде, сәйкестік компания құрылған сәттен басталады.

Entity түрі мен штатқа байланысты сізге мына нәрселерді бақылау қажет болуы мүмкін:

• Annual reports
• Franchise tax filings
• State renewals
• Local business licenses
• Registered agent renewals
• Federal tax deadlines
• Ownership немесе address updates

Бұл тармақтар алдын ала бақыланбаса, оларды өткізіп алу оңай. Бір мерзімді өткізіп алу комиссияларға, айыппұлдарға немесе қажетсіз әкімшілік қиындықтарға әкелуі мүмкін.

Қарапайым сәйкестік күнтізбесінде мыналар болуы керек:

• Тапсыру атауы
• Мерзімі
• Тапсыру жиілігі
• Жауапты адам
• Дереккөз құжат немесе хабарлама
• Мерзімге дейін қойылған еске салу күні

Бұл тізімді жыл соңына дейін күтпей жасаңыз. Компанияны құратын кезде-ақ жасаңыз.

7. Құжаттарыңызды бір жерде сақтаңыз

Startup құжаттары оларды таба алғанда ғана пайдалы.

Компания жазбалары үшін бір ғана папка құрылымын жасаңыз және оны тұрақты ұстаныңыз. Ең аз дегенде мына құжаттарды сақтаңыз:

• Құрылтай құжаттары
• EIN растауы
• Operating agreement немесе bylaws
• Меншік жазбалары
• Банктік іске қосу құжаттары
• Лицензиялар мен рұқсаттар
• Сәйкестік хабарламалары
• Жылдық тапсырулар мен растаулар

Сізге күрделі құжат жүйесі қажет емес. Сізге сенімді жүйе қажет.

Жазбалар реттелген болса, ақпарат іздеуге аз уақыт жұмсайсыз және құжаттық із толық болмағандықтан талапты өткізіп алу қаупін азайтасыз.

8. Шешім қабылдау шаршауын азайту үшін чек-листтер қолданыңыз

Құрылтайшылардың жадыға сүйенуі тым көп шешімді сенімсіз етеді.

Чек-листтер кедергіні азайтады. Олар сондай-ақ бір уақытта құрылтай, операциялар және өсуді тең ұстағанда маңызды болатын бірізділікті қалыптастырады.

Пайдалы чек-листтерге мыналар жатады:

• Жаңа entity орнату чек-листі
• Банктік және қаржылық чек-лист
• Қызметкер және contractor чек-листі
• Сәйкестік чек-листі
• Жылдық қызмет көрсету чек-листі

Чек-лист шешімді алмастырмайды. Ол болдырмауға болатын қателердің алдын алады.

Қолдануға болатын startup setup checklist

Егер бастаудың қарапайым жерін іздесеңіз, осы жерден бастаңыз:

• Дұрыс бизнес құрылымын таңдаңыз
• Компания атауын растаңыз
• Құрылтай құжаттарын тапсырыңыз
• Registered agent тағайындаңыз
• Қажет болса EIN алыңыз
• Ішкі басқару құжаттарын дайындаңыз
• Бизнес банктік шотын ашыңыз
• Бухгалтерлік есепті орнатыңыз
• Сәйкестік күнтізбесін жасаңыз
• Барлық жазбаларды бір қауіпсіз жерде сақтаңыз

Бұл тізім көз тартарлық емес, бірақ ол негізді. Орнатуыңыз неғұрлым берік болса, кейін түзетуге кететін уақытыңыз соғұрлым аз болады.

Қорытынды ойлар

Тым көп нәрсе жадыға, шұғылдыққа және шашыраңқы жазбаларға сүйенгенде, істер назардан тыс қалып қояды. Құрылтайшылар мұны қарапайым жүйе құру арқылы болдырмауы мүмкін: тапсырмаларды орталықтандыру, жобаларды қадамдарға бөлу, басқаға беруге болатын істі тапсыру және сәйкестікті тұрақты түрде шолу.

Мұндай тәсіл тек тәртіп қана емес. Ол тұрақтылық та береді.

Егер сіз АҚШ-та бизнес құрып жатсаңыз, Zenind компания құруға, registered agent қызметтеріне және ongoing compliance қажеттіліктеріне қолдау көрсетіп, ретсіз күйден жүйелі күйге өтуге көмектеседі. Нәтижесінде аз хаос, аз жіберілген деталь және идеядан жұмыс істейтін бизнеске дейін таза жол пайда болады.