Skatter för egenföretagare: kvartalsvisa preliminärskatter eller årlig deklaration?

Att vara egenföretagare ger dig frihet, flexibilitet och direkt kontroll över din inkomst. Det innebär också att du själv ansvarar för skatten, utan hjälp av en arbetsgivare som håller inne pengar från varje lön.

För många frilansare, oberoende entreprenörer, gigarbetare och småföretagare är den största skattefrågan enkel: betalar man skatt kvartalsvis eller en gång per år?

Det korta svaret är att du vanligtvis gör båda delarna. De flesta som är egenföretagare lämnar in en årlig deklaration, och många behöver också göra kvartalsvisa preliminärskattebetalningar under året. Rätt upplägg beror på hur mycket du förväntar dig att vara skyldig, hur ditt företag är strukturerat och hur mycket skatt som redan hålls inne från andra inkomster.

Den grundläggande skillnaden mellan kvartalsskatt och årlig skatt

Årlig deklaration är den deklaration du lämnar in efter att skatteåret är slut. Där redovisas dina inkomster, avdrag, krediter och eventuell egenavgift eller skatt för egenföretagare som du är skyldig.

Kvartalsvisa preliminärskatter är förskottsbetalningar som görs under året för att täcka inkomstskatt och skatt för egenföretagare som inte hålls inne från dina inkomster. Eftersom ingen arbetsgivare drar skatt åt dig förväntar sig IRS i allmänhet att egenföretagare betalar löpande.

Tänk så här:

• Kvartalsvisa preliminärbetalningar hjälper dig att ligga rätt under året.
• Den årliga deklarationen stämmer av vad du redan har betalat mot vad du faktiskt är skyldig.

Det ena ersätter inte det andra. Preliminärskattebetalningar minskar risken för en stor restskatt och eventuella underbetalningsavgifter, men de ersätter inte behovet av att lämna in en deklaration.

Vem räknas som egenföretagare?

IRS behandlar dig i allmänhet som egenföretagare om du:

• Driver verksamhet som enskild näringsidkare
• Arbetar som oberoende entreprenör eller frilansare
• Driver en sidoverksamhet eller gigverksamhet
• Är delägare i ett handelsbolag
• På annat sätt bedriver verksamhet för egen räkning
• Är aktieägare i ett S-bolag med inkomster som inte täcks fullt ut av källskatt

Om du driver verksamhet genom ett LLC beror din skattebehandling på hur LLC:t beskattas. Ett LLC med en ägare kan för federala skatteändamål behandlas som en bortsesenhet, medan ett LLC med flera ägare kan beskattas som handelsbolag om det inte väljer bolagsbeskattning. Företagsformen spelar roll, men grundfrågan är densamma: om inkomsten inte beskattas fullt ut vid källan kan du behöva preliminärskattebetalningar.

När kvartalsvisa preliminärskatter vanligtvis gäller

Du behöver vanligtvis göra preliminärskattebetalningar om du förväntar dig att vara skyldig minst 1 000 USD i skatt för året efter att du dragit av innehållen skatt och återbetalningsbara krediter.

Detta gäller ofta när:

• Du får inkomster som redovisas på 1099
• Du har företagsinkomster med liten eller ingen källskatt
• Din sidoverksamhet har vuxit till en stabil vinstkälla
• Du har inkomster från flera håll och den innehållna skatten inte räcker till för hela skatten

Preliminärskatt används för att betala både inkomstskatt och skatt för egenföretagare. Skatten för egenföretagare täcker Social Security- och Medicare-bidrag för personer som arbetar för sig själva.

I praktiken betyder det att om ingen håller inne skatt från dina företagsinkomster bör du räkna med att göra kvartalsvisa betalningar, såvida inte din totala skattesituation är tillräckligt liten för att ligga under gränsen.

Den årliga deklarationen är fortfarande obligatorisk

Även om du gör kvartalsvisa preliminärskattebetalningar måste du fortfarande lämna in din årliga deklaration.

För många egenföretagare innebär det att använda:

• Form 1040 för den personliga inkomstdeklarationen
• Schedule C för att redovisa företagsinkomst eller förlust
• Schedule SE för att beräkna skatt för egenföretagare
• Form 1040-ES för att räkna ut preliminärskatter under året

Den årliga deklarationen är där helhetsbilden blir tydlig. Du redovisar din totala inkomst, drar av kvalificerade företagskostnader, beräknar din skatt för egenföretagare, tillämpar krediter och jämför den slutliga skatten med de preliminärbetalningar du redan har gjort.

Om du har betalat för lite under året kan du behöva betala mer när du deklarerar. Om du har betalat för mycket kan du få tillbaka pengar.

Förfallodagar för kvartalsvisa preliminärskatter

För de flesta privatpersoner delas preliminärskattebetalningarna upp i fyra perioder. De ordinarie förfallodagarna är vanligtvis:

• 15 april för inkomster som tjänats in mellan 1 januari och 31 mars
• 15 juni för inkomster som tjänats in mellan 1 april och 31 maj
• 15 september för inkomster som tjänats in mellan 1 juni och 31 augusti
• 15 januari följande år för inkomster som tjänats in mellan 1 september och 31 december

Om en förfallodag infaller på en helg eller en laglig helgdag är betalningen normalt förfallen nästa arbetsdag.

Att missa en betalningsfrist kan leda till en avgift även om du senare lämnar in en korrekt deklaration och får återbäring. IRS tittar på om tillräckligt mycket skatt har betalats varje förfallodag, inte bara på om det totala årliga beloppet till slut betalades.

Så uppskattar du vad du är skyldig

Skatteberäkning behöver inte vara komplicerad, men den kräver noggrann bokföring.

En praktisk process ser ut så här:

1. Uppskatta dina företagsinkomster för året.
2. Dra av vanliga och nödvändiga företagskostnader.
3. Beräkna förväntad nettovinst.
4. Uppskatta inkomstskatt och skatt för egenföretagare på den vinsten.
5. Dra av eventuell källskatt från lön, pension eller andra inkomster.
6. Dela återstående belopp i kvartalsvisa betalningar.

IRS tillhandahåller Form 1040-ES för att hjälpa till med denna beräkning. Om din inkomst förändras under året kan du räkna om och justera senare betalningar.

Den flexibiliteten spelar roll. Ett nytt företag kan börja långsamt och sedan växa snabbt. En säsongsverksamhet kan tjäna större delen av sin omsättning under bara några månader. I båda fallen bör preliminärskatterna spegla den aktuella verkligheten snarare än en statisk gissning från årets början.

En säkrare tumregel för att undvika avgifter

IRS tillåter i allmänhet skattebetalare att undvika underbetalningsavgift om de betalar tillräckligt mycket skatt genom källskatt och preliminärskattebetalningar under året.

Vanliga safe harbor-regler innebär att betala:

• Minst 90 % av den skatt du förväntar dig att vara skyldig för innevarande år, eller
• 100 % av den skatt som visades i din föregående deklaration

För skattebetalare med högre inkomster kan tröskeln för föregående år vara 110 % i stället för 100 %.

Detta är en av anledningarna till att många egenföretagare använder föregående års deklaration som utgångspunkt. Om din inkomst är ganska stabil kan det vara ett enkelt sätt att uppskatta kvartalsbetalningarna. Om din inkomst förändras kraftigt kan en uppskattning för innevarande år vara mer exakt.

Företagsstruktur kan förändra skattebilden

Dina skatteförpliktelser styrs inte bara av din inkomst, utan också av din företagsform.

En enskild näringsidkare redovisar vanligtvis företagsinkomster i sin personliga deklaration. Ett handelsbolag fördelar inkomsten vidare till delägarna. Ett LLC kan beskattas som enskild firma, handelsbolag eller bolag beroende på val och ägarstruktur. Ett S-bolag kan i vissa situationer minska skatten för egenföretagare, men det tar inte bort skatteefterlevnaden.

Att välja rätt struktur kan påverka hur inkomsten redovisas, hur mycket som hålls inne och om preliminärskatter behövs. Om du bildar ett företag är det värt att tänka på skatterna samtidigt som du väljer struktur.

Zenind hjälper grundare att bilda LLC och bolag, men när verksamheten väl är igång måste skattekalendern fortfarande följas. Ett bra bildningsbeslut kan göra efterlevnaden enklare, men det tar inte bort behovet av att planera för inkomstskatt och skatt för egenföretagare.

Bokföring gör kvartalsvis skatteplanering enklare

Det bästa sättet att undvika en stressig skattesäsong är att löpande hålla koll på allt.

Spara underlag för:

• Försäljning och kundbetalningar
• Fakturor och 1099-formulär
• Kvitton för avdragsgilla företagskostnader
• Körjournal och uppgifter om bilresor
• Kostnader för hemmakontor, om tillämpligt
• Löneunderlag, om du har anställda
• Tidigare preliminärskattebetalningar

Ett separat företagskonto och ett företagskort kan också göra bokföringen mycket enklare. När företags- och privata utgifter blandas blir skatteberäkningen långsammare och mer felbenägen.

Bra bokföring gör det också lättare att hitta rätt avdragsmöjligheter och undvika att betala för mycket under året.

Vanliga misstag att undvika

Egenföretagare stöter ofta på samma problem:

• Att vänta till april med att tänka på skatter
• Att glömma att skatt för egenföretagare är separat från inkomstskatt
• Att underskatta kvartalsbetalningar efter en stark försäljningsmånad
• Att missa företagsavdrag som skulle sänka den beskattningsbara inkomsten
• Att blanda privata och företagsrelaterade utgifter
• Att inte justera uppskattningarna när inkomsten förändras

Dessa misstag beror vanligtvis inte på slarv. De uppstår eftersom inkomster från egen verksamhet varierar och skatteavdrag vid källan inte sker automatiskt. En enkel kalenderpåminnelse och en grundläggande kvartalsgenomgång kan förebygga de flesta problemen.

Slutsatsen

Om du är egenföretagare är årlig deklaration obligatorisk, och kvartalsvisa preliminärskatter är ofta nödvändiga.

Använd kvartalsbetalningar för att ligga steget före din skatt under året och lämna sedan in din årliga deklaration för att stämma av totalsummorna. Om din inkomst är måttlig och din källskatt redan täcker det mesta av din skattskyldighet kanske du inte behöver göra separata preliminärbetalningar. Om du förväntar dig att vara skyldig mer än 1 000 USD och ingen håller inne tillräckligt med skatt åt dig är kvartalsbetalningar vanligtvis en del av arbetet.

Det säkraste tillvägagångssättet är att granska inkomsten regelbundet, spara till skatt under hela året och justera uppskattningarna när verksamheten förändras. Den vanan hjälper dig att följa reglerna och minskar risken för obehagliga överraskningar vid deklarationstid.

Ansvarsfriskrivning: Denna artikel är endast avsedd för allmän information och utgör inte juridisk, skattemässig eller redovisningsmässig rådgivning. Rådgör med en licensierad specialist för råd om din specifika situation.