Как основателите могат да предотвратят изпускането на задачи по учредяване на бизнеса

Стартирането на бизнес създава особен вид натиск. Трябва да изберете правна форма, да подадете документи, да следите срокове, да отваряте сметки и едновременно с това да изграждате нещо, което клиентите наистина ще забележат. Много лесно е важна задача да бъде забавена, забравена или изпълнена два пъти, защото няма едно място, където всичко да е събрано.

Така основателите пропускат подадени документи, пренебрегват държавни изисквания или се втурват в последния момент да довършват работа, която е трябвало да бъде свършена преди седмици. Решението не е да работите по-дълго или да разчитате на паметта си. Решението е да изградите прост оперативен модел за вашия бизнес.

Ако стартирате LLC, корпорация или друг вид бизнес структура в САЩ, целта е една и съща: да направите важната работа видима, да я разделите на управляеми стъпки и да създадете повторяем процес, който не позволява на правилните задачи да изпаднат между пукнатините.

Защо важните задачи изпадат между пукнатините

Повечето основатели не пропускат задачи, защото са немарливи. Пропускат ги, защото стартъп работата е разпокъсана.

Една единствена седмица може да включва:

• Избор на име на бизнеса
• Подаване на документи за учредяване
• Назначаване на регистриран агент
• Кандидатстване за EIN
• Изготвяне на operating agreement или устав
• Откриване на бизнес банкова сметка
• Кандидатстване за местни лицензи или разрешителни
• Настройване на счетоводство и проследяване на данъци
• Подготовка за годишни отчети и други срокове за съответствие

Всеки елемент зависи от другите. Някои могат да се изпълняват паралелно, други не, а трети лесно се забравят, защото се случват само веднъж или няколко пъти в годината. Когато задачите живеят в имейли, бележки, съобщения и паметта ви, те стават невидими, докато не станат спешни.

Решението е да намалите броя на местата, където трябва да се вземат решения.

1. Поставете всяка бизнес задача в една система

Първото правило за добра организация е просто: ако една задача има значение, тя трябва да има едно място.

Това място може да бъде табло за проекти, таблица, мениджър на задачи или писмен стартъп чеклист. Форматът има по-малко значение от дисциплината. Целта е да спрете да разчитате на разпилени напомняния.

Добрата система за стартъп задачи трябва да включва:

• Името на задачата
• Отговорното лице
• Крайния срок
• Статуса
• Следващото действие
• Всяка зависимост, която трябва да се случи първо

Например, вместо да напишете „подай LLC“ и да го оставите така, разделете го на стъпки като:

• Потвърдете дали името на бизнеса е свободно
• Подгответе документите за учредяване
• Подайте регистрацията към щата
• Запишете потвърждението за подаване
• Съхранете одобрените документи в една папка

Тази малка структура превръща неясното задължение в последователност от завършени действия.

2. Разделяйте спешните задачи от важните задачи

Основателите често прекарват твърде много време върху това, което е най-шумно. Това обикновено не е същото като това, което е най-важно.

Спешните задачи са тези с непосредствен натиск. Важните задачи са тези, които защитават бизнеса в дългосрочен план. В ранните етапи важните задачи често включват съответствие, организиране на документи и гарантиране, че компанията е правилно подготвена от първия ден.

Практичен начин да подредите работата си е да я разделите в три групи:

• Трябва да се направи днес: регистрации, подписи, плащания или крайни срокове, които не могат да се отлагат
• Трябва да се направи тази седмица: подготвителна работа, която позволява стартиране или работа
• Може да се планира за по-късно: задачи, които подобряват бизнеса, но не блокират напредъка

Това предотвратява нископриоритетните задачи да получават същото внимание като учредяването или работата по съответствие.

3. Превръщайте големите цели в малки етапи

Една от причините основателите да се чувстват претоварени е, че мислят в резултати, докато календарът им работи с действия.

„Учредете компанията“ не е задача. Това е проект.

По-добър подход е да го разделите на етапи, които могат да се изпълняват последователно:

1. Потвърдете вида структура, който е подходящ за бизнеса
2. Съберете данните за собствениците и компанията
3. Подайте документите за учредяване
4. Получете федерални и щатски идентификатори, ако са необходими
5. Подгответе вътрешните документи за управление
6. Създайте банкови и счетоводни записи
7. Добавете напомняния за бъдещи срокове за съответствие

Всеки етап трябва да е достатъчно малък, за да може да бъде завършен в едно сядане или предаден на друг човек.

Този метод работи, защото мозъкът обработва напредъка по-добре от неяснотата. Малките победи поддържат инерцията, докато неясните проекти създават стрес и забавяне.

4. Делегирайте работата, която не изисква вашето лично внимание

Честа грешка на новите основатели е да третират всичко така, сякаш трябва да бъде свършено лично от собственика на бизнеса. Това не е ефективно и не е необходимо.

Трябва да останете ангажирани с решенията, които оформят компанията. Но не е нужно лично да управлявате всяко напомняне, подаване и административно проследяване.

Делегирайте или автоматизирайте, където е възможно:

• Използвайте регистриран агент за надеждно получаване на официални уведомления
• Използвайте услуги за учредяване, за да рационализирате документите и подаванията
• Използвайте шаблони за вътрешни документи
• Използвайте счетоводен софтуер, за да следите транзакциите от самото начало
• Използвайте календарни напомняния за повтарящи се срокове за съответствие

Колкото по-повтаряема е една задача, толкова по-ценно е да бъде систематизирана.

Zenind помага на основателите да намалят триенето на този етап, като подкрепя учредяване на компании в САЩ, услуги на регистриран агент и работни процеси, свързани със съответствието, които улесняват поддържането на ключовите задачи видими и навременни.

5. Изградете седмичен преглед на основателя

Не ви е необходима дълга планираща сесия. Необходима ви е последователна.

Седмичен преглед от 15 до 20 минути е достатъчен, за да уловите повечето проблеми, преди да станат сериозни.

Използвайте това време, за да отговорите на пет въпроса:

• Какво беше завършено тази седмица?
• Какво предстои следващо?
• Какво е блокирано?
• Какво може да бъде делегирано?
• Кой срок наближава скоро?

Ако правите това всяка седмица, ще забелязвате липсващи елементи навреме. Ще виждате и модели, като задачи, които постоянно се отлагат, защото са твърде неясни или защото никой не ги е поел.

Седмичният преглед е особено полезен по време на учредяване на компания, защото сроковете идват на вълни. Може да има спокойни периоди, последвани от внезапен прилив на активност. Прегледът предотвратява тези вълни да се превърнат в изненади.

6. Пазете календара си за съответствие под контрол от първия ден

Много основатели смятат, че съответствието започва след стартиране на компанията. В действителност то започва веднага след учредяването.

В зависимост от вида структура и щата може да се наложи да следите:

• Годишни отчети
• Данъчни декларации за franchise tax
• Щатски подновявания
• Местни бизнес лицензи
• Подновяване на регистрацията на регистрирания агент
• Федерални данъчни срокове
• Промени в собствеността или адреса

Ако тези елементи не се следят предварително, лесно могат да бъдат пропуснати. Пропускането на един срок може да доведе до такси, санкции или ненужни административни проблеми.

Един прост календар за съответствие трябва да включва:

• Името на подаването
• Крайния срок
• Честотата на подаване
• Отговорното лице
• Изходния документ или уведомление
• Дата за напомняне, зададена преди крайния срок

Не чакайте до края на годината, за да създадете този списък. Направете го едновременно с учредяването на компанията.

7. Дръжте документите си на едно място

Документите за стартиращ бизнес са полезни само ако можете да ги намерите.

Създайте една структура от папки за фирмените записи и я поддържайте последователна. Най-малкото съхранявайте:

• Документи за учредяване
• Потвърждение за EIN
• Operating agreement или устав
• Записи за собственост
• Документи за откриване на банкова сметка
• Лицензи и разрешителни
• Уведомления за съответствие
• Годишни подавания и потвърждения

Не ви е необходима сложна система за документи. Необходима ви е надеждна.

Когато записите са организирани, губите по-малко време в търсене на информация и намалявате риска да пропуснете изискване, защото документацията е непълна.

8. Използвайте чеклисти, за да намалите умората от вземане на решения

Основателите вземат твърде много решения, за да разчитат на паметта като надежден инструмент.

Чеклистите премахват триенето. Те също така създават последователност, което е важно, когато едновременно балансирате учредяване, операции и растеж.

Полезни чеклисти включват:

• Чеклист за нова компания
• Чеклист за банкиране и финанси
• Чеклист за наемане и изпълнители
• Чеклист за съответствие
• Чеклист за годишна поддръжка

Чеклистът не замества преценката. Той предотвратява избягваеми грешки.

Практичен стартов чеклист за настройка на бизнеса

Ако искате просто място, откъдето да започнете, започнете тук:

• Изберете правилната бизнес структура
• Потвърдете името на компанията
• Подайте документите за учредяване
• Назначете регистриран агент
• Получете EIN, ако е необходимо
• Подгответе вътрешните документи за управление
• Отворете бизнес банкова сметка
• Настройте счетоводството
• Създайте календар за съответствие
• Съхранявайте всички записи на едно сигурно място

Този списък не е бляскав, но е основополагащ. Колкото по-здрава е вашата настройка, толкова по-малко време ще прекарвате в поправяне на избягваеми проблеми по-късно.

Заключителни мисли

Нещата изпадат между пукнатините, когато твърде много зависи от паметта, спешността и разпилените бележки. Основателите могат да избегнат това, като изградят проста система: централизирайте задачите, разделяйте проектите на стъпки, делегирайте това, което може да бъде делегирано, и редовно преглеждайте съответствието.

Този подход създава повече от организация. Той създава стабилност.

Ако учредявате бизнес в Съединените щати, Zenind може да ви помогне да преминете от разпокъсано към структурирано с подкрепа за учредяване на компания, услуги на регистриран агент и текущи нужди по съответствие. Резултатът е по-малко хаос, по-малко пропуснати детайли и по-ясен път от идея до работещ бизнес.