Cara Pengasas Boleh Mengelakkan Tugas Penubuhan Perniagaan Daripada Terlepas Pandang

Memulakan perniagaan mewujudkan tekanan yang tersendiri. Anda memilih entiti, memfailkan dokumen, menjejak tarikh akhir, membuka akaun, dan pada masa yang sama cuba membina sesuatu yang benar-benar akan diperhatikan oleh pelanggan. Sangat mudah untuk membiarkan tugas penting tertunda, terlupa, atau dilakukan dua kali kerana tiada satu tempat khusus untuk menyimpan semuanya.

Itulah sebabnya pengasas terlepas pemfailan, mengabaikan keperluan negeri, atau kelam-kabut pada saat akhir untuk menyiapkan kerja yang sepatutnya sudah diselesaikan beberapa minggu lebih awal. Penyelesaiannya bukan bekerja lebih lama atau bergantung pada ingatan. Penyelesaiannya ialah membina sistem operasi yang ringkas untuk perniagaan anda.

Jika anda sedang melancarkan LLC, syarikat, atau entiti perniagaan US yang lain, matlamatnya tetap sama: jadikan kerja penting kelihatan, pecahkan kepada langkah yang boleh diurus, dan cipta proses berulang yang memastikan perkara penting tidak terlepas.

Mengapa tugas penting terlepas pandang

Kebanyakan pengasas tidak terlepas tugas kerana cuai. Mereka terlepas kerana kerja permulaan terlalu berpecah-pecah.

Satu minggu mungkin merangkumi:

• Memilih nama perniagaan
• Memfailkan dokumen penubuhan
• Melantik ejen berdaftar
• Memohon EIN
• Menyediakan perjanjian operasi atau bylaws
• Membuka akaun bank perniagaan
• Memohon lesen atau permit tempatan
• Menyediakan pembukuan dan penjejakan cukai
• Bersedia untuk laporan tahunan dan tarikh akhir pematuhan lain

Setiap perkara bergantung antara satu sama lain. Ada yang boleh dilakukan selari, ada yang tidak boleh, dan ada yang mudah terlupa kerana hanya berlaku sekali atau beberapa kali setahun. Apabila tugas berada dalam e-mel, nota, mesej, dan ingatan, ia menjadi tidak kelihatan sehingga menjadi mendesak.

Penyelesaiannya ialah mengurangkan bilangan tempat di mana keputusan perlu disimpan.

1. Letakkan setiap tugas perniagaan dalam satu sistem

Peraturan pertama untuk kekal teratur adalah mudah: jika sesuatu tugas penting, ia perlu mempunyai satu tempat.

Tempat itu boleh jadi papan projek, hamparan, pengurus tugas, atau senarai semak permulaan bertulis. Formatnya kurang penting berbanding disiplin. Tujuannya ialah untuk berhenti bergantung pada peringatan yang berselerak.

Sistem tugasan permulaan yang baik perlu merangkumi:

• Nama tugas
• Pemilik
• Tarikh akhir
• Status
• Tindakan seterusnya
• Sebarang kebergantungan yang mesti berlaku terlebih dahulu

Sebagai contoh, bukannya menulis "failkan LLC" dan membiarkannya begitu sahaja, pecahkan kepada langkah seperti:

• Sahkan ketersediaan nama perniagaan
• Sediakan dokumen penubuhan
• Hantar pemfailan kepada negeri
• Rekodkan pengesahan pemfailan
• Simpan dokumen yang diluluskan dalam satu folder

Sedikit struktur seperti itu menukar tanggungjawab yang kabur menjadi urutan tindakan yang selesai.

2. Asingkan tugas mendesak daripada tugas penting

Pengasas sering menghabiskan terlalu banyak masa pada perkara yang paling kuat mendesak. Itu biasanya bukan perkara yang paling penting.

Tugas mendesak ialah yang mempunyai tekanan segera. Tugas penting ialah yang melindungi perniagaan anda dari masa ke masa. Pada peringkat awal, tugas penting sering merangkumi pematuhan, pengurusan dokumen, dan memastikan syarikat disediakan dengan betul sejak hari pertama.

Cara praktikal untuk menyusun kerja anda ialah membahagikannya kepada tiga kelompok:

• Perlu dilakukan hari ini: pemfailan, tandatangan, bayaran, atau tarikh akhir yang tidak boleh ditunda
• Perlu dilakukan minggu ini: kerja persediaan yang membolehkan pelancaran atau operasi
• Boleh dijadualkan kemudian: tugasan yang menambah baik perniagaan tetapi tidak menghalang kemajuan

Ini mengelakkan item berkeutamaan rendah daripada mengambil perhatian yang sama seperti kerja penubuhan atau pematuhan.

3. Tukarkan matlamat besar kepada semakan kecil

Salah satu sebab pengasas berasa terbeban ialah mereka berfikir dalam bentuk hasil, sedangkan kalendar mereka beroperasi dalam bentuk tindakan.

"Menubuhkan syarikat" bukanlah satu tugasan. Ia ialah satu projek.

Pendekatan yang lebih baik ialah memecahkannya kepada semakan yang boleh diselesaikan mengikut urutan:

1. Sahkan jenis entiti yang sesuai untuk perniagaan
2. Kumpulkan butiran pemilik dan syarikat
3. Failkan dokumen penubuhan
4. Dapatkan pengecam persekutuan dan negeri jika diperlukan
5. Sediakan dokumen tadbir urus dalaman
6. Cipta rekod perbankan dan perakaunan
7. Tambahkan peringatan pematuhan untuk tarikh akhir akan datang

Setiap semakan perlu cukup kecil supaya anda boleh menyelesaikannya dalam satu sesi atau menyerahkannya kepada orang lain.

Kaedah ini berkesan kerana otak mengendalikan kemajuan dengan lebih baik berbanding kekaburan. Kemenangan kecil mengekalkan momentum, manakala projek yang kabur mewujudkan tekanan dan kelewatan.

4. Serahkan kerja yang tidak memerlukan perhatian peribadi anda

Kesilapan biasa bagi pengasas baharu ialah menganggap semuanya mesti dilakukan sendiri oleh pemilik perniagaan. Itu tidak cekap, dan itu juga tidak perlu.

Anda perlu kekal terlibat dalam keputusan yang membentuk syarikat. Tetapi anda tidak perlu mengurus setiap peringatan, pemfailan, dan susulan pentadbiran secara peribadi.

Serahkan atau automasikan di mana boleh:

• Gunakan ejen berdaftar untuk menerima notis rasmi dengan boleh dipercayai
• Gunakan perkhidmatan penubuhan untuk memperkemas kertas kerja dan pemfailan
• Gunakan templat untuk dokumen dalaman
• Gunakan perisian perakaunan untuk menjejak transaksi dari awal
• Gunakan peringatan kalendar untuk tarikh akhir pematuhan berkala

Semakin berulang sesuatu tugas, semakin bernilai untuk disistemkan.

Zenind membantu pengasas mengurangkan geseran pada peringkat ini dengan menyokong penubuhan syarikat US, perkhidmatan ejen berdaftar, dan aliran kerja berorientasikan pematuhan yang memudahkan untuk memastikan tugas utama sentiasa kelihatan dan tepat pada masanya.

5. Bina semakan mingguan pengasas

Anda tidak memerlukan sesi perancangan yang panjang. Anda perlukan sesi yang konsisten.

Semakan mingguan selama 15 hingga 20 minit sudah memadai untuk mengesan kebanyakan masalah sebelum ia menjadi serius.

Gunakan masa itu untuk menjawab lima soalan:

• Apa yang telah diselesaikan minggu ini?
• Apa yang akan tiba seterusnya?
• Apa yang tersekat?
• Apa yang boleh diserahkan kepada orang lain?
• Tarikh akhir apa yang akan tiba tidak lama lagi?

Jika anda melakukan ini setiap minggu, anda akan melihat item yang hilang lebih awal. Anda juga akan melihat corak, seperti tugas yang terus ditangguhkan kerana terlalu kabur atau kerana tiada siapa memilikinya.

Semakan mingguan sangat berguna semasa penubuhan syarikat kerana tarikh akhir datang dalam gelombang. Mungkin ada tempoh yang tenang diikuti oleh lonjakan aktiviti. Semakan memastikan gelombang itu tidak menjadi kejutan.

6. Lindungi kalendar pematuhan anda sejak hari pertama

Ramai pengasas berfikir pematuhan bermula selepas syarikat dilancarkan. Sebenarnya, pematuhan bermula sebaik sahaja perniagaan ditubuhkan.

Bergantung pada jenis entiti dan negeri, anda mungkin perlu menjejak:

• Laporan tahunan
• Pemfailan cukai francais
• Pembaharuan negeri
• Lesen perniagaan tempatan
• Pembaharuan ejen berdaftar
• Tarikh akhir cukai persekutuan
• Kemas kini pemilikan atau alamat

Jika perkara ini tidak dijejak lebih awal, ia mudah terlepas. Terlepas satu tarikh akhir boleh menyebabkan bayaran lewat, penalti, atau masalah pentadbiran yang tidak perlu.

Kalendar pematuhan yang ringkas perlu merangkumi:

• Nama pemfailan
• Tarikh akhir
• Kekerapan pemfailan
• Orang yang bertanggungjawab
• Dokumen sumber atau notis
• Tarikh peringatan yang ditetapkan sebelum tarikh akhir

Jangan tunggu hingga hujung tahun untuk membina senarai ini. Cipta ia pada masa yang sama anda menubuhkan syarikat.

7. Simpan dokumen anda di satu tempat

Kertas kerja permulaan hanya berguna jika anda boleh mencarinya.

Cipta satu struktur folder untuk rekod syarikat dan kekalkan konsistensinya. Sekurang-kurangnya, simpan:

• Dokumen penubuhan
• Pengesahan EIN
• Perjanjian operasi atau bylaws
• Rekod pemilikan
• Dokumen persediaan perbankan
• Lesen dan permit
• Notis pematuhan
• Pemfailan tahunan dan pengesahan

Anda tidak memerlukan sistem dokumen yang rumit. Anda memerlukan sistem yang boleh dipercayai.

Apabila rekod tersusun, anda membazir kurang masa mencari maklumat, dan anda mengurangkan risiko terlepas keperluan kerana jejak dokumen tidak lengkap.

8. Gunakan senarai semak untuk mengurangkan keletihan membuat keputusan

Pengasas membuat terlalu banyak keputusan untuk bergantung pada ingatan sahaja.

Senarai semak mengurangkan geseran. Ia juga mewujudkan konsistensi, yang penting apabila anda menyeimbangkan penubuhan, operasi, dan pertumbuhan pada masa yang sama.

Senarai semak yang berguna termasuk:

• Senarai semak penyediaan entiti baharu
• Senarai semak perbankan dan kewangan
• Senarai semak pengambilan pekerja dan kontraktor
• Senarai semak pematuhan
• Senarai semak penyelenggaraan tahunan

Senarai semak tidak menggantikan pertimbangan. Ia menghalang kesilapan yang boleh dielakkan.

Senarai semak persediaan permulaan yang praktikal

Jika anda mahu satu tempat yang mudah untuk bermula, mulakan di sini:

• Pilih struktur perniagaan yang sesuai
• Sahkan nama syarikat
• Failkan dokumen penubuhan
• Lantik ejen berdaftar
• Dapatkan EIN jika diperlukan
• Sediakan dokumen tadbir urus dalaman
• Buka akaun bank perniagaan
• Sediakan pembukuan
• Cipta kalendar pematuhan
• Simpan semua rekod di satu lokasi yang selamat

Senarai itu mungkin tidak glamor, tetapi ia asas. Semakin kukuh persediaan anda, semakin sedikit masa yang akan anda habiskan untuk membetulkan masalah yang boleh dielakkan kemudian.

Fikiran akhir

Perkara terlepas pandang apabila terlalu banyak bergantung pada ingatan, keutamaan segera, dan nota yang berselerak. Pengasas boleh mengelakkan perkara itu dengan membina sistem yang ringkas: pusatkan tugas, pecahkan projek kepada langkah, serahkan apa yang boleh diserahkan, dan semak pematuhan secara berkala.

Pendekatan itu mencipta lebih daripada sekadar organisasi. Ia mencipta kestabilan.

Jika anda sedang menubuhkan perniagaan di Amerika Syarikat, Zenind boleh membantu anda beralih daripada keadaan berselerak kepada tersusun dengan sokongan untuk penubuhan syarikat, perkhidmatan ejen berdaftar, dan keperluan pematuhan berterusan. Hasilnya ialah kurang kekacauan, kurang butiran yang terlepas, dan laluan yang lebih kemas daripada idea kepada perniagaan yang beroperasi.