Ako malé podniky môžu rozpoznať falošné hovory údajne od SBA a chrániť citlivé informácie

Majitelia malých firiem sú častým cieľom podvodníkov, pretože pracujú s citlivými údajmi, komunikujú s úradmi a pri zakladaní alebo raste spoločnosti často postupujú rýchlo. Podvodní volajúci využívajú túto naliehavosť. Môžu tvrdiť, že zastupujú Small Business Administration, naznačovať naliehavý problém s úverom alebo registráciou alebo tlačiť zakladateľa, aby zdieľal súkromné informácie.

Pre podnikateľov, ktorí zakladajú LLC, korporáciu alebo inú novú firmu, je schopnosť overiť kontakt od verejnej inštitúcie súčasťou základnej podnikovej hygieny. Chráni vašu spoločnosť, váš tím aj vašich zákazníkov.

Prečo podvodné hovory fungujú

Podvodníci sa spoliehajú na tri veci:

1. Autorita. Používajú názvy znejúce ako názvy úradov, aby hovor pôsobil dôveryhodne.
2. Naliehavosť. Vytvoria termín, varovanie alebo hrozbu, aby cieľ reagoval skôr, než sa zamyslí.
3. Zbieranie informácií. Pýtajú si údaje, ktoré sa neskôr dajú použiť na zosobnenie firmy alebo majiteľa.

Ak ste zaneprázdnení podávaním zakladateľských dokumentov, žiadosťou o EIN alebo nastavovaním bankovníctva, hovor, ktorý znie oficiálne, je ľahké považovať za dôveryhodný. Presne to podvodníci chcú.

Bežné varovné signály podvodov vydávajúcich sa za SBA

Podozrivý volajúci môže:

• tvrdiť, že volá zo SBA, „SBA Online“ alebo pod iným názvom, ktorý znie oficiálne, ale nie je jednoznačne prepojený s agentúrou,
• žiadať členský poplatok alebo platbu za prístup k službám, ktoré SBA takýmto spôsobom nepredáva,
• vyžadovať citlivé údaje, ako sú čísla sociálneho zabezpečenia, bankové údaje, záznamy o zamestnancoch alebo odpovede na osobné identifikačné otázky,
• pýtať si potvrdenie informácií, ktoré už majú, aby si zvýšili dôveryhodnosť,
• odmietať sa jasne identifikovať alebo sa vyhýbať poskytnutiu priameho čísla na spätné zavolanie,
• tlačiť na okamžitú akciu bez času na overenie žiadosti.

Skutočný zástupca štátneho orgánu by mal vedieť identifikovať seba aj poskytnúť overiteľný spôsob, ako kontakt nezávisle potvrdiť.

Ako vyzerá legitímny kontakt od SBA

Platný kontakt od úradu by nemal pôsobiť utajene. Ak niekto tvrdí, že pracuje pre štátny úrad, zastavte sa a overte si to skôr, než budete pokračovať v konverzácii.

Sledujte tieto základné znaky dôveryhodnosti:

• osoba uvedie celé meno,
• jasne povie, pre aký úrad pracuje,
• poskytne číslo na spätné zavolanie, ktoré možno potvrdiť cez oficiálne kanály,
• vysvetlí účel kontaktu priamo a zrozumiteľne,
• netlačí vás, aby ste na mieste zdieľali súkromné údaje.

Ak sa vám čokoľvek na komunikácii zdá nejasné, uponáhľané alebo nekonzistentné, považujte ju za podozrivú, kým si ju nezávisle nepotvrdíte.

Čo nikdy nezdieľať po telefóne

Nikdy nepredpokladajte, že volajúci je legitímny len preto, že pozná názov vašej firmy alebo vašu lokalitu. Verejné záznamy a úniky dát podvodníkom uľahčujú pôsobiť informovane.

Neposkytujte:

• čísla sociálneho zabezpečenia,
• informácie o bankovom účte,
• údaje z kreditnej karty,
• dokumenty k EIN, pokiaľ ste kontakt neiniciovali vy a nepotvrdili ste príjemcu,
• údaje o zamestnancoch,
• rodné priezvisko matky alebo iné odpovede na bezpečnostné overenie identity,
• prihlasovacie údaje,
• vlastnícke záznamy alebo interné finančné údaje.

Ak máte pochybnosti, ukončite hovor a overte si kontakt cez oficiálny zdroj, ktorý si nájdete sami.

Ako overiť podozrivý hovor z úradu

Pri každom prípade použite jednoduchý proces overenia:

1. Položte telefón, ak na vás volajúci tlačí alebo sa nechce jasne identifikovať.
2. Vyhľadajte si úrad na oficiálnej webovej stránke alebo v zverejnenom vládnom adresári.
3. Zavolajte na oficiálne číslo sami, namiesto toho, aby ste volali späť na číslo, ktoré vám dal podozrivý volajúci.
4. Spýtajte sa, či sú daná osoba a záležitosť naozaj spojené s vašou firmou.
5. Zdokumentujte čas, číslo, meno volajúceho a to, čo požadoval.

Tento proces zaberie len pár minút a môže zabrániť vážnym škodám.

Prečo sú noví podnikatelia obzvlášť zraniteľní

Zakladatelia startupov často naraz riešia založenie firmy, daňové nastavenia, zakladateľské dohody, termíny súladu s predpismi a bankové dokumenty. Vytvára to ideálne prostredie pre podvody.

Podvodníci vedia, že noví majitelia môžu:

• nepoznať postupy úradov,
• zamieňať oficiálnu komunikáciu štátu s predajnými telefonátmi tretích strán,
• chcieť problém vyriešiť rýchlo, aby nezdržali založenie alebo financovanie,
• príliš voľne zdieľať dokumenty pri nastavovaní firmy.

Ak zakladáte spoločnosť, vybudujte si návyk overovania hneď od začiatku. Čím skôr sa váš tím naučí zastaviť a potvrdiť si informácie, tým ťažšie bude pre zločincov uspieť.

Praktické kroky na ochranu vašej firmy

1. Vyškolte každého, kto zdvíha telefón

Recepční, asistenti aj spoluzakladatelia by mali vedieť, že nečakané požiadavky na súkromné informácie sú podozrivé.

2. Majte kontrolný zoznam na overovanie

Vytvorte si krátke interné pravidlo: ak volajúci žiada o peniaze, heslá, daňové záznamy, údaje o vlastníctve alebo identifikačné údaje, odpoveď nie je okamžité splnenie. Je to overenie.

3. Centralizujte citlivé záznamy

Zakladateľské dokumenty, vlastnícke údaje a bankové informácie ukladajte do zabezpečených systémov s obmedzeným prístupom. Čím menej ľudí môže citlivé údaje zdieľať, tým nižšie je riziko.

4. Na komunikáciu s úradmi používajte oficiálne kanály

Pri styku s úradmi začnite na webovej stránke úradu alebo cez dôveryhodný právny, daňový či zakladateľský zdroj, nie cez telefonát alebo odkaz v e-maile.

5. Nahláste podozrivý kontakt

Ak niekto tvrdí, že zastupuje úrad, a žiada citlivé údaje spôsobom, ktorý sa zdá podozrivý, nahláste to príslušnému dohľadovému úradu alebo kanálu na hlásenie podvodov.

Úloha dobrých zakladateľských postupov

Silné postupy pri zakladaní spoločnosti tiež znižujú vystavenie podvodom. Keď sú firemné záznamy usporiadané, vlastnícke údaje presné a úlohy súladu s predpismi riešené cez dôveryhodné systémy, ľahšie rozpoznáte čokoľvek, čo nezapadá.

Preto si mnohí zakladatelia vyberajú službu pre založenie spoločnosti, ktorá im pomáha zostať od prvého dňa organizovaní. Zenind podporuje podnikateľov pri zakladaní firiem v USA tým, že pomáha zjednodušiť založenie, súlad s predpismi a priebežné administratívne úlohy, aby sa majitelia mohli sústrediť na riadenie firmy namiesto vybavovania papierovania.

Dobrá organizácia nezastaví každý pokus o podvod, ale uľahčí rozpoznanie zlých požiadaviek.

Ak ste už informácie poskytli

Ak si myslíte, že ste podozrivému volajúcemu poskytli informácie, konajte rýchlo.

• Ak boli prezradené finančné údaje, kontaktujte svoju banku.
• Ak boli prezradené prihlasovacie údaje, zmeňte heslá.
• Skontrolujte firemné účty, či neobsahujú neoprávnenú aktivitu.
• Ak mohli byť ohrozené údaje zamestnancov, informujte dotknutých členov tímu.
• Zapíšte si všetko, čo si o hovore pamätáte.
• Incident nahláste príslušnému úradu alebo linke na hlásenie podvodov.

Čím rýchlejšie zareagujete, tým viac škôd môžete obmedziť.

Jednoduché pravidlo pre zakladateľov

Ak vám nečakaný volajúci tvrdí, že je z úradu, a žiada súkromné informácie, neoverujte ho pomocou informácií, ktoré vám poskytol. Overte si ho pomocou oficiálnych kontaktných údajov, ktoré si nájdete sami.

Jeden takýto návyk môže zabrániť krádeži identity, finančným stratám a zbytočnému narušeniu fungovania rastúcej firmy.

Záverečné ponaučenie

Podvodníci používajú dôveryhodné názvy, aby získali prístup k citlivým informáciám, a malé firmy sú pre nich hlavný cieľ. Či už zakladáte LLC, spúšťate korporáciu alebo riadite už zabehnutú spoločnosť, ku každej nečakanej žiadosti o súkromné údaje pristupujte opatrne.

Najprv overte, potom zdieľajte a urobte bezpečnosť súčasťou firemných návykov od samého začiatku.