Cách doanh nghiệp nhỏ nhận biết các cuộc gọi mạo danh SBA và bảo vệ thông tin nhạy cảm

Chủ doanh nghiệp nhỏ thường xuyên trở thành mục tiêu của gian lận vì họ xử lý dữ liệu nhạy cảm, làm việc với các cơ quan chính phủ và thường cần phản ứng nhanh khi thành lập hoặc phát triển công ty. Những kẻ gọi lừa đảo lợi dụng sự khẩn trương đó. Chúng có thể tuyên bố đại diện cho Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ Hoa Kỳ (SBA), ám chỉ một vấn đề khẩn cấp với khoản vay hoặc hồ sơ đăng ký, hoặc gây áp lực buộc người sáng lập phải chia sẻ thông tin riêng tư.

Đối với các doanh nhân đang thành lập LLC, công ty cổ phần hoặc loại hình doanh nghiệp mới khác, biết cách xác minh một liên hệ từ chính phủ là một phần của việc vận hành doanh nghiệp cơ bản. Điều đó bảo vệ công ty, đội ngũ của bạn và khách hàng của bạn.

Vì sao các cuộc gọi lừa đảo lại hiệu quả

Kẻ gian dựa vào ba yếu tố:

1. Thẩm quyền. Chúng dùng những tên nghe như cơ quan chính phủ để cuộc gọi có vẻ hợp pháp.
2. Tính khẩn cấp. Chúng tạo ra hạn chót, cảnh báo hoặc đe dọa để mục tiêu phản ứng trước khi kịp suy nghĩ.
3. Thu thập thông tin. Chúng hỏi những chi tiết có thể dùng để mạo danh doanh nghiệp hoặc chủ sở hữu sau này.

Nếu bạn đang bận nộp hồ sơ thành lập, xin EIN hoặc thiết lập tài khoản ngân hàng, một cuộc gọi nghe rất chính thức có thể dễ khiến bạn tin tưởng. Đó chính là điều kẻ lừa đảo muốn.

Dấu hiệu cảnh báo phổ biến của các vụ lừa đảo mạo danh SBA

Một người gọi đáng ngờ có thể:

• Nói rằng họ đến từ SBA, “SBA Online” hoặc một tên khác nghe có vẻ chính thức nhưng không gắn rõ với cơ quan.
• Yêu cầu phí thành viên hoặc khoản thanh toán để truy cập các dịch vụ mà SBA không bán theo cách đó.
• Yêu cầu dữ liệu nhạy cảm như số An sinh Xã hội, thông tin ngân hàng, hồ sơ nhân viên hoặc câu trả lời xác minh danh tính cá nhân.
• Yêu cầu bạn xác nhận những thông tin mà họ đã có, điều này có thể được dùng để tăng độ tin cậy.
• Từ chối cho biết danh tính rõ ràng hoặc tránh cung cấp số điện thoại trực tiếp để bạn gọi lại.
• Thúc giục bạn hành động ngay lập tức mà không cho thời gian kiểm tra yêu cầu.

Một đại diện chính phủ thực sự phải có khả năng xác định họ là ai và cung cấp một cách kiểm tra độc lập, có thể xác minh được.

Liên hệ SBA hợp lệ trông như thế nào

Một liên hệ hợp lệ từ cơ quan không nên mang cảm giác bí mật. Nếu ai đó nói họ thuộc một văn phòng chính phủ, hãy tạm dừng và xác minh trước khi tiếp tục cuộc trò chuyện.

Hãy tìm các dấu hiệu cơ bản sau:

• Người đó cho biết đầy đủ họ tên.
• Họ nêu rõ cơ quan mà họ làm việc cho.
• Họ cung cấp số gọi lại có thể được xác nhận qua kênh chính thức.
• Họ giải thích mục đích liên hệ một cách rõ ràng, trực tiếp.
• Họ không gây áp lực buộc bạn chia sẻ dữ liệu riêng tư ngay tại chỗ.

Nếu bất kỳ phần nào của cuộc trao đổi nghe mơ hồ, vội vàng hoặc không nhất quán, hãy xem đó là đáng ngờ cho đến khi bạn tự xác nhận độc lập.

Không nên chia sẻ gì qua điện thoại

Đừng bao giờ cho rằng người gọi là hợp lệ chỉ vì họ biết tên doanh nghiệp hoặc địa điểm của bạn. Hồ sơ công khai và các vụ rò rỉ dữ liệu khiến kẻ lừa đảo dễ nói như thể chúng rất hiểu biết.

Không cung cấp:

• Số An sinh Xã hội
• Thông tin tài khoản ngân hàng
• Chi tiết thẻ tín dụng
• Hồ sơ EIN nếu bạn chưa chủ động liên hệ và xác nhận người nhận
• Thông tin nhân viên
• Tên thời con gái của mẹ hoặc các câu trả lời xác minh danh tính khác
• Thông tin đăng nhập
• Hồ sơ sở hữu hoặc dữ liệu tài chính nội bộ

Khi có nghi ngờ, hãy kết thúc cuộc gọi và tự xác minh qua một nguồn chính thức mà bạn tự tìm thấy.

Cách xác minh một cuộc gọi chính phủ đáng ngờ

Hãy dùng quy trình xác minh đơn giản này mỗi lần:

1. Ngắt cuộc gọi nếu người gọi gây áp lực hoặc từ chối xác định danh tính rõ ràng.
2. Tra cứu cơ quan bằng website chính thức hoặc danh bạ chính phủ đã công bố.
3. Gọi đến số chính thức do chính bạn tìm được thay vì gọi lại số mà người gọi đáng ngờ cung cấp.
4. Hỏi xem người đó và vấn đề họ nêu có thực sự liên quan đến doanh nghiệp của bạn hay không.
5. Ghi lại thời gian, số điện thoại, tên người gọi và nội dung yêu cầu.

Quy trình này chỉ mất vài phút nhưng có thể ngăn ngừa thiệt hại nghiêm trọng.

Vì sao chủ doanh nghiệp mới đặc biệt dễ bị nhắm tới

Các nhà sáng lập thường phải xử lý đồng thời hồ sơ thành lập, đăng ký thuế, thỏa thuận điều hành, hạn tuân thủ và thủ tục ngân hàng. Điều đó tạo ra môi trường lý tưởng cho gian lận.

Kẻ lừa đảo biết rằng chủ doanh nghiệp mới có thể:

• Chưa quen với quy trình của cơ quan
• Nhầm lẫn thư từ chính thức của chính phủ với cuộc gọi bán hàng từ bên thứ ba
• Muốn giải quyết vấn đề thật nhanh để không làm chậm quá trình thành lập hoặc huy động vốn
• Chia sẻ tài liệu quá dễ dàng trong lúc thiết lập doanh nghiệp

Nếu bạn đang khởi nghiệp, hãy xây dựng thói quen xác minh ngay từ đầu. Càng sớm để đội ngũ học cách dừng lại và kiểm tra, kẻ gian càng khó thành công.

Các bước thực tế để bảo vệ doanh nghiệp của bạn

1. Đào tạo mọi người trả lời điện thoại

Nhân viên lễ tân, trợ lý và đồng sáng lập nên biết coi các yêu cầu bất ngờ về thông tin riêng tư là đáng ngờ.

2. Có một danh sách kiểm tra xác minh

Tạo một quy tắc nội bộ ngắn: nếu người gọi yêu cầu tiền, mật khẩu, hồ sơ thuế, chi tiết sở hữu hoặc dữ liệu nhận dạng, câu trả lời không phải là làm theo ngay. Câu trả lời là xác minh.

3. Tập trung lưu trữ hồ sơ nhạy cảm

Lưu các tài liệu thành lập, chi tiết sở hữu và thông tin ngân hàng trong hệ thống an toàn với quyền truy cập hạn chế. Càng ít người có thể chia sẻ dữ liệu nhạy cảm, rủi ro càng thấp.

4. Dùng kênh chính thức cho liên lạc với chính phủ

Khi làm việc với các cơ quan, hãy bắt đầu từ website của cơ quan hoặc một nguồn đáng tin cậy về pháp lý, thuế hoặc thành lập doanh nghiệp thay vì từ một cuộc gọi hay đường dẫn email.

5. Báo cáo liên hệ đáng ngờ

Nếu ai đó nói rằng họ đại diện cho một cơ quan chính phủ và yêu cầu thông tin nhạy cảm theo cách đáng ngờ, hãy báo cáo cho văn phòng giám sát hoặc kênh báo cáo gian lận phù hợp.

Vai trò của thực hành thành lập doanh nghiệp tốt

Thực hành thành lập công ty chặt chẽ cũng giúp giảm mức độ phơi nhiễm với gian lận. Khi hồ sơ doanh nghiệp được tổ chức tốt, thông tin sở hữu chính xác và các nhiệm vụ tuân thủ được xử lý qua hệ thống đáng tin cậy, bạn sẽ dễ nhận ra hơn khi có điều gì đó không khớp.

Đó là lý do nhiều nhà sáng lập chọn dịch vụ thành lập giúp họ giữ mọi thứ ngăn nắp ngay từ ngày đầu. Zenind hỗ trợ doanh nhân thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ bằng cách giúp đơn giản hóa quá trình thành lập, tuân thủ và các nhiệm vụ hành chính đang diễn ra để chủ sở hữu có thể tập trung điều hành doanh nghiệp thay vì chạy theo giấy tờ.

Tổ chức tốt không ngăn chặn được mọi nỗ lực lừa đảo, nhưng nó làm cho các yêu cầu xấu dễ bị phát hiện hơn.

Nếu bạn đã lỡ chia sẻ thông tin

Nếu bạn nghĩ rằng mình có thể đã cung cấp thông tin cho một người gọi đáng ngờ, hãy hành động nhanh chóng.

• Liên hệ với ngân hàng nếu dữ liệu tài chính đã bị tiết lộ.
• Đổi mật khẩu nếu thông tin đăng nhập đã bị lộ.
• Kiểm tra các tài khoản công ty để phát hiện hoạt động trái phép.
• Thông báo cho các thành viên liên quan nếu dữ liệu nhân viên có thể đã bị xâm phạm.
• Ghi lại mọi điều bạn nhớ về cuộc gọi.
• Báo cáo sự việc cho cơ quan thích hợp hoặc đường dây nóng gian lận.

Bạn phản ứng càng nhanh, bạn càng có thể hạn chế thiệt hại.

Một quy tắc đơn giản cho nhà sáng lập

Nếu một người gọi bất ngờ nói rằng họ đến từ một cơ quan chính phủ và yêu cầu thông tin riêng tư, đừng xác minh họ bằng chính thông tin họ cung cấp cho bạn. Hãy xác minh bằng thông tin liên hệ chính thức mà bạn tự tìm thấy.

Chỉ cần hình thành một thói quen đó là đã có thể ngăn chặn hành vi đánh cắp danh tính, tổn thất tài chính và những gián đoạn không cần thiết cho một doanh nghiệp đang phát triển.

Kết luận

Kẻ lừa đảo dùng những cái tên đáng tin để tiếp cận thông tin nhạy cảm, và các doanh nghiệp nhỏ là mục tiêu hàng đầu. Dù bạn đang thành lập LLC, ra mắt công ty cổ phần hay quản lý một doanh nghiệp đã hoạt động, hãy luôn thận trọng với mọi yêu cầu bất ngờ về dữ liệu riêng tư.

Xác minh trước, chia sẻ sau, và biến an ninh thành một phần trong thói quen vận hành công ty của bạn ngay từ đầu.