Miten perustajat voivat pitää liiketoiminnan perustamiseen liittyvät tehtävät hallinnassa

Yrityksen perustaminen tuo mukanaan erityistä painetta. Valitset yhtiömuotoa, hoidat asiakirjoja, seuraat määräaikoja, avaat tilejä ja yrität samalla rakentaa jotain, jonka asiakkaat todella huomaavat. On helppoa, että jokin tärkeä tehtävä viivästyy, unohtuu tai tehdään kahdesti, koska kaikki ei ole yhdessä paikassa.

Näin perustajat päätyvät missaamaan ilmoituksia, sivuuttamaan osavaltion vaatimuksia tai kiirehtimään viime hetkellä tekemään työtä, joka olisi pitänyt hoitaa viikkoja aiemmin. Ratkaisu ei ole tehdä pidempiä työpäiviä tai luottaa muistiin. Ratkaisu on rakentaa yritykselle yksinkertainen toimintajärjestelmä.

Jos olet perustamassa LLC-yhtiötä, corporationia tai muuta Yhdysvaltain liiketoimintayksikköä, tavoite on sama: tee tärkeä työ näkyväksi, jaa se hallittaviin vaiheisiin ja luo toistettava prosessi, joka estää oikeita asioita lipsahtamasta ohi.

Miksi tärkeät tehtävät lipsahtavat ohi

Useimmat perustajat eivät missaa tehtäviä huolimattomuuttaan. He missaavat ne, koska startup-työ on pirstaleista.

Yksi viikko voi sisältää:

• Yritysnimen valinnan
• Perustamisasiakirjojen toimittamisen
• Rekisteröidyn edustajan nimeämisen
• EIN-tunnuksen hakemisen
• Toimintasopimuksen tai yhtiöjärjestyksen laatimisen
• Yritystilin avaamisen
• Paikallisten lisenssien tai lupien hakemisen
• Kirjanpidon ja veroseurannan perustamisen
• Vuosiraportteihin ja muihin compliance-määräaikoihin valmistautumisen

Jokainen kohta riippuu muista. Osa voidaan tehdä rinnakkain, osa ei, ja osa on helppo unohtaa, koska ne tapahtuvat vain kerran tai muutaman kerran vuodessa. Kun tehtävät ovat sähköposteissa, muistiinpanoissa, viesteissä ja muistissa, ne muuttuvat näkymättömiksi, kunnes niistä tulee kiireellisiä.

Korjaus on vähentää niitä paikkoja, joihin päätösten täytyy jäädä.

1. Sijoita kaikki liiketoiminnan tehtävät yhteen järjestelmään

Ensimmäinen järjestämisen sääntö on yksinkertainen: jos tehtävä on tärkeä, sillä pitää olla yksi koti.

Tämä koti voi olla projektitaulu, taulukko, tehtävienhallintaohjelma tai kirjallinen startup-checklist. Muotoa tärkeämpää on kurinalaisuus. Tarkoitus on lopettaa hajanaisten muistutusten varassa eläminen.

Hyvä startup-tehtäväjärjestelmä sisältää:

• Tehtävän nimen
• Vastuuhenkilön
• Eräpäivän
• Tilanteen
• Seuraavan toimenpiteen
• Riippuvuuden, jonka täytyy tapahtua ensin

Esimerkiksi sen sijaan, että kirjoitat vain "perusta LLC" ja jätät asian siihen, pilko se vaiheiksi, kuten:

• Tarkista yritysnimen saatavuus
• Valmistele perustamisasiakirjat
• Toimita ilmoitus osavaltiolle
• Tallenna perustamisen vahvistus
• Säilytä hyväksytyt asiakirjat yhdessä kansiossa

Pieni määrä rakennetta muuttaa epämääräisen velvoitteen valmiiden toimenpiteiden sarjaksi.

2. Erota kiireelliset tehtävät tärkeistä tehtävistä

Perustajat käyttävät usein liikaa aikaa siihen, mikä on äänekkäintä. Se ei yleensä ole sama asia kuin se, mikä on tärkeintä.

Kiireelliset tehtävät ovat niitä, joihin kohdistuu välitön paine. Tärkeät tehtävät ovat niitä, jotka suojaavat yritystä pitkällä aikavälillä. Alkuvaiheessa tärkeitä tehtäviä ovat usein compliance, asiakirjojen järjestäminen ja varmistus siitä, että yritys on asetettu oikein alusta alkaen.

Käytännöllinen tapa jäsentää työtä on jakaa se kolmeen koriin:

• Tehtävä tänään: ilmoitukset, allekirjoitukset, maksut tai määräajat, joita ei voi siirtää
• Tehtävä tällä viikolla: käyttöönottoon tai toimintaan liittyvä työ, joka mahdollistaa etenemisen
• Voidaan ajoittaa myöhemmin: tehtävät, jotka parantavat liiketoimintaa, mutta eivät estä etenemistä

Tämä estää matalaprioriteettisia asioita saamasta samaa huomiota kuin perustamiseen tai complianceen liittyvä työ.

3. Muuta suuret tavoitteet pieniksi tarkistuspisteiksi

Yksi syy siihen, että perustajat kuormittuvat, on se, että he ajattelevat lopputuloksina, vaikka kalenteri käsittelee toimintaa.

"Perusta yritys" ei ole tehtävä. Se on projekti.

Parempi tapa on jakaa se tarkistuspisteisiin, jotka voidaan suorittaa järjestyksessä:

1. Vahvista liiketoimintaan sopiva yhtiömuoto
2. Kerää omistaja- ja yritystiedot
3. Toimita perustamisasiakirjat
4. Hanki tarvittaessa liittovaltion ja osavaltion tunnisteet
5. Valmistele sisäiset hallinnointiasiakirjat
6. Luo pankki- ja kirjanpitoaineistot
7. Lisää compliance-muistutukset tulevia määräaikoja varten

Jokaisen tarkistuspisteen pitäisi olla niin pieni, että sen voi hoitaa yhdellä istunnolla tai antaa eteenpäin jollekin muulle.

Tämä menetelmä toimii, koska aivot käsittelevät edistymistä paremmin kuin epäselvyyttä. Pienet onnistumiset pitävät vauhdin yllä, kun taas epämääräiset projektit luovat stressiä ja viivettä.

4. Delegoi työ, joka ei vaadi henkilökohtaista huomioasi

Uusien perustajien yleinen virhe on kohdella kaikkea niin kuin yrityksen omistajan pitäisi tehdä se itse. Se ei ole tehokasta eikä tarpeellista.

Sinun kannattaa pysyä mukana päätöksissä, jotka muokkaavat yritystä. Mutta sinun ei tarvitse henkilökohtaisesti hallita jokaista muistutusta, ilmoitusta ja hallinnollista jatkotoimea.

Delegoi tai automatisoi aina kun mahdollista:

• Käytä rekisteröityä edustajaa vastaanottamaan viralliset ilmoitukset luotettavasti
• Käytä perustamispalveluja paperitöiden ja ilmoitusten sujuvoittamiseen
• Käytä malleja sisäisiin asiakirjoihin
• Käytä kirjanpito-ohjelmistoa tapahtumien seuraamiseen alusta alkaen
• Käytä kalenterimuistutuksia toistuviin compliance-määräaikoihin

Mitä toistettavampi tehtävä on, sitä arvokkaampaa sen järjestelmällistäminen on.

Zenind auttaa perustajia vähentämään kitkaa tässä vaiheessa tukemalla Yhdysvaltain yrityksen perustamista, rekisteröidyn edustajan palveluja ja compliance-keskeisiä työnkulkuja, jotka tekevät keskeisten tehtävien näkyvästä ja ajallaan hoitamisesta helpompaa.

5. Rakenna viikoittainen perustajan katselmus

Et tarvitse pitkää suunnittelusessiota. Tarvitset säännöllisen sellaisen.

15–20 minuutin viikoittainen katselmus riittää havaitsemaan useimmat ongelmat ennen kuin niistä tulee vakavia.

Käytä tuo aika viiden kysymyksen läpikäyntiin:

• Mitä tuli valmiiksi tällä viikolla?
• Mikä on seuraavaksi eräpäivässä?
• Mikä on jumissa?
• Mitä voidaan delegoida?
• Mikä määräaika on tulossa pian?

Jos teet tämän joka viikko, huomaat puuttuvat asiat aikaisin. Näet myös kaavoja, kuten tehtäviä, joita siirretään jatkuvasti, koska ne ovat liian epämääräisiä tai koska kukaan ei omista niitä.

Viikoittainen katselmus on erityisen hyödyllinen yrityksen perustamisen aikana, koska määräajat tulevat aaltoina. Voi olla hiljaisempia jaksoja, joita seuraa toimintaryöppy. Katselmus estää nämä aallot muuttumasta yllätyksiksi.

6. Suojaa compliance-kalenterisi jo päivästä yksi

Monet perustajat ajattelevat, että compliance alkaa vasta yrityksen käynnistyttyä. Todellisuudessa compliance alkaa heti, kun yritys on perustettu.

Yhtiömuodosta ja osavaltiosta riippuen sinun täytyy ehkä seurata:

• Vuosiraportteja
• Franchise tax -ilmoituksia
• Osavaltion uusintoja
• Paikallisia yrityslupia
• Rekisteröidyn edustajan uusintoja
• Liittovaltion veromääräaikoja
• Omistajuus- tai osoitemuutoksia

Jos näitä ei seurata etukäteen, ne on helppo unohtaa. Yhden määräajan missaaminen voi aiheuttaa maksuja, sakkoja tai tarpeettomia hallinnollisia ongelmia.

Yksinkertainen compliance-kalenteri sisältää:

• Ilmoituksen nimen
• Eräpäivän
• Toistuvuuden
• Vastuuhenkilön
• Lähdeasiakirjan tai ilmoituksen
• Muistutuspäivän ennen määräaikaa

Älä odota vuoden loppuun asti listan rakentamista. Tee se samaan aikaan, kun perustat yrityksen.

7. Säilytä asiakirjat yhdessä paikassa

Startup-paperit ovat hyödyllisiä vain, jos löydät ne.

Luo yksi kansiorakenne yrityksen asiakirjoille ja pidä se johdonmukaisena. Säilytä vähintään:

• Perustamisasiakirjat
• EIN-vahvistus
• Toimintasopimus tai yhtiöjärjestys
• Omistajuusrekisterit
• Pankkiasioinnin asiakirjat
• Lisenssit ja luvat
• Compliance-ilmoitukset
• Vuosittaiset ilmoitukset ja vahvistukset

Et tarvitse monimutkaista asiakirjajärjestelmää. Tarvitset luotettavan.

Kun tiedostot ovat järjestyksessä, tuhlaat vähemmän aikaa tiedon etsimiseen ja vähennät riskiä siitä, että vaatimuksia jää täyttämättä, koska paperijälki on puutteellinen.

8. Käytä tarkistuslistoja päätösväsymyksen vähentämiseen

Perustajat tekevät niin paljon päätöksiä, ettei muisti ole yksin luotettava työkalu.

Tarkistuslistat poistavat kitkaa. Ne luovat myös yhdenmukaisuutta, mikä on tärkeää, kun tasapainotat perustamista, toimintaa ja kasvua samanaikaisesti.

Hyödyllisiä tarkistuslistoja ovat:

• Uuden yrityksen käyttöönoton tarkistuslista
• Pankki- ja taloustarkistuslista
• Rekrytointi- ja alihankkijatarkistuslista
• Compliance-tarkistuslista
• Vuosittainen ylläpitotarkistuslista

Tarkistuslista ei korvaa harkintaa. Se estää vältettävissä olevat virheet.

Käytännöllinen startup-käyttöönoton tarkistuslista

Jos haluat yksinkertaisen lähtöpisteen, aloita tästä:

• Valitse oikea yritysrakenne
• Vahvista yrityksen nimi
• Toimita perustamisasiakirjat
• Nimeä rekisteröity edustaja
• Hanki EIN-tunnus tarvittaessa
• Laadi sisäiset hallinnointiasiakirjat
• Avaa yritystili
• Perusta kirjanpito
• Luo compliance-kalenteri
• Säilytä kaikki asiakirjat yhdessä turvallisessa paikassa

Tuo lista ei ole näyttävä, mutta se on perustava. Mitä vahvempi käyttöönotto, sitä vähemmän aikaa käytät myöhemmin vältettävien ongelmien korjaamiseen.

Lopuksi

Asiat lipsahtavat ohi, kun liikaa riippuu muistista, kiireestä ja hajanaisista muistiinpanoista. Perustajat voivat välttää tämän rakentamalla yksinkertaisen järjestelmän: keskitä tehtävät, pilko projektit vaiheisiin, delegoi se mikä voidaan delegoida, ja tarkista compliance säännöllisesti.

Tämä lähestymistapa luo muutakin kuin järjestystä. Se luo vakautta.

Jos olet perustamassa yritystä Yhdysvalloissa, Zenind voi auttaa sinua siirtymään hajanaisesta rakenteiseen tarjoamalla tukea yrityksen perustamiseen, rekisteröidyn edustajan palveluihin ja jatkuviin compliance-tarpeisiin. Tuloksena on vähemmän kaaosta, vähemmän unohtuneita yksityiskohtia ja selkeämpi polku ideasta toimivaksi yritykseksi.