Πώς οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να εντοπίζουν τις απατηλές κλήσεις που προσποιούνται ότι είναι από την SBA και να προστατεύουν ευαίσθητες πληροφορίες

Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων αποτελούν συχνό στόχο απάτης επειδή διαχειρίζονται ευαίσθητα δεδομένα, αλληλεπιδρούν με κυβερνητικές υπηρεσίες και συχνά κινούνται γρήγορα όταν ιδρύουν ή αναπτύσσουν μια εταιρεία. Οι απατεώνες εκμεταλλεύονται αυτή την αίσθηση επείγοντος. Μπορεί να ισχυριστούν ότι εκπροσωπούν τη Small Business Administration, να υπονοήσουν ένα επείγον ζήτημα με δάνειο ή καταχώριση ή να πιέσουν έναν ιδρυτή να μοιραστεί ιδιωτικές πληροφορίες.

Για τους επιχειρηματίες που ξεκινούν μια LLC, μια corporation ή κάποια άλλη νέα επιχείρηση, η γνώση του τρόπου επαλήθευσης μιας κυβερνητικής επικοινωνίας αποτελεί βασικό στοιχείο υγιούς επιχειρησιακής πρακτικής. Προστατεύει την εταιρεία σας, την ομάδα σας και τους πελάτες σας.

Γιατί λειτουργούν οι απατηλές κλήσεις

Οι απατεώνες βασίζονται σε τρία πράγματα:

1. Εξουσία. Χρησιμοποιούν ονόματα που ακούγονται κυβερνητικά ώστε η κλήση να φαίνεται νόμιμη.
2. Επείγον. Δημιουργούν προθεσμία, προειδοποίηση ή απειλή, ώστε ο στόχος να αντιδράσει πριν σκεφτεί.
3. Συλλογή πληροφοριών. Ζητούν στοιχεία που μπορούν να χρησιμοποιηθούν αργότερα για να υποδυθούν την επιχείρηση ή τον ιδιοκτήτη.

Αν είστε απασχολημένοι με την υποβολή εγγράφων σύστασης, την αίτηση για EIN ή τη ρύθμιση τραπεζικών υπηρεσιών, μια κλήση που ακούγεται επίσημη μπορεί να είναι εύκολο να την εμπιστευτείτε. Αυτό ακριβώς θέλουν οι απατεώνες.

Συνηθισμένα προειδοποιητικά σημάδια απατών που προσποιούνται ότι είναι από την SBA

Ένας ύποπτος καλών μπορεί να:

• Πει ότι είναι από την SBA, από το «SBA Online» ή από άλλο όνομα που ακούγεται επίσημο αλλά δεν συνδέεται ξεκάθαρα με την υπηρεσία.
• Ζητήσει συνδρομή ή πληρωμή για πρόσβαση σε υπηρεσίες που η SBA δεν πουλά με αυτόν τον τρόπο.
• Ζητήσει ευαίσθητα δεδομένα όπως αριθμούς Κοινωνικής Ασφάλισης, τραπεζικά στοιχεία, αρχεία εργαζομένων ή απαντήσεις επιβεβαίωσης ταυτότητας.
• Σας ζητήσει να επιβεβαιώσετε πληροφορίες που ήδη έχει, κάτι που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να χτίσει αξιοπιστία.
• Αρνηθεί να ταυτοποιηθεί με σαφήνεια ή να δώσει άμεσο αριθμό για επανάκληση.
• Σας πιέσει να ενεργήσετε αμέσως χωρίς να σας επιτρέψει χρόνο για να επαληθεύσετε το αίτημα.

Ένας πραγματικός κυβερνητικός εκπρόσωπος θα πρέπει να μπορεί να ταυτοποιηθεί και να παρέχει έναν επαληθεύσιμο τρόπο ανεξάρτητης επιβεβαίωσης της επικοινωνίας.

Πώς μοιάζει μια νόμιμη επικοινωνία από την SBA

Μια έγκυρη επικοινωνία από υπηρεσία δεν πρέπει να δίνει αίσθηση μυστικότητας. Αν κάποιος λέει ότι είναι από κυβερνητικό γραφείο, κάντε παύση και επαληθεύστε πριν συνεχίσετε τη συζήτηση.

Αναζητήστε αυτά τα βασικά σημάδια νομιμότητας:

• Το άτομο δίνει το πλήρες όνομά του.
• Αναφέρει ξεκάθαρα την υπηρεσία στην οποία εργάζεται.
• Παρέχει αριθμό επανάκλησης που μπορεί να επιβεβαιωθεί μέσω επίσημων καναλιών.
• Εξηγεί τον σκοπό της επικοινωνίας με απλό και ξεκάθαρο τρόπο.
• Δεν σας πιέζει να μοιραστείτε ιδιωτικά δεδομένα επιτόπου.

Αν οποιοδήποτε μέρος της αλληλεπίδρασης φαίνεται ασαφές, βιαστικό ή ασυνεπές, αντιμετωπίστε το ως ύποπτο μέχρι να το επιβεβαιώσετε ανεξάρτητα.

Τι δεν πρέπει να μοιράζεστε τηλεφωνικά

Ποτέ μην υποθέτετε ότι ένας καλών είναι νόμιμος μόνο και μόνο επειδή γνωρίζει το όνομα ή την τοποθεσία της επιχείρησής σας. Τα δημόσια αρχεία και οι παραβιάσεις δεδομένων κάνουν εύκολο για τους απατεώνες να ακούγονται ενημερωμένοι.

Μην δίνετε:

• Αριθμούς Κοινωνικής Ασφάλισης
• Στοιχεία τραπεζικών λογαριασμών
• Στοιχεία πιστωτικών καρτών
• Έγγραφα EIN, εκτός αν εσείς ξεκινήσατε την επικοινωνία και επιβεβαιώσατε τον παραλήπτη
• Πληροφορίες εργαζομένων
• Το πατρικό όνομα της μητέρας ή άλλες απαντήσεις επαλήθευσης ταυτότητας
• Διαπιστευτήρια σύνδεσης
• Αρχεία ιδιοκτησίας ή εσωτερικά οικονομικά δεδομένα

Αν υπάρχει αμφιβολία, κλείστε το τηλέφωνο και επαληθεύστε μέσω μιας επίσημης πηγής που θα βρείτε μόνοι σας.

Πώς να επαληθεύσετε μια ύποπτη κυβερνητική κλήση

Χρησιμοποιήστε κάθε φορά μια απλή διαδικασία επαλήθευσης:

1. Κλείστε το τηλέφωνο αν ο καλών ασκεί πίεση ή αρνείται να ταυτοποιηθεί καθαρά.
2. Αναζητήστε την υπηρεσία μέσω επίσημου ιστότοπου ή δημοσιευμένου κυβερνητικού καταλόγου.
3. Καλέστε εσείς τον επίσημο αριθμό αντί να καλέσετε πίσω τον αριθμό που έδωσε ο ύποπτος καλών.
4. Ρωτήστε αν το άτομο και το θέμα σχετίζονται πράγματι με την επιχείρησή σας.
5. Καταγράψτε την ώρα, τον αριθμό, το όνομα του καλούντος και τι ζητήθηκε.

Αυτή η διαδικασία διαρκεί μόνο λίγα λεπτά και μπορεί να αποτρέψει σοβαρή ζημιά.

Γιατί οι νέοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων είναι ιδιαίτερα ευάλωτοι

Οι ιδρυτές νεοφυών επιχειρήσεων συχνά χειρίζονται ταυτόχρονα έγγραφα σύστασης, φορολογική προετοιμασία, συμφωνητικά λειτουργίας, προθεσμίες συμμόρφωσης και τραπεζικά χαρτιά. Αυτό δημιουργεί ιδανικό περιβάλλον για απάτη.

Οι απατεώνες γνωρίζουν ότι οι νέοι ιδιοκτήτες μπορεί να:

• Μην είναι εξοικειωμένοι με τις διαδικασίες των υπηρεσιών
• Μπερδέψουν την επίσημη κυβερνητική αλληλογραφία με τηλεφωνικές κλήσεις πωλήσεων τρίτων
• Θέλουν να λύσουν προβλήματα γρήγορα ώστε να μην καθυστερήσει η σύσταση ή η χρηματοδότηση
• Μοιράζονται έγγραφα υπερβολικά εύκολα κατά τη ρύθμιση της επιχείρησης

Αν ξεκινάτε μια εταιρεία, χτίστε νωρίς μια συνήθεια επαλήθευσης. Όσο νωρίτερα μάθει η ομάδα σας να κάνει παύση και να επιβεβαιώνει, τόσο δυσκολότερο γίνεται για τους εγκληματίες να πετύχουν.

Πρακτικά βήματα για να προστατεύσετε την επιχείρησή σας

1. Εκπαιδεύστε όλους όσοι απαντούν στο τηλέφωνο

Το προσωπικό υποδοχής, οι βοηθοί και οι συνιδρυτές πρέπει να ξέρουν ότι τα απρόσμενα αιτήματα για ιδιωτικές πληροφορίες είναι ύποπτα.

2. Κρατήστε μια λίστα επαλήθευσης

Δημιουργήστε έναν σύντομο εσωτερικό κανόνα: αν ένας καλών ζητά χρήματα, κωδικούς πρόσβασης, φορολογικά αρχεία, στοιχεία ιδιοκτησίας ή δεδομένα ταυτότητας, η απάντηση δεν είναι άμεση συμμόρφωση. Είναι επαλήθευση.

3. Συγκεντρώστε τα ευαίσθητα αρχεία

Αποθηκεύστε τα έγγραφα σύστασης, τα στοιχεία ιδιοκτησίας και τις τραπεζικές πληροφορίες σε ασφαλή συστήματα με περιορισμένη πρόσβαση. Όσο λιγότερα άτομα μπορούν να μοιραστούν ευαίσθητα δεδομένα, τόσο μικρότερος είναι ο κίνδυνος.

4. Χρησιμοποιείτε επίσημα κανάλια για κυβερνητική επικοινωνία

Όταν χειρίζεστε υπηρεσίες, ξεκινήστε από τον ιστότοπο της υπηρεσίας ή από μια αξιόπιστη νομική, φορολογική ή υπηρεσία σύστασης αντί από τηλεφωνική κλήση ή σύνδεσμο email.

5. Αναφέρετε ύποπτη επικοινωνία

Αν κάποιος ισχυρίζεται ότι εκπροσωπεί μια κυβερνητική υπηρεσία και ζητά ευαίσθητες πληροφορίες με αμφίβολο τρόπο, αναφέρετέ το στο κατάλληλο γραφείο εποπτείας ή στο κανάλι αναφοράς απάτης.

Ο ρόλος των σωστών πρακτικών σύστασης

Οι ισχυρές πρακτικές σύστασης εταιρείας μειώνουν επίσης την έκθεση σε απάτες. Όταν τα εταιρικά αρχεία είναι οργανωμένα, οι πληροφορίες ιδιοκτησίας είναι ακριβείς και οι εργασίες συμμόρφωσης διαχειρίζονται μέσω αξιόπιστων συστημάτων, είναι ευκολότερο να εντοπίσετε οτιδήποτε δεν ταιριάζει.

Γι’ αυτό πολλοί ιδρυτές επιλέγουν μια υπηρεσία σύστασης που τους βοηθά να παραμένουν οργανωμένοι από την πρώτη μέρα. Η Zenind υποστηρίζει επιχειρηματίες που ιδρύουν αμερικανικές επιχειρήσεις βοηθώντας στην απλοποίηση της σύστασης, της συμμόρφωσης και των συνεχών διοικητικών εργασιών, ώστε οι ιδιοκτήτες να μπορούν να επικεντρωθούν στη λειτουργία της επιχείρησης αντί να κυνηγούν χαρτιά.

Η καλή οργάνωση δεν σταματά κάθε απόπειρα απάτης, αλλά κάνει τα ύποπτα αιτήματα πιο εύκολο να εντοπιστούν.

Αν έχετε ήδη μοιραστεί πληροφορίες

Αν πιστεύετε ότι μπορεί να δώσατε πληροφορίες σε ύποπτο καλών, ενεργήστε γρήγορα.

• Επικοινωνήστε με την τράπεζά σας αν αποκαλύφθηκαν οικονομικά δεδομένα.
• Αλλάξτε κωδικούς πρόσβασης αν εκτέθηκαν στοιχεία σύνδεσης.
• Ελέγξτε τους λογαριασμούς της εταιρείας για μη εξουσιοδοτημένη δραστηριότητα.
• Ενημερώστε τα επηρεαζόμενα μέλη της ομάδας αν μπορεί να έχουν εκτεθεί δεδομένα εργαζομένων.
• Καταγράψτε ό,τι θυμάστε για την κλήση.
• Αναφέρετε το περιστατικό στην αρμόδια υπηρεσία ή στη γραμμή καταγγελιών απάτης.

Όσο πιο γρήγορα αντιδράσετε, τόσο περισσότερη ζημιά μπορείτε να περιορίσετε.

Ένας απλός κανόνας για τους ιδρυτές

Αν ένας απρόσμενος καλών ισχυρίζεται ότι είναι από κυβερνητική υπηρεσία και ζητά ιδιωτικές πληροφορίες, μην τον επαληθεύετε χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες που σας έδωσε. Επαληθεύστε τον χρησιμοποιώντας επίσημα στοιχεία επικοινωνίας που βρήκατε μόνοι σας.

Αυτή η μία συνήθεια μπορεί να αποτρέψει την κλοπή ταυτότητας, οικονομικές απώλειες και περιττές διαταραχές για μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση.

Τελικό συμπέρασμα

Οι απατεώνες χρησιμοποιούν αξιόπιστα ονόματα για να αποκτήσουν πρόσβαση σε ευαίσθητες πληροφορίες και οι μικρές επιχειρήσεις είναι πρωταρχικοί στόχοι. Είτε ιδρύετε μια LLC, είτε ξεκινάτε μια corporation, είτε διαχειρίζεστε μια καθιερωμένη εταιρεία, αντιμετωπίζετε κάθε απρόσμενο αίτημα για ιδιωτικά δεδομένα με προσοχή.

Επαληθεύστε πρώτα, μοιραστείτε αργότερα και κάντε την ασφάλεια μέρος των λειτουργικών συνηθειών της εταιρείας σας από την αρχή.