Thuế của người tự kinh doanh: Nộp tạm tính theo quý hay khai thuế hằng năm?

Tự kinh doanh mang lại cho bạn sự tự do, linh hoạt và quyền kiểm soát trực tiếp đối với thu nhập của mình. Nhưng điều đó cũng có nghĩa là bạn phải tự xử lý thuế mà không có chủ lao động khấu trừ tiền từ từng kỳ lương.

Đối với nhiều freelancer, nhà thầu độc lập, người làm việc theo gig và chủ doanh nghiệp nhỏ, câu hỏi thuế lớn nhất rất đơn giản: bạn nộp thuế theo quý hay mỗi năm một lần?

Câu trả lời ngắn gọn là thường là cả hai. Phần lớn người nộp thuế tự kinh doanh sẽ khai thuế hằng năm, và nhiều người cũng cần nộp các khoản thuế tạm tính theo quý trong năm. Cách phù hợp phụ thuộc vào số tiền bạn dự kiến phải nộp, cấu trúc doanh nghiệp của bạn và lượng thuế đã được khấu trừ từ các nguồn thu nhập khác.

Khác biệt cốt lõi giữa thuế theo quý và thuế hằng năm

Khai thuế hằng năm là tờ khai bạn nộp sau khi năm thuế kết thúc. Tờ khai này báo cáo thu nhập, khoản khấu trừ, tín thuế và bất kỳ khoản thuế tự kinh doanh nào bạn còn nợ.

Thuế tạm tính theo quý là các khoản nộp trước trong năm để bù cho thuế thu nhập và thuế tự kinh doanh không được khấu trừ từ thu nhập của bạn. Vì không có chủ lao động khấu trừ thuế cho bạn, IRS thường kỳ vọng người tự kinh doanh nộp thuế dần theo thời gian.

Hãy hiểu theo cách này:

• Nộp tạm tính theo quý giúp bạn theo kịp nghĩa vụ thuế trong năm.
• Khai thuế hằng năm đối chiếu số tiền bạn đã nộp với số thực tế bạn phải nộp.

Một bên không thay thế bên kia. Các khoản nộp tạm tính giúp giảm nguy cơ phát sinh hóa đơn lớn và các khoản phạt do nộp thiếu, nhưng không làm mất nghĩa vụ phải nộp tờ khai.

Ai được xem là người tự kinh doanh?

IRS thường xem bạn là người tự kinh doanh nếu bạn:

• Điều hành doanh nghiệp với tư cách sole proprietor
• Làm việc như nhà thầu độc lập hoặc freelancer
• Vận hành một hoạt động kinh doanh phụ hoặc công việc gig
• Là đối tác trong một partnership
• Tự kinh doanh theo bất kỳ hình thức nào khác
• Là cổ đông của S corporation nhưng thu nhập không được khấu trừ đầy đủ

Nếu bạn hoạt động thông qua LLC, cách tính thuế phụ thuộc vào việc LLC đó bị đánh thuế như thế nào. Một LLC một thành viên có thể được xem là thực thể bị bỏ qua cho mục đích thuế liên bang, trong khi LLC nhiều thành viên có thể bị đánh thuế như partnership nếu không chọn chế độ thuế doanh nghiệp. Cấu trúc doanh nghiệp là quan trọng, nhưng vấn đề cơ bản vẫn giống nhau: nếu thu nhập không bị khấu trừ đầy đủ, bạn có thể cần nộp thuế tạm tính.

Khi nào thường phải nộp thuế tạm tính theo quý

Bạn thường cần nộp thuế tạm tính nếu dự kiến còn nợ ít nhất 1.000 USD tiền thuế trong năm sau khi trừ khấu trừ và các khoản tín thuế hoàn lại.

Điều này thường áp dụng khi:

• Bạn nhận thu nhập 1099
• Bạn có thu nhập kinh doanh với rất ít hoặc không có khấu trừ thuế
• Hoạt động kinh doanh phụ của bạn đã trở thành nguồn lợi nhuận ổn định
• Bạn có thu nhập từ nhiều nguồn và phần bị khấu trừ không đủ để bù tổng nghĩa vụ thuế

Thuế tạm tính được dùng để nộp cả thuế thu nhập lẫn thuế tự kinh doanh. Thuế tự kinh doanh bao gồm phần đóng góp Social Security và Medicare cho những người làm việc cho chính mình.

Nói cách khác, nếu không ai khấu trừ thuế từ thu nhập kinh doanh của bạn, bạn nên chuẩn bị nộp theo quý, trừ khi tổng nghĩa vụ thuế của bạn đủ nhỏ để thấp hơn ngưỡng yêu cầu.

Khai thuế hằng năm vẫn bắt buộc

Ngay cả khi bạn nộp thuế tạm tính theo quý, bạn vẫn phải khai thuế hằng năm.

Đối với nhiều người tự kinh doanh, điều đó có nghĩa là sử dụng:

• Form 1040 cho tờ khai thuế thu nhập cá nhân
• Schedule C để báo cáo thu nhập hoặc lỗ từ kinh doanh
• Schedule SE để tính thuế tự kinh doanh
• Form 1040-ES để tính các khoản nộp tạm tính trong năm

Tờ khai hằng năm là nơi mọi thứ được tổng hợp. Bạn báo cáo tổng thu nhập, khấu trừ các chi phí kinh doanh hợp lệ, tính thuế tự kinh doanh, áp dụng tín thuế và so sánh nghĩa vụ cuối cùng với các khoản nộp tạm tính bạn đã thực hiện.

Nếu bạn nộp thiếu trong năm, khi khai thuế bạn có thể phải nộp thêm. Nếu bạn nộp thừa, bạn có thể được hoàn thuế.

Hạn nộp thuế tạm tính theo quý

Đối với hầu hết cá nhân, các khoản nộp thuế tạm tính được chia thành bốn kỳ. Các hạn nộp tiêu chuẩn thường là:

• 15 tháng 4 cho thu nhập từ 1 tháng 1 đến 31 tháng 3
• 15 tháng 6 cho thu nhập từ 1 tháng 4 đến 31 tháng 5
• 15 tháng 9 cho thu nhập từ 1 tháng 6 đến 31 tháng 8
• 15 tháng 1 của năm sau cho thu nhập từ 1 tháng 9 đến 31 tháng 12

Nếu hạn nộp rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ chính thức, thời hạn thường được dời sang ngày làm việc kế tiếp.

Bỏ lỡ hạn nộp có thể tạo ra tiền phạt ngay cả khi sau đó bạn nộp tờ khai chính xác và nhận hoàn thuế. IRS xem xét việc bạn đã nộp đủ thuế vào từng hạn hay chưa, chứ không chỉ tổng số tiền cuối cùng trong năm.

Cách ước tính số thuế bạn phải nộp

Việc ước tính thuế không nhất thiết phải phức tạp, nhưng đòi hỏi ghi chép cẩn thận.

Một quy trình thực tế như sau:

1. Ước tính thu nhập kinh doanh trong năm.
2. Trừ các chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết.
3. Tính lợi nhuận ròng dự kiến.
4. Ước tính thuế thu nhập và thuế tự kinh doanh trên khoản lợi nhuận đó.
5. Trừ bất kỳ khoản khấu trừ nào từ tiền lương, lương hưu hoặc nguồn thu khác.
6. Chia phần còn lại thành các khoản nộp theo quý.

IRS cung cấp Form 1040-ES để hỗ trợ tính toán này. Nếu thu nhập của bạn thay đổi trong năm, bạn có thể tính lại và điều chỉnh các khoản nộp sau.

Sự linh hoạt đó rất quan trọng. Một doanh nghiệp mới có thể khởi đầu chậm rồi tăng trưởng nhanh. Một doanh nghiệp theo mùa có thể chỉ kiếm phần lớn doanh thu trong vài tháng. Trong cả hai trường hợp, các khoản ước tính theo quý nên phản ánh thực tế hiện tại thay vì chỉ là dự đoán tĩnh từ đầu năm.

Quy tắc an toàn hơn để tránh bị phạt

IRS thường cho phép người nộp thuế tránh bị phạt do nộp thiếu nếu họ nộp đủ thuế thông qua khấu trừ và các khoản nộp tạm tính trong năm.

Các quy tắc safe harbor phổ biến bao gồm việc nộp:

• Ít nhất 90% số thuế bạn dự kiến phải nộp cho năm hiện tại, hoặc
• 100% số thuế ghi trên tờ khai của năm trước

Đối với người có thu nhập cao hơn, ngưỡng của năm trước có thể là 110% thay vì 100%.

Đó là lý do nhiều người tự kinh doanh dùng tờ khai năm trước làm điểm khởi đầu. Nếu thu nhập của bạn khá ổn định, đó có thể là cách đơn giản để ước tính khoản nộp theo quý. Nếu thu nhập thay đổi mạnh, ước tính theo năm hiện tại có thể chính xác hơn.

Cấu trúc doanh nghiệp có thể làm thay đổi bức tranh thuế

Nghĩa vụ thuế của bạn không chỉ phụ thuộc vào thu nhập, mà còn phụ thuộc vào loại thực thể.

Một sole proprietor thường khai thu nhập kinh doanh trên tờ khai cá nhân. Một partnership chuyển thu nhập qua cho các đối tác. Một LLC có thể bị đánh thuế như sole proprietorship, partnership hoặc corporation, tùy theo lựa chọn và cấu trúc sở hữu. S corporation trong một số trường hợp có thể giảm thuế tự kinh doanh, nhưng không loại bỏ nghĩa vụ tuân thủ thuế.

Chọn đúng cấu trúc có thể ảnh hưởng đến cách ghi nhận thu nhập, số thuế bị khấu trừ và việc có cần nộp thuế tạm tính hay không. Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp, nên nghĩ về thuế ngay khi chọn cấu trúc.

Zenind giúp người sáng lập thành lập LLC và corporation, nhưng khi doanh nghiệp đã hoạt động, lịch thuế vẫn rất quan trọng. Một quyết định thành lập tốt có thể giúp việc tuân thủ rõ ràng hơn, nhưng không xóa đi nhu cầu lập kế hoạch cho thuế thu nhập và thuế tự kinh doanh.

Ghi chép giúp việc lập kế hoạch thuế theo quý dễ hơn

Cách tốt nhất để tránh mùa thuế căng thẳng là theo dõi mọi thứ khi phát sinh.

Hãy lưu lại các hồ sơ về:

• Doanh số và thanh toán từ khách hàng
• Hóa đơn và các mẫu 1099
• Biên lai cho chi phí kinh doanh được khấu trừ
• Hồ sơ quãng đường và việc sử dụng xe
• Chi phí văn phòng tại nhà, nếu áp dụng
• Hồ sơ bảng lương nếu bạn có nhân viên
• Các khoản thuế tạm tính đã nộp trước đó

Một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng và thẻ tín dụng doanh nghiệp cũng có thể giúp việc ghi chép dễ hơn nhiều. Khi chi tiêu cá nhân và kinh doanh bị trộn lẫn, việc ước tính khoản nộp thuế sẽ chậm hơn và dễ sai hơn.

Ghi chép tốt cũng giúp bạn nhận ra đúng các khoản khấu trừ và tránh nộp thừa trong năm.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Người tự kinh doanh thường gặp các vấn đề giống nhau:

• Chờ đến tháng 4 mới bắt đầu nghĩ về thuế
• Quên rằng thuế tự kinh doanh tách biệt với thuế thu nhập
• Ước tính quá thấp các khoản nộp theo quý sau một tháng bán hàng tốt
• Bỏ sót các khoản khấu trừ kinh doanh làm giảm thu nhập chịu thuế
• Trộn lẫn chi phí cá nhân và chi phí kinh doanh
• Không điều chỉnh ước tính khi thu nhập thay đổi

Những sai lầm này thường không xảy ra vì chủ doanh nghiệp cẩu thả. Chúng xảy ra vì thu nhập tự kinh doanh biến động và việc khấu trừ thuế không tự động. Một lời nhắc trên lịch và một lần rà soát hàng quý đơn giản có thể ngăn phần lớn rắc rối.

Kết luận

Nếu bạn tự kinh doanh, việc khai thuế hằng năm là bắt buộc, và nộp thuế tạm tính theo quý thường là cần thiết.

Hãy dùng các khoản nộp theo quý để đi trước hóa đơn thuế trong năm, rồi khai thuế hằng năm để đối chiếu tổng số. Nếu thu nhập của bạn ở mức khiêm tốn và các khoản khấu trừ đã đủ bù phần lớn nghĩa vụ thuế, có thể bạn không cần nộp tạm tính riêng. Nếu bạn dự kiến còn nợ hơn 1.000 USD và không ai khấu trừ đủ thuế cho bạn, thì nộp theo quý thường là một phần của công việc.

Cách an toàn nhất là thường xuyên xem lại thu nhập, dành tiền đóng thuế suốt năm và điều chỉnh ước tính khi doanh nghiệp thay đổi. Thói quen đó giúp bạn tuân thủ tốt và tránh bất ngờ khó chịu khi đến kỳ khai thuế.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung và không cấu thành tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán. Hãy tham khảo chuyên gia được cấp phép để được tư vấn về tình huống cụ thể của bạn.