Selvstendig næringsdrivende og skatt: kvartalsvise forhåndsbetalinger eller årlig levering?

Å være selvstendig næringsdrivende gir deg frihet, fleksibilitet og direkte kontroll over inntekten din. Samtidig betyr det at du selv er ansvarlig for skatten, uten at en arbeidsgiver trekker beløp fra hver lønnsslipp.

For mange frilansere, selvstendige oppdragstakere, folk i gig-arbeid og småbedriftseiere er det største skattemessige spørsmålet enkelt: betaler du skatt kvartalsvis eller én gang i året?

Det korte svaret er at du vanligvis gjør begge deler. De fleste som er selvstendig næringsdrivende leverer en årlig skattemelding, og mange må også betale kvartalsvise estimert skatteinnbetalinger i løpet av året. Riktig løsning avhenger av hvor mye du forventer å skylde, hvordan virksomheten din er organisert, og hvor mye skatt som allerede holdes tilbake fra annen inntekt.

Den viktigste forskjellen mellom kvartalsvis og årlig skatt

Årlig levering er skattemeldingen du sender inn etter at skatteåret er over. Den rapporterer inntekten din, fradragene, skattefordelene og eventuell skatt på selvstendig næringsinntekt du skylder.

Kvartalsvise estimert skatteinnbetalinger er forskuddsbetalinger gjennom året for å dekke inntektsskatt og skatt på selvstendig næringsinntekt som ikke holdes tilbake fra inntekten din. Fordi ingen arbeidsgiver trekker skatt for deg, forventer skattemyndighetene som regel at selvstendig næringsdrivende betaler underveis.

Tenk på det slik:

• Kvartalsvise forskuddsbetalinger hjelper deg å holde deg à jour gjennom året.
• Årlig levering avstemmer det du allerede har betalt mot det du faktisk skylder.

Det ene erstatter ikke det andre. Forskuddsbetalinger reduserer risikoen for en stor restskatt og mulige tillegg for for lav innbetaling, men de fjerner ikke plikten til å levere skattemelding.

Hvem regnes som selvstendig næringsdrivende?

Skattemyndighetene behandler deg vanligvis som selvstendig næringsdrivende hvis du:

• Driver virksomhet som enkeltpersonforetak
• Arbeider som selvstendig oppdragstaker eller frilanser
• Driver en sidevirksomhet eller annen gig-aktivitet
• Er deltaker i et partnerskap
• På annen måte driver virksomhet for egen regning
• Er aksjonær i et Selskap med inntekt som ikke er fullt ut dekket av skattetrekk

Hvis du driver gjennom et LLC, avhenger skattebehandlingen av hvordan LLC-et er beskattet. Et LLC med én eier kan behandles som en ignorert enhet for føderale skatteformål, mens et LLC med flere eiere kan skattlegges som et partnerskap med mindre det velger selskapsbeskatning. Virksomhetsformen er viktig, men hovedspørsmålet er det samme: hvis inntekten ikke er fullt ut beskattet gjennom skattetrekk, kan du måtte betale forskuddsskatt.

Når kvartalsvis estimert skatt vanligvis gjelder

Du må vanligvis betale estimert skatt hvis du forventer å skylde minst 1 000 dollar i skatt for året etter at skattetrekk og refunderbare skattefordeler er trukket fra.

Dette gjelder ofte når:

• Du mottar inntekt rapportert på 1099
• Du har virksomhetsinntekt med lite eller ingen skattetrekk
• Sidevirksomheten din har blitt en jevn kilde til overskudd
• Du tjener penger fra flere kilder, og skattetrekket er ikke nok til å dekke total skatteregning

Estimert skatt brukes til å betale både inntektsskatt og skatt på selvstendig næringsinntekt. Skatt på selvstendig næringsinntekt dekker trygde- og Medicare-bidrag for personer som jobber for seg selv.

I praksis betyr det at hvis ingen trekker skatt fra virksomhetsinntekten din, bør du regne med å gjøre kvartalsvise innbetalinger, med mindre den samlede skattesituasjonen din er så liten at du faller under terskelen.

Årlig levering er fortsatt påkrevd

Selv om du gjør kvartalsvise estimert innbetalinger, må du fortsatt levere den årlige skattemeldingen.

For mange selvstendig næringsdrivende betyr det å bruke:

• Skattemelding for personlige inntekter
• Vedlegg for å rapportere virksomhetsinntekt eller tap
• Vedlegg for å beregne skatt på selvstendig næringsinntekt
• Skjema for å beregne estimert skatt i løpet av året

Den årlige skattemeldingen er der helheten blir avstemt. Du rapporterer total inntekt, trekker fra godkjente virksomhetskostnader, beregner skatt på selvstendig næringsinntekt, bruker skattefordeler og sammenligner endelig skatt med forskuddsinnbetalingene du allerede har gjort.

Hvis du har betalt for lite i løpet av året, kan du skylde mer når du leverer. Hvis du har betalt for mye, kan du få tilbakebetalt.

Forfallsdatoer for kvartalsvis estimert skatt

For de fleste privatpersoner er estimert skatt delt inn i fire perioder. Standard forfallsdatoer er vanligvis:

• 15. april for inntekt opptjent fra 1. januar til 31. mars
• 15. juni for inntekt opptjent fra 1. april til 31. mai
• 15. september for inntekt opptjent fra 1. juni til 31. august
• 15. januar året etter for inntekt opptjent fra 1. september til 31. desember

Hvis en forfallsdato faller på en helg eller en offentlig fridag, er betalingen vanligvis forfalt neste virkedag.

Å gå glipp av en betalingsfrist kan utløse et tillegg selv om du senere leverer en korrekt skattemelding og får tilbakebetaling. Skattemyndighetene ser på om nok skatt ble betalt innen hver frist, ikke bare om totalbeløpet til slutt ble betalt i løpet av året.

Slik anslår du hva du skylder

Å anslå skatt trenger ikke å være komplisert, men det krever god løpende oversikt.

En praktisk prosess ser slik ut:

1. Ansla virksomhetsinntekten din for året.
2. Trekk fra vanlige og nødvendige virksomhetskostnader.
3. Beregn forventet nettoresultat.
4. Anslå inntektsskatt og skatt på selvstendig næringsinntekt av dette overskuddet.
5. Trekk fra eventuell forskuddstrekk fra lønn, pensjon eller annen inntekt.
6. Del restbeløpet på fire kvartalsvise betalinger.

Skattemyndighetene tilbyr et skjema for å hjelpe med denne beregningen. Hvis inntekten din endrer seg i løpet av året, kan du beregne på nytt og justere senere betalinger.

Den fleksibiliteten er viktig. En ny virksomhet kan starte sakte og deretter vokse raskt. En sesongbasert virksomhet kan tjene mesteparten av inntekten i bare noen få måneder. I begge tilfeller bør kvartalsvise estimater gjenspeile dagens virkelighet, ikke et statisk anslag fra starten av året.

En trygg tommelfingerregel for å unngå tillegg

Skattemyndighetene tillater vanligvis at skattebetalere unngår tillegg for for lav innbetaling hvis de betaler nok skatt gjennom skattetrekk og estimert skatt i løpet av året.

Vanlige trygg-havn-regler inkluderer å betale:

• Minst 90 % av skatten du forventer å skylde for inneværende år, eller
• 100 % av skatten som sto på fjorårets skattemelding

For skattebetalere med høyere inntekt kan fjorårsgrensen være 110 % i stedet for 100 %.

Dette er en av grunnene til at mange selvstendig næringsdrivende bruker fjorårets skattemelding som utgangspunkt. Hvis inntekten din er ganske stabil, kan det være en enkel måte å anslå kvartalsvise betalinger på. Hvis inntekten din endrer seg kraftig, kan et anslag basert på inneværende år være mer presist.

Virksomhetsform kan endre skattebildet

Skatteplikten din påvirkes ikke bare av inntekten, men også av hvilken selskapsform du har.

Et enkeltpersonforetak rapporterer vanligvis virksomhetsinntekt på en personlig skattemelding. Et partnerskap viderefører inntekten til partnerne. Et LLC kan skattlegges som enkeltpersonforetak, partnerskap eller selskap, avhengig av valg og eierstruktur. Et S-selskap kan i noen situasjoner redusere skatt på selvstendig næringsinntekt, men det fjerner ikke skatteplikten.

Valg av riktig struktur kan påvirke hvordan inntekten rapporteres, hvor mye som holdes tilbake, og om estimert skatt er nødvendig. Hvis du etablerer en virksomhet, er det verdt å tenke på skatt samtidig som du velger struktur.

Zenind hjelper gründere med å etablere LLC-er og selskaper, men når virksomheten er i drift, må skattekalenderen fortsatt følges. Et godt valg ved etablering kan gjøre etterlevelsen enklere, men det fjerner ikke behovet for å planlegge for inntektsskatt og skatt på selvstendig næringsinntekt.

God bokføring gjør kvartalsvis skatteplanlegging enklere

Den beste måten å unngå en stressende skattesesong på er å føre oversikt underveis.

Ta vare på dokumentasjon for:

• Salg og betalinger fra kunder
• Fakturaer og 1099-skjemaer
• Kvitteringer for fradragsberettigede virksomhetskostnader
• Kjørelengde og bruk av bil
• Kostnader til hjemmekontor, hvis aktuelt
• Lønns- og personalopplysninger, hvis du har ansatte
• Tidligere estimert skatteinnbetalinger

En egen bedriftskonto og et eget bedriftskort kan også gjøre bokføringen mye enklere. Når virksomhets- og personlige utgifter blandes, blir det både tregere og mer feilutsatt å beregne estimert skatt.

Gode registre gjør det også lettere å se hvilke fradragsmuligheter som er riktige, og å unngå å betale for mye i løpet av året.

Vanlige feil å unngå

Selvstendig næringsdrivende støter ofte på de samme problemene:

• Å vente til april med å tenke på skatt
• Å glemme at skatt på selvstendig næringsinntekt er separat fra inntektsskatt
• Å undervurdere kvartalsvise betalinger etter en sterk salgsmåned
• Å overse virksomhetsfradrag som ville redusert skattepliktig inntekt
• Å blande personlige og virksomhetsrelaterte utgifter
• Å unnlate å justere anslagene etter endringer i inntekten

Disse feilene skjer som regel ikke fordi virksomhetseiere er uforsiktige. De skjer fordi inntekten fra selvstendig arbeid varierer, og fordi skattetrekk ikke skjer automatisk. En enkel kalenderpåminnelse og en grunnleggende kvartalsvis gjennomgang kan forhindre det meste av problemet.

Konklusjonen

Hvis du er selvstendig næringsdrivende, er årlig levering obligatorisk, og kvartalsvise estimert innbetalinger er ofte nødvendige.

Bruk kvartalsvise betalinger for å holde deg foran skatteregningen i løpet av året, og lever deretter den årlige skattemeldingen for å avstemme totalen. Hvis inntekten din er moderat og skattetrekket allerede dekker mesteparten av skatteplikten, kan det hende du ikke trenger separate estimert innbetalinger. Hvis du forventer å skylde mer enn 1 000 dollar og ingen trekker nok skatt for deg, er kvartalsvise betalinger vanligvis en del av oppgaven.

Den tryggeste tilnærmingen er å gjennomgå inntekten regelmessig, sette av penger til skatt gjennom året og justere anslagene når virksomheten din endrer seg. Den vanen holder deg i samsvar med reglene og hjelper deg å unngå ubehagelige overraskelser ved innlevering.

Ansvarsfraskrivelse: Denne artikkelen er kun ment som generell informasjon og utgjør ikke juridisk, skattemessig eller regnskapsmessig rådgivning. Rådfør deg med en autorisert fagperson for råd om din spesifikke situasjon.