Požiadavky na podanie dvojročného výkazu v New Yorku pre LLC a korporácie

Podniky v New Yorku majú opakujúcu sa povinnosť v oblasti súladu s predpismi, na ktorú sa dá ľahko zabudnúť až do zmeškania termínu: dvojročný výkaz. Pre domáce aj zahraničné podnikové korporácie, ako aj pre domáce a zahraničné LLC, toto podanie pomáha Ministerstvu štátu New York udržiavať aktuálne kontaktné údaje a údaje pre doručovanie procesných písomností.

Ak bola vaša spoločnosť založená alebo oprávnená podnikať v New Yorku, je nevyhnutné rozumieť pravidlám podania. Požiadavky sú jednoduché, ale načasovanie je dôležité. Príliš skoré podanie môže byť chybou, oneskorené podanie môže viesť k tomu, že bude subjekt vedený ako po lehote splatnosti, a neaktuálne údaje o adrese môžu spôsobiť zbytočné problémy.

Tento sprievodca vysvetľuje, čo je dvojročný výkaz v New Yorku, kto ho musí podať, aké údaje sa vyžadujú, kedy je splatný, koľko stojí a čo sa stane, ak zmeškáte termín.

Čo je dvojročný výkaz v New Yorku?

Dvojročný výkaz v New Yorku je opakované podanie predkladané Ministerstvu štátu New York. Jeho účelom je udržiavať štátne záznamy aktuálne pre aktívne podnikateľské subjekty.

Pri podnikových korporáciách musí podanie obsahovať:

• Meno a obchodnú adresu generálneho riaditeľa
• Ulicovú adresu hlavnej výkonnej kancelárie
• Adresu, na ktorú sa má preposielať doručenie procesných písomností
• Počet členov predstavenstva a počet žien v predstavenstve

Pri LLC je podanie jednoduchšie. Musí uviesť adresu, na ktorú má minister štátu zasielať kópiu akejkoľvek procesnej písomnosti prijatej v mene spoločnosti.

Dvojročný výkaz nie je to isté ako založenie podniku, registrácia obchodného názvu alebo zrušenie subjektu. Ide o samostatné podanie v oblasti súladu s predpismi, ktoré pomáha udržať váš subjekt v riadnom stave so štátom.

Kto musí podávať v New Yorku?

Väčšina domácich a zahraničných podnikových korporácií musí podať dvojročný výkaz každé dva roky. To isté platí pre väčšinu domácich a zahraničných LLC.

V praxi to znamená, že táto povinnosť sa vzťahuje na:

• Korporácie v New Yorku založené podľa práva štátu New York
• Korporácie z iných štátov oprávnené podnikať v New Yorku
• LLC v New Yorku založené podľa práva štátu New York
• LLC z iných štátov oprávnené podnikať v New Yorku

Iné typy subjektov môžu mať odlišné oznamovacie povinnosti. Napríklad niektoré profesionálne korporácie alebo neziskové subjekty môžu mať samostatné povinnosti podania alebo nemusia mať povinnosť podať dvojročný výkaz vôbec. Správna odpoveď závisí od typu subjektu a od právnych predpisov, ktoré sa naň vzťahujú.

Ak si nie ste istí, či vaša spoločnosť musí podať výkaz, najbezpečnejší postup je skontrolovať zakladacie dokumenty a overiť klasifikáciu subjektu uvedenú Ministerstvom štátu New York.

Prečo je toto podanie dôležité

Dvojročný výkaz je viac než len rutinná formalita. Pomáha štátu udržiavať aktuálne záznamy pre oznámenia, doručovanie procesných písomností a stav podnikania.

Ak korporácia alebo LLC nepodá výkaz včas, Ministerstvo štátu označí subjekt ako po lehote splatnosti. Tento stav sa môže zobraziť na osvedčení o dobrom stave alebo v podobnom zázname a môže komplikovať transakcie, ako napríklad:

• Otváranie alebo obnovovanie bankových účtov
• Žiadosti o financovanie
• Uzatváranie zmlúv, ktoré vyžadujú preukázanie riadneho stavu
• Dokončenie fúzie, akvizície alebo inej obchodnej transakcie

Udržiavanie aktuálneho podania vám tiež dáva príležitosť overiť, či má štát správnu adresu pre doručovanie oznámení. To je dôležité, pretože právne písomnosti sa často doručujú prostredníctvom Ministerstva štátu a neaktuálne záznamy môžu viesť k zmeškaniu oznámení.

Kedy je dvojročný výkaz v New Yorku splatný?

Podanie je splatné každé dva roky počas kalendárneho mesiaca, v ktorom bolo Ministerstvu štátu New York podané pôvodné Osvedčenie o založení, Zmluva o založení alebo Žiadosť o oprávnenie.

To znamená, že dátum splatnosti sa viaže na mesiac založenia alebo oprávnenia, nie na presný deň, keď ste začali podnikať.

Napríklad ak bola vaša korporácia alebo LLC pôvodne podaná v novembri, dvojročný výkaz je splatný v novembri každé dva roky.

Jedno dôležité pravidlo: nepodávajte výkaz pred kalendárnym mesiacom, v ktorom je splatný. Ak podáte príliš skoro, možno budete musieť podať výkaz znova v správnom mesiaci splatnosti.

Ak vaša spoločnosť používa systém pripomienok, uistite sa, že kontaktný e-mail evidovaný u štátu je aktuálny. Ministerstvo štátu môže na začiatku mesiaca splatnosti zaslať e-mailové upozornenie, ak bola poskytnutá e-mailová adresa.

Koľko to stojí?

Poplatok za podanie dvojročného výkazu v New Yorku je 9 USD pre korporácie aj LLC.

Niekoľko poznámok k nákladom:

• Urýchlené vybavenie nie je dostupné
• Poplatok je rovnaký, či podáte online alebo požiadate o papierový formulár, pokiaľ je podanie prijaté
• Samostatný Biennial Statement Amendment pre podnikový typ korporácie tiež podlieha zákonnému poplatku 9 USD

Keďže poplatok za podanie je nízky, skutočné náklady pri zmeškaní termínu zvyčajne netvoria samotné štátne poplatky. Väčším rizikom je obchodný dopad toho, že subjekt bude vedený ako po lehote splatnosti.

Ako podať dvojročný výkaz v New Yorku

Väčšina podnikových korporácií a LLC môže podať výkaz online prostredníctvom služby e-Statement Filing Service Ministerstva štátu New York.

Na online podanie zvyčajne potrebujete:

• Presný právny názov subjektu
• Identifikačné číslo DOS
• Debetnú alebo kreditnú kartu na platbu

Štát prijíma na platbu hlavné typy kariet, vrátane Mastercard, Visa a American Express.

Ak nemôžete podať online, môžete si vyžiadať papierový formulár od Division of Corporations Ministerstva štátu. Štát tiež prijíma dvojročné výkazy faxom a žiadosti o papierové formuláre musia obsahovať presný názov subjektu a dátum založenia alebo oprávnenia, prípadne identifikačné číslo DOS.

Aké údaje potrebujete?

Samotné podanie je jednoduché, ale je užitočné pripraviť si správne údaje vopred.

Pri LLC budete potrebovať:

• Presný právny názov LLC
• Identifikačné číslo DOS
• Poštovú adresu na doručovanie procesných písomností

Pri korporácii budete potrebovať:

• Presný právny názov korporácie
• Identifikačné číslo DOS
• Meno a obchodnú adresu generálneho riaditeľa
• Ulicovú adresu hlavnej výkonnej kancelárie
• Adresu na doručovanie procesných písomností
• Údaje o predstavenstve, vrátane počtu členov a počtu žien v predstavenstve

Ak sú záznamy štátu neaktuálne, je to tiež vhodný čas na overenie kontaktných údajov spoločnosti a rozhodnutie, či je potrebné samostatné podanie zmeny alebo dodatku.

Čo sa stane po podaní?

Po prijatí podania štátom by sa vaše záznamy mali aktualizovať v systéme Ministerstva štátu. Podanie pomáha dostať váš subjekt späť do súladu s predpismi a môže podporiť vydanie aktuálneho potvrdenia o stave, ak ho potrebujete.

Majte na pamäti, že dvojročný výkaz nemení vašu právnu štruktúru ani nenahrádza žiadne iné povinné podanie. Plní len opakovanú oznamovaciu povinnosť v New Yorku.

Ak neskôr potrebujete nové osvedčenie o dobrom stave, môžete oň po podaní požiadať alebo kedykoľvek neskôr.

Čo ak zmeškáte termín?

Ak zmeškáte mesiac podania, váš subjekt môže byť Ministerstvom štátu New York vedený ako po lehote splatnosti.

Takýto stav môže spôsobiť praktické problémy, aj keď samotný poplatok je malý. Označenie po lehote splatnosti sa môže objaviť v záznamoch o stave a môže ovplyvniť schopnosť dokončiť niektoré obchodné transakcie.

Ak podáte výkaz neskoro, nepredpokladajte, že subjekt bude automaticky zrušený. Zvyčajne je stále možné podať oneskorený výkaz online alebo si vyžiadať papierový formulár, ak online podanie nie je dostupné.

Kľúčové je problém rýchlo napraviť. Neskoré podanie je lepšie ako žiadne podanie a obnovenie aktuálneho stavu môže pomôcť znížiť trenie pri komunikácii s bankami, zmluvnými partnermi a štátnymi registrami.

Môžete v podaní aktualizovať údaje o spoločnosti?

Pri podnikových korporáciách možno použiť Biennial Statement Amendment na aktualizáciu mena a adresy generálneho riaditeľa a adresy hlavnej výkonnej kancelárie.

Adresu na doručovanie procesných písomností však týmto formulárom nemožno zmeniť. Ak sa má táto adresa zmeniť, korporácia musí použiť správny Certificate of Change alebo Certificate of Amendment.

Pri LLC je dvojročný výkaz obmedzenejší a zvyčajne sa sústreďuje na poštovú adresu na doručovanie procesných písomností.

Toto je dôležité rozlíšenie, pretože mnohé podniky sa domnievajú, že dvojročný výkaz môže vyriešiť každý problém so záznamami. Nemôže. Podanie je užitočné, ale má úzky účel.

Bežné chyby, ktorým sa treba vyhnúť

Najčastejšie chyby pri dvojročnom výkaze v New Yorku sú jednoduché, ale nákladné:

• Podanie príliš skoro namiesto čakania na mesiac splatnosti
• Použitie nesprávneho právneho názvu alebo neaktuálneho čísla DOS ID
• Zabudnutie aktualizovať adresu na doručovanie procesných písomností
• Predpoklad, že podanie je potrebné len raz
• Ignorovanie upozornenia o po lehote splatnosti, pretože poplatok je nízky

Týmto chybám sa dá ľahko predísť pomocou kalendára súladu s predpismi a predkontroly záznamu subjektu pred odoslaním.

Ako zostať v časovom pláne

Silná rutina v oblasti súladu s predpismi zvyčajne stačí na to, aby ste sa vyhli problémom s podaním v New Yorku.

Medzi osvedčené postupy patrí:

• Zaznamenanie mesiaca založenia alebo oprávnenia pre každý subjekt
• Nastavenie opakujúcej sa pripomienky každé dva roky
• Udržiavanie aktuálnej e-mailovej adresy Ministerstva štátu
• Kontrola záznamu subjektu pred každým podaním
• Oddelenie povinnosti dvojročného výkazu od iných štátnych podaní

Ak spravujete viacero subjektov, nástroj na sledovanie súladu alebo služba zakladania môže pomôcť vyhnúť sa zmeškaným termínom. Zenind ponúka podporu pri zakladaní podnikov a v oblasti súladu s predpismi pre podnikateľov, ktorí chcú mať štátne požiadavky lepšie pod kontrolou.

Často kladené otázky

Je dvojročný výkaz v New Yorku to isté ako ročné hlásenie?

Nie. Pre väčšinu korporácií a LLC vyžaduje New York dvojročný výkaz každé dva roky, nie ročné hlásenie.

Môžem podať dvojročný výkaz online?

Áno. Väčšina korporácií a LLC môže podať výkaz online prostredníctvom služby e-Statement Filing Service Ministerstva štátu.

Aký je poplatok za podanie?

Poplatok za dvojročný výkaz v New Yorku je 9 USD.

Čo ak som už podal príliš skoro?

Ak ste podali výkaz pred kalendárnym mesiacom, v ktorom bol splatný, možno budete musieť podať výkaz znova počas správneho mesiaca splatnosti.

Čo sa stane, ak zatvorím svoj podnik?

Ak je váš subjekt stále aktívny, môžete mať povinnosť podania až do jeho formálneho zrušenia, vzdania sa alebo ukončenia podľa správneho postupu v New Yorku.

Záverečné zhrnutie

Dvojročný výkaz v New Yorku je jednoduché podanie, ale zohráva dôležitú úlohu pri udržiavaní korporácie alebo LLC v riadnom stave.

Základné body, ktoré si treba zapamätať, sú jednoduché:

• Podávajte každé dva roky
• Podávajte počas správneho kalendárneho mesiaca
• Zaplaťte poplatok 9 USD
• Udržujte kontaktné údaje a údaje pre doručovanie procesných písomností presné
• Neignorujte stav po lehote splatnosti

Ak zostanete organizovaní a podáte včas, proces je zvyčajne rýchly a bez zbytočných komplikácií. Väčšou výzvou je pripomenúť si, že táto lehota vôbec existuje.